Considerazioni sulla scelta della sede dell'evento

Gli organizzatori di eventi hanno numerose scelte da fare, e la scelta della sede è una delle più significative. Questa decisione condiziona quasi ogni altra scelta, dai ristoratori scelti alla data in cui si terrà l'evento. I partecipanti si aspettano un'esperienza memorabile e scegliere il luogo giusto fa la differenza. Qui discuteremo alcune delle considerazioni più cruciali sulla selezione della sede.

Quando iniziare la ricerca

Clevedon Hall è uno dei locali più famosi della zona ed è richiesto tutto l'anno. Idealmente, gli organizzatori delle feste dovrebbero prenotare da sei a otto mesi in anticipo, in modo da avere il tempo di pianificare altri aspetti come catering, sponsor, intrattenimento e altro ancora.

Posizione

Quando scelgono la sede dell'evento, i pianificatori devono considerare se le potenziali location sono convenienti per i loro partecipanti. Coloro che pianificano eventi locali, ad esempio, dovrebbero scegliere luoghi vicini a dove gli ospiti lavorano e vivono. Se alcuni viaggiano da lontano per raggiungere l'evento, considera una località vicino ai trasporti pubblici e all'alloggio.

Per migliorare l'esperienza degli ospiti, valuta la possibilità di creare aiuti alla navigazione personalizzati. Includi la posizione dell'evento, la vicinanza della sede alla metropolitana e alle linee di autobus e l'ubicazione di farmacie, ospedali e altri punti di interesse. In base alle preferenze del pubblico, potrebbe essere necessario offrire versioni cartacee e digitalizzate.

Capacità

Considerare la dimensione della lista degli invitati è fondamentale quando si seleziona una sede. Prenotare una sala con spazio insufficiente pregiudica l'esperienza dell'ospite e può creare problemi di sicurezza.

La dimensione potenziale della lista degli invitati dipende dal tipo di evento pianificato. Mentre i partecipanti ai festival musicali si aspettano affollamento, gli invitati al matrimonio hanno bisogno di più spazio per muoversi. Quando i pianificatori considerano la dimensione della loro lista degli invitati, è più probabile che scelgano la sede giusta.

Il budget

Il calcolo del budget è uno degli aspetti più vitali della pianificazione di un evento. Tutto ha un costo e quando arriva il momento di prenotare una sede, il costo può essere elevato. Altre spese, come catering, intrattenimento e forniture, si sommano rapidamente. Se c'è un certo grado di flessibilità nella data scelta, potresti avere più libertà con il budget dell'evento. La pianificazione anticipata offre più opzioni e l’opportunità di bloccare una tariffa favorevole.

Commissioni nascoste

Sii il più specifico e dettagliato possibile quando esprimi le tue esigenze e, se necessario, elenca esempi di eventi precedenti. Con un'idea di cosa aspettarsi, una sede può fornire un preventivo più completo ed eviterai commissioni a sorpresa e costi nascosti per sicurezza, pulizia e altri servizi.

Piano per il parcheggio

Mentre alcuni ospiti possono arrivare in aereo, autobus o treno, altri utilizzeranno l'auto, rendendo il parcheggio una considerazione cruciale. Il parcheggio della sede potrà ospitare tutti? È disponibile il servizio di ritiro e riconsegna auto? Quando selezioni la sede dell'evento, scegline una con ampio parcheggio. In alternativa, potrebbe essere possibile reclutare autisti per il rideshare o prenotare un parcheggio e chiedere agli addetti di riscuotere le tariffe all'ingresso.

Dimensioni dell'evento ed elenco degli invitati

Prima di cercare la sede dell'evento, considera il numero di ospiti invitati. Conoscere la dimensione della lista degli invitati ti aiuterà a selezionare uno spazio che possa accogliere tutti. Sebbene Clevedon Hall sia uno spazio ampio, offre il tocco caldo e personale che gli organizzatori di eventi cercano.

Dotazioni e servizi

È facile sentirsi sopraffatti dal numero di luoghi disponibili. Oltre a determinare un budget, un altro passo verso un elenco più breve è conoscere le dotazioni e i servizi di ciascuna sede. Ad esempio, coloro che intendono offrire cibo durante un evento dovrebbero considerare luoghi che includano tavoli, sedie, spazio cucina e biancheria. Altri servizi, come l'accesso alle apparecchiature AV e i servizi di installazione o pulizia, sono utili da cercare quando si scelgono le sedi, soprattutto per chi pianifica eventi fuori città.

Lo schema

Il layout di una sede è un altro fattore vitale su cui concentrarsi durante il processo di selezione. Se puoi, è meglio visitare ogni luogo di persona. Queste visite offriranno una migliore comprensione di quali attività sono possibili, come possono essere allestite attrezzature e posti a sedere e se saranno necessari servizi aggiuntivi.

Se le visite di persona non sono possibili, chiedi planimetrie dettagliate di ciascuna sede presa in considerazione. Sebbene questo passaggio possa sembrare dispendioso in termini di tempo, aiuta a guidare il processo decisionale. Mentre esamini ciascuna sede, visualizza come verrebbe allestito lo spazio e non dimenticare di facilitare l'accesso alle persone con disabilità.

Impostazione dell'atmosfera

L'architettura e l'arredamento del locale corrispondono all'atmosfera che desideri evocare? Decorare la sede di un evento può essere costoso, il che porta molti progettisti a scegliere spazi che offrono già l'atmosfera che cercano. Che tu stia organizzando una fiera, una conferenza o un matrimonio, Clevedon Hall crea un ambiente accogliente.

Pianificare l'inaspettato

Anche se speriamo sinceramente che il tuo evento si svolga come previsto, ci rendiamo anche conto che le cose accadono. Alcune sedi si rifiutano di fare affari con coloro che non dispongono di un'adeguata copertura assicurativa. Per questo importante motivo è bene richiedere quanto prima un'assicurazione di responsabilità civile generale per l'evento.

Accessibilità ospite

Le esigenze di ogni persona sono diverse e alcuni ospiti potrebbero aver bisogno di sistemazioni speciali. Determina le esigenze degli ospiti scoprendo chi sono, inclusi anziani, bambini e persone con bisogni speciali. Sono preferibili luoghi dotati di rampe per sedie a rotelle e ascensori, che fanno sentire i partecipanti apprezzati.

Sistemazioni per gli ospiti

Per pianificare un evento di più giorni di successo, è meglio concentrarsi su luoghi vicini all’alloggio. Alcuni eventi, come seminari, fiere e conferenze, spesso richiedono agli ospiti di pianificare il pernottamento. Quando gli alloggi sono nelle vicinanze, i partecipanti possono accedere comodamente agli eventi ed evitare lunghi spostamenti.

Quando i pianificatori offrono più opzioni, dagli ostelli economici alle suite di lusso, i partecipanti possono scegliere la sistemazione adatta al loro budget e alle loro esigenze. Inoltre, la vicinanza alla sede facilita la socializzazione e il networking fuori orario, il che favorisce un sentimento di unità e migliora l’esperienza complessiva.

Accesso ad Internet

Le sedi con forti connessioni Internet wireless offrono un'esperienza migliore a relatori, venditori e visitatori. Con l'accesso Wi-Fi, i venditori possono accettare pagamenti mobili e incrementare le vendite, mentre gli ospiti possono rimanere in contatto con amici e familiari durante l'evento. Quando selezioni una sede per un evento imminente, chiedi informazioni sulla velocità del Wi-Fi in modo che tutto funzioni senza intoppi.

Qualità del suono e acustica

Molti pianificatori lo ignorano, ma l'acustica e il viaggio sonoro possono fare la differenza tra un'esperienza memorabile per gli ospiti e una mediocre, soprattutto quando gli eventi coinvolgono spettacoli musicali e relatori ospiti. I locali con soffitti bassi creano un'atmosfera intima ma possono diventare piuttosto rumorosi con grandi folle. Al contrario, i suoni echeggiano nelle stanze più grandi. Tieni a mente l'acustica e il comfort degli ospiti quando selezioni una sede.

Flessibilità della data dell'evento

Come abbiamo accennato, la scelta della sede rappresenta una parte considerevole del budget di un evento. Per fortuna, coloro che hanno flessibilità di data potrebbero avere accesso a sconti significativi. A parte la sede stessa, i pianificatori devono prenotare catering, intrattenimento, relatori e altri servizi. Per questi motivi, è fondamentale mantenere una certa flessibilità quando i programmi sono disallineati.

Accesso alla tecnologia

Includere tecnologia avanzata in un evento aumenta le possibilità di successo e offre un'esperienza coinvolgente. Le esigenze tecnologiche degli organizzatori variano a seconda del tipo di evento, ma una volta considerate le vostre esigenze, è meglio verificare con la sede per assicurarsi di avere accesso alle attrezzature cruciali.

Costi di bevande e cibo

Alcuni locali offrono pacchetti di bevande e cibo, ma la maggior parte valuta una tariffa minima. Contatta la sede prescelta per informazioni sulle sue politiche su bevande e cibo. Se stai pianificando un evento di basso profilo con una piccola lista di invitati, una sede con un catering minimo di 200 ospiti potrebbe non essere l'opzione migliore.

Altri servizi

Anche con una lista di controllo completa, i bisogni potrebbero sorgere improvvisamente. Quando selezioni un luogo, chiedi informazioni sui servizi che offre. Alcuni luoghi dispongono di sale conferenze ad alta tecnologia, mentre altri dispongono di aree in cui gli ospiti possono giocare e rilassarsi. Sebbene non tutti gli eventi richiedano tali servizi, essi aggiungono un tocco personale quando conta di più.

Sostenibilità

Includere la stabilità in un piano di eventi rende più semplice per le aziende e gli individui seguire i principi di responsabilità sociale e di governance. Inizia scegliendo un luogo che si concentri sulla sostenibilità, ad esempio uno con metodi di pulizia rispettosi dell'ambiente o certificazioni ecologiche.

Inoltre, acquistare da fornitori locali sostenibili può ridurre l'impronta di carbonio di un raduno accorciando gli spostamenti e sostenendo la comunità in cui si svolge l'evento. La scelta di una sede efficiente con un'efficiente gestione dei rifiuti e opzioni di catering contribuisce alla sostenibilità complessiva di un evento senza influire sull'esperienza degli ospiti.

Se stai pianificando un evento, noi lo realizzeremo

Come probabilmente avrai notato, ci sono molte cose da considerare quando si seleziona una sede per un evento imminente. Questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera e potrebbe volerci del tempo per trovare il posto perfetto, ma ne vale la pena.

Che si tratti di organizzare una riunione d'affari o di pianificare un matrimonio, Clevedon Hall è il posto dove stare. Questa casa padronale in stile giacobino è piena di carattere e fascino, con servizi in grado di soddisfare la maggior parte delle esigenze. Con le considerazioni di cui sopra e il nostro team di livello mondiale, puoi rendere qualsiasi evento memorabile e di successo.