Una guida completa alla migrazione dei dati nel cloud per le aziende

La migrazione dei dati nel cloud è completa per le aziende, il che la rende complessa e tecnicamente impegnativa. Ma allo stesso tempo, offre alle aziende molte opportunità per migliorare i processi interni nel nuovo cloud di destinazione, il che alla fine aiuta a raggiungere gli obiettivi aziendali.

Se stai pianificando la migrazione dei dati nel cloud della tua azienda, questa guida può offrire i tuoi approfondimenti per preparare una roadmap adeguata e strutturare l'intero progetto di migrazione.

1. Esecuzione di una valutazione pre-migrazione

Il team IT di ogni azienda che pianifica una migrazione dei dati nel cloud deve eseguire un'approfondita valutazione pre-migrazione per:

• Scopri e definisci il numero effettivo di utenti e la dimensione dei dati da migrare.
• Comprendi la struttura di collaborazione del cloud di origine e mantienila nel cloud di destinazione.
• Pianificare il SOW complessivo (ambito di lavoro).
• Ottieni il preventivo dal fornitore di servizi di migrazione.
• Preparare il cloud di destinazione.
• Modificare T&C, politiche di sicurezza e legali (se necessario).

L'esecuzione di un'approfondita analisi pre-migrazione aiuta anche le aziende e i loro team IT a identificare le sfide ed esplorare soluzioni per superarle. Identificare le sfide prima di iniziare la migrazione e affrontarle aiuta a ridurre il rischio di scappatoie nel progetto di migrazione.

Ogni team associato al progetto di migrazione deve partecipare a dimostrazioni, sessioni POC e riunioni con il fornitore di servizi di migrazione per ottenere chiarezza sullo strumento di migrazione e sulla roadmap del progetto di migrazione.

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2. Pianificazione di una tempistica ragionevole per la migrazione

Uno degli indicatori chiave delle prestazioni di un progetto di migrazione dei dati cloud di successo è il completamento tempestivo. Il completamento puntuale del progetto di migrazione è una necessità assoluta per le aziende con una scadenza breve per lasciare il sistema di archiviazione di origine (archiviazione cloud o archiviazione locale) prima che il piano annuale venga riattivato.

Pertanto, le aziende devono rendere prioritaria la collaborazione tra il proprio team IT e gli altri team e pianificare una tempistica di migrazione che stabilisca le giuste aspettative per:

• Avvio tempestivo di ogni batch di migrazione.
• Convalida tempestiva di ogni batch di migrazione al completamento.
• Avvio tempestivo della migrazione delta.
• Convalida tempestiva della migrazione delta e delta di confronto.
• Disattivazione tempestiva del sistema di archiviazione di origine.

Inoltre, è meglio lasciare un po' di flessibilità nella sequenza temporale della migrazione per tenere conto di potenziali ostacoli come la limitazione delle API e i conflitti di file. La risoluzione della limitazione delle API e dei conflitti di file può richiedere un po' di tempo. Quindi, la sequenza temporale dovrebbe essere regolabile di conseguenza.

3. Scelta delle funzionalità da migrare insieme ai dati

Poiché la migrazione dei dati nel cloud per le aziende non è un semplice processo di dump dei dati, è fondamentale scegliere tutte le funzionalità critiche collegate ai dati e trasferirle nel cloud di destinazione. Tali caratteristiche includono:

• Cartella radice e autorizzazioni file.
• Cartella interna e autorizzazioni file.
• Versioni di file selettive o tutte.
• Timestamp.
• Collegamenti incorporati.
• Link condivisi.
• Condivisioni esterne.
• Commenti file in linea.

Il trasferimento e il mantenimento di queste funzionalità aiuta le aziende a garantire che la collaborazione tra gli utenti e il loro team non sia compromessa. Le aziende devono anche spostare i file specifici dello storage di origine e assicurarsi che lo strumento del fornitore di migrazione possa convertire tali file specifici in formati supportati dal cloud di destinazione.

Ad esempio, in una migrazione da Google Drive a OneDrive, le aziende devono trasferire Fogli, Documenti e Presentazioni Google e convertirli nei formati di file supportati da OneDrive, tra cui Microsoft Excel, Word e PowerPoint.

4. Scegliere il giusto ambiente di migrazione

La scelta del giusto ambiente di migrazione dei dati nel cloud aiuta le aziende a trovare un equilibrio tra la sicurezza della migrazione dei dati e i costi in base alle loro esigenze. I team IT hanno due opzioni di ambiente di migrazione tra cui scegliere:

• Ambiente di migrazione basato su cloud.
• Ambiente di migrazione locale.

L'ambiente di migrazione basato su cloud è l'opzione standard per molte migrazioni di dati aziendali. È abbastanza sicuro e rende semplice per le aziende tenere sotto controllo il costo del progetto di migrazione. I fornitori di migrazione dei dati utilizzano server dedicati per eseguire il trasferimento dei dati in modo sicuro tramite l'accesso ai dati basato su API.

D'altra parte, un ambiente di migrazione on-premise non è così semplice come un ambiente di migrazione basato su cloud. Richiede alle aziende di implementare lo strumento/piattaforma di migrazione nei propri server locali per eseguire la migrazione localmente.

La natura locale/isolata dell'ambiente on-prem lo rende altamente sicuro ma, allo stesso tempo, tecnicamente complesso. Inoltre, le migrazioni basate sull'ambiente locale sono generalmente più costose dei progetti di migrazione basati su cloud a causa delle complicazioni tecniche coinvolte.

5. Avvio della migrazione e verifica dei rapporti regolari sulla migrazione

La finalizzazione di tutte le configurazioni/parametri di migrazione dei dati nel cloud e l'avvio tempestivo del processo di trasferimento dei dati aiutano le aziende a tenere il passo con la tempistica del progetto pianificata. Il team IT che supervisiona il progetto di migrazione deve controllare quotidianamente i rapporti sullo stato di avanzamento dopo l'avvio del processo di migrazione.

I membri del team IT e del team di gestione che controllano i report giornalieri sulla migrazione devono cercare approfondimenti critici per tenere traccia dell'avanzamento del trasferimento dei dati. Alcune delle aree chiave da controllare in un rapporto sulla migrazione dei dati includono:

• Il numero di elementi (file, cartelle e account utente) migrati.
• Dettagli degli elementi migrati.
• Data di inizio e di fine del trasferimento degli elementi migrati.
• Avviso di file/cartella e stato di conflitto.
• Set successivo di elementi allocati per un altro batch di migrazione.

Inoltre, tutte le persone chiave dell'azienda devono ricevere i rapporti di migrazione giornalmente o settimanalmente. Questo approccio aiuta a garantire una visione a 360° dell'avanzamento della migrazione all'interno dell'intera azienda.

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6. Convalida della migrazione al suo completamento

Una corretta convalida è necessaria per qualsiasi azienda che ha migrato i dati dall'origine alla destinazione utilizzando lo strumento del fornitore di migrazione. È solo attraverso un'adeguata convalida che diventa possibile per il team IT garantire che la migrazione sia un completo successo.

Esistono diversi livelli per la convalida dei dati migrati. Il primo livello consiste nel controllare il rapporto di successo della migrazione di tutti i batch di migrazione. Questo aiuta a identificare se uno o più file e cartelle sono stati in conflitto. Il controllo dei rapporti sulla migrazione aiuta anche le aziende a capire il tempo impiegato per migrare ogni batch e se il progetto è progredito secondo la tempistica pianificata.

Il secondo livello di convalida della migrazione dei dati nel cloud consiste nel confrontare i dati di origine e di destinazione per identificare i file e le cartelle mancanti. Una tecnica chiamata delta di confronto aiuta i team IT a confrontare facilmente i dati di origine e di destinazione e a sapere se durante la migrazione sono stati persi file e cartelle.

7. Avvio della migrazione delta per trasferire le modifiche incrementali

Il trasferimento delle modifiche incrementali apportate ai dati cloud di origine durante la migrazione dei dati è uno dei modi più importanti per garantire che il progetto di migrazione dei dati cloud sia un completo successo. Il modo standard del settore per trasferire le modifiche incrementali è attraverso la migrazione delta.

La tecnologia di migrazione delta funziona in modo intelligente identificando le modifiche nei dati del cloud di origine e migrandole esclusivamente verso la destinazione senza ripetere la migrazione dei dati originali. Questo approccio consente di evitare la sovrascrittura dei dati e garantisce che solo le modifiche incrementali vengano aggiornate nel cloud di destinazione.

Poiché molti fornitori di servizi di migrazione offrono la migrazione delta come parte del pacchetto di servizi completo, le aziende devono garantire che non vi siano costi aggiuntivi per l'esecuzione della migrazione delta dopo aver completato la migrazione una tantum.

8. Convalida della migrazione delta

La convalida della migrazione delta è altrettanto importante della convalida della migrazione una tantum. Analogamente alla convalida della migrazione una tantum, il controllo dei report è il modo migliore per convalidare qualsiasi tipo di migrazione delta, semplice o estesa.

Sebbene il controllo dei report funzioni in modo efficiente in molti casi di migrazione dei dati cloud per le aziende, potrebbe non essere sufficiente per convalidare migrazioni delta estese e complicate. Ed è qui che entra in gioco la funzione delta di confronto.

I team IT possono utilizzare la tecnica delta di confronto in modo simile per convalidare la migrazione una tantum per verificare la presenza di modifiche perse durante la migrazione delta. I team IT possono quindi eseguire nuovamente la migrazione delle modifiche incrementali perse al cloud di destinazione per garantire che tutti i dati migrati siano aggiornati.

A differenza della normale migrazione delta, la funzione delta di confronto può comportare un costo aggiuntivo. Pertanto, le aziende devono comprendere il preventivo del prezzo della migrazione con il fornitore della migrazione e adeguare di conseguenza il budget della migrazione.

9. Onboarding degli utenti finali nel cloud di destinazione

Dopo aver completato la migrazione dei dati nel cloud, l'attività critica successiva consiste nell'onboarding degli utenti finali (dipendenti e team) nel nuovo cloud di destinazione. Il modo migliore per procedere è disporre di un piano di onboarding adeguato che includa una formazione strutturata degli utenti.

La formazione degli utenti finali sull'utilizzo del cloud di destinazione è particolarmente importante per le aziende che hanno migrato i dati da una piattaforma di archiviazione orientata all'utente (ad esempio, Box Business) a un cloud di destinazione con un sistema di archiviazione centralizzato, come Microsoft 365.

Comprendere il layout centralizzato della nuova suite cloud di destinazione aiuta gli utenti finali a replicare il proprio flusso di collaborazione. Ciò, a sua volta, garantisce che non vi sia alcun calo della produttività individuale/di gruppo e dell'efficienza operativa complessiva.

10. Disattivazione del sistema di archiviazione di origine

Le aziende che hanno eseguito la migrazione di utenti e dati a un nuovo cloud per ridurre i costi operativi devono disattivare il sistema di archiviazione di origine (archiviazione cloud o on-prem/locale). Disattivare l'archiviazione di origine in tempo è fondamentale per evitare il rinnovo della licenza.

Ma allo stesso tempo, le aziende devono essere attente nell'archiviazione di dati importanti nell'archivio di origine. Ad esempio, le aziende devono evitare di trasferire i dati collegati alle applicazioni on-prem durante la migrazione dallo storage locale al cloud.

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Conclusione

In conclusione, le aziende devono garantire che il proprio team IT disattivi lo storage di origine in tempo (prima del rinnovo della licenza) durante l'archiviazione dei dati critici e il rinnovo/acquisto delle licenze solo per i dati/utenti archiviati.

 Questo articolo è stato scritto da Pankaj Rai. Pankaj di CloudFuze aiuta i leader aziendali, i responsabili delle decisioni, i responsabili IT e i team IT ad affrontare la migrazione dei dati in modo strategico per migliorare i risultati dei processi aziendali. Puoi seguirlo su LinkedIn.