In che modo l'analisi dei viaggi d'affari aiuta a prendere decisioni più intelligenti

I dati sono sempre stati la pietra angolare di tutte le decisioni aziendali strategiche.

Tuttavia, questo approccio non è così diffuso quando si tratta di prendere decisioni relative ai viaggi dei dipendenti basate sui dati .

Poiché l’importanza dei viaggi d’affari continua a crescere, diventa imperativo per le aziende spostare la propria attenzione verso soluzioni tecnologiche. L'analisi dei viaggi d'affari può essere utilizzata per ottenere informazioni dettagliate sulle tue esigenze di viaggio. Ciò può aiutarti a trasformare la gestione dei viaggi della tua azienda, ottimizzare i costi, migliorare l'esperienza dei viaggiatori e prendere decisioni più intelligenti.

Ma come sfruttare appieno le infinite opportunità che accompagnano l'analisi dei viaggi d'affari?

Leggi questo articolo per saperne di più sull'importanza dell'analisi dei viaggi d'affari nella ristrutturazione delle pratiche di gestione dei viaggi aziendali e su come sfruttare il suo potenziale sconfinato.

L’analisi dei dati di viaggio prevede quattro fasi:

• Raccolta dati sui viaggi d'affari.
• Elaborazione dei dati raccolti e classificazione in informazioni utilizzabili.  
• Identificazione delle tendenze di viaggio, dei modelli di spesa, delle perdite di costi e altro dai dati elaborati.
• Prendere decisioni informate sulla base di queste informazioni basate sui dati.

Grazie alla potenza di queste informazioni, le aziende possono comprendere meglio le spese di viaggio, il comportamento dei viaggiatori e la gestione del rischio, a vantaggio sia dell'organizzazione che dei suoi dipendenti.

Quali sono i tipi di analisi dei viaggi d'affari?

"Con un grande potere viene una grande responsabilità." La famosa citazione è vera per i travel manager che hanno la responsabilità di migliorare il programma di viaggio della propria azienda per una maggiore efficienza.

Pertanto, la semplice raccolta dei dati sui viaggi aziendali non sarebbe sufficiente. I travel manager devono essere in grado di classificare ed elaborare questi dati in modo significativo per rivedere, migliorare e introdurre politiche di viaggio migliori all'interno della propria organizzazione.

Ecco tre tipi di analisi dei dati che non solo possono fornire una visibilità completa, ma anche aprire la porta a prendere decisioni migliori quando si tratta dei viaggi d'affari e della gestione delle spese dell'azienda:

Fonte: myBiz di MakeMyTrip

Analisi delle spese

Le spese di viaggio sono un elemento cruciale dei dati sui viaggi d’affari. Monitorando attentamente le spese di viaggio dei dipendenti dell'azienda, è facile identificare le aree principali di:

• Risparmio
• Negoziazione
• Migliore conformità

Può evidenziare ulteriormente le aree appropriate che richiedono uno stanziamento di budget e le aree che hanno l'opportunità di ridurre i costi. Con soluzioni intelligenti per i dati di viaggio, le aziende possono pianificare il proprio budget di viaggio per generare maggiori risparmi.

Analisi del comportamento dei viaggiatori

Sebbene l’obiettivo finale sia aumentare i risparmi sui viaggi d’affari, le aziende devono anche lavorare per migliorare l’esperienza dei viaggiatori. Questo obiettivo è facile da raggiungere con l'analisi dei viaggi d'affari poiché valuta il comportamento, le tendenze e le preferenze di prenotazione dei viaggiatori.

Implementando queste informazioni sui viaggi, le aziende possono ottenere una maggiore redditività poiché ciò consente loro di allineare i propri obiettivi di risparmio con la soddisfazione dei viaggiatori d'affari. Prestare attenzione ai consigli personalizzati generati dall'analisi dei dati comportamentali può rendere più semplice la personalizzazione dei viaggi dei dipendenti, il che può portare a un aumento della produttività.

Analisi della gestione del rischio

Dare priorità alla sicurezza dei dipendenti è un must quando si tratta di gestire i viaggi aziendali. L’analisi della gestione del rischio può essere utilizzata per identificare potenziali rischi di viaggio, valutarne il possibile impatto e minimizzarli in modo proattivo.

Un approccio basato sui dati, grazie all’analisi dei dati di viaggio, può aiutare a mitigare questi rischi consentendo alle aziende di adempiere ai propri obblighi di diligenza.

Perché l’analisi dei viaggi d’affari è importante?

I dati giusti possono offrire alla vostra organizzazione informazioni arricchite, fondamentali per migliorare le pratiche e le politiche aziendali. I vantaggi dell’analisi dei viaggi d’affari sono tutt’altro che limitati e avere questo vantaggio può distinguerti dalla concorrenza .

Migliorare l’efficienza dei costi e il risparmio

Gestire le spese dei viaggi d’affari può essere impegnativo. Quando il viaggio viene prenotato su piattaforme diverse, diventa difficile prevedere con precisione le proiezioni di spesa ed è facile superare il budget se non si presta attenzione.

L'analisi risolve questo problema offrendo visibilità sui modelli di spesa, aiutando i team finanziari a individuare le aree di spesa eccessiva e applicando misure di risparmio sui costi.

Migliorare la soddisfazione e la produttività dei viaggiatori

Personalizzando le esperienze di viaggio per i dipendenti, le aziende possono dimostrare che hanno a cuore il loro benessere.

Con l’aiuto dei dati, diventa molto più semplice affrontare i loro punti critici e tenere conto delle loro preferenze. Ciò garantisce che i dipendenti siano più felici e più coinvolti, con un impatto positivo sui livelli di produttività.

Processo decisionale più intelligente

I dati creano il quadro più accurato, offrendo approfondimenti per aiutare le parti interessate come travel manager, team finanziari e risorse umane a prendere decisioni intelligenti.

Grazie alla potenza dell'analisi, possono migliorare le politiche esistenti, allocare meglio le risorse e scegliere fornitori vantaggiosi per il business. Rende più semplice individuare le tendenze e sviluppare strategie efficaci per potenziare le pratiche di gestione.

Come migliorare i programmi di viaggio aziendali attraverso l'analisi dei dati

Una volta che i travel manager hanno raccolto tutti i dati necessari, possono utilizzarli come guida per migliorare il proprio programma di viaggio aziendale.

Possono utilizzare i dati per trovare un equilibrio tra spesa intelligente e operazioni efficienti. Ciò può portare a maggiori risparmi, a una migliore conformità ed esperienze di viaggio dei dipendenti più confortevoli.

Fonte: myBiz di MakeMyTrip

Elaborazione di linee guida per la prenotazione anticipata

Un'analisi approfondita delle tempistiche di prenotazione, dalla data di partenza alle prenotazioni di ritorno, può aiutare le aziende a impostare politiche che incoraggino le prenotazioni anticipate.

Questi dati, quindi, hanno la possibilità di ridurre i costi crescenti dovuti alle prenotazioni last minute.

Prenotazioni fuori policy

Osservare un numero crescente di prenotazioni fuori policy può suggerire la necessità di eccezioni alle policy.

Riconoscendo la natura urgente e l’incertezza associata ai viaggi d’affari, le aziende possono creare eccezioni nella politica che bilanciano l’aderenza alla flessibilità.

Limitare le spese per la prenotazione del volo

Se i costi di prenotazione del viaggio dell'azienda si accumulano, è tempo di analizzare la frequenza dei voli premium prenotati.

Identificando e limitando tali prenotazioni, è possibile contenere le spese inutili per i viaggi aziendali, gestendo i costi in modo proattivo. In alternativa, definire i casi in cui tali prenotazioni sono consentite insieme al flusso di approvazione da seguire.

Implementazione dei limiti di spesa alberghieri

Valutando la spesa di viaggio per le prenotazioni alberghiere in diverse città, i travel manager possono implementare limiti all'importo speso in base alla designazione del dipendente e al livello della città.

I travel manager possono anche includere le circostanze in cui queste prenotazioni sono consentite e chi deve approvarle in caso di eccezione.

Adattamento delle scelte alberghiere in base alla struttura organizzativa

I travel manager possono individuare le opzioni di prenotazione alberghiera scelte di frequente dalle prenotazioni precedenti ed elencarle come sistemazioni preferite in base alla struttura organizzativa.

Ciò aiuta a risparmiare tempo e denaro garantendo al tempo stesso ai tuoi dipendenti il ​​massimo comfort durante i loro viaggi di lavoro.

Cerco hotel certificati GST

I travel manager possono utilizzare i dati sugli hotel coperti da GST in India e i risparmi ottenuti utilizzando queste fatture per richiedere vantaggi fiscali come il credito d'imposta in entrata (ITC) per perfezionare ulteriormente il loro elenco di hotel preferiti. Ciò non solo garantirà che le opzioni di alloggio siano conformi alle normative GST in India, ma fungerà anche da finestra di risparmio per le aziende.

Per rendere questo processo più agevole, le aziende possono lavorare con il giusto software di gestione dei viaggi che facilita la fatturazione GST degli hotel assicurata per massimizzare i risparmi.

Come raccogliere i dati sui viaggi d'affari

Affinché le aziende possano massimizzare appieno i vantaggi dell'analisi dei viaggi d'affari, disporre di dati accurati e pertinenti è la chiave. Pertanto, molto dipende dal modo in cui le aziende raccolgono questi dati.

Qui esploreremo le fonti di dati più rilevanti per ottimizzare la strategia di viaggio della tua azienda.

Sistemi di prenotazione viaggi e gestione spese

La raccolta dei dati di viaggio può essere un gioco da ragazzi con un sistema di gestione delle spese e dei viaggi d'affari ben integrato. Con l'aiuto del giusto software per viaggi e spese, le aziende possono acquisire facilmente dati rilevanti come prenotazioni di viaggio, spese di viaggio, conformità dei viaggi, modelli di viaggio e altro ancora.

Può essere semplice ed efficiente sfruttare i dati raccolti tramite questi sistemi, come la GST sulle spese di viaggio o l'ITC sulle spese di viaggio, tra gli altri. Ciò può aiutare a raccogliere informazioni approfondite sulle pratiche di viaggio dell'organizzazione.

I dati raccolti possono quindi svolgere un ruolo centrale nello snellimento dei viaggi di lavoro dei dipendenti, rendendo i viaggi più agevoli.

Feedback e sondaggi dei viaggiatori

La crescita è guidata dal miglioramento costante. Il modo migliore per le aziende per capire quali cambiamenti devono essere apportati è raccogliere frequentemente feedback dai dipendenti in viaggio per affari. Queste indagini sui viaggiatori possono evidenziare le principali aree di cambiamento in base alle loro preferenze, esperienze e sfide.

La combinazione di questi dati qualitativi con l'analisi quantitativa può offrire una migliore comprensione e aiutare i travel manager a sviluppare idee di miglioramento dei viaggi d'affari.

Monitoraggio della conformità alla travel policy

È risaputo che il rispetto della travel policy è il segreto per risparmiare sui viaggi d'affari. Tuttavia, potresti non essere consapevole del fatto che il monitoraggio dei dati di conformità può fornirti informazioni preziose sui modelli di viaggio della tua azienda.

L'impostazione di una politica di viaggio completa per i dipendenti in India può aiutare le organizzazioni a tenere d'occhio la conformità e offrire un maggiore controllo sui viaggi e sulle spese dell'azienda. Offre una visione chiara delle aree di non conformità che richiedono azioni correttive immediate.

Pertanto, tenere sotto controllo la conformità alle policy è un modo intelligente di utilizzare i dati per favorire risparmi sui costi per l’azienda.

Come analizzare i dati dei viaggi d'affari

La raccolta dei dati di viaggio è solo il primo passo verso l’analisi dei viaggi d’affari. La vera sfida è capire come dare un senso ai dati raccolti da centinaia e migliaia di prenotazioni ogni mese.

È qui che la magia dell’analisi dei viaggi d’affari può aiutarti. Ma per farlo servono gli strumenti e le tecniche giuste.

Fonte: myBiz di MakeMyTrip

Visualizzazione e reporting dei dati

Fino a quando i tuoi dati non raccontano una storia, non hanno significato.

I dati assimilabili rappresentano il modo più semplice per analizzare e comprendere il comportamento e le spese dei viaggiatori. Una dashboard altamente visiva e di facile comprensione che fornisce informazioni immediate sulle prestazioni può consentire alle parti interessate di individuare rapidamente tendenze e approfondimenti.

La visualizzazione dei dati scompone quindi informazioni complesse e aiuta a illuminare modelli che guidano un processo decisionale efficace.

Analisi predittiva per prevedere i modelli di viaggio

Identificare le opportunità di crescita è più semplice quando sono presenti sia insight che lungimiranza. Un modo semplice per farlo è utilizzare informazioni predittive per sperimentare i cambiamenti della travel policy e analizzare il modo in cui influiscono sulle prestazioni future.

Osservando i dati storici, le aziende possono prevedere:

• Modelli di viaggio
• Fluttuazioni della domanda
• Andamento del mercato e dei prezzi

Con questa conoscenza, le organizzazioni possono prendere il sopravvento nelle trattative con i fornitori, anticipare i problemi imminenti e ottimizzare il programma di viaggio per il massimo successo.

Applicazioni AI e ML nell'analisi dei viaggi

L'uso di tecnologie avanzate come l'intelligenza artificiale o il machine learning può aiutare le aziende ad analizzare grandi quantità di dati. L'elaborazione di questo può scoprire modelli e connessioni unici che possono stimolare la crescita di qualsiasi azienda.

Pertanto, quando si tratta di viaggi d’affari, l’automazione dei molteplici passaggi coinvolti può aiutare a rilevare rapidamente le anomalie e ottimizzare il programma di viaggio per viaggi personalizzati.

Best practice per creare un programma efficace di analisi dei viaggi d'affari

Per sfruttare al meglio l'analisi dei viaggi d'affari, ogni organizzazione deve aderire alle seguenti best practice:

• Imposta gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e definisci i risultati attesi per misurare accuratamente il successo. Puoi misurare KPI come i risparmi sostenuti, i tassi di conformità alle politiche, i punteggi di soddisfazione dei viaggiatori o qualsiasi altro parametro importante per la tua azienda.
• Assicurati di promuovere una cultura basata sui dati all'interno della tua azienda. Ciò migliorerà la capacità decisionale delle parti interessate e le aiuterà a rimanere al passo con i tempi.
• Il rispetto della privacy dei viaggiatori è vitale per costruire un elemento di fiducia. Pertanto, prendere in considerazione la possibilità di stabilire protocolli di sicurezza e misure di regolamentazione dei dati all’interno dell’organizzazione.
• Incoraggiare l’alfabetizzazione dei dati all’interno dell’azienda fornendo formazione adeguata e moduli pratici.
• Aumenta la collaborazione interfunzionale per ottenere insight migliori da ogni prospettiva. Dopotutto è tutta una questione di lavoro di squadra.

Dipendenti più felici portano a risultati migliori

Sfruttare i vantaggi dell'analisi dei viaggi d'affari può dare alla tua azienda un notevole vantaggio. In quest'era di processi decisionali basati sui dati, è davvero la chiave per trasformare il tuo gestione dei viaggi aziendali.

Sfruttare la potenza dell'analisi può massimizzare i tuoi risparmi, migliorare la comodità dei viaggiatori e, soprattutto, garantire la sicurezza dei tuoi dipendenti. L'analisi dei viaggi d'affari fornisce quindi misure attuabili che possono rendere i viaggiatori d'affari più felici e fornire risultati in grado di ampliare la crescita della tua azienda.

Viaggia in modo intelligente. Pianifica viaggi aziendali convenienti con l'aiuto di fornitori di servizi di gestione dei viaggi d'affari.