Come scegliere un sistema telefonico aziendale: una guida completa

Sebbene la tecnologia ci abbia fornito vari strumenti di comunicazione per le aziende, non è riuscita a eliminare la necessità dei telefoni in un contesto aziendale. Il canale preferito per il servizio al cliente continua ad essere la telefonata. Ma grazie al progresso tecnologico, le aziende ora hanno una varietà di opzioni per il proprio sistema telefonico aziendale.

Data la vasta gamma di sistemi telefonici disponibili tra cui scegliere, determinare quello più adatto alla tua azienda può sembrare scoraggiante. Lo scopo di questo articolo è fornirti dettagli chiari sui sistemi accessibili, sulle loro caratteristiche distintive e sui fattori su cui riflettere quando decidi. Quindi iniziamo.

Perché aggiornare le tue comunicazioni aziendali?

Se stai indagando sui sistemi telefonici aziendali, probabilmente hai un'attività e al momento ci sono comunicazioni con i clienti in qualche forma. Forse tu e i tuoi colleghi utilizzate i vostri telefoni cellulari personali per lavoro. Potresti aver stabilito numeri di contatto specifici per la tua azienda, incluso un telefono fisso aziendale; permangono tuttavia dubbi circa l'esistenza di modalità più efficaci per la gestione delle chiamate legate alle imprese.

Indipendentemente dalle basi della tua indagine, scegliere il sistema giusto su misura per le tue esigenze aziendali si rivelerà gratificante. Al giorno d'oggi le tecnologie dei sistemi telefonici non sono così costose come prima, sono più affidabili e ricche di funzionalità sofisticate che sono superiori a quelle del passato. A seconda del modo in cui comunichi attualmente con i clienti e del sistema telefonico scelto, ecco alcuni dei vantaggi che potresti ottenere con un aggiornamento del sistema telefonico aziendale:

• Comunicazione centralizzata: a seconda dei singoli telefoni cellulari o delle linee fisse disconnesse possono verificarsi malintesi durante la gestione delle chiamate di lavoro; un sistema telefonico aziendale dedicato consente di indirizzare tutte le chiamate in entrata da un punto principale.
• Gestione delle chiamate migliorata: è possibile creare un'esperienza più fluida e le chiamate riceveranno sempre risposta con funzionalità come l'accodamento delle chiamate, l'inoltro delle chiamate e gli operatori automatizzati nei sistemi telefonici aziendali.
• Scalabilità e crescita: è possibile una crescita senza interruzioni per la tua azienda con un sistema telefonico che consente l'aggiunta di linee ed interni aggiuntivi secondo necessità.
• Analisi delle chiamate: le interazioni con i clienti possono migliorare in modo significativo nel tempo utilizzando un sistema telefonico aziendale dotato di strumenti come il monitoraggio e l'analisi delle chiamate per darti una migliore comprensione delle tue chiamate.
• Integrazioni: hai la possibilità di unire i dati raccolti dai tuoi sistemi telefonici aziendali con altri strumenti utilizzati nella tua azienda, come CRM o software di help desk, e questo offre ai tuoi agenti una visione completa del coinvolgimento dei clienti.
• Lavoro remoto e ibrido: i sistemi avanzati di telefonia aziendale dotati di elementi come app mobili, filiali virtuali e funzionalità softphone semplificano la gestione degli ambienti di lavoro ibridi e remoti.

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Tipi di sistemi telefonici aziendali

A seconda di come li classifichi, ciò determina il numero di sistemi telefonici esistenti. Qui, il nostro punto focale sarà la suddivisione di questi in telefoni fissi tradizionali, sistemi VoIP e sistemi telefonici virtuali.

Telefoni fissi tradizionali

Le compagnie telefoniche locali o regionali in genere forniscono i cosiddetti sistemi di rete fissa tradizionali. Sono riconosciute anche come reti telefoniche pubbliche commutate (PSTN). Il servizio viene fornito alla tua azienda tramite linee telefoniche in rame.

Un centralino privato (PBX) presso la tua sede è essenziale per gestire un servizio di rete fissa dedicato all'interno della tua azienda. Il PBX è un hardware che fornisce funzioni come interni, trasferimento di chiamate ed elenchi di rubriche al sistema di telecomunicazione. Molti dei servizi di rete fissa esistenti sono ibridi che utilizzano VoIP o sistemi telefonici virtuali.

Affidabilità e test nel tempo sono i vantaggi dell'utilizzo dei sistemi di rete fissa. Ma ci sono molteplici svantaggi dovuti al fatto che molte società di telecomunicazioni si stanno allontanando dalle tradizionali linee fisse; ben presto questi dispositivi diventeranno obsoleti. Le grandi aziende sono in genere le uniche in grado di mantenere in modo conveniente i tradizionali sistemi di rete fissa a causa del loro budget per l'hardware e la manutenzione. Anche lì, però, questi sistemi vengono spesso etichettati come obsoleti e vengono gradualmente sostituiti.

Sistemi VoIP

Invece di utilizzare i vecchi cavi telefonici in rame per la linea fissa, i sistemi telefonici VoIP dipendono dalla connettività Internet dell'azienda. Forniscono inoltre le stesse funzionalità che erano disponibili solo nei costosi sistemi PBX di rete fissa, come:

• Assistenti automatizzati.
• Code di chiamate.
• Integrazione informatica.

La tua azienda può permettersi tutte queste funzionalità con i sistemi VoIP meno costosi. L'unica limitazione che hanno è che richiedono completamente una connessione Internet affidabile e ad alta velocità per ottenere le massime prestazioni. Anche i sistemi telefonici VoIP sono disponibili in due tipi.

VoIP locale

Poiché la tua azienda utilizza un sistema VoIP locale, la tua organizzazione ospita tutto l'hardware e le apparecchiature per il telefono nel proprio data center aziendale. Ciò consente alla tua azienda il controllo totale sulla configurazione delle telecomunicazioni, anche se accompagnato da un aumento dei costi iniziali e richiede dipendenti dedicati per prendersi cura dell'hardware. Questo stile di installazione VoIP è adatto alle aziende che necessitano di sicurezza totale per i propri dati al fine di adempiere agli obblighi di conformità e disporre di una squadra in loco che si occupi del sistema.

VoIP basato sul cloud

Tutto l'hardware fisico e il servizio di manutenzione continua sono gestiti dal fornitore del sistema telefonico quando si utilizza VoIP basato su cloud. Il sistema telefonico è tutto ciò su cui la tua azienda deve concentrarsi. Con l'utilizzo del VoIP basato su cloud, anche le aziende modeste possono accedere a tutte le possibili funzionalità di un PBX di rete fissa standard insieme alle funzionalità aggiuntive del VoIP senza i problemi di manutenzione e costi. Le aziende si connettono semplicemente al proprio sistema telefonico VoIP tramite Internet.

Sistemi telefonici virtuali

Le piccole imprese e le imprese individuali spesso scoprono che la soluzione ottimale per le loro esigenze telefoniche aziendali è un sistema telefonico virtuale che sia anche facilmente accessibile. Con un sistema telefonico virtuale, le chiamate al numero di telefono aziendale vengono instradate al software cloud che ha tutte le funzionalità degli altri sistemi da noi trattati, come:

• Estensioni.
• Inoltro chiamata.
• Analisi delle chiamate.
• Monitoraggio delle chiamate.

Successivamente possiamo deviare tutte le chiamate in arrivo verso cellulari, telefoni fissi o eventualmente alla tua segreteria telefonica in base alle tue impostazioni preferite. A differenza di altri sistemi, i sistemi telefonici virtuali collegano le chiamate utilizzando le reti telefoniche esistenti e la loro adattabilità fornisce le stesse funzionalità di accesso ai lavoratori remoti proprio come fanno questi sistemi convenzionali.

Vedi anche: Telefoni digitali e sistemi telefonici VoIP: pro e contro.

Fattori da considerare quando si sceglie un sistema telefonico aziendale

Quando si esaminano tutte le funzionalità che i vari sistemi telefonici possono fornire, è importante considerare alcuni fattori oltre ad essi, tra cui:

Bilancio

Considera tutte le spese legate all'acquisto di un sistema telefonico prima di giungere a una conclusione. La prospettiva di avere una configurazione VoIP self-hosted potrebbe interessarti a causa del controllo operativo che offre alla tua attività, ma pensa al sostanziale costo iniziale, oltre alle spese continue che potrebbero essere superiori a quanto spenderesti su base mensile.

Scalabilità

Aumentare la portata non è un compito semplice per i sistemi di rete fissa. Se l'espansione futura fa parte dei tuoi piani, ricontrolla se l'aggiunta di nuovi numeri di contatto ed interni al sistema telefonico della tua organizzazione potrebbe rappresentare qualche difficoltà. Inoltre, cerca funzionalità che potrebbero non essere in uso in questo momento ma che potrebbero rivelarsi necessarie in seguito per garantire che la soluzione scelta possa far fronte alle tue future esigenze aziendali.

Supporto tecnico

Il livello di supporto tecnico dovrebbe essere un elemento chiave nel decidere qualsiasi soluzione si opti per. Se decidi di optare per il VoIP interno, è essenziale disporre di un sistema di supporto per le sfide hardware e software che il tuo team non è attrezzato per affrontare. Se decidi di optare per un VoIP cloud o per un telefono virtuale, è importante che il supporto tecnico risponda rapidamente ai problemi.

Integrazioni

Molti sistemi telefonici aggiornati hanno la capacità di integrarsi con altri strumenti software utilizzati dalla tua azienda, come il tuo CRM. Tutti i fornitori di sistemi telefonici potrebbero offrire diversi set integrati o offrire accesso API in modo che il tuo team tecnico possa svilupparne di propri. Quando uno degli obiettivi principali della revisione del sistema telefonico è semplificare i flussi di attività, è fondamentale verificare che la soluzione si adatti bene agli strumenti che utilizzi attivamente.

Come scegliere un fornitore di sistemi telefonici aziendali?

Una volta compresi i vari elementi unici di un sistema telefonico aziendale insieme a un'idea sui suoi tipi insieme alle competenze nell'applicarli secondo i requisiti aziendali; di conseguenza, esiste un’apparente richiesta di investire tempo ed energia in questo processo. Dobbiamo iniziare subito a cercare un fornitore di servizi telefonici. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti in questo:

• Fornitori di ricerca: sondaggi sui siti Web di confronto di software online per fornitori di sistemi telefonici che forniscono tutte le funzionalità di cui hai bisogno pur vantando una reputazione encomiabile e adattandosi alla tua fascia di budget.
• Richiedi prove: molti fornitori forniscono prove gratuite o versioni demo che ti consentiranno di interagire personalmente con i loro sistemi. Ciò aiuterà te e il tuo team a valutare se l'utilità corrisponde a tutte le vostre necessità.
• Confronta prezzi e contratti: diversi fornitori possono avere costi quadro diversi. Valuta il costo di ogni pacchetto che stai considerando da ogni fornitore. Verifica che tutte le funzionalità essenziali di cui la tua azienda ha bisogno siano incluse nei piani confrontati per garantire una valutazione precisa.
• Leggi le recensioni e chiedi consigli: le migliori conferme possono provenire da coloro che riconosci nel tuo settore di lavoro. Potrebbero avere esigenze simili per un sistema telefonico professionale e potrebbero essere in grado di consigliarti un accordo adatto a te.
• Negozia con il fornitore: una volta scelto un fornitore di sistemi telefonici aziendali adatto alle tue esigenze, contratta sul contratto finale per garantire il miglior affare. I piani standard potrebbero non essere adatti alle tue esigenze e potrebbero finire per costarti di più a causa di funzionalità supplementari e non necessarie. Spesso, personalizzare un piano in base alle tue esigenze può farti ottenere un accordo migliore.

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Pensieri finali

Ad un certo punto, per qualsiasi azienda, non importa quanto piccola o grande possa essere, nasce la necessità di un sistema telefonico aziendale. Migliorerà l'esperienza del personale e dei clienti, semplificherà la gestione delle chiamate e aumenterà la produttività. Ma considerando l’ampia gamma di opzioni alternative disponibili, è essenziale non prendere alla leggera questa decisione.

È fondamentale considerare le esigenze particolari della tua azienda prima di scegliere un sistema telefonico. Indipendentemente dal fatto che tu rimanga fedele a un sistema di rete fissa, selezioni una configurazione VoIP o scelga un sistema telefonico virtuale, tutti questi moduli presentano vantaggi e svantaggi che possono aiutare la tua azienda. Ci sono molti fornitori di servizi disponibili per la selezione. Tuttavia, una volta determinato il tipo di accordo necessario per la tua azienda; l'esame dei listini prezzi, comprese le funzionalità e le recensioni degli utenti, può accelerare la decisione sull'acquisizione di una configurazione telefonica efficiente che arricchirà la produttività portando a migliori risultati organizzativi.