Migliori pratiche per una gestione efficiente della contabilità clienti

Quando avvii un'attività, speri di ottenere il maggior numero possibile di clienti. Più clienti, più velocemente crescerà la tua attività. Tuttavia, non tutti i clienti con cui lavori sono sempre in grado di pagare subito prodotti o servizi.

Post correlato: Una guida per aiutarti a dividere i conti pensionistici senza problemi durante il divorzio

Come uomo d'affari, hai il potere di decidere come aiutare questi sostenitori. Ad esempio, puoi scegliere di prenotare i prodotti che desiderano e di regalarli una volta che li avranno pagati interamente. D'altra parte, puoi decidere di offrire loro aiuto tramite l'opzione di contabilità clienti. Ma il successo dei crediti dipende da come li gestisci.

Questo post definisce la gestione dei crediti e discute alcune pratiche che puoi fare per migliorarne l'efficienza. Continua a leggere per saperne di più.

Che cos'è la gestione dei crediti

Prima di definire cos'è la gestione dei crediti, è meglio capire cosa sono i crediti.

I crediti sono i soldi che i tuoi clienti ti devono dopo aver acquistato i tuoi prodotti o servizi con un piano di pagamento o un credito aziendale. Come uomo d'affari, devi dare seguito a questi soldi per evitare perdite. Il processo per dare seguito al denaro che i tuoi clienti ti devono è quello che viene chiamato gestione dei crediti.

Oltre ad evitare perdite, i crediti aiutano a:

• Formare una relazione felice con i clienti;
• Pagamenti puntuali; e
• Elevata liquidità nella tua attività.

Questi vantaggi si ottengono con una corretta gestione dei crediti. Una cattiva gestione dei crediti può comportare:

• Perdita di entrate;
• Sprecare il tempo del personale;
• Scarso flusso di cassa; e
• Errori contabili.

Leggi anche: Come migliorare la tua attività e renderla più divertente

Migliori pratiche per gestire in modo efficace i crediti della tua azienda

Di seguito sono elencate alcune pratiche che è possibile effettuare per garantire una gestione efficiente della contabilità clienti:

1. Valuta la cronologia dei crediti dei tuoi clienti

Non puoi fidarti di nessuno a cui vendi i tuoi prodotti o servizi negli affari. Sfortunatamente, questo significa che non tutti si qualificano per i crediti. Quindi, potresti chiederti come sceglierai i clienti di cui fidarti e quali no. Un modo per aiutarti a decidere è eseguire un controllo in background sulla storia creditizia e finanziaria del tuo cliente.

Si consiglia di offrire opzioni di contabilità clienti a clienti in una buona situazione finanziaria. Ciò significa che questi clienti hanno una fonte di reddito costante, quindi non sarebbe un problema per loro effettuare pagamenti mensili o settimanali. Nel frattempo, la loro storia creditizia ti mostrerà se pagano i loro debiti in tempo o meno.

2. Passa alla fatturazione e al pagamento elettronici

Con lo sviluppo in atto, l'uso della carta si è notevolmente ridotto. Ad esempio, l'invio di lettere è avanzato all'invio di e-mail. Inoltre, le aziende ora preferiscono archiviare i propri dati digitalmente in spazi come il cloud invece di archiviarli su file cartacei. Pertanto, sarebbe meglio se pensassi di farlo anche elettronicamente per quanto riguarda la gestione dei crediti.

La fatturazione e il pagamento elettronici sono vantaggiosi per la tua attività perché:

• Facilita la registrazione in termini di importo che i clienti ti devono;
• È facile tenere traccia dei record finanziari dei tuoi clienti per quanto riguarda se stanno effettuando i pagamenti come previsto; e
• Riduce al minimo il rischio di errore umano.

Inoltre, fare le cose elettronicamente facilita il lavoro dei tuoi clienti. Ad esempio, puoi inviare fatture ai tuoi clienti. Queste fatture possono contenere collegamenti che i clienti possono utilizzare per effettuare i pagamenti. In cambio, questo sistema aggiornerà automaticamente i record di pagamento per tuo conto.

3. Rendi chiaro il tuo processo di fatturazione

Avere un processo semplice non è vantaggioso per te ma anche per le persone con cui lavori. Puoi farlo documentando i processi coinvolti nella gestione dei tuoi crediti.

Alcuni dei fattori che potresti voler includere nel tuo processo sono:

• Date per l'invio delle fatture. Dovrebbero essere inviati in tempo per servire come promemoria ai clienti e dare loro abbastanza tempo per prepararsi finanziariamente;
• Quali informazioni devono essere incluse nelle fatture. Ad esempio, puoi includere i numeri d'ordine per gli acquisti effettuati e l'indirizzo;
• Il contatto per la fatturazione dei tuoi clienti ;
• Dettagli di pagamento per ogni cliente ; e
• Procedura di incasso da seguire per i clienti che hanno pagamenti scaduti .

Leggi anche: Come ottenere un accordo di rata di pagamento parziale con l'IRS

4. Offrire sanzioni e incentivi

Come si dice, le persone sono diverse. Ciò significa che i clienti con cui hai a che fare non possono essere gli stessi. Ad esempio, alcuni prendono sul serio le scadenze e non vorrebbero offenderti. D'altra parte, alcuni hanno sempre un motivo per il loro ritardo nel pagamento. Negli affari, devi trovare il modo di evitare di avere a che fare con quest'ultimo.

Uno dei modi in cui puoi farlo è stabilire incentivi e sanzioni. Ad esempio, puoi considerare di offrire incentivi ai clienti che effettuano sempre i pagamenti in tempo offrendo loro uno sconto. Ciò incoraggerà molti clienti a effettuare sempre i pagamenti prima della scadenza poiché desiderano spendere meno.

Nel frattempo, le sanzioni vengono applicate ai clienti con pagamenti scaduti. Ad esempio, puoi impostare una percentuale dell'importo che i clienti devono pagare quando sono in ritardo. Ciò ridurrà i ritardi di pagamento poiché a nessuno piace pagare denaro extra. Inoltre, questo metodo è migliore perché le chiamate e le e-mail di follow-up non funzionano sempre ogni volta.

5. Disponi di più opzioni di pagamento

Nel mondo di oggi, ci sono molte opzioni di pagamento che puoi utilizzare per la tua attività. Offrire varie opzioni di pagamento ai tuoi clienti è meglio per i seguenti motivi:

• Ridurrai le possibilità di pagamenti ritardati se stai utilizzando un'opzione di pagamento e non riesce quando i tuoi clienti vogliono utilizzarla.
• Le persone hanno preferenze diverse. Molteplici opzioni di pagamento consentiranno ai clienti di utilizzare l'opzione con cui si sentono a proprio agio. Alcuni clienti preferiscono effettuare i pagamenti utilizzando il metodo da banca a banca. Al contrario, altri trovano più facile usare le opzioni.

Eppure sarebbe d'aiuto se non offrissi alcuna opzione di pagamento. Dovresti considerare tre fattori principali quando selezioni le opzioni di pagamento che utilizzeranno i tuoi clienti. Loro sono:

• Sicurezza;
• Velocità; e
• Convenienza

6. Programma per l'analisi dei crediti

È normale analizzare le prestazioni della tua attività e i crediti non fanno eccezione. Puoi scegliere di rivedere i tuoi crediti su base settimanale, bisettimanale o mensile. Queste revisioni ti aiuteranno a sapere quali parti funzionano bene e quali devono essere migliorate. Oltre a questo, puoi esaminare altre questioni come:

• Conti che hanno molti giorni e grandi importi scaduti;
• Clienti che sono irraggiungibili e trovano il modo di affrontarli;
• Se è una buona idea offrire ai clienti un'opzione di contabilità clienti; e
• Elaborazione di decisioni di gestione che saranno utili per l'azienda.

Riassumendo

Vari clienti entrano nella tua attività e si aspettano che tu lavori con loro. Alcuni di questi clienti potrebbero non disporre dell'importo necessario per acquistare i tuoi servizi o prodotti. Un modo per lavorare con questi clienti è attraverso la contabilità clienti. Tuttavia, i crediti saranno utili in una situazione del genere a seconda di come la gestisci.

Se sei in affari e stai cercando modi per gestire i crediti, sei nel posto giusto. È possibile utilizzare questa funzione per apprendere le pratiche per una gestione efficiente della contabilità clienti. Tutto il meglio per la tua attività.