Best practice per una gestione efficiente della contabilità clienti

Quando inizi un'attività, speri di ottenere quanti più clienti possibile. Più clienti, più velocemente crescerà il tuo business. Tuttavia, non tutti i clienti con cui lavori sono sempre in grado di pagare subito prodotti o servizi.

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Come uomo d'affari, hai il potere di decidere come aiutare questi clienti. Ad esempio, puoi scegliere di prenotare i prodotti che desiderano e regalarli una volta che li hanno pagati interamente. D'altra parte, puoi decidere di offrire loro aiuto tramite l'opzione Contabilità clienti. Ma il successo dei crediti dipende da come li gestisci.

Questo post definisce la gestione dei crediti e illustra alcune pratiche che è possibile adottare per migliorarne l'efficienza. Continua a leggere per saperne di più.

Che cos'è la gestione della contabilità clienti

Prima di definire cos'è la gestione dei crediti, è meglio capire cos'è la contabilità dei clienti.

I crediti verso clienti sono i soldi che i tuoi clienti ti devono dopo aver acquistato i tuoi prodotti o servizi su un piano di pagamento o credito aziendale. Come uomo d'affari, devi seguire questi soldi per evitare perdite. Il processo di follow-up del denaro che i tuoi clienti ti devono è quello che viene chiamato gestione dei crediti.

Oltre a evitare perdite, i crediti aiutano a:

• Formare una relazione con i clienti felici;
• Pagamenti puntuali; E
• Elevata liquidità nel tuo business.

Questi vantaggi si ottengono con una corretta gestione dei crediti. Una cattiva gestione dei crediti può comportare:

• Perdita di entrate;
• Sprecare il tempo del personale;
• Scarso flusso di cassa; E
• Errori contabili.

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Best practice per gestire in modo efficace i crediti della tua azienda

Di seguito sono riportate alcune pratiche che è possibile eseguire per garantire un'efficiente gestione dei crediti:

1. Valuta la storia creditizia dei tuoi clienti

Non puoi fidarti di nessuno a cui vendi i tuoi prodotti o servizi nel mondo degli affari. Sfortunatamente, questo significa che non tutti si qualificano per i crediti. Quindi, potresti chiederti come sceglierai i clienti di cui fidarti e quali no. Un modo per aiutarti a decidere è eseguire un controllo in background sulla storia creditizia e finanziaria del tuo cliente.

Si consiglia di offrire opzioni di contabilità clienti ai clienti in una buona situazione finanziaria. Ciò significa che questi clienti hanno una fonte di reddito costante, quindi non sarebbe un problema per loro effettuare i pagamenti mensili o settimanali. Nel frattempo, la loro storia creditizia ti mostrerà se pagano i loro debiti in tempo o meno.

2. Aggiornamento alla fatturazione e al pagamento elettronici

Con lo sviluppo in atto, l'uso della carta si è notevolmente ridotto. Ad esempio, l'invio di lettere è passato all'invio di e-mail. Inoltre, le aziende ora preferiscono archiviare i propri dati digitalmente in spazi come il cloud invece di archiviarli su file cartacei. Pertanto, sarebbe meglio se pensassi di farlo anche elettronicamente per quanto riguarda la gestione dei crediti.

La fatturazione e il pagamento elettronici sono vantaggiosi per la tua azienda perché:

• Facilita la tenuta dei registri in termini di importo che i clienti ti devono;
• È facile tenere traccia dei registri finanziari dei tuoi clienti in merito al fatto che stiano effettuando i pagamenti come previsto; E
• Riduce al minimo il rischio di errore umano.

Inoltre, fare le cose elettronicamente facilita il lavoro dei tuoi clienti. Ad esempio, puoi inviare fatture ai tuoi clienti. Queste fatture possono contenere collegamenti che i clienti possono utilizzare per effettuare i pagamenti. In cambio, questo sistema aggiornerà automaticamente i record di pagamento per tuo conto.

3. Rendi chiaro il tuo processo di fatturazione

Avere un processo semplice non è vantaggioso per te ma anche per le persone con cui lavori. Puoi farlo documentando i processi coinvolti nella gestione della contabilità clienti.

Alcuni dei fattori che potresti voler includere nel tuo processo sono:

• Date per l'invio delle fatture. Dovrebbero essere inviati in tempo per servire da promemoria ai clienti e dare loro abbastanza tempo per prepararsi finanziariamente;
• Quali informazioni devono essere incluse nelle fatture. Ad esempio, puoi includere i numeri d'ordine degli acquisti effettuati e l'indirizzo;
• Il contatto di fatturazione per i tuoi clienti ;
• dettagli di pagamento per ogni cliente ; E
• Procedura di riscossione da seguire per i clienti che hanno pagamenti scaduti .

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4. Offrire sanzioni e incentivi

Come si dice, le persone sono diverse. Ciò significa che i clienti con cui hai a che fare non possono essere gli stessi. Ad esempio, alcuni prendono sul serio le scadenze e non vorrebbero offenderti. D'altra parte, alcuni hanno sempre una ragione per il loro pagamento ritardato. Negli affari, devi trovare modi per evitare di trattare con quest'ultimo.

Uno dei modi per farlo è stabilire incentivi e sanzioni. Ad esempio, puoi considerare di offrire incentivi ai clienti che effettuano sempre i pagamenti in tempo concedendo loro uno sconto. Ciò incoraggerà molti clienti a effettuare sempre i pagamenti prima della scadenza poiché desiderano spendere meno.

Nel frattempo, le sanzioni vengono applicate ai clienti con pagamenti scaduti. Ad esempio, puoi impostare una percentuale dell'importo che i clienti devono pagare quando sono in ritardo. Ciò ridurrà i pagamenti in ritardo poiché a nessuno piace pagare soldi extra. Inoltre, questo metodo è migliore perché le chiamate e le e-mail di follow-up non sempre funzionano sempre.

5. Avere più opzioni di pagamento

Nel mondo di oggi, ci sono molte opzioni di pagamento che puoi utilizzare per la tua attività. Offrire varie opzioni di pagamento ai tuoi clienti è meglio per i seguenti motivi:

• Ridurrai le possibilità di pagamenti ritardati se utilizzi un'opzione di pagamento e fallisce quando i tuoi clienti desiderano utilizzarla.
• Le persone hanno preferenze diverse. Molteplici opzioni di pagamento consentiranno ai clienti di utilizzare l'opzione con cui si sentono a proprio agio. Alcuni clienti preferiscono effettuare pagamenti utilizzando il metodo banca-banca. Al contrario, altri trovano più facile usare le opzioni.

Eppure sarebbe d'aiuto se non offrissi alcuna opzione di pagamento. Dovresti considerare tre fattori principali quando selezioni le opzioni di pagamento che i tuoi clienti utilizzeranno. Loro sono:

• Sicurezza;
• Velocità; E
• Convenienza

6. Programma per l'analisi della contabilità clienti

È normale analizzare le prestazioni della tua attività e i crediti verso clienti non fanno eccezione. Puoi scegliere di rivedere i tuoi crediti su base settimanale, bisettimanale o mensile. Queste revisioni ti aiuteranno a sapere quali parti stanno funzionando bene e quali necessitano di miglioramenti. Oltre a questo, puoi esaminare altre questioni come:

• Conti con molti giorni e grandi importi scaduti;
• Clienti che sono irraggiungibili e trovano modi per affrontarli;
• Se è una buona idea continuare a offrire ai clienti l'opzione dei conti attivi; E
• Prendere decisioni di gestione che saranno utili per l'azienda.

Riassumendo

Vari clienti entrano nella tua attività e si aspettano che tu lavori con loro. Alcuni di questi clienti potrebbero non disporre dell'importo necessario per acquistare i tuoi servizi o prodotti. Un modo in cui puoi lavorare con questi clienti è attraverso i crediti. Tuttavia, la contabilità clienti sarà utile in una situazione del genere a seconda di come la gestisci.

Se sei in affari e stai cercando modi per gestire i crediti, allora sei nel posto giusto. È possibile utilizzare questa funzione per apprendere pratiche per una gestione efficiente della contabilità clienti. Tutto il meglio per la tua attività.