Una guida alla scelta del software di project management perfetto

Cercare di gestire un progetto senza la gestione del progetto è come provare a giocare a una partita di calcio senza un piano di gioco.

– Katherine Tate

L'importanza di gestire efficacemente i progetti diventa fondamentale quando si lavora su un progetto in tempo reale. In qualità di proprietario di una piccola impresa o capogruppo, è sempre una sfida garantire che i progetti vengano completati in tempo con risultati di alta qualità. Tuttavia, negli ultimi anni, l'uso di software di gestione dei progetti ha reso questo compito meno impegnativo per le piccole imprese. Con varie opzioni disponibili nel mercato globale, selezionare il miglior software per la tua azienda può essere travolgente. Per aiutarti a prendere questa decisione, considera i seguenti suggerimenti quando scegli un software di gestione dei progetti per la tua azienda:

1 . Definisci le tue esigenze:

Proprio come si definiscono le proprie esigenze prima di effettuare un acquisto, è importante definire le proprie esigenze prima di selezionare un software di gestione dei progetti. Con numerose opzioni disponibili, il miglior software per la tua azienda dipenderà dai requisiti aziendali del tuo team. Per facilitare il processo di selezione, considera le seguenti esigenze quando scegli un software di project management:

• Numero di utenti: considera il numero di utenti che utilizzeranno il software per la tua azienda.
• Comunicazione efficace: il software dovrebbe avere funzionalità che facilitino una comunicazione efficace tra i membri del team, come le notifiche per evitare sovrapposizioni.
• Opzioni di integrazione: cerca le opzioni nel software per l'integrazione con i diversi strumenti utilizzati dal tuo team.
• Funzionalità: valuta la funzionalità che offre il software e considera se sarà utile per il tuo progetto specifico.
• Facilità d'uso: valuta se il software è facile da navigare e utilizzare per i membri del tuo team.
• Capacità di archiviazione: esaminare la capacità di archiviazione del software.
• Sicurezza: valuta le funzionalità di sicurezza offerte dal software per proteggere i dati della tua azienda.
• Evoluzione costante: dovresti considerare un software che ha la capacità di evolversi e adattarsi alle mutevoli esigenze della tua azienda man mano che cresce, adattandosi al numero crescente di utenti e progetti.

Oltre ai parametri comunemente considerati descritti sopra, la tua azienda potrebbe avere esigenze uniche specifiche per i progetti su cui stai lavorando. È importante considerare e dare la priorità a queste esigenze specifiche insieme alle esigenze più generali quando si seleziona un software di gestione dei progetti.

2 . Ricerca il software:

Con la rapida crescita della tecnologia, il numero di app e software per varie attività aumenta di giorno in giorno. Tuttavia, non tutti i software sul mercato potrebbero essere adatti alle tue esigenze aziendali. Pertanto, è importante condurre una ricerca approfondita sul software di gestione dei progetti disponibile prima di selezionare quello che soddisfa le esigenze del progetto. Per aiutarti nella tua ricerca, puoi:

• Crea un elenco dei migliori software di gestione dei progetti e cerca le caratteristiche di ciascuno di essi.
• Leggi le recensioni dei clienti per ottenere informazioni sulle loro esperienze utilizzando il software.
• Cerca consigli dai siti web del settore.
• Ottieni feedback da colleghi e persone del tuo settore.
• Esamina il numero di utenti consentiti da ciascun software.
• Valuta il livello di accesso e controllo che ciascun software fornisce per l'aggiornamento dello stato del progetto, delle date e del programma/tempistiche di consegna.
• Confronta il numero di funzioni utili offerte da ciascun software.

Seguendo questi passaggi, puoi prendere una decisione ben informata sulla selezione del software che meglio si adatta alle esigenze della tua azienda.

3 . Testare il software:

Dopo aver selezionato il software, il passaggio successivo consiste nel condurre un test approfondito. Molti fornitori di software offrono una versione di prova del loro prodotto, che può essere utilizzata per valutarne le capacità. Prima di iniziare il test, è importante mettere insieme un piccolo team che includa membri con diversi stili di lavoro ed esperienze di lavoro su diversi tipi di progetti. Ogni membro del team dovrebbe testare individualmente tutte le funzionalità del software. Inoltre, puoi allocare progetti reali come casi di test per valutare le prestazioni del software in scenari di vita reale.

4 . Feedback dal team:

Dopo che il tuo team ha completato il test del software, è importante raccogliere feedback dettagliati da ciascun membro del team. Durante una sessione di feedback, puoi porre domande per capire in che modo il software andrà a vantaggio della tua azienda, ad esempio:

• Il flusso di lavoro complessivo del software di gestione dei progetti
• Quanto è facile aggiornare i dettagli nel software e quanto tempo ci vuole
• Reattività dello strumento di integrazione in relazione al software
• Funzionalità di notifica nel software
• Caratteristiche specifiche che i membri del team ritengono possano essere vantaggiose per il progetto.

Discutere queste domande con i membri del team può aiutarti a decidere se acquistare o prendere in considerazione un software alternativo. Una volta finalizzato il software, puoi lavorare alla creazione di un budget, prendendo in considerazione il numero di utenti, il periodo di tempo e il costo corrispondente del software.

5 . Implementazione del software:

Dopo aver finalizzato e acquistato il software di gestione del progetto, è importante concentrarsi sull'implementazione. Quando si implementa il software, è importante considerare:

• Cronologia: quando coinvolgere tutti, come gestire il progetto e se distribuirlo o completarlo in un colpo solo.
• Formazione: che tipo di metodi di formazione saranno adattati alle diverse persone, chi fornirà la formazione e come verrà erogata la formazione?
• Integrazione: quando configurare le integrazioni, chi sarà coinvolto nella configurazione e quali strumenti devono essere integrati.

L'utilizzo del software di gestione dei progetti può semplificare notevolmente l'attività di gestione dei progetti. Alcuni dei vantaggi dell'utilizzo del software di gestione dei progetti includono:

• Facilità di pianificazione del progetto
• Gestione efficace e bilanciamento delle risorse
• Facilitazione della comunicazione tra i membri del team.

Sebbene esistano vari metodi per selezionare il miglior software di gestione dei progetti, i passaggi descritti qui forniscono una solida base per determinare il software che può beneficiare al meglio la tua azienda.