Una guida in 5 passaggi per ritirare gli strumenti martech senza interrompere le operazioni

Il controllo regolare del tuo stack martech deve far parte del processo della tua organizzazione. Durante un audit, probabilmente identificherai una manciata di strumenti che possono essere ritirati per vari motivi.

Forse la tua azienda ha subito una fusione o un'acquisizione e disponi di strumenti duplicati che svolgono la stessa funzione. Forse altri strumenti nel tuo stack potrebbero avere funzionalità aggiuntive, rendendo uno strumento ridondante. Oppure lo strumento non è abbastanza utilizzato da giustificare il costo.

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Qualunque sia il motivo, identificare quali strumenti possono essere ritirati è una parte fondamentale di un audit martech. Ma cosa succede dopo che hai preso quella decisione? Come si fa a ritirare uno strumento senza provocare un putiferio tra gli utenti o rompere le automazioni?

Il ritiro del software martech richiede un processo di pianificazione approfondito e un'esecuzione pulita. Ecco cinque passi da seguire.

Passaggio 1: identificare le integrazioni di sistema e le dipendenze di processo

Per evitare di interrompere le operazioni, è fondamentale identificare quali altri sistemi e processi dipendono dallo strumento che si prevede di ritirare. Se lavori per una grande organizzazione e lo strumento esiste da molti anni, potrebbe essere più difficile di quanto sembri. Se la tua organizzazione non ha approfondito la documentazione, altri sistemi potrebbero utilizzare chiamate API o esportazioni di dati dallo strumento a tua insaputa.

Ancora più impegnativo dell'identificazione delle integrazioni sistemiche è specificare i processi manuali che esistono al di fuori dello strumento ma dipendono da esso. Ad esempio, un rapporto viene inviato dallo strumento che un altro team sta copiando/incollando manualmente in un altro sistema. Questi tipi di soluzioni manuali si verificano più spesso di quanto si possa pensare.

Inizia a parlare con tutti e chiunque nell'organizzazione abbia una connessione con lo strumento. Se possibile, trova le persone coinvolte nell'implementazione iniziale dello strumento. Potrebbero avere le conoscenze istituzionali necessarie per comprendere appieno gli impatti a valle del ritiro dello strumento.

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Passaggio 2: valutare le esigenze di migrazione dei dati

Potrebbe essere necessario tenere conto di una significativa migrazione dei dati come parte del processo di ritiro. Settori fortemente regolamentati come i servizi finanziari o l'assistenza sanitaria hanno periodi di conservazione dei dati obbligatori (a volte fino a sette anni!).

Documenta quali dati devono essere migrati e determina dove devono andare. Se ti stai spostando da una piattaforma simile a un'altra, ad esempio un sistema di automazione del marketing, puoi migrare i dati dal tuo vecchio strumento a quello nuovo. Chiedi al tuo nuovo fornitore come gli altri clienti hanno gestito le loro esigenze di migrazione dei dati. Potrebbero essere in grado di offrire servizi professionali o indirizzare il tuo team IT a una solida documentazione per le migliori pratiche che hanno visto con altri clienti.

Ma cosa succede se ritiri uno strumento e non lo sostituisci? Dove dovrebbero andare quei dati? Collabora con i tuoi partner IT per ideare un piano. I dati possono essere archiviati su un sito di SharePoint o in un nuovo database. La soluzione migliore considererà quanto devono essere accessibili i dati e chi deve accedervi.

Se è necessario accedere ai dati solo raramente, potrebbe essere sufficiente archiviarli in un database che qualcuno del team tecnologico può estrarre una volta ogni tanto. Tuttavia, se gli utenti non tecnici, come gli addetti al marketing o alle vendite, devono accedere regolarmente ai dati storici, avrai bisogno di una soluzione più user-friendly.

Passaggio 3: identificare il momento giusto per andare in pensione e creare un piano di progetto

Dopo aver valutato il tuo stack martech, devi identificare il momento giusto per ritirare lo strumento. Ciò potrebbe essere basato su diversi fattori, come la fine di un contratto, il completamento di un progetto o la fine di un anno fiscale. Qualunque sia il motivo, assicurati che i tempi non interrompano le tue operazioni.

Dopo aver fissato la data di pensionamento prevista, è il momento di creare il piano del progetto. Considerando tutti i sistemi a valle interessati e le esigenze di migrazione dei dati dai passaggi 1 e 2. Dovresti disporre di tutte le informazioni necessarie per creare un piano di progetto che funzioni a ritroso dalla data di ritiro prevista.

Cosa succede se il lavoro del progetto per disaccoppiare i sistemi o migrare i dati ti spinge oltre la data prevista? Se la tua data di destinazione era basata su un contratto, negozia con il fornitore per vedere se puoi estendere il contratto di mese in mese per darti il ​​tempo necessario per eseguire completamente il tuo piano piuttosto che rimanere bloccato in un anno intero rinnovo.

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Passaggio 4: sviluppare un piano di comunicazione

La comunicazione è fondamentale quando si ritira uno strumento martech. Identifica tutti coloro che devono essere collegati, come dipendenti, partner di agenzia e talvolta clienti esterni. Dai loro un preavviso sufficiente e sii trasparente sui motivi del ritiro dello strumento. Dovresti anche comunicare il tuo piano per la migrazione dei dati a un nuovo strumento e quale supporto sarà disponibile durante la transizione.

Se stai ritirando uno strumento e lo sostituisci con un altro, concentra le tue comunicazioni sui vantaggi offerti dal nuovo strumento. Condividi il piano di formazione in modo che gli utenti sappiano che riceveranno supporto per aiutarli ad apprendere il nuovo strumento.

Prova a sovrapporre gli strumenti per un periodo specifico in modo che agli utenti venga concesso un atterraggio morbido in cui possono iniziare a imparare il nuovo strumento pur avendo la rete di sicurezza per fare le cose alla vecchia maniera se hanno una scadenza difficile e hanno difficoltà con il nuovo strumento.

Quando ritiri uno strumento che non verrà sostituito, parla con gli utenti per comprendere le caratteristiche e le funzionalità da cui dipendono e lavora per costruire un piano che affronti il ​​modo in cui tali esigenze possono essere soddisfatte attraverso altri strumenti o processi.

Passaggio 5: ritira lo strumento martech e vendi le vincite

Dopo aver migrato i dati dal vecchio strumento e aver formato i dipendenti sull'utilizzo di uno nuovo, è tempo di andare in pensione. Il periodo successivo al ritiro dello strumento è cruciale per la comunicazione. Assicurati di comunicare alle parti interessate le "vittorie" dal pensionamento.

Qual è il tasso di adozione da parte degli utenti del nuovo strumento? Quali vendite vincenti o feedback positivi sull'esperienza del cliente hai sentito parlare del nuovo strumento? Quanti giorni sono passati da quando lo strumento è stato ritirato che non si sono verificati errori o interruzioni delle operazioni? Quali nuovi investimenti sono stati fatti con i risparmi sui costi derivanti dal ritiro dello strumento?

Queste sono tutte domande chiave che possono essere utilizzate come punto di partenza per ricordare alle parti interessate il motivo per cui lo strumento è stato ritirato in primo luogo.

Ritiro dei vecchi strumenti per uno stack martech più efficace

Gli studi hanno dimostrato che le organizzazioni di marketing utilizzano fino a 91 servizi cloud di marketing e l'ingrossamento degli strumenti può ridurre la produttività. Per molti professionisti del marketing, "less is more" e il ritiro di strumenti duplicati o sottoutilizzati può essere l'arma segreta di un team.

Se eseguite correttamente con un piano solido, le soluzioni in pensione si tradurranno in uno stack martech più snello, economico ed efficace.