6 consigli per svolgere con successo un incontro di lavoro

Al giorno d'oggi, gestire un'impresa non è altro che una sfida. I dipendenti devono occuparsi delle operazioni, delle finanze, del reclutamento, delle campagne di marketing e altro ancora. Allo stesso tempo, devono allocare risorse per garantire livelli di efficienza ottimali.

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L'intero management deve stare al passo con le cose che accadono nel business. Per questo, devi incorporare le riunioni di lavoro nel programma di routine. Questi incontri sono una parte inevitabile della vita lavorativa. Consente al team di discutere questioni urgenti, progetti e piani in tempo reale, aprendo le porte a discussioni pratiche. Invitare opinioni diverse al tavolo può anche aiutare a generare nuove idee per il business.

Tuttavia, anche le riunioni possono essere impegnative. A volte le persone arrivano puntuali, ma la riunione inizia in ritardo. A volte, l'ordine del giorno non è chiaro, persone diverse discutono su cose e l'host non può farcela. Tali incontri fanno più danni che benefici per un'azienda. Pertanto, è necessario apprendere alcune regole per gestire una riunione efficace. Per aiutarti, abbiamo elencato sei suggerimenti per svolgere con successo un incontro di lavoro.

1. Crea la giusta atmosfera

In qualità di imprenditore o manager, devi impostare il tono giusto per le riunioni. Sta a te decidere se vuoi che le riunioni siano formali o informali. Allo stesso modo, decidi se vuoi avere riunioni in tempo reale o virtuali. Devi creare un link per le riunioni virtuali e condividerlo con tutti almeno un giorno prima.

Allo stesso modo, è necessario prenotare sale conferenze o riunioni con ampio spazio per condurre riunioni di persona. In entrambi i casi, è necessario creare un'atmosfera di rispetto reciproco in cui i partecipanti possano condividere le loro idee e opinioni senza esitazione.

Inoltre, considera di cambiare l'atmosfera ogni volta che ti sembra possibile. La maggior parte delle riunioni sono formali e sembrano un affare noioso per i dipendenti. Per contrastare ciò, puoi andare all'aperto per una riunione per alleggerire l'atmosfera. Altrimenti, puoi avere discussioni informali settimanali per rendere le sessioni meno formali e raggiungere lo scopo lasciando che i dipendenti si alleggeriscano.

2. Impostare un ordine del giorno della riunione

Stabilire un piano potrebbe sembrare un gioco da ragazzi, ma sfortunatamente non è così. Persone diverse sollevano argomenti diversi, deviando dallo scopo della riunione. È fondamentale stabilire un ordine del giorno della riunione. Puoi riassumerlo su un volantino o scriverlo sulla lavagna in modo che tutti sappiano perché si sono riuniti. Potrebbe trattarsi di discutere nuove idee di prodotto, identificare un problema, superare un ostacolo o qualsiasi cosa accada nell'azienda.

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Una volta che lo scopo della riunione è chiaro, crea un elenco di argomenti che vuoi discutere. Assegna una durata specifica a ciascun argomento per evitare di prolungare la riunione. Invia in anticipo il programma della riunione a tutti i partecipanti in modo che tutti possano prepararsi. Ricorda, l'impostazione di un ordine del giorno fornisce una bussola per la conversazione. Assicura che la riunione torni in pista ogni volta che la discussione va fuori rotta.

3. Guarda l'orologio

I dipendenti lasciano i loro compiti di routine per partecipare a queste riunioni; quindi, a loro non piace essere fatti aspettare. Pertanto, stabilisci un orario preciso per iniziare la riunione senza ritardi. Invece di aspettare che le persone si uniscano, assicurati che tutti i partecipanti siano in anticipo di cinque minuti per iniziare in tempo. Allo stesso modo, mantieni il ritmo della riunione in pista e termina in tempo piuttosto che trascinarla.

Inoltre, scegli il momento giusto per l'incontro. Principalmente il lunedì e il venerdì sono i più affollati, quindi evita di scegliere in questi giorni. Fai attenzione a un momento appropriato per tenere una sessione specifica. Puoi sempre verificare con il tuo team per trovare il momento migliore per programmare una riunione.

4. Dirigi la discussione

Spesso le discussioni delle riunioni vanno fuori tema. Una cosa tira l'altra, il che significa che i partecipanti possono deviare dall'argomento. Dirigere la conversazione sull'argomento o sull'ordine del giorno appropriato durante le riunioni di lavoro è essenziale. Tuttavia, la domanda rimane: "come?"

In primo luogo, puoi scegliere alcune frasi dai tuoi appunti come argomento di discussione o porre una domanda correlata. Allo stesso modo, se l'argomento sembra eccitante o prezioso, suggerisci di programmare un incontro separato per discutere ulteriormente l'idea. Altrimenti, puoi affermare che la conversazione sta andando fuori tema e che vuoi riportarla al piano. Potresti esitare in tali situazioni, ma è sempre meglio parlare per condurre la riunione con successo.

5. Prendi appunti e fai circolare i verbali

Non importa quanto tu sia attento a una riunione, prendere appunti e stare al passo con tutte le cose da asporto è essenziale. Questi potrebbero essere punti di discussione, approfondimenti su progetti imminenti o domande aperte. Avere questi suggerimenti per iscritto farà molto per ricordare le cose. Sulla base di ciò, puoi pianificare attività e consegnare progetti.

In qualità di organizzatore della riunione, puoi assegnare a qualcuno questo compito e assicurarti che scriva ogni decisione e discussione cruciale. Successivamente, fai circolare questi verbali della riunione in modo che tutti sappiano cosa è successo durante la riunione. Garantirà che tutti i dipendenti siano sulla stessa pagina e nessuno interpreti male ciò che è stato detto durante la riunione. Avere un registro dettagliato migliorerà anche la credibilità, eliminando la probabilità di errori e battute d'arresto.

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6. Termina con un piano d'azione

I manager spesso lasciano un elenco di cose da concludere prima della fine della riunione, ma non è l'approccio giusto. È necessario lasciare gli ultimi minuti della riunione per discutere i passaggi successivi. La discussione dovrebbe ruotare attorno a chi è responsabile di cosa. Allo stesso modo, dai un'idea delle scadenze in modo che i dipendenti sappiano che hanno obiettivi da raggiungere.

Soprattutto, concludere positivamente le riunioni in modo che i dipendenti si sentano motivati. Forse, parlagli di un affare imminente o dell'ultimo cliente che ti sei assicurato. Le notizie felici e positive sollevano il morale e li incoraggiano a lavorare di più per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Pensieri finali

Condurre una riunione in modo efficace non è altro che un'arte e una scienza. Devi assicurarti che i partecipanti siano attivi e presentino le loro opinioni. Allo stesso modo, la definizione di un piano è un altro compito cruciale. Aiuta le persone a capire cosa aspettarsi dalla riunione. Tutto sommato, la tua sessione può avere successo se raggiunge l'obiettivo desiderato. Dirigi quindi la discussione, accogli i diversi punti di vista e concludila con un piano d'azione.