I 6 errori più comuni da evitare quando si organizza un evento aziendale

Tutto deve essere in linea se il tuo evento aziendale sarà un successo e tutti se ne andranno felici di aver passato una buona giornata, ma è qualcosa che non accade per caso.

C'è molta pianificazione e pensiero che deve essere fatto per garantire che il tuo evento si svolga senza intoppi e aiuta anche se riesci a evitare alcuni dei classici errori che possono facilmente portare le cose fuori strada.

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Ecco uno sguardo ad alcuni degli errori comuni che possono rovinare la giornata se non si presta attenzione in modo da poter essere sicuri di non subire un destino simile con il proprio evento aziendale.

1. Qual è lo scopo del tuo evento?

Se il tuo evento aziendale viene organizzato senza avere in mente un obiettivo ben definito, corre il rischio di essere un vero e proprio non-evento.

È molto importante che tu sappia cosa vuoi ottenere dall'evento e avere obiettivi e obiettivi chiari.

Sapere esattamente cosa vuoi ottenere dall'evento ti aiuterà a modellare il tuo processo di pianificazione e ti darà la migliore opportunità di mettere tutto in atto per raggiungere questi obiettivi.

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Oltre a definire chiaramente i tuoi obiettivi per quanto riguarda l'evento stesso, è una buona idea fissare alcuni obiettivi misurabili che ti consentiranno di valutare il successo dell'evento in seguito.

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2. Scegliere la sede sbagliata

Uno dei più grandi errori che puoi fare è scegliere un luogo inappropriato per il tuo evento.

Esistono numerosi modi per sbagliare, come scegliere un luogo troppo grande per il numero di delegati che partecipano o selezionare un luogo che non dispone di buone reti di trasporto, il che significa che i tassi di partecipazione ne risentiranno se è difficile raggiungere.

Puoi dare un'occhiata a questo sito Web per avere un'idea delle migliori sedi aziendali e del perché funzionano.

Crea un elenco di controllo delle funzionalità e delle opzioni che desideri dalla tua sede e utilizza tale elenco come modello per scegliere un posto che soddisfi il maggior numero possibile di caselle.

Il genere di cose che probabilmente vorrai cercare sono buone strutture di ristorazione, un sistema PA e un'impostazione dei media digitali adeguati per consentirti di rendere la tua presentazione memorabile per tutte le giuste ragioni, oltre a verificare che le dimensioni della tua sede siano giuste per il numero previsto di partecipanti.

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3. Il numero giusto nella tua squadra

Non vuoi che i delegati si lamentino di non poter bere qualcosa o si sentano come se fossero stati lasciati a se stessi perché non c'è abbastanza personale in giro per andare in giro.

Se il tuo evento aziendale è a corto di personale, potrebbe essere un potenziale disastro e potrebbe facilmente rovinare qualsiasi buona impressione che fai con la presentazione o il lancio del prodotto.

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Se hai solo un piccolo team di persone che lavorano per te, potrebbe essere necessario assumere alcuni membri dello staff extra per la giornata.

I costi del personale possono essere un onere finanziario e potrebbe essere allettante mantenere bassi i numeri per risparmiare denaro, ma ciò potrebbe rivelarsi una falsa economia se la tua squadra fatica a far fronte a tutte le cose che devono fare durante la giornata.

4. Preparati per ogni evenienza

Avrai sempre la speranza che il tuo evento abbia un grande successo e che tutto vada secondo i piani quel giorno, ma non è raro che certe cose vadano male e circostanze impreviste possano rapidamente gettare tutto nel caos.

Non deve essere così, e la cosa intelligente da fare è accettare che qualcosa potrebbe non andare secondo i piani e parlare di alcuni potenziali scenari prima dell'evento stesso.

Se il tuo team è preparato per gli imprevisti e tutti sanno quale potrebbe essere il piano B, può aiutare a rispondere più facilmente a scenari negativi e stimolanti.

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Delinea un piano di emergenza realizzabile e assicurati che il tuo team sia ben addestrato su cosa fare dopo quando qualcosa non va secondo i piani.

5. Una buona linea di comunicazione

Analogamente all'avere un piano di emergenza, un altro aspetto importante della pianificazione dell'evento che viene spesso trascurato è la necessità di una comunicazione chiara tra tutte le parti coinvolte nell'organizzazione dell'evento.

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Un evento aziendale richiede un dialogo aperto e una comunicazione regolare con tutte le persone interessate e le aziende esterne che fanno parte del processo.

Ad esempio, se utilizzi un catering esterno o ti affidi a fornitori esterni, è fondamentale che il tuo team di pianificazione sia in comunicazione regolare con qualsiasi fonte esterna in modo che tutti sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro e con quale tempistica stanno lavorando.

6. Delegati confusi

Rimanendo in tema di buone linee di comunicazione, non dimenticare che i tuoi delegati hanno bisogno di indicazioni sull'evento e vorrai che trovino facilmente il tuo evento una volta arrivati ​​nell'edificio.

L'obiettivo dovrebbe essere quello di fornire ai partecipanti molte informazioni su come raggiungere l'evento stesso e ciò di cui non vuoi soffrire quando arrivano è la mancanza di una chiara segnaletica.

Entra nell'edificio come se fossi tu stesso un delegato in anticipo e assicurati di mostrare un'adeguata segnaletica che aiuti tutti ad arrivare dove devono essere con il minimo sforzo.

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Fai attenzione però, poiché non vuoi davvero bombardare le persone con troppe informazioni e troppi segnali e istruzioni intorno all'edificio potrebbero facilmente confondere e frustrare le persone.

Se stai assumendo il ruolo di event manager, apprezzerai senza dubbio che è un lavoro che comporta molte responsabilità, ma se pianifichi meticolosamente ed eviti alcuni degli errori più comuni, non c'è motivo per cui non puoi divertirti una giornata di successo.

Concediti un sacco di tempo per organizzare il tuo evento aziendale e creare una lista di controllo e un piano con cui puoi lavorare e condividere con gli altri.