Come proteggere e sfruttare la tua unica fonte di verità

Ricordi di aver giocato a Telephone (a/k/a Whisper Down the Lane) da bambino?

È lì che sussurri una frase all'orecchio di qualcuno che la sussurra a qualcun altro e continua fino alla fine del verso. L'ultima persona poi annuncia ciò che ha sentito per vedere quanto è simile all'originale. Avviso spoiler: non è stato quasi mai lo stesso. In alcuni casi il risultato finale sarebbe stato così diverso da essere completamente irriconoscibile dal materiale originale.

È frequente sentire il sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) di un'azienda definito "l'unica fonte di verità" per tutte le sue risorse. Dovrebbe essere la prima e unica tappa quando hai bisogno della versione corrente e approvata di una risorsa. Ma cosa succede quando scarichi quella risorsa e poi la carichi in uno o più sistemi o siti separati? Se quella risorsa viene aggiornata, come si aggiornano le copie in tutte le altre posizioni?

Allora è molto facile ritrovarsi in una situazione simile a quella che accade in Telephone.

Quanto più la risorsa e i relativi metadati si spostano dal DAM, tanto più è probabile che non siano aggiornati. Ogni volta che prendi una risorsa dal tuo DAM e la carichi manualmente su un altro sistema, introduci un rischio. I metadati potrebbero essere inseriti in modo errato o scomparire completamente, i nomi dei file potrebbero essere modificati. Senza questi, si perde qualsiasi traccia di ciò che viene fatto con quella risorsa in termini di quando, dove e da chi. Più è difficile tenerne traccia, minore è la coerenza nella gestione del marchio.

Scavare più a fondo: metadati DAM: perché meno è di più

Caricare la stessa risorsa in più posizioni non solo è rischioso, è anche inefficiente. Ogni caricamento è un'attività ridondante. Il tempo dei dipendenti viene speso meglio in un lavoro che fornisce più valore. Ricorda, lo spazio di archiviazione non è illimitato e non è gratuito. Più copie possono comportare maggiori spese per una maggiore capacità di archiviazione.

Nessun DAM è un'isola

Un modo fondamentale per ridurre al minimo i rischi, mantenere la coerenza dei contenuti, creare efficienza e aumentare il ROI complessivo del tuo DAM è integrarlo con gli altri strumenti e sistemi.

Disponi di qualcuno di questi strumenti che utilizza (o dovrebbe utilizzare) le risorse del tuo DAM?

• Piattaforma di gestione del marchio.
• Sistema di gestione dei contenuti (CMS).
• Sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
• Sistema di gestione del rischio aziendale (ERM).
• Automazione del marketing.
• Sistema di gestione delle informazioni sul prodotto (PIM).
• Strumenti per la gestione dei social media.

Sai quanto bene sono integrati con il tuo DAM? Se non lo fai, dovresti.

Non limitare le tue integrazioni a sistemi e strumenti a valle del tuo DAM. Sì, vuoi che il DAM spinga quella risorsa finale approvata direttamente in tutti i posti necessari, ma cosa c'è a monte? Quali flussi di lavoro esistono attorno ai processi di creazione, collaborazione e approvazione dei contenuti? Inoltre, considera questi sistemi e strumenti come possibili candidati all’integrazione:

• Software di progettazione e/o strumenti per la creazione di documenti
• Software di gestione dei progetti

E per quanto riguarda l'analisi? Avere un modo integrato e automatizzato per tenere traccia delle tue risorse dopo che hanno lasciato il tuo DAM può mostrarti come sta andando il tuo marketing in tempo reale e consentirti di attribuire un valore tangibile alle tue risorse. Il tuo DAM probabilmente ha la capacità di farti sapere quante volte una risorsa è stata scaricata, ma quante volte è stata utilizzata successivamente? Quanti occhi l'hanno visto e dove? Maggiore è la visibilità su quando, dove e come viene utilizzata una risorsa, più efficace sarà la tua strategia digitale e la ricerca di efficienza riutilizzando contenuti di successo.

Disegnare la mappa

Una volta identificati i sistemi e gli strumenti che desideri integrare con il tuo DAM, da dove inizi?

Suggerisco di concentrarsi sui metadati. Lo schema dei metadati nel tuo DAM è definito e in ordine, ma come apparirà negli altri sistemi con cui ti integrerai? L'allineamento dei metadati su tutti i sistemi non è solo la migliore pratica per la governance dei dati e il supporto dell'integrità dei metadati, ma è anche essenziale per una connessione fluida tra i sistemi. Se i tuoi metadati non sono allineati tra i tuoi sistemi, equivale a mettere insieme un gruppo di persone che parlano lingue diverse in una stanza e aspettarsi che comunichino immediatamente e senza problemi. Certo, prima o poi lo capiranno, ma fino ad allora la strada sarà lunga e accidentata.

Se ti stai preparando a integrare il tuo DAM con un altro sistema, ti consigliamo di porti queste domande sui metadati:

• Se le risorse entrano nel DAM da un sistema o strumento a monte, quali metadati arriveranno con esse? Sono stati aggiunti metadati nel DAM che potrebbero o dovrebbero essere aggiunti in quel sistema di flusso a monte?
• Una volta che la risorsa arriva nel DAM, quali metadati aggiuntivi potrebbe essere necessario aggiungervi?
• Per ogni sistema downstream con cui ti stai integrando, quali metadati devono essere associati alla risorsa? Quali campi devono essere mappati dal DAM al sistema a valle?

Una volta definiti quali campi di metadati verranno mappati nei tuoi sistemi, ti consigliamo di allineare sia i nomi dei campi che eventuali vocabolari controllati associati a tali campi. Avere un sistema che utilizza un termine specifico associato al tuo marchio e un altro sistema che utilizza l'acronimo per quel termine è una ricetta per la confusione. Fai in modo che tutti parlino la stessa lingua.

Dandoti spazio per crescere

Integrare il tuo DAM non è solo bello da avere, è una necessità. Il DAM è la tua unica fonte di verità, la tua posizione centrale per tutte le tue risorse finali approvate pronte ad aiutarti a promuovere il messaggio del tuo marchio nel mondo. Le integrazioni ti aiutano a gestire e controllare i messaggi per garantire la coerenza della voce del tuo marchio. Inoltre, migliorano l'efficienza e riducono al minimo i rischi automatizzando le attività manuali e ridondanti e promuovendo il riutilizzo dei contenuti esistenti, offrendo ai membri del team più tempo da dedicare a lavori preziosi e creativi.