Manajemen Beban Kerja dengan Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan: Panduan Lengkap 2022

Apakah Anda terganggu oleh tim Anda yang kurang kerja? Apakah Anda terus mencari cara untuk membuat waktu karyawan Anda lebih produktif? Nah, blog ini adalah solusi utama untuk Anda. Sebagian besar bisnis memang gagal menemukan cara manajemen beban kerja yang benar dengan cara terbaik. Pada gilirannya, mereka terlalu banyak bekerja atau kurang mempekerjakan staf mereka. Kedua situasi ini sama sekali tidak menguntungkan bagi bisnis.

Menjaga staf Anda tetap bekerja tidak akan membantu Anda menutupi biaya dan proyek prioritas tinggi tepat waktu. Juga membuat mereka terlalu banyak bekerja akan mengakibatkan kelelahan. Tetapi dengan bantuan panduan saya, Anda akan dapat menemukan keseimbangan yang sempurna untuk Anda. Saya telah membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang manajemen beban kerja pada tahun 2022.

Apa arti manajemen beban kerja ? _ _ _

Manajemen beban kerja yang baik mengacu pada pengalokasian dan pertimbangan tugas untuk mendapatkan hasil produktif yang maksimal. Ketika Anda mencapai keseimbangan yang baik di tempat kerja Anda, setiap anggota tim akan bekerja dengan kemampuan terbaik mereka. Begitu banyak organisasi yang bersalah karena terlalu mementingkan biaya, sumber daya, uang, dll. Pada gilirannya, mereka lupa mengurus sumber daya yang paling penting – karyawan.

Mempekerjakan perangkat lunak pemantauan karyawan akan menyelesaikan semua masalah ini untuk Anda terkait dengan manajemen beban kerja. Perangkat lunak yang efisien seperti ini membantu Anda memahami tugas apa yang harus diberikan kepada siapa. Juga, masalah manajemen waktu diselesaikan tanpa hambatan. Anda dapat melihat laporan kinerja karyawan – berdasarkan tim, individu, dan bahkan departemen. Setelah Anda tahu siapa yang terbaik dalam hal apa dan jenis waktu yang dibutuhkan setiap proyek, itu adalah kesepakatan yang sudah selesai! Di masa mendatang, Anda akan dapat menetapkan dan mendelegasikan tugas kepada karyawan Anda dengan aplikasi pelacakan waktu terbaik untuk karyawan. Dengan cara ini Anda tidak akan memberikan tekanan yang tidak perlu pada mereka!

Bagaimana Sistem Pemantauan Karyawan membantu dalam manajemen beban kerja?

Direkomendasikan untuk Anda: Mengalami masalah produktivitas karyawan? Berikut adalah beberapa penyebab umum dari masalah ini.

Memprioritaskan proyek sesuai urgensinya

Dalam alokasi kerja, kurangnya prioritas adalah salah satu kesalahan utama. Namun, memiliki perangkat lunak pemantauan karyawan memecahkan masalah besar ini. Dengan perangkat lunak ini, Anda dapat dengan mudah menyelesaikan bobot setiap tugas. Yang harus Anda lakukan adalah menambah, mengedit, atau bahkan menghapus tugas di lembar waktu kerja di tempat atau pekerja jarak jauh, dan pekerjaan selesai. Anda dapat menambahkan komentar sebanyak yang Anda inginkan dan meluruskan tugas mendesak untuk hari itu. Dengan cara ini tidak ada yang bingung dan tidak ada tugas prioritas tinggi yang tertinggal. Saat Anda memiliki bantuan ini, tidak akan ada lagi kesulitan untuk mengidentifikasi dan mendistribusikan tugas ke beberapa karyawan.

Menghitung ruang lingkup setiap proyek

Bisnis cenderung memberikan jadwal waktu yang tidak tepat untuk proyek. Terkadang Anda dapat menetapkan tenggat waktu yang tidak tepat yang dapat menyebabkan ketidakseimbangan dalam mempertahankan beban kerja. Mengambil bantuan dari aplikasi pemantauan karyawan akan membantu mengidentifikasi ruang lingkup setiap proyek. Anda akan dapat menetapkan tenggat waktu, pencapaian, atau bahkan ketergantungan yang benar dengan aplikasi ini. Aspek penting lainnya dari aplikasi ini adalah Anda dapat mengeluarkan laporan terakhir dari proyek serupa dengan mudah. Ketika Anda memiliki informasi yang terperinci dan akurat, akan mudah untuk memahami berapa lama proyek akan berlangsung.

Memeriksa dengan anggota tim

Anda mungkin pernah mendengar cerita horor tentang manajer proyek jahat yang tidak memahami sistem manajemen beban kerja yang sehat. Nah, Anda tidak ingin menjadi salah satu dari mereka sekarang, bukan? Untuk alasan tersebut, sebaiknya Anda memilih perangkat lunak monitor karyawan. Anda dapat memahami gaya kerja setiap karyawan, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, dan masih banyak lagi. Terkadang, sulit bagi karyawan untuk mengelola beban (jika proyek membutuhkan banyak perhatian). Dalam situasi tersebut, Anda dapat mendelegasikan atau mengedit tugas sesuai kebutuhan. Dengan cara ini akan ada lebih banyak karyawan yang bahagia dan produktif di tim Anda.

Mencegah gangguan

Karyawan yang terganggu menghabiskan banyak jam kerja yang berharga. Ketika seorang karyawan terganggu, tidak ada kemungkinan bahwa pekerjaan yang ditugaskan kepadanya akan selesai tepat waktu. Pada akhirnya, karyawan Anda akan mencoba untuk bergegas dan menyelesaikan proyek, dan kita semua tahu apa yang terjadi kemudian! Tergesa-gesa selalu membuat sampah!

Anda mungkin telah memperhatikan karyawan Anda terlibat dalam banyak gangguan seperti media sosial, obrolan kantor, menggunakan terlalu banyak 'waktu telepon', dll.

Hal ini menyebabkan sejumlah masalah seperti -

• Tenggat Waktu Tidak Lengkap,
• Tugas Prioritas Tinggi dibiarkan terlupakan,
• Terburu-buru di penghujung hari,
• Kelelahan pikiran karyawan, dan masih banyak lagi.

Semua situasi yang disebutkan di atas bukanlah pertanda 'hebat' untuk bisnis Anda! Rata-rata, seorang karyawan membuang waktu hampir 3 jam sehari! Sekarang, bayangkan jenis pekerjaan yang seharusnya dilakukan dengan sempurna dalam 3 jam ini. Mempekerjakan pelacak waktu memecahkan masalah ini. Saat Anda membuat karyawan memasang pelacak yang bagus di sistem mereka, mereka dalam keadaan siaga tinggi. Mereka sangat memahami bahwa Anda akan mengawasi jenis pekerjaan yang dilakukan oleh mereka. Faktanya, pelacak terbaik di pasar akan memiliki banyak fitur yang memungkinkan Anda mengakses setiap detik dari jam kerja karyawan Anda yang dapat ditagih dan memberikan laporan terperinci setiap jam juga. Jadi, jika Anda menemukan kekurangan karyawan Anda di suatu tempat, melaporkannya kepada mereka akan menghindari masalah transparansi.

Ada manfaat besar lainnya untuk memasang pelacak ini. Ketika gangguan diminimalkan, Anda akan melihat bahwa anggota tim juga lebih bersemangat dan produktif. Ini terjadi karena mereka mulai bekerja pada waktu yang tepat, istirahat yang cukup, tidak terlibat dalam gosip sepele dan banyak lagi. Mendapatkan pelacak akan bagus untuk membuat hari karyawan Anda lebih produktif dan mereka tidak akan kelelahan di penghujung hari. Praktik apa pun yang membuat mereka mengawasi aktivitas lain, akan berkurang dengan efisiensi perangkat lunak bermutu tinggi ini!

Menghancurkan proyek-proyek besar

Sebagai kepala proyek, tidak ada yang tahu lebih baik dari Anda bahwa mengelola satu proyek besar itu sulit bagi satu karyawan. Ini membuat manajemen beban kerja jauh lebih sulit. Pada akhirnya, Anda akan memiliki proyek yang tidak memuaskan dengan karyawan yang pemarah! Mengelola proyek besar lebih baik dengan grup yang baik dan tepercaya. Namun, mengelolanya secara manual bukanlah lelucon. Akan ada beberapa kesalahan di sepanjang jalan seperti komunikasi, memahami pekerjaan masing-masing orang, menyelesaikannya dengan semangat tim dan banyak lagi.

Saya mendapat kesempatan untuk berbicara dengan Ella, kepala tim dari perusahaan desain dan pengembangan terkenal. Dia menghadapi hal serupa saat mencoba mengelola proyek besar dengan grup, secara manual. Berbicara kepada saya, dia berkata,

“Seluruh pengalaman adalah bencana. Berpikir bahwa grup dapat dikelola tanpa bantuan profesional, adalah keputusan yang salah atas nama saya. Semua karyawan kesal dengan saya, ada banyak perselisihan di antara mereka, dan akibatnya klien kami meminta kami untuk mengulang semuanya!”.

Nah, Anda tidak ingin melakukan kesalahan yang sama seperti Ella. Jelas bahwa tanpa arahan dan bimbingan serta transparansi yang tepat, karyawan akan berada di antara mereka sendiri saat melakukan proyek apa pun. Ini akan menyebabkan hilangnya waktu yang berharga dan juga mengerjakan proyek dengan emosi negatif di kepala.

Untuk mengatasi ini, mendapatkan bantuan dari perangkat lunak pemantauan karyawan adalah tindakan terbaik. Perangkat lunak ini mencakup banyak fitur hebat yang meningkatkan produktivitas kerja tim dan mengelola beban kerja dengan mudah. Setiap anggota tim akan mengetahui dengan jelas apa tugasnya hari itu, kapan pertemuan akan diadakan, siapa yang akan bekerja dengan siapa, dan masih banyak lagi. Menggunakan ini adalah tindakan terbaik untuk mengelola proyek besar dengan kesederhanaan.

Anda mungkin juga menyukai: Kiat untuk membuat jadwal kerja karyawan yang cocok untuk semua orang.

Mengidentifikasi jam produktif

Jujur saja, tidak mungkin anggota tim Anda memberikan produktivitas 100% dari setiap jam yang dapat ditagih. Dan tidak adil bagi Anda untuk mengharapkan hal itu dari mereka. Namun, jika Anda mengetahui jam berapa karyawan Anda paling produktif, ini akan membantu Anda memberikan tugas yang lebih penting kepada mereka selama waktu itu.

Ada banyak tugas yang menuntut dan sulit yang harus dihadapi anggota tim Anda setiap hari. Dan jika Anda memberikan tugas itu pada jam-jam paling tidak produktif, hasilnya tidak akan bagus. Mereka mungkin akhirnya tidak cukup memperhatikannya atau akan melakukan sesuatu yang jauh lebih sempurna.

Namun, para manajer yang telah menggunakan perangkat lunak pengelolaan karyawan telah mengakui bahwa setelah digunakan, mereka dapat mengelola jam terbaik karyawan mereka dengan cara terbaik. Sekarang mereka dapat memberikan pekerjaan yang paling sulit kepada mereka di jam-jam paling produktif di hari mereka untuk menyelesaikannya dengan sempurna.

Semua cara yang disebutkan di atas akan membantu Anda mencapai manajemen beban kerja yang sehat pada tahun 2022. Ingatlah bahwa mengambil bantuan dari aplikasi luar biasa ini adalah solusi satu atap untuk membuat wajah bahagia dan bisnis yang produktif tetap hidup!

 Artikel ini ditulis oleh Chris Philips dari KnowYourDay. Chris adalah blogger berpengalaman dan kreatif yang menulis tentang manfaat perangkat lunak pemantauan karyawan. Melalui pekerjaannya, sebagian besar perusahaan mengetahui tentang jenis perangkat lunak yang harus mereka instal untuk melakukan pekerjaan produktif yang lebih baik selama jam kerja yang dapat ditagih. Ikuti dia: Twitter | LinkedIn | Facebook | Instagram.