Apa itu Sistem Cloud ERP?

(Posting ini awalnya diterbitkan pada 20 April 2016. Ini telah diperbarui untuk akurasi dan kelengkapan).

Bisnis ritel yang sedang berkembang sering kali perlu meningkatkan teknologi mereka untuk mengikuti operasi. Salah satu investasi teknologi terbesar yang akan Anda lakukan adalah dalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Teknologi ini seringkali menjadi urat nadi bisnis Anda. Di sinilah Anda menangani keuangan Anda, pemrosesan pesanan, informasi produk, pelaporan, dan banyak lagi. Ini telah menjadi teknologi yang pengecer dan grosir telah beralih ke selama bertahun-tahun untuk mengelola semua aspek yang berbeda dari bisnis mereka.

Sama seperti sistem teknologi lainnya, ERP juga beralih ke layanan cloud yang memungkinkan mereka menjadi lebih terjangkau dan fleksibel. Artikel ini akan menjelaskan apa itu ERP, manfaat sistem ERP berbasis cloud, dan daftar sistem ERP teratas saat ini. Kami harap ini membantu Anda memutuskan apakah Anda siap untuk ERP dan bagaimana mengevaluasi yang terbaik untuk bisnis Anda.

Apa itu ERP?

Jika saat ini Anda tidak menggunakan ERP, pertama-tama mari kita pahami kemampuan sistem ini.

Perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) menangani sisi keuangan bisnis Anda, bersama dengan area penting lainnya seperti inventaris, pelanggan, pemasok, manajemen proyek, dan lainnya yang membantu mengelola bisnis kami. Perangkat lunak ini telah ada sejak tahun 1990-an dan mengotomatiskan sebagian besar fungsi back office. Manfaat utama adalah bahwa ERP adalah satu tempat untuk mengelola seluruh Perusahaan Anda. Perangkat lunak modular memungkinkan pengguna untuk mengintegrasikan berbagai aplikasi sehingga Anda dapat memilih kemampuan yang dibutuhkan bisnis Anda.

Pengecer dan grosir menggunakan sistem ERP sebagai "sistem dasar" untuk menjalankan bisnis mereka. Ini adalah satu-satunya tempat Anda dapat mengelola penggajian, SDM, membuat dan mengelola item yang Anda jual, menentukan harga khusus pelanggan, mengelola ketersediaan inventaris, memilih, mengemas, dan mengirimkan item, dan banyak lagi.

Mengapa Menggunakan Cloud ERP?

Saat ini, vendor ERP menyebarkan perangkat lunak di cloud versus di tempat. Di masa lalu, pedagang membeli sistem ERP di tempat dan memasangnya secara lokal di perangkat keras dan server perusahaan mereka sendiri. Dengan perangkat lunak lokal, Anda bertanggung jawab untuk menyesuaikan, memelihara, dan mengelola perangkat lunak itu sendiri. Proyek-proyek ini biasanya sangat mahal baik dalam biaya di muka maupun pemeliharaan dari waktu ke waktu. Ini sering berarti bahwa hanya pedagang Perusahaan yang bersedia mengambil investasi untuk menangani persyaratan bisnis yang rumit atau khusus.

Namun, peningkatan sistem ERP berbasis cloud memberi SMB hingga pedagang tingkat Perusahaan mengakses perangkat lunak manajemen bisnis yang penting ini, membuka kunci proses dan alat baru yang tidak tersedia sebelumnya. Perangkat lunak berbasis cloud memungkinkan pedagang untuk mengakses sistem ERP mereka melalui browser web apa pun. Penyedia ERP memberikan perangkat lunak ERP mereka sebagai layanan (SaaS), artinya Anda tidak perlu memelihara perangkat lunak apa pun di server Anda sendiri. Sebaliknya, vendor ERP memberi Anda akses ke server mereka yang mereka miliki dan kelola.

Karena itulah sistem ERP berbasis cloud memiliki banyak manfaat seperti:

Total Biaya Kepemilikan

Cloud ERP biasanya memiliki total biaya kepemilikan yang lebih rendah daripada opsi di lokasi. Karena Anda melisensikan akses ke perangkat lunak, Anda dapat menghindari biaya mahal di muka untuk membeli perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan instans ERP Anda. Untuk sistem berbasis cloud, Anda hanya perlu akses internet untuk bekerja di sistem ERP Anda. Dalam jangka panjang, Anda juga tidak perlu melatih dan memelihara tim TI yang bertanggung jawab atas perangkat lunak tersebut.

Sebaliknya, pedagang membayar biaya bulanan untuk terus menggunakan dan mengakses perangkat lunak. Sebagian besar pedagang juga bekerja dengan konsultan ERP atau penyedia layanan untuk membantu mengatur dan memelihara sistem mereka dari waktu ke waktu.

Terakhir, penting untuk memperhatikan skalabilitas server cloud. Pedagang dapat menghemat biaya dari waktu ke waktu dengan dapat menambah dan mengurangi ruang server, berdasarkan permintaan. Misalnya, Anda dapat menambah ruang server untuk liburan, lalu menurunkannya kembali saat Anda tidak membutuhkannya lagi. Hal ini memungkinkan Anda untuk membayar hanya untuk apa yang Anda butuhkan.

Pemeliharaan

Untuk sebagian besar bisnis yang sedang berkembang, daya tarik perangkat lunak berbasis cloud adalah Anda tidak perlu menjadi ahli di dalamnya. Anda tidak secara pribadi memerlukan tim TI untuk memelihara infrastruktur perangkat lunak dan terus-menerus memperhatikan masalah kinerja untuk diperbaiki.

Sebaliknya, penyedia ERP atau pelaksana Anda bertanggung jawab untuk memantau data Anda. Untuk bisnis yang sedang berkembang, ini bisa berarti perbedaan besar dalam biaya, sumber daya, dan ketenangan pikiran.

Akses 24X7

Tidak seperti di tempat, pedagang dapat mengakses sistem ERP berbasis cloud di mana saja kapan saja, selama ada koneksi internet. Hal ini memungkinkan ERP Anda berada di mana pun Anda berada. Anda dapat menerima pesanan, memeriksa inventaris, dan banyak lagi saat Anda berada di lapangan atau di lantai gudang.

Pembaruan perangkat lunak

Keuntungan penting lainnya dari sistem ERP berbasis cloud adalah seberapa cepat mereka dapat melakukan pembaruan perangkat lunak atau perbaikan bug. Ini biasanya sering dilakukan dan otomatis, tanpa mempengaruhi bisnis Anda.

Pembaruan di tempat dapat mengharuskan mematikan sistem Anda sepenuhnya atau mengimplementasikan ulang perangkat lunak. Mereka bisa sangat merepotkan sehingga pedagang memilih untuk tidak meningkatkan dan mempertaruhkan masalah kinerja dengan perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman.

Integrasi sistem

Sementara ERP menangani banyak aspek berbeda dari bisnis Anda, itu tidak menangani semuanya. Di atas ERP, pedagang mungkin menggunakan platform eCommerce, sistem POS di dalam toko, 3PL, CRM atau PIM untuk menangani pemenuhan. Sama seperti Anda ingin modul Anda terintegrasi dalam ERP Anda, Anda juga ingin sistem ini terintegrasi ke ERP Anda.

Integrasi ERP ke sistem bisnis Anda yang lain memungkinkan transfer data penting secara otomatis di antara mereka. Jika tidak, Anda akan terjebak memasukkan data secara manual dari satu sistem ke sistem berikutnya, seperti menerima pesanan online dan memasukkannya ke dalam ERP Anda untuk pemrosesan pesanan.

Sistem berbasis cloud dengan API (Application Program Interfaces) yang kuat seringkali merupakan proyek integrasi yang lebih mudah dan lebih dapat diprediksi. Anda lebih mungkin menemukan penyedia integrasi seperti nChannel yang menawarkan solusi pra-bangun dan dapat dikonfigurasi untuk sistem eCommerce, ERP, POS, dan 3PL berbasis cloud yang populer.

Meskipun mungkin untuk mengintegrasikan perangkat lunak di tempat, proyek seringkali lebih memakan waktu dan mahal untuk memperhitungkan penyesuaian. Dalam kebanyakan kasus, sistem Anda perlu disatukan secara langsung, yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Baca lebih lanjut tentang pendekatan integrasi sistem yang berbeda.

Sistem ERP Cloud Teratas

Banyak pedagang UKM dan Perusahaan beralih ke sistem ERP berbasis cloud. Tantangannya sekarang adalah mengevaluasi dan memilih opsi terbaik untuk bisnis Anda di antara bidang yang ramai. Bersiaplah untuk melakukan due diligence dan penelitian. Menyebarkan ERP adalah investasi dan Anda ingin membuat pilihan terbaik untuk pertama kalinya.

Saat Anda mengevaluasi ERP berbasis cloud yang berbeda, pertimbangkan hal berikut:

• Biaya – Untuk apa Anda memiliki anggaran? Apa yang bersedia Anda keluarkan untuk pengembalian investasi?
• Implementasi – Apa saja pilihan Anda untuk implementasi? Apakah Anda perlu bekerja dengan pihak ketiga? Berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek?
• Dukungan – Siapa yang dapat Anda hubungi saat terjadi kerusakan? Kapan Anda bisa menelepon mereka?
• Fungsionalitas – Apa kemampuan Anda yang harus dimiliki dan bagus untuk dimiliki?
• Skalabilitas – Bagaimana ERP ini akan berkembang dengan bisnis Anda dari waktu ke waktu? Apakah Anda akan dengan cepat mengatasi perangkat lunak?
• Antarmuka Pengguna – Seberapa mudah bagi karyawan Anda untuk menggunakannya? Apakah ruang kerja intuitif?

Untuk memulai penelitian Anda, berikut adalah beberapa sistem ERP berbasis cloud populer yang digunakan pengecer dan grosir saat ini:

• Oracle NetSuite – Ketika Anda memikirkan sistem ERP berbasis cloud, nama ini muncul lebih dulu. NetSuite dikenal dengan berbagai fitur dan modulnya.
• Acumatica – Dikenal dengan navigasi dan model penetapan harga yang fleksibel (penetapan harga berbasis non-pengguna).
• Microsoft Dynamics 365 – ERP berbasis cloud baru Microsoft yang terintegrasi erat dengan aplikasi cloud Microsoft lainnya
• ParagonERP oleh Jonar – ERP berbasis cloud yang lebih baru di blok dengan antarmuka pengguna yang apik dan set fitur yang kuat.
• Odoo – ERP dan CRM open-source untuk menangani berbagai bagian bisnis Anda
• Brightpearl – Sistem manajemen pesanan yang lebih kuat dan cocok untuk UKM yang sedang berkembang.

Punya ERP berbasis cloud favorit atau pengalaman dengan salah satu di atas? Beri tahu kami di komentar di bawah!