Apa itu Pesanan Pembelian? – Sepenuhnya Memahami Untuk Menangani Satu

Pesanan pembelian sangat penting untuk semua aktivitas bisnis. Namun, "Apa itu pesanan pembelian" dan "Bagaimana bisnis dapat menanganinya secara efektif" masih merupakan pertanyaan rumit bagi banyak pemilik bisnis baru atau mereka yang ingin memulai bisnis. Jangan khawatir. Artikel ini akan menjawab semua pertanyaan Anda tentang pesanan pembelian.

Apa itu Pesanan Pembelian?

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang dibuat oleh pembeli dan diserahkan kepada penjual.

PO membantu bisnis melacak pembelian mereka – kuantitas, biaya, waktu pembayaran, karena semuanya akan tercantum pada faktur dan slip pengepakan. Mereka juga penting untuk memantau tingkat inventaris karena mereka mengikuti jumlah item dan waktu pengiriman. Ini menjadikannya bagian penting dari catatan dan meminimalkan risiko kesalahan pemasok.

PO juga bermanfaat bagi pemasok. Mereka harus memiliki waktu untuk menyiapkan produk dan menerima pembayaran yang tepat waktu dan akurat karena nomor pesanan pembelian sesuai dengan faktur dan slip pengepakan.

Bagaimana Cara Kerja Pesanan Pembelian?

1. Pembeli membuat daftar permintaan pembelian

Pertama, manajemen memberi tahu departemen pembelian perusahaan Anda bahwa pesanan harus dibuat. Perusahaan mengirimkan dokumen ini ke departemen pembelian untuk melacak barang yang dipesan.

2. Pembeli membuat pesanan

Pesanan dibuat ketika barang yang akan dibeli disepakati. PO mencantumkan tanggal pemesanan, informasi pengiriman FOB, ketentuan diskon, nama pembeli dan penjual, deskripsi barang yang dibeli, nomor barang, harga, jumlah, dan nomor PO.

3. Penjual menerima (atau menolak) pesanan

Pembeli mengirimkan pesanan ke pemasok, yang memutuskan apakah mereka dapat dan ingin memenuhi pesanan. Ini menjadi kontrak yang mengikat secara hukum bagi kedua belah pihak setelah pesanan diterima.

4. Pembeli mencatat pembelian

Pembeli membayar harga yang disepakati (atau tanggal yang disepakati yang ditentukan pada pesanan)—pemasok mengirimkan pesanan pembelian dengan faktur. Departemen keuangan pembeli kemudian membandingkan faktur ini dengan pesanan pembelian untuk memastikan bahwa kedua dokumen tersebut konsisten.

Pemasok akan mengirimkan produk pada tanggal yang ditentukan, dan pembeli akan membayarnya. Kedua belah pihak harus memenuhi PO yang sesuai.

Jenis pesanan pembelian

1. Pesanan pembelian standar (pesanan pembelian sekali pakai) – Perjanjian pesanan ini tetap berlaku sampai pembeli menerima semua barang.

Ini digunakan untuk koleksi tidak teratur, langka, atau sekali pakai. Ini berisi spesifikasi pembelian lengkap yang merinci harga, jumlah, pembayaran, dan waktu pengiriman.

2. Pesanan pembelian yang direncanakan (Pra-pesanan) – mirip dengan yang di atas, tetapi ini biasanya merupakan perjanjian jangka panjang yang tidak menyertakan tanggal pengiriman yang memungkinkan pembeli untuk memprediksi permintaan di masa mendatang

Semua informasi yang diperlukan harus disajikan dalam urutan yang direncanakan, misalnya rincian barang dan jasa serta biayanya. Sebuah rilis akan dikeluarkan untuk mengkonfirmasi jadwal pengiriman ketika informasi pengiriman diatur untuk item tertentu.

3. Blanket purchase order – Perusahaan yang lebih besar dapat menggunakan blanket order untuk melacak semua item yang dipesan untuk departemen atau proyek tertentu. Sebuah pesanan selimut mungkin atau mungkin tidak berisi harga.

Pesanan pembelian ini biasanya digunakan untuk berulang kali membeli barang tertentu dari pemasok, seperti B. bahan utama dan bahan habis pakai.

4. Kontrak pesanan pembelian

Pesanan pembelian kontrak digunakan untuk membuat perjanjian dan persyaratan pengiriman antara pembeli dan penjual sebagai dasar untuk hubungan bisnis yang berkelanjutan. Untuk memesan produk, pembeli dapat merujuk ke pesanan kontrak dalam hal pembelian standar.

Manfaat Pesanan Pembelian

1. Menghindari pesanan duplikat

Ketika sebuah perusahaan memperluas bisnisnya, pesanan pembelian dapat membantu melacak apa yang dipesan dan siapa yang memesannya. Bahkan jika pembeli telah memesan produk serupa, mungkin sulit untuk memeriksa fakturnya. Pesanan digunakan sebagai cek untuk faktur yang harus dibayar.

2. Melacak pesanan yang masuk

Ini mungkin tampak jelas, tetapi sistem pemesanan yang terorganisir dengan baik menyederhanakan manajemen inventaris dan pengiriman dengan memudahkan untuk melihat produk apa yang masuk kapan saja.

3. Mereka memastikan komunikasi yang jelas

Pada intinya, pesanan mengomunikasikan semua detail pembelian. Anda dapat menghindari potensi konflik atau kebingungan di masa mendatang dengan mengklarifikasi, menjelaskan, dan mendokumentasikan setiap segmen.

4. Berfungsi sebagai dokumen hukum

Jika ada perselisihan atas pesanan atau harga yang disepakati dalam transaksi di masa mendatang, pesanan akan berfungsi sebagai dokumen hukum yang dapat ditegakkan. Yang terpenting, mereka melindungi kedua belah pihak.

Kekurangan Pesanan Pembelian

1. Lebih banyak dokumen

PO membuat dokumen tambahan, yang dapat mengganggu untuk pembelian yang lebih kecil dan memakan waktu untuk tim yang lebih kecil.

2. Mungkin diganti dengan mudah

Meskipun mereka tidak bertindak sebagai kontrak hukum antara vendor dan pemasok, kartu kredit dapat menggantikan PO untuk membantu mencatat pembelian.

Apa Isi Pesanan Pembelian?

1. Nomor pesanan pembelian – Memungkinkan pihak untuk mencocokkan permintaan dengan pengiriman dan faktur
2. Detail pembeli – sertakan nama bisnis dan detail kontak
3. Detail pengiriman – alamat pengiriman, metode pengiriman, tanggal, dan waktu pengiriman
4. Detail pemasok – informasi pemasok, dengan rincian kontak yang sesuai dari seseorang dalam bisnis pemasok yang bertanggung jawab
5. Ketentuan yang relevan – termasuk ketentuan pembayaran dan kata lain, misalnya, pengaturan pengiriman.
6. Daftar barang – termasuk nomor kategori, jumlah, harga, dan total.
7. Deskripsi barang dan jasa – tambahkan konteks ke daftar barang

Bagaimana Menangani Pesanan Pembelian Secara Efektif Di Toko E-commerce?

1. Melacak pesanan

Seorang pemilik toko harus berurusan dengan informasi pesanan yang melimpah setiap bulannya. Spesifikasi nomor pesanan yang ditargetkan membantu melacak dan memeriksa statusnya dengan cepat.

Pengusaha dapat menggunakan kode untuk menemukan pesanan tertentu dan memeriksa detailnya dengan cepat.

2. Izinkan pesanan massal

Toko e-commerce memungkinkan pelanggan untuk memesan dalam jumlah besar. Ini akan membantu pelanggan, terutama toko B2B, membeli sejumlah produk dalam satu pesanan, mengurangi jumlah pesanan yang harus dikelola oleh toko online.

3. Gunakan kode batang dan pemberitahuan pengiriman lanjutan

Untuk semua kiriman yang masuk, pembeli dapat memberikan notifikasi pengiriman dengan label barcode untuk setiap produk. Ini membantu penjual secara instan mengidentifikasi produk pesanan mana yang tiba di titik penerima dengan memindai kode batang.

Menggunakan barcode membantu mengontrol sistem inventaris secara efisien, karena pemilik toko dapat mengidentifikasi setiap item dan mencocokkannya dengan pesanan yang valid.

4. Tetapkan nomor faktur berdasarkan nomor pesanan

Sangat penting untuk secara otomatis mengirimkan salinan pesanan, informasi pengiriman, dan faktur kepada pelanggan setelah menyelesaikan belanja mereka di toko Anda.

Untuk mengelola pesanan dan faktur dengan mudah, pemilik toko perlu menyusun informasi seperti nomor faktur berdasarkan nomor pesanan. Ini membuat sistem mudah dikelola ketika pelanggan membayar tagihan mereka.

Kesimpulan

Segala sesuatu yang berhubungan dengan pertanyaan “Apa itu pesanan pembelian” telah dijelaskan. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang berencana memulai bisnis.

Dan untuk pemilik toko, ingatlah bahwa dengan pertumbuhan e-commerce saat ini, peningkatan pesanan online tidak bisa dihindari. Anda harus proaktif dalam mengelola pesanan secara efektif karena hal ini secara langsung mempengaruhi hasil bisnis mereka.