Apa itu Email Terpental? Dan Bagaimana Pengirim Dapat Membatasi Mereka?

Saat Anda mengirim email dan dikembalikan dengan bouncing lembut atau keras (lebih lanjut tentang itu nanti), Anda perlu mengambil langkah segera untuk memastikan keterkiriman email Anda tidak terganggu. Meskipun beberapa dari email ini tidak akan menurunkan performa Anda terlalu jauh, email tersebut masih dapat menimbulkan kerusakan permanen pada merek Anda jika Anda tidak mendiagnosis masalahnya.

Untuk meningkatkan keterkiriman Anda dan memastikan setiap email yang Anda kirim mendarat dengan aman di kotak masuk, mari kita jelajahi apa yang menyebabkan email terpental—dan langkah-langkah yang dapat Anda ambil segera untuk mengurangi tingkat terpental email Anda.

Apa itu email terpental?

Email "terpental" berarti pesan Anda tidak dapat dikirim ke penerima yang dituju. Anda akan menerima pemberitahuan bahwa email Anda terpental segera setelah mengirimnya, dan Anda harus segera menilai apakah ini masalah yang bertahan lama atau sesuatu yang dapat diperbaiki dengan mudah.

Ada dua jenis khusus: pantulan keras dan pantulan lunak.

Pantulan keras

Email hard bounce menunjukkan masalah permanen, artinya alamat yang Anda coba kirim tidak ada atau Anda tidak dapat mengirim email ke sana (yang merupakan tanda masalah yang jauh lebih besar).

Jika Anda menerima hard bounce setelah mengirim email, hapus alamat tersebut dari jangkauan Anda. Jika Anda terus mengirim email ke alamat ini, Anda akan melemahkan keterkiriman email secara keseluruhan dan reputasi pengirim.

Pantulan lembut

Namun, email terpental lembut adalah masalah sementara yang dapat diperbaiki. Ini berarti alamat email penerima yang dituju ada, tetapi ada masalah dengan kotak surat mereka atau pesan Anda yang perlu diperbaiki sebelum email terkirim sepenuhnya.

Apa yang menyebabkan email terpental?

Dalam beberapa kasus, notifikasi pantulan email Anda akan memberi tahu Anda secara spesifik mengapa pesan tidak terkirim. Jika tidak, Anda harus mendiagnosis masalahnya sendiri.

Pantulan keras dapat terjadi jika:

• Alamat penerima Anda salah eja
• Domain penerima tidak ada
• Pesan Anda diblokir oleh server penerima

Jika Anda tidak melihat kesalahan ketik pada alamat penerima dan yakin bahwa domain tersebut ada, itu mungkin email yang terpental halus.

Soft bounce dapat terjadi jika:

• Server email penerima sedang down atau kelebihan beban
• Anda mengirim email atau ukuran file yang terlalu besar
• Kotak surat penerima penuh

Pantulan lembut dapat teratasi dengan sendirinya karena pesan terus berusaha terkirim dengan sendirinya. Jika tidak, Anda perlu mengurangi ukuran file email untuk mengatasi soft bounce.

Apakah pantulan email berdampak pada keterkiriman?

Jumlah pantulan email yang Anda terima pada akhirnya merusak reputasi pengirim Anda. Jika dibiarkan, mereka akan menyebabkan lebih banyak pesan Anda mendarat di spam atau diblokir seluruhnya.

Kecuali jika Anda secara konsisten mengirim pesan dengan ukuran file besar, email soft bounce tidak perlu dikhawatirkan. Email yang terpental keras, bagaimanapun, memerlukan tindakan segera karena dapat merusak reputasi dan pengiriman pengirim Anda jika dibiarkan tidak tertangani.

Bagaimana cara menghitung rasio pentalan Anda?

Anda dapat menghitung rasio pentalan email dengan membagi jumlah email terpental yang diterima dengan jumlah total email yang dikirim, lalu mengalikan angka tersebut dengan 100. Ini akan memberi Anda persentase rasio pentalan.

Misalnya, jika Anda mengirim 300 email dan 15 terpental, maka Anda memiliki rasio pentalan 5 persen (dihitung dengan (15/300) x 100).

Sebagian besar alat pemasaran email dan keterkiriman email akan secara otomatis menghitung rasio pentalan Anda saat Anda terlibat dalam penjangkauan dan melacak rasio pentalan Anda dari waktu ke waktu. Ini sangat membantu untuk dengan cepat mengidentifikasi masalah potensial dengan strategi Anda.

Kiat untuk membantu Anda mengurangi rasio pantulan email

Apa yang dapat Anda lakukan untuk menurunkan tingkat bouncing email Anda? Untungnya, cukup mudah untuk menangkap email sebelum terpental (atau memperbaikinya jika terjadi) dengan mengikuti tips berikut:

1. Otentikasi email Anda

Langkah pertama untuk meningkatkan keterkiriman email Anda adalah mengautentikasi email Anda. Ada tiga standar autentikasi email khusus yang perlu Anda terapkan:

• Kerangka Kebijakan Pengirim (SPF)
• DomainKeys Identified Mail (DKIM)
• Otentikasi Pesan Berbasis Domain, Pelaporan & Kesesuaian (DMARC)

Bersama-sama, masing-masing akan meningkatkan keamanan email Anda dan membatasi kemungkinan email Anda digunakan dalam serangan phishing dan spoofing.

2. Verifikasi domain email Anda

Sebelum Anda mengirim kampanye pemasaran email, Anda harus memverifikasi bahwa domain email penerima Anda ada. Ada banyak kesalahan umum yang dilakukan tim, seperti salah mengartikan alamat .ai dengan alamat .com, atau menggunakan singkatan perusahaan ketika domain emailnya adalah nama lengkapnya.

Pertimbangkan untuk menerapkan alat untuk memverifikasi apakah ada domain email sebelum Anda mengirim email. Atau, tinjau daftar jangkauan Anda secara manual dan buat dokumen yang mengidentifikasi domain yang biasanya digunakan secara tidak benar, seperti @dell.com vs @dellinc.com vs @delltechnologies.com.

3. Hindari mengirim email seperti spam

Jika email Anda terdengar seperti spam, penerima Anda akan menandainya seperti itu. Gunakan bahasa yang jelas dan dapat diterima untuk audiens Anda. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu menjual, dan cobalah untuk tidak mengandalkan pemicu spam umum seperti "gratis" atau "bertindak sekarang!"

4. Lacak keterkiriman email Anda

Keterkiriman Anda adalah sinyal utama kesehatan program email Anda.

Jika Anda memiliki pengiriman email yang buruk dan gagal memperbaiki praktik Anda, Anda dapat diblokir dari pengiriman pesan sepenuhnya dan perlu membangun kembali infrastruktur Anda sepenuhnya — yang tidak ingin dilakukan oleh siapa pun.

Pantau keterkiriman email Anda, dan jika rasio pentalan Anda mulai meningkat secara signifikan, hentikan penjangkauan apa pun hingga Anda memahami masalahnya.

5. Konsisten dengan aktivitas email Anda

Pelanggan Anda mendaftar untuk menerima email Anda karena mereka ingin mendengar kabar dari Anda. Konsisten dengan penjangkauan Anda (tetapi tidak terlalu agresif) sehingga pembeli mengingat merek Anda dan mengapa mereka berbelanja dengan Anda.

Jika Anda hanya mengirim email selama musim belanja puncak, pelanggan Anda mungkin telah melupakan merek Anda selama musim sepi. Jadi, saat Anda mencoba mengirimnya lagi, pesan Anda akan tampak tidak diminta—menyebabkan mereka berhenti berlangganan atau menandai Anda sebagai spam.

6. Pastikan daftar email Anda berbasis izin

Untuk mengurangi berhenti berlangganan dan keluhan spam, penting untuk memastikan semua orang di daftar penjangkauan Anda telah menyatakan izin eksplisit untuk menerima email Anda.

Cara terbaik untuk memastikan persetujuan adalah dengan konfirmasi keikutsertaan ganda. Ini adalah saat pelanggan baru menerima email yang meminta mereka untuk mengonfirmasi langganan mereka sebelum melanjutkan untuk menerima email dari merek Anda.

7. Jaga kebersihan daftar email dengan baik

Meningkatkan kebersihan daftar email adalah cara terbaik untuk meningkatkan keterkiriman dan menghentikan email agar tidak terpental. Untuk meningkatkan kebersihan daftar, gosok data CRM Anda secara teratur untuk memastikan entri akurat dan tidak ada catatan duplikat. Jika Anda menerima email hard bounce, segera hapus dari daftar Anda. Kebersihan daftar yang baik juga akan membantu Anda menghindari pengiriman pesan ke perangkap spam.

Ucapkan selamat tinggal pada email yang terpental

Email yang terpental dapat berdampak serius pada keterkiriman Anda. Pastikan untuk mengikuti tip berikut untuk mencegahnya, meningkatkan keterkiriman Anda, dan melindungi keuntungan Anda.

Ingin tahu bagaimana lagi Anda dapat meningkatkan keterkiriman Anda? Lihat panduan kebersihan daftar kami untuk menemukan penyebab umum dari kebersihan daftar yang buruk, bagaimana hal itu membunuh kinerja email Anda, dan praktik terbaik untuk membantu Anda menjadi pengirim terbaik di kelasnya.