Apa itu Rapat Agile & Bagaimana Mengelolanya

Di tempat kerja, kami terlibat dalam berbagai proyek dan bekerja dengan rekan-rekan kami sebagai sebuah tim, untuk jangka waktu tertentu. Umumnya, sebuah proyek dibagi menjadi beberapa sub-tugas dan setiap sub-tugas dialokasikan untuk seseorang oleh pemimpin tim. Ini memastikan kemajuan proyek jelas, lancar, dan efektif. Tetapi proses ini saja tidak menjamin keberhasilan suatu proyek. Untuk memastikan kualitas, pengiriman tepat waktu, dan akhirnya sukses, Anda perlu mengadakan pertemuan secara berkala. Dengan melakukan pertemuan, Anda dapat mengetahui bagaimana status proyek secara keseluruhan, status setiap sub-tugas, kesulitan yang dihadapi oleh anggota tim, ide-ide baru / pendekatan alternatif untuk proyek tersebut, dll. Anda juga harus memastikan bahwa rapat Anda berjalan lancar. fokus dan tidak berubah menjadi sesi mengobrol. Jadi, bagaimana mengatur pertemuan yang produktif seperti itu? Tentu saja, ada berbagai cara untuk melakukan rapat. Salah satu pertemuan tersebut adalah kerangka kerja tangkas yang membantu meningkatkan produktivitas tim. Mari kita lihat ini dengan cepat:

Apa itu Rapat Agile?

Pertemuan Agile awalnya dibentuk sebagai bagian dari pengembangan perangkat lunak. Namun belakangan ini, pertemuan ini telah menjadi bagian dari manajemen proyek di semua bisnis. Jadi, apa itu pertemuan tangkas?

Rapat tangkas dilakukan dengan mempertimbangkan seperangkat prinsip yang dituangkan dalam bentuk manifesto. Umumnya, tangkas melibatkan bekerja dalam sprint waktu yang lebih singkat, memberikan pembaruan, merencanakan tugas, mendiskusikan umpan balik dari klien, dan berbagi informasi penting lainnya mengenai proyek. Jadi, ini semua tentang pengembangan berulang, daripada menangani proyek dalam satu ayunan.

Siapa yang mengambil bagian dalam pertemuan:

Umumnya, ketika Anda mengatur pertemuan, pertama-tama Anda akan mempersempit orang-orang yang akan menjadi bagian dari pertemuan tersebut. Demikian pula, untuk rapat tangkas, kami memiliki daftar peserta yang dapat menjadi bagian dari rapat ini:

1. Pemilik Produk:

Bagian integral dari tim adalah Pemilik Produk, karena mereka memastikan bahwa ruang lingkup, biaya, dan tenggat waktu terpenuhi. Merupakan tanggung jawab pemilik produk untuk memaksimalkan nilai produk dengan mewakili pemangku kepentingan, memprioritaskan backlog, memberdayakan tim, dan memelihara proses Agile dan Scrum.

Pemilik produk bertanggung jawab untuk

• Mengelola pemangku kepentingan dan mendorong nilai.
• Mengelola komunikasi yang efektif antara tim pengembangan dan pemangku kepentingan
• Memberikan visi produk kepada tim pengembangan
• Menyelesaikan konflik dan mengelola situasi atau eskalasi dengan pemangku kepentingan atau anggota tim pengembangan
• Prioritas item backlog
• Mendidik tim pengembangan tentang nilai, prinsip, dan proses Scrum
• Mendidik pemangku kepentingan tentang manfaat Scrum

Pemilik produk yang juga dikenal sebagai Manajer Produk adalah orang yang mendapatkan pembaruan kemajuan dari tim, memberikan saran tentang cara untuk melanjutkan proyek, dan berkolaborasi dengan tim untuk menyelesaikan proyek secara efektif dengan kualitas.

2. Manajer Proyek:

Manajer proyek termotivasi, terorganisir, dan berorientasi pada tujuan. Dia memahami kesamaan proyek, serta peran strategisnya dalam bagaimana organisasi berhasil, belajar, dan berubah. Ini adalah tugas manajer proyek untuk memulai, merencanakan, merancang, dan mengelola proyek dari awal hingga akhir.

Tugas Manajer Proyek antara lain sebagai berikut:

• Merencanakan, mengatur, dan menyelesaikan proyek
• Laporan keuangan
• Membuat piagam proyek
• Manajemen sumber daya
• Manajemen risiko
• Manajemen Perubahan
• Penjadwalan
• Estimasi biaya dan pengembangan anggaran
• Kontrol kualitas dokumentasi
• Memantau indikator kinerja utama
• Manajemen vendor
• Mengelola laporan dan dokumen penting lainnya

3. Tim pengembangan:

Tim pengembangan mencakup anggota yang mengembangkan produk atau menyediakan layanan di perusahaan. Hal yang terkenal adalah bahwa tim pengembangan di perusahaan perangkat lunak adalah yang mengembangkan aplikasi/alat perangkat lunak. Tim ini memberikan wawasan berharga saat terlibat dalam rapat. Mereka juga tim yang benar-benar membawa proyek ke depan. Jadi, semua anggota tim ini harus ambil bagian dalam pertemuan itu.

4. Scrum Master:

Master Scrum adalah pemimpin rapat yang memastikan bahwa semua anggota tim dalam rapat mengikuti praktik metodologi Scrum. Mereka juga membantu tim untuk tetap fokus pada topik rapat, menjawab pertanyaan mereka, dan menawarkan panduan terkait proses Scrum.

5. Orang yang Diinvestasikan:

Mereka adalah orang-orang yang berkepentingan dengan kemajuan proyek tetapi tidak terlibat secara langsung. Ini termasuk profesional seperti manajer yang melihat seberapa efisien dan efektif tim bekerja, investor/klien yang menginvestasikan uang ke dalam proyek atau perusahaan, dll. Terkadang, mungkin ada karyawan yang tertarik untuk menghadiri pertemuan Agile meskipun mereka bukan bagian dari tim pengembangan. Ini karena mereka tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang perusahaan mereka dan menemukan metode baru untuk menyelesaikan tugas.

Jenis pertemuan Agile:

Ada empat jenis utama pertemuan tangkas yang tercantum di bawah ini:

1. Perencanaan sprint:

Perencanaan sprint umumnya dilakukan pada awal sprint. Dalam pertemuan ini, pemimpin proyek memprioritaskan tugas yang akan difokuskan oleh tim dan diselesaikan dalam sprint. Tim kemudian merencanakan durasi untuk setiap tugas, menetapkan tujuan dari setiap tugas, dan cara untuk mencapai tujuan. Karena diskusi-diskusi ini, perencanaan sprint berlangsung lebih lama yang mungkin hampir empat jam.

2. Stand-up harian:

Pertemuan yang paling sering dan juga terpendek dalam kerangka agile adalah pertemuan stand-up harian. Dalam stand-up harian, rincian yang berkaitan dengan proyek seperti tugas yang diselesaikan kemarin, tugas yang direncanakan untuk hari ini, kesulitan yang dihadapi oleh anggota tim untuk menyelesaikan tugas, dll dibahas dengan masing-masing anggota tim. Ini juga memberikan kemajuan terkini dari proyek untuk sprint. Melakukan stand-up harian juga dapat menghindari masalah dan meningkatkan produktivitas durasi sprint. Stand-up harian dapat berlangsung lebih singkat sekitar 15-20 menit.

3. Tinjauan sprint:

Pertemuan ini dilakukan untuk meninjau dan memamerkan pencapaian semua anggota tim. Pada saat review, setiap anggota tim dapat menunjukkan tugas yang telah mereka selesaikan selama sprint. Ini juga merupakan kesempatan untuk memberikan umpan balik. Pemimpin rapat juga dapat mengundang pihak yang berkepentingan dan pemilik produk untuk melakukan tinjauan sprint sehingga mereka dapat mendiskusikan bagaimana tugas yang diselesaikan tim sesuai dengan pedoman proyek. Review sprint umumnya dilakukan pada akhir setiap sprint atau setelah mencapai milestone proyek. Ulasan sprint bisa formal atau kasual berdasarkan preferensi tim. Umumnya, ulasan ini sering berlangsung antara satu hingga dua jam.

4. Sprint retrospektif:

Sprint retrospective dilakukan agar tim yang terlibat dalam sprint mendapat kesempatan untuk membahasnya secara detail. Tim mendiskusikan hal-hal yang berhasil selama sprint dan area apa yang mungkin mendapat manfaat dari perbaikan. Ini memberikan ide bagi tim untuk menentukan bagaimana melakukan sprint di masa depan yang dapat meningkatkan produktivitas dan mencegah masalah. Terkadang, bahkan pihak yang berkepentingan dan pemilik produk juga dapat memberikan pendapat dalam pertemuan ini seperti cara yang dapat diikuti oleh tim untuk meningkatkan alur kerja dan proses lainnya. Sprint retrospective biasanya terjadi di akhir sprint dan dapat berlangsung selama satu setengah jam.

Cara mengelola rapat Agile:

Mengelola rapat secara efektif adalah tugas yang cukup menantang. Rapat yang terlalu gesit itu perlu dikelola secara efektif. Jadi, bagaimana melakukannya? Bukan hanya rapat yang gesit, tips di bawah ini akan cocok untuk mengelola rapat apa pun:

(i) Memperbaiki dan memfokuskan topik:

Setiap kali Anda mengadakan rapat, pertama-tama, fokuslah pada beberapa topik tertentu. Ini menghemat waktu untuk semua anggota yang mengambil bagian dalam rapat dan juga membantu tim untuk berkonsentrasi pada hal-hal penting. Jadi, usahakan untuk menghindari diskusi/topik yang melenceng dari fokus topik rapat.

(ii) Memberikan umpan balik:

Pastikan untuk sering meninjau tugas yang diselesaikan dan memberikan umpan balik positif untuk memotivasi anggota tim. Juga, jika ada kebutuhan untuk perbaikan, umpan balik yang membangun juga dapat diberikan. Hal ini dapat membuat anggota tim meningkatkan lebih lanjut. Melakukan hal ini sering dapat membangun hubungan kerja yang kuat.

(iii) Perbaiki tujuan:

Sangat penting untuk mengembangkan tujuan untuk setiap pertemuan. Hal ini pada gilirannya dapat membantu Anda dalam menentukan topik yang akan difokuskan dalam rapat. Berdasarkan tujuan dan topik, Anda dapat menyiapkan pertanyaan, meninjau tugas, dll. dalam rapat.

(iv) Pinjamkan telinga:

Mendengarkan adalah bagian penting dari komunikasi. Terutama dalam rapat, pendengaran Anda penting. Jadi, dengan sabar mendengarkan apa yang dikatakan setiap anggota tim. Demikian pula, begitu Anda mengajukan pertanyaan, tunggu tanggapan dari anggota tim dan kemudian bicaralah. Ini dapat membantu Anda dalam memahami kesulitan anggota tim saat menangani proyek, pemikiran mereka, memperbaiki masalah, peningkatan lebih lanjut, dll.

Meskipun ada banyak cara untuk melakukan rapat tangkas, kami telah memberikan gambaran singkat tentang rapat tangkas dan cara melakukan rapat, serta mengelolanya secara efektif dan mudah.