8 Cara Memakukan Kolaborasi Media Sosial Dalam Tim Pemasaran Anda

Kolaborasi media sosial dengan tim pemasaran Anda seperti menjalankan prasekolah. Anda ingin menjaga kedamaian, tetapi Anda terus-menerus ditarik ke arah yang berbeda.

Jika Anda tidak berhati-hati, ini dapat dengan cepat menjadi gratis untuk semua, dengan semua orang bekerja secara mandiri dan memposting apa pun yang mereka inginkan. Ini dapat menyebabkan ketidakkonsistenan dan kebingungan bagi audiens Anda.

Munculnya pekerjaan jarak jauh telah membuat situasinya semakin menantang. Banyak penelitian menunjukkan fakta ini, terutama di bidang pekerja komunikasi, yang interaksinya menjadi lebih statis dan tertutup.

Masalahnya banyak karyawan yang mengeluhkan sulitnya berbagi informasi dalam konteks ini.

Jadi apa yang kamu lakukan?

Kunci keberhasilan kolaborasi media sosial adalah memusatkan proses persetujuan.

Kami akan mengajari Anda delapan langkah menuju sukses di bawah ini.

Tapi pertama-tama…

Apa itu Kolaborasi Media Sosial?

Kolaborasi media sosial, sederhananya, bekerja sama di media sosial . Dengan siapa Anda bekerja menentukan jenis kolaborasi media sosial yang Anda miliki; ini termasuk:

• Eksternal: Dalam hal ini, Anda bekerja dengan merek lain, berbagi pemirsa, dan merencanakan strategi bersama untuk menarik pasar yang lebih besar. Oleh karena itu, kolaborasi media sosial eksternal mendefinisikan taktik pemasaran media sosial.
• Internal: Dalam hal ini, kami mengacu pada kerja sama di tingkat tim atau perusahaan untuk proyek media sosial Anda. Kolaborasi media sosial internal mengacu pada subkategori interaksi tim pemasaran yang dapat mencakup apa saja mulai dari mengembangkan strategi bersama hingga membuat dan mengatur konten.

Panduan ini membahas jenis kolaborasi kedua, khususnya di dalam tim pemasaran Anda.

Menangani Kesalahan Umum Kolaborasi Media Sosial

Kolaborasi media sosial biasanya merepotkan ketika Anda tidak merencanakan dan mengaturnya dengan baik. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang menghambat usaha Anda dan cara mengatasinya:

Kurangnya Struktur

Masalah: Anggota tim pemasaran Anda tidak mengetahui peran mereka.

• Posting / pesan mereka tumpang tindih.
• Semua orang menganggap orang lain akan menangani tugas tertentu.

Larutan:

• Peran dan tugas yang jelas.
• Hirarki halus.
• Komunikasi horizontal dan vertikal yang disederhanakan.

Non-Penerimaan Otomasi

Masalah: Beberapa pemasar ragu untuk menggunakan otomatisasi karena merasa hal itu menghilangkan sentuhan pribadi.

Larutan:

• Gunakan alat otomatisasi untuk menjadwalkan dan menerbitkan konten.
• Gunakan perangkat lunak untuk mengelola aktivitas tim Anda (misalnya, postingan, rangkaian umpan balik).

Sifat keterlibatan pelanggan yang semakin digital berarti bahwa bahkan pemasar yang paling berpengetahuan luas pun sekarang adalah ahli teknologi. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas, 81% organisasi pemasaran menggunakan alat otomasi/manajemen perjalanan pemasaran, sehingga semakin memperkuat pentingnya alat tersebut. | Sumber

Menumpuk

Masalah: Orang-orang di tim pemasaran Anda tidak mengetahui peran mereka dengan jelas, sehingga mereka saling menyerahkan tanggung jawab. Oleh karena itu, backlog Anda bertambah.

Solusi:

• Tetapkan peran untuk semua orang dan tetapkan jadwal yang jelas.
• Memantau backlog.
• Menilai masalah yang muncul dan menemukan solusi yang sesuai.

Miskomunikasi

Masalah: Tim pemasaran Anda tidak berbagi informasi dengan baik.

Solusi: Temukan sumber miskomunikasi Anda. Ini bisa berupa kurangnya harapan, penetapan tujuan, atau perangkat lunak komunikasi yang tidak efektif.

• Pastikan tim Anda dapat berkomunikasi dengan lancar di platform tertentu.
• Pastikan semua orang jelas tentang peran mereka.
• Periksa secara teratur dengan tim Anda sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Cisco melakukan pekerjaan yang baik untuk memastikan tidak ada miskomunikasi dengan memiliki satu halaman web yang berisi semua informasi yang diperlukan. | Sumber

Kiat: Jawaban atas semua masalah Anda adalah proses persetujuan media sosial yang disederhanakan. Itu berarti tidak ada orang di tim Anda yang memposting secara acak tanpa melalui proses yang jelas terlebih dahulu.

Berkat proses persetujuan ini, anggota tim pemasaran Anda memahami peran mereka dan mengikuti hierarki sebelum mengirim pesan.

Jadi :

• Anda dapat menghindari pesan yang bertentangan dan balasan yang tidak tepat waktu.
• Tim Anda mengirim lebih sedikit pesan ke prospek.
• Komunikasi media sosial Anda lebih konsisten.
• Anda membuang lebih sedikit waktu dan sumber daya.

Sekarang, mari kita lihat bagaimana Anda bisa memastikan kolaborasi media sosial yang mulus dengan delapan tips ini.

1. Tetapkan Tujuan

Pertama, Anda perlu menetapkan tujuan. Tujuan-tujuan ini harus:

• Sesuai dengan tujuan bisnis Anda
• Spesifik dan sesuai untuk setiap tim kecil di dalam tim pemasaran Anda
• Jelas untuk setiap anggota
• Dibagi menjadi tujuan yang jelas

Setiap tim harus tahu apa yang diharapkan dari mereka. Lebih penting lagi, mereka harus memahami urutan tugas mereka.

Seperti inilah proses penetapan tujuan untuk tim pemasaran Anda:

2. Menetapkan Proses dan Panduan Media Sosial

Setelah Anda menetapkan tujuan umum, Anda memerlukan aturan dan pedoman khusus untuk setiap tujuan. Itu berarti Anda ingin semua orang mengetahui peta jalan yang akan mereka ikuti untuk menyelesaikan tugas mereka.

Anda ingin mengklarifikasi hal berikut:

• Tim mana yang akan memulai proyek terlebih dahulu
• Kepada siapa mereka akan mengoper bola, dan apa yang diharapkan dari mereka
• Tenggat waktu untuk setiap tim/orang yang lebih kecil
• Proses evaluasi dan verifikasi
• Jadwal keseluruhan
• Indikator kinerja

Misalnya, tujuan Anda adalah menghasilkan satu postingan media sosial. Tim Anda harus tahu persis hal-hal berikut:

• Siapa yang akan membuat konsep strategi untuk pos itu, dan kapan
• Siapa yang akan mengambil proses kreatif, dan kapan mereka harus menyelesaikannya
• Dengan tim apa mereka harus berkolaborasi
• Kepada siapa mereka akan mempresentasikan kreasi yang telah selesai (misalnya, pemangku kepentingan, klien, dll.)
• Bagaimana proses verifikasi dilakukan dan bagaimana persetujuan diberikan
• Bagaimana posting akan terjadi
• Siapa yang akan memantau posting itu dan membalasnya
• Siapa yang akan memantau KPI (misalnya, tingkat keterlibatan, komentar, bagikan, suka)
• Siapa yang akan memantau kesuksesan postingan ini dan bagaimana di dalam kampanye yang sedang berlangsung
• Siapa yang akan mengubah/mengedit postingan jika tidak berjalan seperti yang diharapkan

3. Tetapkan Peran

Bagian di atas membawa kita ke satu pengamatan penting:

Anda tidak dapat membuat proses yang jelas untuk semua orang kecuali Anda memiliki peran yang tepat untuk semua anggota tim Anda .

Biasanya, tim pemasaran yang berhubungan dengan media sosial memiliki orang-orang berikut:

• Manajer Media Sosial, pengawas: Manajer media sosial memastikan semua orang berhasil berkolaborasi dengan timnya. Mereka juga melakukan penelitian umum dan menetapkan tugas.
• Pembuat Konten, penegak: Pembuat konten menerima pengarahan, menempatkan roda kreatif mereka bekerja untuk meneliti dan mengirimkan konten yang diperlukan.
• Community Manager, penghubung. Manajer komunitas mengelola hubungan dengan komunitas. Mereka terlibat dalam komunikasi dan PR, termasuk acara dan beberapa layanan pelanggan. Mereka juga menjadi telinga tim pemasaran Anda, menggunakan keterampilan interpersonal terbaik mereka untuk mendengarkan secara sosial.
• Analis, pemeriksa: Analis akan memantau hasil aktivitas tim pemasaran Anda, memastikan upayanya efektif. Analis memberikan laporan kemajuan dengan wawasan praktis untuk mengatur ulang kampanye yang salah dan merencanakan kampanye yang lebih berhasil di masa mendatang.

4. Dapatkan Semua Orang di Halaman yang Sama

Setelah Anda menetapkan proses dan peran utama, saatnya bagi semua orang di tim pemasaran Anda untuk mengetahui apa yang seharusnya mereka lakukan.

Inilah cara memastikan semua orang mengetahui peran mereka dan bagaimana mereka harus menyelesaikan tugas mereka:

Buat Panduan Gaya Media Sosial

Pastikan pesan Anda koheren dan konsisten. Panduan gaya media sosial memastikan bahwa merek Anda memiliki satu suara, satu kepribadian, dan satu rangkaian nilai .

Jika tidak, perusahaan Anda akan tampak tidak profesional, kacau, dan tidak dapat dipercaya.

Panduan gaya sosial Starbucks untuk AS dan Kanada | Sumber

Siapkan Kalender Media Sosial Anda

Memiliki kalender media sosial sangat penting karena:

• Semua orang tahu tenggat waktu untuk tugas mereka
• Audiens target dan klien Anda menerima pesan yang konstan dan jelas dari pihak Anda
• Anda dapat membalas pertanyaan atau umpan balik secara tepat waktu
• Anda dapat menargetkan prospek baru dengan nyaman dan efektif di media sosial

Contoh kalender media sosial 30 hari. | Sumber

Siapkan Komunikasi yang Efektif

Anda ingin memastikan semua orang tahu dengan siapa mereka harus berbicara secara langsung dan untuk tujuan apa menyelesaikan tugas mereka. Itu akan menghemat waktu dan sumber daya Anda.

Sebagai contoh:

Seperti yang Anda lihat, setiap anggota tim tahu dengan siapa mereka harus berbicara, baik secara vertikal maupun horizontal.

Itu sebabnya penulis konten tidak berbicara dengan manajer pemasaran atau analis secara langsung, menghemat waktu dan sumber daya bagi semua orang untuk melakukan pekerjaan mereka tepat waktu.

5. Berkolaborasi Dengan Tim Lain

Setelah menjalin komunikasi dalam tim dari proses hingga panduan gaya dan sinkronisasi, saatnya menyiapkan komunikasi dengan tim lain.

Siapa tim-tim lain ini?

Departemen TI Anda dapat menjadi salah satu dari tim tersebut, terutama jika fokus Anda adalah media sosial. Tim TI sangat penting, mulai dari menyelesaikan gangguan hingga mengoptimalkan dan membuat konten untuk berbagai platform.

Lalu ada tim penjualan.

Banyak saluran media sosial telah memasukkan fitur belanja. Dari Instagram Shop hingga sinkronisasi Shopify dan pembelian langsung dari postingan Anda, dunia adalah tiram Anda.

Dan jika tim pemasaran Anda berkecimpung di media sosial, Anda ingin mereka:

• Paku semua itu
• Berkolaborasi secara efektif dengan semua departemen yang terlibat, salah satunya adalah tim penjualan Anda

Namun dengan mengambil satu contoh fitur belanja ini dan halaman terkait, tim pemasaran Anda juga harus berkolaborasi dengan:

• tim TI
• departemen layanan pelanggan
• Analisis dan penelitian
• Dan mungkin lebih

Ingat: Anda memerlukan protokol, orang, dan aturan untuk semua interaksi itu.

6. Proses Persetujuan dan Umpan Balik Multi-Level

Sekarang setelah komunikasi, peran, dan tugas Anda berjalan, orang-orang melakukan pekerjaan mereka secara efektif.

Apa yang terjadi setelah mereka selesai?

Mereka mengirimkan karya mereka untuk disetujui, dan ada proses untuk itu juga.

Dengan risiko terdengar terlalu bertele-tele, aturan ini bukan hanya untuk kepentingannya sendiri. Mereka merampingkan pekerjaan Anda dan meningkatkan efisiensi. Jika tidak, Anda akan menghadapi umpan balik yang terlambat dan tidak lengkap .

Apa yang terjadi jika seluruh pekerjaan tim Anda tertunda?

Ini bukan hanya tentang lebih sedikit rehat kopi dan hari yang lebih pendek. Ini bahkan bukan tentang uang yang Anda hilangkan.

Ini tentang peluang yang terlewatkan.

Untuk menghindari itu:

• Pastikan semua orang tahu kepada siapa harus meminta persetujuan, menandai orang yang tepat.
• Pastikan orang yang bertanggung jawab atas persetujuan/umpan balik memiliki tenggat waktu yang tepat.
• Otomatiskan pemberitahuan sebelum tenggat waktu (misalnya, sehari sebelumnya).

Anda juga dapat mengotomatiskan seluruh proses komunikasi dan persetujuan. Misalnya, fitur terbaru SocialPilot memungkinkan Anda mengomentari setiap kiriman media sosial yang Anda buat, menandai anggota tim tertentu.

Begitulah cara Anda dapat meminta pendapat mereka, meminta umpan balik, atau melihat apakah Anda dapat menerbitkan kiriman tersebut. Ini jauh lebih mudah daripada mengirim email, meminta orang membuka lampiran, atau mengunjungi situs web lain.

Mulai Uji Coba 14 Hari Anda

7. Penjadwalan/Otomasi

Gunakan alat otomatisasi untuk merampingkan penjadwalan juga. Ini bisa sesederhana lembar Excel atau solusi perangkat lunak seperti SocialPilot alat penjadwalan yang dapat diakses oleh tim pemasaran Anda.

Pada dasarnya, Anda ingin tim Anda memiliki hal berikut:

• Pandangan holistik tentang tugas dan tenggat waktu seluruh tim
• Pandangan individu tentang tugas dan tenggat waktu masing-masing anggota

Tip: Izinkan anggota tim Anda untuk menerbitkan pekerjaan mereka terlebih dahulu, mencentang kotak setiap kali mereka menyelesaikan tugas. Dengan begitu, mereka dapat mengirim tugas ini lebih jauh ke corong, memberi tahu anggota tim berikutnya yang harus mengerjakannya.

Anda juga dapat mengotomatiskan:

• Tugas berulang (misalnya, posting)
• Membuat dan menyetujui postingan media sosial tertentu sebelumnya (misalnya, sebelum momen atau hari libur tertentu)

8. Pembaruan Internal Reguler

Tujuan dan sasaran tim Anda akan berubah setiap minggu, sehingga orang memerlukan pembaruan terkini untuk menyesuaikan tugas mereka.

Anda juga memerlukan pembaruan tentang hal-hal berikut:

• Panduan dan aturan baru
• Proses yang berubah
• Alat yang Anda masukkan ke dalam proses Anda
• Peran dan tenggat waktu
• Segala hal lain yang mungkin muncul dan memengaruhi pekerjaan mereka

Untuk ini, Anda dapat menggunakan solusi perangkat lunak yang:

• Merekam perubahan saat diterapkan
• Secara otomatis mengirimkan pemberitahuan kepada anggota tim yang bersangkutan
• Secara otomatis mengubah algoritme proses persetujuan sehingga orang tidak mengikuti aturan lama

Kesimpulannya

Setelah melalui panduan tentang kolaborasi media sosial ini, kami yakin Anda memiliki perangkat yang dapat ditindaklanjuti yang Anda butuhkan. Mengikuti saran kami, tim pemasaran Anda akan bekerja sama seperti mimpi.

Namun, ingatlah bahwa Anda memerlukan rencana dan proses khusus untuk semuanya.

Begitulah cara Anda menghindari pemborosan waktu, sumber daya, dan staf untuk tugas yang berlebihan. Jadi, manfaatkan alat otomasi terbaik untuk tim Anda.

Seperti yang Anda lihat, SocialPilot memiliki banyak solusi di ujung jari Anda.

SocialPilot memungkinkan penjadwalan dan penerbitan tanpa batas di semua saluran media sosial utama. Selain itu, Anda akan mendapatkan pandangan sekilas tentang seluruh strategi dan eksekusi Anda berkat kalender intuitif kami. Perangkat lunak kolaborasi kami meningkatkan efisiensi tim Anda, memungkinkan Anda menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas.