Memutakhirkan ke Komunikasi VoIP: 6 Fitur yang Harus Dimiliki dari Setiap Sistem Telepon Bisnis Kecil yang Padat

Ada banyak keuntungan untuk beralih ke sistem telepon Voice over Internet Protocol (VoIP) untuk usaha kecil, sehingga keputusan apakah akan beralih mudah dilakukan oleh sebagian besar pemilik bisnis.

Saat ini, bekerja dari jarak jauh telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan kita dan sistem telepon bisnis berbasis Cloud membantu pemilik bisnis untuk tetap berkomunikasi antar karyawan terlepas dari lokasi mereka. Sistem ini jauh lebih murah dan fleksibel untuk digunakan daripada sistem telepon tradisional dengan sistem PBX yang sudah ketinggalan zaman. Saat menggunakan sistem telepon berbasis cloud, Anda dapat berkonsentrasi pada tujuan bisnis Anda dan membiarkan para profesional menangani sistem komunikasi Anda.

Memilih penyedia yang tepat bisa menjadi tantangan. Membuat pilihan berdasarkan informasi memerlukan analisis yang cermat tentang fitur mana yang ditawarkan setiap penyedia layanan, berapa biaya fitur tersebut, dan seberapa besar skala sistemnya. Baca terus untuk mengetahui tentang enam fitur VoIP paling penting yang harus dicari oleh pemilik usaha kecil saat memilih layanan telepon.

POSTINGAN TERKAIT: PELUANG USAHA KECIL LAYAK DIPERIKSA TAHUN 2019

BACA JUGA: 7 ALAT SEDERHANA UNTUK MEMBERDAYAKAN PEMASARAN ANDA DI 2019

Penjawab Otomatis

Fitur ini memungkinkan pemilik usaha kecil untuk mengurangi biaya yang terkait dengan mempekerjakan resepsionis penuh waktu. Sama seperti resepsionis, fitur penjawab otomatis menyapa penelepon, menyaring panggilan, dan menggunakan petunjuk suara untuk merutekan panggilan ke anggota tim yang tepat. Penjawab otomatis membantu memenuhi kebutuhan telepon bisnis kecil, tetapi mereka juga mengurangi biaya operasional dan meningkatkan peringkat kepuasan pelanggan.

Perlu diingat bahwa sebagian besar pelanggan dan klien tidak ingin terjebak menavigasi permintaan suara yang tak ada habisnya. Siapkan penjawab otomatis untuk mengajukan beberapa pertanyaan yang memungkinkan untuk memastikan bahwa panggilan diteruskan ke karyawan yang tepat. Itu akan menghemat waktu dan sumber daya tanpa mengurangi tingkat kepuasan pelanggan.

Baik untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan produktivitas, atau menghemat uang, organisasi tidak selalu memiliki kesempatan untuk melakukan ketiganya sekaligus. Tetapi dengan kemajuan teknologi dan layanan VoIP terbaik, hal ini menjadi mungkin dengan sistem telepon modern yang dapat dilakukan dengan VoIP atau voice over Internet Protocol.

BACA JUGA: 10 LANGKAH MENULIS MAKALAH PENELITIAN 10 HALAMAN DI UNIVERSITAS

Transkripsi Suara ke Email

Menumbuhkan bisnis kecil sudah menghabiskan waktu dan energi, sehingga hanya sedikit pemilik bisnis dan karyawan yang memiliki waktu untuk memeriksa pesan suara mereka sesering yang seharusnya. Di situlah transkripsi suara ke email masuk. Fitur ini akan secara otomatis mengubah pesan menjadi teks dan meneruskannya ke kotak masuk karyawan.

Mengurangi waktu yang harus dihabiskan karyawan untuk mendengarkan pesan suara dan menulis nama dan informasi kontak dengan tangan bukanlah satu-satunya keuntungan dari transkripsi suara ke email. Ini juga memungkinkan karyawan untuk mengatur pesan mereka. Setelah diubah menjadi formulir email, karyawan dapat mengarsipkan, mengatur, mencari, dan menghapus pesan ini sesuai kebutuhan, yang tidak mungkin dilakukan jika mereka terjebak mendengarkan pesan suara tradisional.

BACA JUGA: DAFTAR AKSELERATOR STARTUP TOP EROPA

Ekstensi Jarak Jauh

Juga disebut sebagai ekstensi jarak jauh atau nomor virtual, fitur sistem VoIP ini memungkinkan pemilik bisnis untuk meneruskan panggilan ke ponsel. Ketika seseorang menelepon ekstensi jarak jauh dan tidak ada yang mengangkat, sistem akan mengarahkan panggilan ke sistem pesan suara yang terpisah dari pesan suara pribadi karyawan. Meskipun semua bisnis kecil dapat memanfaatkan ekstensi virtual, fitur ini bahkan lebih bermanfaat untuk bisnis yang memiliki karyawan jarak jauh.

Terlihat lebih profesional jika perusahaan hanya memiliki satu nomor yang dapat dihubungi oleh pelanggan, klien, dan rekan bisnis mereka daripada nomor terpisah untuk setiap karyawan. Selain itu, hanya sedikit karyawan yang ingin menggunakan telepon pribadi mereka untuk menjalankan bisnis perusahaan. Ekstensi virtual memungkinkan pemilik bisnis untuk menghindari biaya membeli telepon terpisah untuk setiap karyawan mereka.

Penyaringan Panggilan

Penyaringan panggilan memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk memeriksa nomor penelepon sebelum mengangkat sehingga mereka dapat memilih cara menangani panggilan tersebut. Ini melampaui ID penelepon tradisional. Penyaringan panggilan memungkinkan karyawan yang menerima panggilan pribadi di tempat kerja untuk mengalihkan panggilan ke ponsel mereka, sementara orang lain yang yakin bahwa mereka menerima panggilan telemarketing dapat dengan mudah memutuskannya.

VoIP terbaik untuk alat penyaringan panggilan bisnis kecil juga dapat diatur untuk menampilkan lebih dari sekadar nomor. Fitur ini juga akan memungkinkan karyawan untuk memeriksa nama penelepon dan jika perusahaan memiliki sistem Customer Relationship Management (CRM), mereka juga dapat menarik catatan pelanggan di tempat. Anda dapat memeriksa tip SMS dan kode pendek yang menarik dan cara mengidentifikasi panggilan dan pesan spam di https://shortcodes.org/.

BACA JUGA: 5 KEUNTUNGAN MEMILIKI LOGO BISNIS YANG DIDESAIN BAIK

Konferensi video

Beberapa perusahaan menggunakan konferensi video secara teratur untuk tetap berhubungan dengan karyawan jarak jauh mereka, sementara yang lain hanya menggunakannya pada kesempatan langka untuk menjadwalkan pertemuan virtual dengan rekan bisnis yang jauh. Panggilan video juga semakin populer sepanjang waktu di kalangan konsumen. Bergantung pada demografi pelanggan mereka, beberapa bisnis mungkin mendapat manfaat dari kemampuan melakukan panggilan video ke pelanggan atau klien mereka.

Sebagian besar percakapan dengan pelanggan dan rekan bisnis dapat dilakukan melalui telepon, tetapi hal-hal seperti negosiasi atau menangani masalah sensitif paling baik dilakukan dengan menggunakan konferensi video. Selain itu, konferensi video memungkinkan pekerja jarak jauh atau mereka yang berada jauh dari kantor untuk urusan bisnis untuk berpartisipasi penuh dalam rapat penting sehingga mereka tidak perlu khawatir akan ketinggalan.

BACA JUGA: CARA MEMULAI BISNIS 3D PRINTING

Tahan Musik yang Dapat Disesuaikan

Beberapa pelanggan atau klien senang ditahan, tetapi terkadang itu perlu. Pemilik bisnis saat ini tidak perlu memilih antara musik standar, yang norak dan berulang-ulang dan meninggalkan pelanggan mereka dalam keheningan total. Sebaliknya, mereka yang menggunakan sistem VoIP dapat menyetel nada khusus yang mencerminkan kepribadian unik bisnis mereka atau memenuhi apa yang menurut mereka ingin didengar oleh pelanggan mereka.

Ini mungkin terdengar kecil, tetapi tidak. Hold music yang tepat akan meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan, membuatnya lebih mudah untuk mengubah pelanggan rata-rata menjadi penggemar merek yang loyal dan mencegah potensi bencana layanan pelanggan. Plus, sebagian besar penelepon akan lebih ramah dengan resepsionis dan karyawan dan lebih mudah menerima tawaran mereka jika mereka tidak menghabiskan 15 menit terakhir mendengarkan musik elevator umum.

BACA JUGA: 7 LANGKAH UNTUK MEMBUAT SIARAN PERS YANG AKAN MEMPROMOSIKAN USAHA ANDA SELANJUTNYA

Garis bawah

Keenam fitur yang dijelaskan di atas hanyalah sedikit dari sekian banyak fitur yang tersedia bagi pemilik usaha kecil yang beralih ke sistem telepon VoIP. Fitur penting lainnya termasuk faks elektronik, panggilan ekstensi, panggilan berulang, fitur kantor jarak jauh, dering berurutan, panggilan tiga arah, perutean dan penjadwalan berbasis waktu, dan banyak lagi.

Masalah bagi sebagian besar pemilik usaha kecil tidak memutuskan apakah akan memasang sistem telepon VoIP. Ada begitu banyak keuntungan saat beralih sehingga sebagian besar pemilik bisnis menganggapnya sebagai keputusan yang mudah. Tantangan datang ketika pemilik tersebut harus mengevaluasi pilihan mereka.

Memastikan bahwa penyedia menawarkan akses ke semua fitur yang tercantum di atas dan hal-hal penting lainnya seperti pemblokiran panggilan dan panggilan ekstensi-ke-ekstensi adalah langkah pertama untuk memilih penyedia bintang. Namun, pemilik bisnis tidak boleh berhenti di situ. Mereka juga harus mencari perusahaan yang menawarkan layanan pelanggan yang luar biasa, harga kompetitif, reputasi yang sangat baik, dan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemilik usaha kecil sehingga mereka dapat tetap menggunakan layanan telepon VoIP yang sama saat perusahaan mereka tumbuh dan berkembang.