5 Alat Manajemen Tugas untuk Mendorong Startup Menuju Produktivitas Tinggi

Menjalankan dan memperluas startup di masa yang tidak terduga ini bukanlah tugas yang mudah. Persaingan yang ketat, sumber daya yang terbatas, dan tekanan yang meningkat untuk melibatkan audiens target dengan cepat adalah beberapa tantangan umum yang harus Anda atasi untuk bertahan dan berkembang.

Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk memenuhi tujuan bisnis melalui pemanfaatan sumber daya secara efisien. Antara lain, Anda perlu memastikan bahwa tugas diberikan kepada orang yang tepat, dan bahwa mereka menyelesaikan pekerjaan mereka dalam tenggat waktu yang ditetapkan sambil berkolaborasi secara efisien.

Apakah terlalu banyak yang harus dilakukan untuk manajer proyek? Yah, jawaban yang ideal bisa Ya dan Tidak. Ya, jika Anda mengalokasikan dan memantau tugas secara efektif untuk menjaga kemajuan proyek Anda.

Dan TIDAK jika anggota tim Anda sering tidak diperiksa dan mereka gagal secara konsisten menyelesaikan tugas dalam tenggat waktu yang ditetapkan, yang selanjutnya menunda pengajuan proyek Anda.

Tunggu! Tidak selalu karyawan menjadi alasan keterlambatan proyek. Alur kerja yang tidak terorganisir, kebingungan seputar peran pekerjaan, alokasi yang tidak tepat, dan tugas manual yang membosankan juga berkontribusi menghambat pertumbuhan startup Anda.

Singkatnya, sebuah startup tidak dapat bertahan dan tumbuh jika manajemen tugasnya buruk. Mari kita gali lebih dalam aspek perencanaan dan pelaksanaan proyek yang sangat penting ini.

Apa itu Manajemen Tugas?

Dengan kata sederhana, manajemen tugas dapat didefinisikan sebagai proses membuat, mengalokasikan, dan memantau tugas proyek Anda dari awal hingga selesai. Manajemen tugas dimulai dari ide tugas hingga pelacakan hingga eksekusi.

Manajemen tugas yang efektif tidak hanya memungkinkan manajer proyek untuk mengawasi pekerjaan yang dialokasikan dengan mudah tetapi juga memfasilitasi kolaborasi intra-tim untuk tugas kelompok. Manajemen tugas memberikan pemahaman yang jelas kepada orang-orang tentang siapa yang seharusnya mengerjakan apa, dan kapan pekerjaan itu seharusnya diselesaikan.

Manajer proyek yang mengikuti manajemen tugas dikenal lebih efisien dalam mengelola berbagai tugas untuk memajukan proyek sesuai harapan klien.

Direkomendasikan untuk Anda: Alat Bisnis yang Mungkin Anda Bayar Lebih Tinggi.

Mengapa Manajemen Tugas Penting?

Bahkan tugas yang tampaknya kecil dan terabaikan dapat berubah menjadi masalah besar dan menggagalkan proyek Anda sepenuhnya. Manajemen tugas yang baik sangat penting tidak hanya untuk menyelesaikan proyek dengan sukses tetapi juga mendorong kolaborasi tim yang bermanfaat.

Mari kita lihat apa yang dibawa oleh manajemen tugas yang baik ke meja organisasi mana pun.

1. Prioritas tugas

Sering kali, waktu yang berharga dihabiskan untuk tugas-tugas dengan prioritas rendah, sehingga tidak cukup waktu untuk tugas-tugas yang penting. Manajemen tugas memprioritaskan tugas, yang memastikan bahwa upaya terbaik tim Anda dilakukan di tempat yang penting.

2. Peningkatan komunikasi intra-tim

Manajemen tugas meningkatkan komunikasi antara anggota proyek dan anggota tim. Anggota tim mengonfirmasi dan melaporkan tugas mereka kepada manajer proyek, dan yang terakhir menganalisis pekerjaan mereka dan mengirimkan umpan balik.

3. Aliran proyek tanpa gangguan

Manajemen tugas memberikan kendali penuh atas tugas kepada manajer proyek. Perangkat lunak manajemen tugas memberikan pandangan sekilas tentang semua tugas kepada manajer proyek; mereka dapat mengubah dependensi tugas dan penerima tugas jika diperlukan.

4. Performa tinggi

Kinerja sangat penting bagi manajer proyek dan tim mereka terlepas dari ukurannya. Manajemen tugas dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas dan kinerja tim. Ketika anggota tim mengetahui kemajuan tugas mereka dipantau, tekanan ini mendorong mereka untuk berkomitmen penuh pada pekerjaan mereka.

5. Meningkatkan ikatan tim

Salah satu manfaat terbesar menggunakan perangkat lunak manajemen tugas adalah meningkatkan kolaborasi antara anggota tim di departemen yang sama atau berbeda. Karena anggota sering berinteraksi, mereka mengenal satu sama lain dengan lebih baik, yang selanjutnya mengarah pada peningkatan ikatan tim.

6. Memfasilitasi alokasi sumber daya

Manajemen tugas memungkinkan penggunaan sumber daya yang paling berharga secara efisien – waktu, uang, dan tenaga kerja. Menetapkan tugas kepada orang yang tepat memastikan bahwa pekerjaan selesai tepat waktu melalui pemanfaatan sumber daya yang efisien, yang mengarah pada penghematan waktu dan pengurangan biaya proyek.

Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Tugas?

Kami telah membaca tentang apa itu manajemen tugas dan mengapa itu penting. Sekarang saatnya untuk memahami apa sebenarnya perangkat lunak manajemen tugas itu.

Perangkat lunak manajemen tugas adalah platform visual tempat manajer proyek dapat membuat tugas pribadi atau kelompok, mengalokasikannya, dan memantau kemajuannya. Anda dapat mengatur tanggal mulai dan jatuh tempo, mengatur perkiraan waktu, membuat tugas berulang, melacak ketergantungan tugas, dll., dari satu tempat dan membuat perubahan jika diperlukan.

Alat-alat ini mengurangi upaya manual dan menghemat banyak waktu. Sekarang, masalahnya tidak semua alat menyediakan semua fitur ini. Perangkat lunak manajemen tugas yang berbeda menawarkan beragam fitur dan Anda mungkin tidak memerlukan semuanya.

Jadi, untuk memilih alat terbaik untuk manajemen tugas, pertama-tama Anda harus menganalisis ukuran tim dan jenis proyek Anda (gesit, air terjun), lalu memilih solusi yang memenuhi kebutuhan Anda.

Anda mungkin menyukai: 8 Alat Cerdas untuk Memecahkan Masalah Bisnis Startup Anda.

5 Alat Manajemen Tugas Luar Biasa untuk Startup di tahun 2022

Seperti disebutkan sebelumnya, startup perlu memastikan bahwa mereka mendapatkan yang terbaik dari sumber daya mereka yang terbatas, terutama tenaga kerja. Menggunakan alat manajemen tugas yang baik memastikan bahwa orang yang tepat mengerjakan tugas yang tepat.

Mari kita lihat lima alat manajemen tugas terbaik yang tersedia saat ini.

1. ProofHub

ProofHub yang kuat adalah kolaborasi tim all-in-one dan perangkat lunak manajemen proyek yang menawarkan berbagai fitur canggih untuk pengguna di platform umum. Perangkat lunak ini memiliki perangkat lunak manajemen tugas bawaan yang memudahkan tim mengelola tugas dan menjadi lebih efisien, produktif, dan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka. Manajer proyek dapat mengelola semua tugas di satu tempat dan dengan mudah menelusuri daftar tugas dan memfilter data untuk mengatur pekerjaan sesuai kebutuhan. Anda juga menikmati kontrol yang lebih besar atas akses dan keamanan dengan daftar yang hanya tersedia untuk orang yang ditugaskan. Anda hanya dapat mengizinkan alamat IP yang dipilih untuk mengakses akun Anda. Karena setiap anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang alokasi tugas dan perkiraan waktu, mereka cenderung menjadi lebih fokus dan bertanggung jawab di tempat kerja.

Fitur Utama Termasuk:

• Pembuatan dan alokasi tugas individu atau kelompok.
• Label khusus.
• Tetapkan tanggal mulai dan tenggat untuk tugas.
• Tetapkan perkiraan waktu.
• Waktu pelacakan.
• Buat tugas berulang.
• Lampirkan dan buktikan file.
• Tampilan tabel, tampilan daftar, dan tampilan papan.

Harga:

Paket Ultimate Control dihargai $89 per bulan, ditagih setiap tahun.

2. Quire

Quire adalah perangkat lunak manajemen tugas berbasis cloud yang canggih yang memungkinkan tim berkumpul di platform bersama untuk perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan manajemen proyek kolaboratif. Tampilan sub-daftar terfokus memastikan setiap anggota tim mengendalikan pekerjaan mereka dan papan Kanban memungkinkan visualisasi sumber daya tim yang mudah untuk mengoptimalkan transparansi dan efisiensi. Setiap orang dapat menyimpan ikhtisar kemajuan proyek, dan antarmuka yang ramping memungkinkan alur kerja yang bebas kekacauan. Quire dirancang dengan mempertimbangkan tim kecil, dan karyawan dapat lebih fokus pada tugas dengan mengidentifikasi apa yang seharusnya mereka kerjakan.

Fitur Utama Termasuk:

• Garis waktu yang dinamis.
• Papan kanban.
• Sub-daftar cerdas.
• Daftar bersarang tak terbatas.
• Antarmuka intuitif.
• Platform lintas perangkat.
• Templat proyek.
• Integrasi.

Harga:

Paket gratis tersedia. Paket Berbayar mulai dari $8,95/pengguna/bulan.

3. Backlog

Backlog adalah alat manajemen tugas dan pelacakan bug populer yang digunakan oleh lebih dari 10.000 perusahaan di seluruh dunia. Menggunakan Backlog, Anda dapat dengan mudah mengelola tugas dan menyelesaikan pekerjaan dengan mudah melalui fitur bermanfaat, seperti Gantt Charts, papan Kanban, dan banyak lagi. Gunakan Backlog untuk memprioritaskan dan mengelola tugas dalam proyek dan melacak kemajuan keseluruhan. Komunikasikan pembaruan proyek dengan jelas, diskusikan rencana, dan kirimkan permintaan kerja ke anggota tim lainnya. Berbagi file dengan aman di cloud adalah fitur bermanfaat lainnya yang semakin meningkatkan koordinasi dan transparansi tim. Aplikasi Backlog memungkinkan Anda untuk mengelola pekerjaan Anda bahkan saat bepergian.

Fitur Utama Termasuk:

• Kontrol versi.
• Bagan Gantt.
• Wiki.
• Bidang khusus.
• Pelacakan bug & masalah.
• Izin pengguna.
• Berbagi file dengan aman.
• Kolaborasi lintas tim.
• Pelacakan bug.

Harga:

Paket gratis tersedia. Paket Berbayar mulai dari $35 per bulan.

4. beSlick

beSlick adalah sistem manajemen tugas berbasis template berguna lainnya yang membantu menghilangkan semua kekacauan dan kekacauan dalam proses pencatatan dan perencanaan tugas manual Anda. Dirancang untuk tim bisnis kecil hingga menengah, beSlick mudah digunakan tetapi secara mengejutkan sangat kuat dalam fungsinya. Dilabeli sebagai satu-satunya alat manajemen tugas dengan peningkatan proses bawaan, ini menampilkan salah satu pembuat alur kerja proses terkuat (terutama pada titik harga ini). Laporan templat cukup bagus, memberi Anda tampilan kemajuan yang jelas dan terperinci dalam satu dasbor.

Fitur Utama Termasuk:

• Perpustakaan terpusat dengan izin.
• Dasbor tunggal untuk melihat semua kemajuan tugas.
• Mengintegrasikan dan mengotomatisasi.
• Pelaporan dan pemfilteran tugas.
• Analitik proses dan Pencatatan jejak audit.
• Pustaka template siap pakai.
• Lacak dan selesaikan masalah proses.
• Platform lintas perangkat.

Harga:

Paket sekali bayar dihargai $10/pengguna/bulan.

5. Kerja tim

Teamwork adalah perangkat lunak manajemen proyek yang kuat dengan alat manajemen tugas bawaan yang dapat digunakan manajer proyek untuk membuat tugas yang sangat mendetail dan disesuaikan untuk memberdayakan tim dengan pemahaman yang lebih baik tentang alur kerja mereka. Ini menawarkan serangkaian fitur canggih yang memungkinkan Anda merencanakan beban kerja, melacak kemajuan, melaporkan, dan mengoptimalkan kemajuan tugas Anda. Templat manajemen tugas membantu semua jenis tim menghemat waktu, menyempurnakan proses, dan menyelesaikan lebih banyak hal. Fitur penjadwalan proyek Teamwork memungkinkan manajer proyek untuk menentukan tugas proyek, mengalokasikannya ke orang, dan memantau tugas. Alat ini juga menampilkan manajemen dokumen, yang memudahkan pengguna untuk berkolaborasi dalam dokumen dalam tim melalui portal online.

Fitur Utama Termasuk:

• Beban kerja.
• Papan kanban.
• Pengguna klien tidak terbatas.
• Pelacakan waktu.
• Bagan Gantt.
• Templat daftar tugas.
• Notebook.
• File dan Versi.
• Milestones dan Kalender.

Harga:

Paket Gratis Selamanya tersedia. Paket Berbayar mulai dari $10/pengguna/bulan, ditagih setiap tahun.

Anda mungkin juga menyukai: 5 Alat Pemasaran Email Teratas untuk Mengubah Bisnis Anda (Infografis).

Kesimpulan

Startup tidak boleh mengambil langkah yang salah dengan alat manajemen tugas, terutama pada tahap awal. Perencanaan dan alokasi tugas manual dapat mengurangi waktu produktif startup Anda dan ada kemungkinan besar anggota tim Anda merasa puas karena kurangnya distribusi tanggung jawab pekerjaan yang jelas.

Masukkan alat manajemen tugas yang baik dan manajer proyek mendapatkan sekutu yang andal dan fungsional untuk menavigasi proses alokasi tugas dan pemantauan yang sederhana dan kompleks dari satu lokasi.

Alat manajemen tugas yang disebutkan di atas adalah beberapa yang terbaik dalam bisnis, menawarkan keseimbangan yang baik antara keterjangkauan dan fungsionalitas karena startup Anda kemungkinan akan mencatat pemanfaatan optimal dari aset paling berharga organisasi Anda – sumber daya manusia.

 Artikel ini ditulis oleh Nandini Sharma. Nandini adalah Asisten Manajer Pemasaran di ProofHub. Nandini memiliki pengalaman hampir satu dekade di bidang ini dan telah berhasil melaksanakan sejumlah kampanye pemasaran dan pembangunan merek sepanjang kariernya. Seorang spesialis di bidang pemasaran, Nandini berpengalaman dalam pengetahuan teknis, dan selalu mengikuti tren terbaru di dunia digital. Anda akan menemukan dia terus-menerus menjalankan strategi pemasaran dengan sempurna. Selama bertahun-tahun, dia berhasil menciptakan basis audiens yang luas di sejumlah platform online populer. Ketika dia tidak sibuk menuliskan ide-ide pemasaran out-of-the-box, dia dapat ditemukan menyalurkan kreativitasnya ke dalam kegiatan seni dan kerajinan.