Apa itu Manajemen Data Pelanggan untuk Pemasaran Email?

Konsumen mengharapkan pengalaman yang sangat dipersonalisasi saat terlibat dengan merek Anda. Jika Anda gagal memenuhi persyaratan mereka, kemungkinan besar mereka akan beralih ke salah satu pesaing Anda.

Ini berarti Anda harus membuktikan bahwa Anda peduli dengan pelanggan Anda sebagai individu dan mencoba memahami kebutuhan unik mereka di setiap titik kontak—terutama saat Anda mengirimi mereka email pemasaran reguler.

Untungnya, ada banyak sekali data yang tersedia untuk memastikan tim pemasaran dan penjualan Anda mengetahui cara paling efektif untuk berinteraksi dengan pelanggan dan calon pelanggan individu. Artinya, jika Anda memberi tim Anda alat dan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk mengelola, melacak, dan memperbarui data ini sehingga mereka dapat menggunakannya pada saat yang paling penting.

Manajemen data pelanggan email sering kali gagal ketika memprioritaskan tindakan cepat, menjangkau, dan menemukan pelanggan baru. Kami mengerti—setiap bisnis perlu mendorong penjualan. Tapi Anda bisa merendahkan hubungan pelanggan Anda jika Anda bertindak berdasarkan data yang buruk.

Dan, seperti yang mungkin diketahui oleh para profesional penjualan dan pemasaran, mempertahankan pelanggan yang sudah ada jauh lebih mudah daripada menemukan dan mengonversi pelanggan baru.

Itulah mengapa penting bagi tim Anda untuk memahami pentingnya pengelolaan data pelanggan email dan cara mengaudit dan memperbarui data pelanggan Anda secara efektif.

Apa itu pengelolaan data pelanggan email?

Manajemen data pelanggan email melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan pembaruan data pelanggan Anda.

Ini mencakup informasi seperti alamat email, nama depan, nama belakang, nomor telepon, negara tempat tinggal, dan pembelian atau langganan penting dengan merek Anda.

Untuk memahami lautan informasi ini, tim paling sering menggunakan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) sebagai hub untuk semua data pelanggan.

Beberapa tim masih mengandalkan spreadsheet untuk menyimpan data pelanggan, yang membutuhkan entri dan pemeliharaan data manual dalam jumlah besar—dan banyak ruang untuk kesalahan manusia alami.

Proses kuno ini biasanya gagal memberikan cara mudah kepada perwakilan pemasaran dan penjualan untuk meningkatkan wawasan pelanggan utama secara real time.

Selain itu, tim kehilangan fitur otomatisasi yang disediakan oleh sebagian besar CRM—dan cara untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Cara mengumpulkan data pelanggan

Tim penjualan dan pemasaran dapat mengumpulkan data pelanggan melalui berbagai cara, termasuk formulir dan survei online, wawasan dari panggilan dan email pelanggan, acara dan pameran dagang, penelitian proaktif, riwayat transaksi, dan perangkat lunak pelacakan web lainnya.

Tapi ingat: Tidak ada yang merusak hubungan pelanggan yang dulu menjanjikan seperti penjangkauan yang tidak diinginkan atau melanggar hukum dari merek Anda.

Undang-undang privasi konsumen diperketat dengan cepat. Di sebagian besar negara, Anda harus mendapatkan izin eksplisit dari pelanggan Anda untuk menghubungi mereka melalui telepon atau email.

Secara hukum, Anda juga perlu memberi mereka cara yang jelas untuk memilih keluar dari komunikasi Anda. Jika Anda tidak terbiasa dengan aturan CAN-SPAM AS, Anda dapat mempelajari semuanya di sini .

Aturan persetujuan ini bervariasi (dan biasanya jauh lebih ketat) di wilayah seperti Eropa, di mana GDPR berkuasa.

Data pelanggan perlu perawatan rutin

Sebagian besar tim penjualan dan pemasaran mengakui data konsumen sebagai kekuatan untuk kebaikan.

Jadi, semakin banyak data yang Anda miliki, semakin baik, bukan? Tidak selalu.

Ada yang namanya memiliki terlalu banyak data, terutama karena data pelanggan secara alami menurun seiring waktu. Pelanggan Anda pindah, alamat email berubah, dan kebiasaan belanja mereka mungkin berbeda secara signifikan dibandingkan saat terakhir kali mereka membeli dari merek Anda.

Dan pelanggan memiliki kebutuhan dan preferensi yang berbeda pada berbagai tahap perjalanan pembeli mereka—apakah panggilan telepon benar- benar diperlukan jika seseorang belum membeli dari merek Anda?

Manajemen data pelanggan yang efektif mengharuskan tim Anda untuk terus menilai kualitas data pelanggan Anda dan melakukan pemeliharaan rutin agar data Anda tetap segar dan bebas dari duplikat, alamat tidak valid, kontak basi, dll.

Dengan begitu, Anda tahu bahwa Anda selalu bekerja dengan data tepercaya dan terlibat dengan pelanggan Anda berdasarkan informasi yang akurat—yang akan memaksimalkan kemampuan Anda untuk mendapatkan loyalitas mereka dan mendorong penjualan berkelanjutan.

Mendemonstrasikan nilai manajemen data pelanggan

Semua teknologi penjualan dan pemasaran Anda harus terintegrasi dengan CRM Anda. Ini memastikan bahwa setiap orang dan setiap alat bekerja dengan tampilan data pelanggan yang sama.

Ini penting dalam dirinya sendiri. Tetapi juga penting untuk menyelaraskan perspektif tim pada data pelanggan untuk mengejar teknologi baru yang menjanjikan untuk membuat penjualan dan pemasaran lebih efektif.

Tim pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan semakin mengandalkan otomatisasi dan teknologi bertenaga AI seperti chatbots untuk melibatkan pelanggan mereka. Meskipun inovasi ini dapat menghemat waktu, tetapi hanya sebagus data yang diberikan.

Data pelanggan yang bersih dan lengkap sangat penting untuk memastikan teknologi ini dapat mendorong nilai terbaik bagi tim Anda, daripada membuat pelanggan Anda frustrasi dengan pesan yang tidak tepat waktu atau tidak ditangani dengan tepat.

Pemangku kepentingan harus mendedikasikan waktu untuk menjelaskan kepada tim mereka bagaimana kualitas data yang buruk membuat pekerjaan mereka lebih sulit. Jika dilakukan dengan meyakinkan, hal ini akan memotivasi mereka untuk memperbarui catatan secara lebih konsisten dan mematuhi aturan standarisasi data.

Untuk poin bonus, latih mereka dalam pembuatan profil data pelanggan (atau mintalah seseorang yang bisa) sehingga mereka tahu bagaimana menemukan data berkualitas rendah atau inkonsistensi dari tingkat tinggi.

Perbarui data pelanggan Anda

Ruang CRM adalah pasar yang panas. Tidak mengherankan, mengingat bahwa manajemen data pelanggan yang efektif sangat penting untuk pemasaran dan penjualan email yang sukses, dan CRM adalah cara terbaik untuk menyimpan data pelanggan tersebut.

Ukuran pasar CRM global diperkirakan akan mencapai $106 miliar pada tahun 2028, yang memperkuat betapa larisnya alat-alat ini.

Tetapi mungkin sulit bagi tim pemasaran dan penjualan Anda untuk mengatur semua prioritas harian mereka dan menjaga agar catatan CRM mereka tetap bersih dan terkini.

Dalam jangka panjang, mengabaikan tugas ini hanya akan menghasilkan data pelanggan berkualitas rendah. Ini pada gilirannya menambah pekerjaan ke piring mereka, meningkatkan kelelahan, dan mempersulit merek Anda untuk membangun hubungan pelanggan yang berarti.

Untuk membantu tim Anda berhasil, luangkan waktu untuk mengedukasi pengguna CRM tentang dampak data berkualitas rendah.

Jika Anda mencari lebih banyak sumber daya untuk membantu, baca panduan kami “ 7 Cara Data CRM Menyabotase Tim Penjualan dan Pemasaran .”