Organisasi nirlaba dan amal dapat menjangkau lebih banyak donatur dengan sponsor. Mari kita lihat lima jenis surat sponsor dan cara menulisnya dengan cara yang menonjol. Bersiaplah untuk memenuhi permintaan sponsor Anda dan dapatkan lebih banyak dana dan kesadaran untuk organisasi nirlaba Anda.
Apa Itu Surat Sponsor?
Surat sponsor adalah permintaan donasi yang meminta perusahaan atau individu untuk mensponsori acara, proyek, atau aktivitas yang akan datang. Tujuan dari surat penggalangan dana semacam ini adalah untuk meyakinkan dermawan bahwa acara atau proyek penggalangan dana Anda layak mendapatkan dukungan mereka.
Surat sponsor adalah salah satu surat permintaan donasi yang paling umum karena serbaguna. Anda dapat menggunakannya untuk meminta dukungan dari individu dan perusahaan, dan Anda dapat meminta sejumlah uang.
Surat tersebut harus menyertakan informasi tentang manfaat sponsorship, seperti bagaimana hal itu membantu sponsor meningkatkan visibilitas dan membangun merek mereka. Itu juga harus memberikan perincian tentang berapa banyak uang yang akan diterima calon sponsor untuk dukungan mereka dan berapa lama sponsor akan berjalan.
Apa keuntungan dari penggalangan dana atau sponsor acara?
Untuk organisasi nirlaba, sponsor perusahaan adalah bagian dari pengelolaan rencana penggalangan dana yang menyeluruh. Ini adalah cara untuk mencapai lebih banyak untuk misinya dengan bantuan keuangan, item lelang, atau dukungan donasi dalam bentuk barang dari bisnis atau perusahaan.
Organisasi nirlaba sering kali memiliki ide penggalangan dana yang membutuhkan lebih banyak bantuan daripada yang dapat ditangani sendiri oleh tim mereka. Menghadirkan kemitraan dari organisasi yang sejalan dengan tujuan Anda membuka kemungkinan baru bagi komunitas yang membutuhkan.
Untuk bisnis atau korporasi, sponsor perusahaan menawarkan peningkatan visibilitas dalam komunitas. Bisnis sponsor dapat membangun citra amalnya dengan mendukung organisasi yang melakukan pekerjaan luar biasa.
Banyak konsumen lebih memilih bisnis yang menunjukkan investasi mereka di komunitas mereka secara teratur, menjadikan peluang sponsor sebagai cara terbaik untuk membuat gebrakan besar dan membawa tujuan yang baik ke permukaan.
Bagaimana cara meminta sponsor?
Meminta sponsor adalah tentang membuat kesan yang baik. Surat proposal sponsor bersifat informatif dan persuasif. Itu harus memberikan semua informasi yang dibutuhkan calon sponsor untuk membuat keputusan berdasarkan informasi sambil juga membuat alasan mengapa mereka harus mendukung tujuan Anda.
Kenali audiens Anda
Siapa orang yang Anda minta uang? Informasi demografis apa yang penting untuk diketahui? Apa yang mereka suka baca, manfaat apa yang mereka pedulikan, dan bagaimana Anda bisa berhubungan dengan mereka? Pastikan Anda berbicara kepada mereka dengan cara yang beresonansi.
Perjelas tentang apa yang Anda butuhkan dan mengapa itu penting
Saat Anda meminta seseorang untuk mensponsori, ada baiknya memperjelas kebutuhan Anda. Jadilah spesifik tentang apa yang Anda ingin mereka sponsori, jangka waktu apa yang Anda lihat, dan ekspektasi yang menyertai sponsor semacam ini.
Anda juga harus memasukkan tujuan penggalangan dana dan dampak dari tujuan tersebut pada komunitas Anda. Dengan itu muncul garis besar yang jelas mengapa sponsor ini penting untuk organisasi, proyek, atau program Anda.
Bagaimana Cara Menulis Surat Permintaan Sponsorship?
Setiap email sponsor akan memiliki tata letak dan konten yang disesuaikan dengan penerimanya dan permintaan tepat waktu. Kami mencantumkan beberapa hal yang harus dimiliki dalam surat sponsor Anda agar Anda tidak pernah melewatkan kesempatan.
- Sertakan detail tentang sponsorship: Anda tidak ingin membiarkan calon sponsor bertanya-tanya apa yang Anda minta dari mereka. Jelaskan detail acara atau inisiatif penggalangan dana khusus dan tingkat sponsor apa pun menggunakan bahasa yang menarik.
- Perkenalkan diri Anda dengan benar: Bantu calon sponsor Anda lebih memahami dan terhubung dengan organisasi Anda dan misinya untuk memastikan kemitraan yang alami.
- Personalisasi surat Anda: Surat permintaan sponsor yang baik harus dipersonalisasi dengan nama orang atau organisasi yang ingin Anda sponsori untuk organisasi nirlaba Anda. Dalam hal manajemen donor yang proaktif dan efektif, personalisasi adalah kuncinya.
- Tetap jelas dan ringkas: Meskipun surat resmi Anda berisi banyak informasi, tetap harus jelas dan ringkas agar tidak membingungkan pembaca atau membuang waktu mereka. Gunakan nada ramah, sapa penerima dengan nama depannya, jika memungkinkan.
- Sertakan langkah selanjutnya: Di akhir surat Anda, pastikan pembaca tahu apa yang harus mereka lakukan selanjutnya. Nyatakan dengan jelas bagaimana mereka dapat mengonfirmasi sponsor mereka atau siapa yang dapat mereka hubungi terkait pertanyaan klarifikasi apa pun. Anda juga dapat menyertakan catatan tambahan singkat yang menyatakan kembali ajakan untuk bertindak atau menambahkan elemen urgensi pada permintaan Anda. PS Anda lebih mungkin dibaca daripada bagian lain dari surat penggalangan dana Anda. Selain itu, surat yang menyertakan PS memiliki tingkat respons yang lebih tinggi daripada yang tidak.
Bagaimana Anda Menulis Email Meminta Sponsor?
Dalam dunia komunikasi online saat ini, surat sponsor Anda kemungkinan besar akan berbentuk email. Selaras dengan praktik terbaik email teratas, Anda sebaiknya memikirkan beberapa cara unik untuk memastikan pesan Anda diterima, dibuka, dan, yang paling penting—ditanggapi.
- Buat baris subjek yang menarik: Sertakan detail yang cukup untuk menjadi jelas tetapi cukup bakat untuk menarik perhatian, seperti contoh baris subjek email ini.
- Tetap singkat: Bagian terbaik tentang email adalah kemampuan Anda untuk menggunakan hyperlink dan mengurangi jumlah teks.
- Tambahkan visual: Semakin Anda dapat memamerkan organisasi Anda alih-alih hanya memberi tahu sponsor mengapa mereka harus mempertimbangkan permintaan Anda, semakin kuat koneksi yang dapat Anda bangun.
- Tambahkan informasi kontak: Jangan buat penerima Anda mencari nomor telepon atau titik kontak untuk menanggapi permintaan Anda, terutama jika email diteruskan.
- Rencanakan tindak lanjut: Email dapat dengan mudah tersesat, tetapi menunggu sekitar satu minggu untuk mengirim tindak lanjut dapat membuka kembali percakapan tanpa terlalu memaksa.
5 Jenis Template Surat Sponsor
Contoh Surat Sponsor Bisnis Lokal
Baris subjek: Peluang sponsor | [NAMA BISNIS] x [NONLABA NAMA]
Halo [NAMA],
Tim kami di [ORGANISASI ANDA] sangat menyadari dampak [BISNIS LOKAL] terhadap komunitas kami di [LOKASI]. Kami bertanya-tanya apakah Anda tertarik untuk menjadi sponsor untuk [INISIATIF PENGGALANGAN DANA].
Menjadi sponsor dapat membawa [BISNIS LOKAL] bisnis baru dan menunjukkan bagaimana nilai-nilai kami sejalan dengan misi untuk menyelesaikan [MISI/TANTANGAN ANDA].
Inilah yang akan terlihat seperti:
- [KOMITMEN WAKTU]
- [KONTRIBUSI KEUANGAN/PRODUK/RUANG]
- [NILAI YANG DIBERIKAN UNTUK BISNIS MEREKA]
Saya tidak sabar untuk berbicara lebih banyak tentang kesempatan ini. Saya akan menindaklanjuti dalam beberapa hari untuk check in dan menjawab pertanyaan apa pun jika saya belum mendengar kabar dari Anda sebelumnya.
Terbaik,
[NAMAMU]
Templat Surat Permintaan Sponsor Perusahaan
Baris subjek: Peluang sponsor | [NAMA PERUSAHAAN] x [NAMA NON LABA]
Halo [NAMA],
Tim kami di [ORGANISASI ANDA] sangat terkesan dengan visi [PERUSAHAAN] dan kami melihat banyak nilai yang tumpang tindih antara kedua organisasi kami. Kami bertanya-tanya apakah Anda tertarik untuk menjadi sponsor untuk [INISIATIF PENGGALANGAN DANA].
Pelanggan yang menyukai [PRODUK/LAYANAN] Anda dapat melihat nilai-nilai Anda dalam tindakan dengan bekerja sama untuk mendukung misi kami dalam menyelesaikan [MISI/TANTANGAN ANDA].
Inilah yang akan terlihat seperti:
- [KOMITMEN WAKTU]
- [KONTRIBUSI KEUANGAN/PRODUK/RUANG]
- [NILAI YANG DIBERIKAN UNTUK BISNIS MEREKA]
Saya tidak sabar untuk berbicara lebih banyak tentang kesempatan ini. Saya akan menindaklanjuti dalam beberapa hari untuk check in dan menjawab pertanyaan apa pun jika saya belum mendengar kabar dari Anda sebelumnya.
Terbaik,
[NAMAMU]
Templat Surat Sponsor Acara
Baris subjek: Peluang sponsor | [NAMA BISNIS] x [NAMA ACARA NON LABA]
[NAMA] yang terhormat,
Kami menyurati Anda hari ini atas nama [ORGANISASI ANDA].
Sebagai organisasi yang menyediakan [produk/layanan], kami dapat melihat [ORGANISASI MEREKA] menjadi sponsor yang luar biasa untuk acara mendatang kami, [NAMA EVENT].
Tim kami membuat [NAMA ACARA] untuk menyatukan pendukung kami, calon donatur baru, dan komunitas di sekitar misi kami untuk menyelesaikan [MISI/TANTANGAN ANDA]. Kami menyelenggarakan acara ini di [venue]. Kami telah mengundang beberapa bisnis lokal untuk berpartisipasi sebagai sponsor, dengan banyak menyumbangkan produk atau layanan untuk dilelang selama acara berlangsung.
Sponsor akan dibiayai terutama dengan donasi dalam jumlah berapa pun dari $[JUMLAH DOLAR] hingga $[JUMLAH DOLAR]. Jika Anda memilih untuk tidak memberikan dukungan keuangan, kami ingin Anda mempertimbangkan untuk menyumbangkan sesuatu yang lain—layanan atau produk untuk membantu kami menampilkan pertunjukan yang hebat.
Sebagai sponsor resmi acara kami, logo Anda akan muncul di seluruh ruang festival di atas spanduk dan poster. Uang sponsor Anda akan digunakan untuk membantu kami menutupi biaya yang terkait dengan penyelenggaraan acara sebesar ini—mulai dari menyewa peralatan dan bahan hingga mengamankan ruang acara.
Jika Anda tertarik untuk mensponsori acara kami atau mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana kita dapat bekerja sama, silakan hubungi saya di [PHONE] atau email saya di [EMAIL].
Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana kami berencana untuk membuat perbedaan:
[LINK ACARA]
Terima kasih telah membaca tentang misi kami. Silakan hubungi kami jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut dan terlibat dalam upaya penggalangan dana kami.
Terbaik,
[NAMA]
Templat Surat Sponsor Dalam Bentuk Barang
Baris subjek: Peluang sponsor dalam bentuk barang | [NAMA BISNIS] x [NONLABA NAMA]
[NAMA] yang terhormat,
Kami menyurati Anda hari ini atas nama [ORGANISASI ANDA].
Sebagai organisasi yang menyediakan [produk/layanan], kami dapat melihat [ORGANISASI MEREKA] menjadi sponsor dalam bentuk yang luar biasa untuk [NAMA ACARA ATAU PENGGALANGAN DANA] kami yang akan datang.
Berikut daftar donasi dalam bentuk barang yang dapat Anda berikan sebagai sponsor:
- [BARANG 1]
- [ITEM 2]
- [ITEM 3]
Semua item ini membantu kami dalam misi kami untuk menyelesaikan [MISI/TANTANGAN ANDA].
Sebagai sponsor resmi penggalangan dana kami, logo Anda akan muncul di semua materi promosi kami dan mengarahkan lalu lintas kembali ke bisnis Anda.
Kami membutuhkan semua donasi dalam bentuk barang selambat-lambatnya pada [TANGGAL], yang dapat Anda kirimkan melalui pos atau kirimkan ke [ALAMAT].
Kami tidak sabar untuk mendengar kabar dari Anda.
Terbaik,
[NAMA]
Bawa Peluang Sponsor Anda ke Tingkat Selanjutnya
Media sosial
Ada begitu banyak contoh sponsor perusahaan yang membawa media sosial ke permukaan. Saat Anda memikirkan surat sponsor Anda, pertimbangkan cara untuk menambah nilai melalui kesadaran sosial dan berbagi.
Misalnya, apakah Anda memiliki tagar bermerek yang dapat digunakan oleh sponsor dan organisasi Anda untuk mempromosikan penggalangan dana atau acara Anda? Apakah Anda memiliki influencer yang bermitra dengan Anda untuk membangun lalu lintas ke situs Anda selama ini yang akan menambah eksposur untuk sponsor Anda juga?
Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan secara online yang mempermanis kesepakatan untuk bisnis dan organisasi potensial yang mempertimbangkan proposal sponsor Anda.
Promosi dan Insentif
Cara Anda mempromosikan sponsor Anda juga dapat menarik nama besar. Berkreasilah tentang cara menempatkan sponsor Anda di depan dan di tengah situs web donasi, komunikasi, branding acara, materi promosi penggalangan dana, dan tanda fisik.
Semakin banyak real estat yang dapat mereka peroleh untuk logo mereka sehubungan dengan misi Anda, semakin banyak yang ingin mereka berikan. Ini juga bisa menjadi cara yang bagus untuk mengelompokkan tingkat sponsor yang berbeda. Tawarkan peluang paparan tambahan bagi mereka yang bersedia memberi di tingkat yang lebih tinggi.
Surat terima kasih
Lembaga nonprofit Anda mungkin sudah mengetahui pentingnya mengirimkan surat pengakuan donasi (juga dikenal sebagai tanda terima donasi). Namun, mereka tidak boleh diabaikan sebagai cara ampuh untuk menunjukkan penghargaan kepada sponsor Anda.
Saat penggalangan dana atau acara Anda selesai, selangkah lebih maju untuk mengamankan sponsor Anda untuk tahun depan dengan memberi mereka alasan kuat untuk tetap terhubung. Anda bahkan dapat menelepon untuk berterima kasih kepada setiap sponsor pada tingkat yang lebih pribadi. Keaslian akan sangat membantu saat menavigasi proses sponsor.
Paku Surat Permintaan Sponsorship Anda
Surat sponsor bukan sekadar surat — ini adalah alat bantu yang dirancang untuk membangun kemitraan yang meningkatkan uang dan kesadaran bagi organisasi Anda. Mereka memungkinkan Anda untuk membagikan cerita Anda, menjelaskan tujuan Anda, dan memberi tahu orang-orang mengapa mereka harus bergabung. Apa pun dari lima surat sponsor yang Anda kirim, pastikan Anda mengerjakan pekerjaan rumah dan menyampaikan pesan yang jelas dan menarik.