5 Cara Membuat Alur Kerja Persetujuan Media Sosial yang Efisien

Sebagai manajer media sosial, Anda tahu salah satu bagian terpenting dari pekerjaan Anda adalah mengembangkan alur kerja persetujuan yang jelas dengan klien Anda. Mencetak persetujuan konten adalah apa yang akan memastikan Anda memposting ke saluran media sosial mereka tepat waktu dan konsisten.

Tetapi menerapkan sistem dan kerangka kerja yang tepat adalah kunci untuk mendapatkan alur kerja persetujuan ini. Karena tanpa persetujuan klien, Anda tidak akan dapat melakukan pekerjaan Anda dengan kemampuan terbaik Anda.

Untuk membantu Anda menghemat waktu dan memberikan pengalaman klien yang lancar, kami telah mengumpulkan setumpuk strategi praktis yang dapat Anda gunakan untuk membuat persetujuan konten media sosial klien Anda menjadi mudah dan efisien.

Apa itu proses persetujuan media sosial ?

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya. Proses persetujuan konten media sosial adalah serangkaian langkah yang memastikan klien Anda menandatangani posting media sosial sebelum dijadwalkan dan dipublikasikan.

Membuat, mendistribusikan, dan mengoptimalkan konten media sosial adalah proses kolaboratif. Dari topik posting arahan hingga mengelola kalender konten media sosial bulanan hingga menjadwalkan konten individual, Anda dan klien Anda harus bekerja sama untuk menghidupkan strategi media sosial mereka.

Meskipun setiap alur kerja persetujuan akan terlihat berbeda tergantung pada kebutuhan klien Anda, berikut adalah komponen inti dari proses persetujuan konten:

• Brainstorming topik posting media sosial untuk bulan depan dan mempertimbangkan kampanye pemasaran media sosial atau promosi yang mungkin dijalankan klien Anda.
• Berikan pembuat konten dan pakar copywriting Anda informasi dan waktu yang mereka butuhkan untuk mengembangkan setiap posting dan menyortir pembuatan konten ini.
• Berbagi kalender media sosial lengkap dengan klien Anda dan memberi mereka tenggat waktu untuk berbagi umpan balik dan perubahan dengan waktu Anda.
• Tim Anda kemudian akan bertindak dan menanggapi umpan balik klien ini dan membagikan bagian konten yang diubah untuk persetujuan akhir.
• Setelah disetujui, tim media sosial Anda kemudian akan menggunakan alat penjadwalan media sosial untuk menjadwalkan konten ini sebelumnya.

Penting, proses persetujuan ini adalah tentang memastikan klien Anda senang dengan pesan dan aset yang dipublikasikan ke saluran media sosial mereka. Plus, ini memungkinkan Anda untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang klien Anda lakukan dan tidak suka untuk merampingkan proses pembuatan konten mereka ke depan.

Mengapa Anda perlu membuat alur kerja persetujuan yang jelas untuk klien Anda

Membuat proses persetujuan konten adalah tentang mengurangi waktu, tenaga, dan energi yang terlibat dalam membuat konten media sosial klien Anda disetujui.

Sementara beberapa klien cepat dalam menyetujui posting, yang lain mungkin memerlukan sejumlah petunjuk untuk mendapatkan semua bagian konten yang disetujui. Ini dapat dengan mudah menunjukkan tim Anda, menghabiskan anggaran Anda, dan meningkatkan kemungkinan posting terlambat (atau tidak pernah dipublikasikan sama sekali).

Jadi, berikut adalah tiga manfaat utama untuk mengembangkan alur kerja persetujuan media sosial.

Memastikan Anda tetap berpegang pada jadwal posting yang konsisten  

Pertama, salah satu manfaat utama dari proses persetujuan adalah kemampuannya untuk membuat semua orang tepat waktu dan pada jalurnya.

Bahkan dengan strategi pemasaran dan kalender konten terbaik, tetap sulit untuk tetap berpegang pada jadwal posting yang konsisten sebagai agen pemasaran. Itulah mengapa ada baiknya menetapkan ekspektasi dan jadwal yang jelas sejak awal terkait peninjauan dan persetujuan konten.

Dengan tenggat waktu yang ketat, alat persetujuan media sosial, dan cara mudah untuk berkomunikasi dan berbagi umpan balik, klien Anda akan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka. Plus, ini membantu tim pemasaran Anda memberikan hasil terbaik untuk klien Anda karena semua konten ditayangkan pada waktu yang tepat.

Membuat kolaborasi tim menjadi mudah antara Anda dan klien Anda

Sebagai agen pemasaran, Anda perlu mengembangkan hubungan kolaboratif dengan klien Anda. Mampu memahami tujuan, sasaran, dan hasil yang diinginkan akan membantu Anda mengembangkan konten yang mendorong hasil yang berarti bagi bisnis mereka.

Tetapi waktu respons yang lambat, banyak email bolak-balik dan komunikasi yang buruk dapat merusak hubungan kerja Anda dengan klien Anda.

Sebaliknya, memiliki proses persetujuan konten berarti setiap orang memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa (dan kapan mereka harus berusaha keras). Selain itu, dengan melibatkan pemangku kepentingan utama dalam proses persetujuan, Anda tahu bahwa setiap orang memiliki pendapatnya di setiap titik dalam perjalanan pembuatan konten.

Mengurangi jumlah notifikasi dan pesan yang Anda terima

Berbicara tentang komunikasi, salah satu manfaat terbesar dari alur kerja persetujuan media sosial adalah kemampuannya untuk mengurangi jumlah notifikasi yang harus Anda tanggapi.

Daripada bertukar antara beberapa pesan atau email, proses persetujuan yang jelas akan menggunakan satu platform tunggal untuk mengelola segala sesuatu yang berkaitan dengan konten media sosial klien Anda.

Plus, dengan memastikan klien Anda meninjau semua konten mereka dalam satu kelompok dan membagikan semua umpan balik sekaligus, Anda akan mengkonsolidasikan waktu yang diperlukan untuk mengubah posting media sosial mereka.

Ini sangat penting saat bisnis Anda tumbuh dan Anda menerima lebih banyak klien manajemen media sosial. Anda dapat dengan mudah memiliki ratusan pesan, panggilan, dan pemberitahuan untuk ditanggapi jika Anda tidak memiliki alur kerja yang tepat.

Namun, dengan merancang proses persetujuan secara proaktif yang sesuai dengan alur kerja pembuatan konten Anda, Anda dapat memberikan hasil yang lebih baik untuk klien Anda (dan menghemat waktu sebagai pembuat konten).

5 langkah untuk menghidupkan proses persetujuan konten media sosial Anda

Siap merancang proses persetujuan konten media sosial Anda? Berikut adalah lima langkah praktis yang dapat Anda ambil untuk membuat proses persetujuan yang akan membuat hidup Anda lebih mudah sebagai manajer media sosial.

1. Putuskan pemangku kepentingan mana yang perlu disertakan dalam proses persetujuan konten Anda

Pertama, Anda perlu mencari tahu apa yang perlu dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Meskipun ada banyak orang di tim klien Anda yang mungkin ingin terlibat, Anda harus yakin untuk hanya menetapkan peran kepada orang yang paling penting dalam proses persetujuan konten.

Berikut adalah beberapa peran utama yang perlu Anda tetapkan dalam alur kerja persetujuan konten Anda:

• Pembuat konten: dari desainer grafis (yang akan mendesain template dan grafik sosial) hingga copywriter, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang siapa yang akan menghidupkan setiap postingan.
  
• Ahli strategi konten: ini adalah pemikir gambaran besar yang akan memastikan posting klien Anda selaras dengan tujuan dan sasaran yang lebih luas yang ditetapkan dalam strategi media sosial mereka.
  
• Pembuat keputusan klien: yang terbaik adalah memilih satu atau dua kontak utama (seperti manajer pemasaran internal mereka) untuk memberikan umpan balik yang terkonsolidasi kepada tim kreatif Anda.
  
• Asisten media sosial: ini akan menjadi anggota tim Anda yang bertanggung jawab untuk menjadwalkan konten dan menerbitkan konten yang disetujui menggunakan alat penjadwalan media sosial.
  
• Manajer komunitas: terakhir, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki seseorang yang secara teratur meninjau akun media sosial klien Anda, menanggapi keterlibatan, dan membina hubungan dengan calon pelanggan.

Dengan menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas sejak awal, Anda akan dapat menghindari tugas yang tumpang tindih dan memanfaatkan waktu semua orang dengan sebaik-baiknya.

2. Pahami di mana persetujuan klien cocok dengan alur kerja media sosial Anda  

Sekarang, saatnya untuk memastikan proses persetujuan Anda memiliki tempat yang jelas dalam alur kerja media sosial Anda secara keseluruhan.

Seperti yang Anda harapkan, persetujuan konten cenderung menjadi salah satu langkah terakhir dalam proses pembuatan konten. Secara umum, seperti inilah perjalanan ini:

• Ideation: datang dengan topik posting, kampanye pemasaran konten dan pesan luas.
• Pembuatan kalender konten: memetakan topik-topik ini dalam urutan bertahap, tergantung pada berapa banyak platform media sosial dan posting yang klien ingin Anda kelola per bulan.
• Desain grafis dan pembuatan citra: menghasilkan aset yang akan menyertai posting media sosial ini.
• Copywriting: memberi copywriter Anda informasi yang mereka butuhkan untuk menulis teks media sosial, memilih tagar, dan membuat salinan untuk jejaring sosial seperti Instagram, Facebook, LinkedIn, dan lainnya.
• Bagikan konten untuk tinjauan dan persetujuan klien: pada titik ini, Anda akan membagikan seluruh kumpulan konten sosial dengan klien Anda untuk ditinjau dan ditandatangani.

Penting untuk memetakan berapa lama waktu yang dibutuhkan tim Anda untuk mencapai proses persetujuan akhir. Dengan begitu, Anda dapat memberikan waktu dan tenggat waktu yang jelas kepada klien Anda agar konten mereka keluar tepat waktu.

Selain itu, ini memastikan Anda mengetahui berapa banyak klien yang dapat diambil oleh agensi media sosial Anda (karena setiap klien membutuhkan banyak waktu untuk mengelolanya) dan juga kapan saatnya untuk merekrut anggota tim baru.

3. Tetapkan waktu dan tenggat waktu untuk persetujuan konten klien  

Seperti yang telah kami sebutkan, tenggat waktu adalah kunci untuk menjaga kalender konten media sosial klien Anda tetap pada jalurnya.

Alur kerja media sosial terbaik menetapkan tonggak sepanjang proses pembuatan konten untuk memastikan klien Anda tahu kapan mereka perlu mempertimbangkan dan membagikan umpan balik mereka.

Misalnya, Anda dapat memberikan waktu 48 jam kepada klien Anda untuk menyetujui atau membagikan umpan balik pada postingan setelah mereka dikirim untuk disetujui. Jika klien gagal merespons tepat waktu, penting untuk memberi tahu mereka bagaimana hal ini akan memengaruhi proses penerbitan dan efek apa yang dapat terjadi pada kinerja konten media sosial mereka.

4. Gunakan alat persetujuan media sosial  

Jelas, ada banyak bagian yang bergerak dalam hal alur kerja persetujuan konten media sosial. Dengan begitu banyak anggota tim dan pemangku kepentingan yang terlibat, dapat dengan mudah menjadi sulit untuk tetap mengetahui status setiap pos dan perubahan apa pun yang diperlukan.

Itulah mengapa penting untuk berinvestasi di salah satu alat manajemen media sosial terbaik untuk mengelola seluruh proses dari satu dasbor terpusat waktu nyata.

Sked Social memberi agensi media sosial dan pemasar semua yang mereka butuhkan untuk membuat, menyetujui, dan menjadwalkan konten Instagram untuk klien mereka dengan mudah.

Berikut adalah beberapa fitur dan fungsi utama yang disukai agensi tentang Sked Social:

• Berkolaborasi dengan pengguna gratis tanpa batas dan pastikan setiap orang memiliki izin yang tepat untuk mengakses konten. Berikan pengguna internal dan eksternal akses ke konten sosial klien sebanyak yang Anda butuhkan dan pertahankan semua orang dalam lingkaran (tanpa terkena biaya setinggi langit).
• Kirim tautan unik ke klien Anda agar mereka menyetujui atau mengubah posting yang direncanakan dan dengan mudah melacak setiap posting.
• Kelola banyak akun dan klien dari satu platform untuk mengurangi kemungkinan kehilangan kesempatan atau pasca-persetujuan.

Alih-alih membuat spreadsheet manual, mengirim email tanpa henti, dan mengirimkan banyak notifikasi yang saling bertentangan, alat persetujuan media sosial all-in-one membuat konten klien Anda disetujui dan dipublikasikan.

5. Tinjau dan perbaiki alur kerja persetujuan klien Anda  

Selain itu, penting untuk memastikan alur kerja konten Anda berkembang dan tetap berhubungan dengan kebutuhan klien Anda.

Saat bisnis klien Anda tumbuh dan pemangku kepentingan baru masuk, Anda perlu memastikan proses Anda mudah, efisien, dan mulus untuk semua yang terlibat. Itu mungkin berarti menambahkan peran baru ke dalam alur kerja, memberikan tenggat waktu yang lebih lama untuk persetujuan atau mengubah frekuensi pembuatan konten Anda agar sesuai dengan kebutuhan internal klien Anda.

Pemasar media sosial terbaik fleksibel, gesit, dan mau beradaptasi dengan perubahan kebutuhan klien mereka. Merupakan ide yang baik untuk menyentuh basis dengan klien Anda selama pertemuan rutin Anda setiap kuartal atau lebih untuk melihat apakah alur kerja masih bekerja untuk mereka.

Jika tidak, tanyakan titik gesekan apa yang ingin mereka ulangi dan perubahan apa yang akan membuat hubungan kerja mereka dengan Anda lebih mudah. Ini adalah kunci untuk mempertahankan klien untuk jangka panjang dan menjadi agen media sosial pilihan tepercaya mereka.
Dan itu bungkus! Kunci untuk mengembangkan alur kerja persetujuan media sosial yang efisien adalah mengembangkan peran, tanggung jawab, dan tenggat waktu yang jelas untuk semua orang yang terlibat. Dengan menggunakan alat persetujuan media sosial, Anda dapat memudahkan klien Anda untuk meninjau dan menyetujui posting dan memastikan setiap konten berhasil keluar.