3 Rahasia Sukses Transformasi Digital Nirlaba

Di tengah pandemi COVID-19, transformasi digital nirlaba bukan lagi pilihan. Organisasi sekarang dihadapkan dengan tantangan yang belum pernah terjadi sebelumnya dan beralih ke teknologi untuk bekerja dari jarak jauh, mentransfer upaya penggalangan dana secara online, dan memeriksa populasi rentan yang mereka layani.

Teknologi yang diperlukan untuk mencapai ini dan memenuhi misi Anda adalah penting, tetapi Anda harus membuat rencana untuk memastikan bahwa orang yang menggunakan teknologi ini dapat berhasil mempelajari proses baru. Baik mereka anggota staf internal, sukarelawan, anggota dewan, atau penerima manfaat Anda, orang-orang harus tetap menjadi inti transformasi digital nonprofit Anda .

Dari sudut pandang internal, istilah "transformasi digital" memiliki arti yang berbeda untuk setiap departemen di lembaga nonprofit Anda. Saat organisasi Anda bergerak digital, setiap peran perlu memikirkan kembali bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaan dan mencapai tujuan mereka:

• Manajer sukarelawan mentransfer proses kertas dan koordinasi secara online
• Manajer TI fokus pada logistik untuk beralih ke pekerjaan penuh dari lingkungan rumah
• Tim pemasaran memutar acara tatap muka menjadi pengalaman menarik di dunia maya
• Departemen pengembangan mentransisikan operasi penggalangan dana secara online
• Direktur eksekutif menjaga agar tenaga kerja yang terdistribusi tetap selaras dan bergerak menuju tujuan yang sama

Saat melakukan transformasi digital di lembaga nonprofit Anda, penting untuk mengingat bagaimana pengalaman setiap tim bisa berbeda sekarang karena mereka semua hampir seluruhnya online atau diatur melalui alat digital. Di bawah, kami telah mengumpulkan tiga tips untuk membantu memastikan lembaga nonprofit Anda selalu mengingat semua orang selama proses berlangsung dan memandu tim Anda selama transformasi digital.

1. Terjemahkan Proses Kertas ke Digital

Sebuah bank makanan metropolitan besar, Heller Consulting, biasanya bekerja dengan sukarelawan mereka melalui pertemuan langsung, di mana mereka mengisi dokumen. Setelah itu, relawan berkomunikasi melalui email atau telepon dengan anggota staf bank makanan untuk mendaftar shift.

Staf program melihat kebutuhan untuk mengubah pengalaman relawan menjadi pengalaman digital karena proses tatap muka tidak sesuai dengan jumlah relawan yang dibutuhkan untuk melayani penerima manfaat mereka. Lebih lanjut, ini bukanlah proses yang dapat dengan mudah direplikasi secara online: setiap langkah memiliki banyak sentuhan manusia, mulai dari entri data dan panggilan sukarelawan hingga pertemuan langsung.

Jadi, mereka memikirkan bagaimana relawan akan menerima informasi secara digital, dan bagaimana bank makanan harus melacak data relawan secara internal. Hasilnya adalah antarmuka online yang memungkinkan sukarelawan untuk mendaftar dan mengubah shift secara real-time, membuat halaman sukarelawan yang dipersonalisasi di mana mereka dapat melacak jam, dan berkomunikasi dengan staf bank makanan. Anggota staf juga dapat menyalurkan informasi sukarelawan langsung ke CRM dan menambahkan sukarelawan ke rangkaian email yang relevan.

Jika lembaga nonprofit Anda memulai proyek yang mengubah proses tatap muka menjadi digital, bawa tim Anda melalui langkah-langkah berikut:

• Atur pertemuan dengan anggota staf yang terlibat dalam proses tatap muka
• Tinjau dasar-dasar proses saat ini sehingga Anda tidak melewatkan fungsi utama apa pun
• Tanyakan apa yang dapat ditingkatkan menggunakan alat digital
• Mengakui ketakutan staf tentang proses transformasi digital. Mengatasi ketakutan tersebut dapat membuka tim untuk mendengarkan dan bertukar pikiran dengan lebih baik
• Petakan proses digital baru dan peran baru semua orang
• Menerapkan teknologi baru dan mengomunikasikan semua perubahan dan pembaruan kepada staf
• Berikan sumber daya pelatihan kepada staf Anda sehingga mereka merasa nyaman menggunakan alat baru
• Adakan pertemuan lain untuk berkumpul kembali setelah menggunakan alat baru dan mendiskusikan perubahan atau perubahan terakhir

2. Mulailah dengan Pengalaman Konstituen

Sebelum memulai proyek transformasi digital, pikirkan dari luar menghadap ke dalam. Jika, misalnya, tujuan Anda adalah mendorong donor dan sukarelawan untuk lebih terlibat dengan organisasi Anda, Anda harus berkolaborasi lintas departemen untuk mempersempit apa yang paling penting bagi mereka. konstituen tertentu.

Dengan mendekati transformasi digital dari perspektif ini, Anda dapat memikirkan titik nyeri apa yang dialami konstituen Anda dan bagaimana teknologi dapat mengatasi titik nyeri tersebut.

Misalnya, satu organisasi penyelamat hewan tidak dapat mengikuti ribuan panggilan yang mereka terima dari orang-orang yang mempertimbangkan untuk mengadopsi hewan peliharaan. Jadi, mereka memutuskan untuk melakukan perombakan otomatisasi pemasaran mereka dan mengubah langkah layar awal menjadi perjalanan keterlibatan digital.

Langkah-langkah ini sekarang diselesaikan secara online dan mengumpulkan informasi melalui formulir yang menentukan apakah seseorang memenuhi syarat untuk mengadopsi hewan. Mereka yang tidak memenuhi syarat menerima serangkaian komunikasi email yang menjelaskan bagaimana mereka dapat menjadi terkualifikasi.

Untuk semua orang yang memenuhi syarat, mereka disiapkan dengan wawancara konferensi video dengan staf nirlaba. Mereka juga menerima seri email otomatis tentang cara merawat hewan peliharaan baru mereka.

Sebelum perubahan ini, seseorang akan menelepon tempat penampungan (seringkali lebih dari sekali), mencoba mendapatkan anggota staf di telepon, dan menjadwalkan janji untuk pergi ke tempat penampungan untuk wawancara. Sekarang, pengadopsi mendapatkan pengalaman virtual yang cepat dan anggota staf dapat melacak semua pengguna yang tertarik dengan lebih efisien.

Untuk membantu menempatkan diri Anda pada posisi konstituen Anda, ajukan pertanyaan kepada staf Anda seperti:

• Email apa yang ingin diterima dan dibaca seseorang dari organisasi kita?
• Jenis posting media sosial apa yang menurut mereka menginspirasi?
• Apakah mereka akan senang menerima informasi ini melalui surat langsung, atau email?
• Apakah ada proses yang menempatkan terlalu banyak kepemilikan pada konstituen, seperti memaksa mereka untuk menelepon beberapa kali?

Dari sana, Anda dapat menguji alat teknologi baru dengan biaya rendah atau sebagai uji coba untuk melihat bagaimana alat itu melayani organisasi Anda untuk kampanye atau acara tertentu. Kemudian, nilai hasilnya dan terapkan saat Anda mempertimbangkan bagaimana inovasi dapat terus melayani organisasi Anda selama bertahun-tahun yang akan datang.

3. Gunakan Teknik Manajemen Perubahan untuk Mendukung Staf Anda

Dengan orang-orang di seluruh negeri yang bekerja dari rumah karena pandemi COVID-19, profesional nirlaba juga harus berurusan dengan transformasi digital di lingkungan kerja sehari-hari mereka.

Untuk pemimpin dan penyelia nirlaba, penting untuk diingat bahwa teknologi dan proses baru terkadang dapat memberi sinyal kepada staf bahwa pekerjaan mereka dalam bahaya. Hal ini tidak terjadi, tetapi rasa takut dapat memasuki persamaan ketika seseorang dituntut untuk dengan cepat memperoleh keterampilan baru dan berpotensi merombak cara mereka melakukan pekerjaan mereka setiap hari.

Ketakutan itu dapat menyebabkan penolakan terhadap perubahan di dalam staf Anda. Alih-alih mempelajari alat baru, anggota staf terkadang kembali ke proses lama, melewatkan pelatihan untuk teknologi baru, atau langsung mengatakan mereka menolak untuk mempelajari cara baru.

Penolakan terhadap perubahan adalah hal yang wajar, tetapi terserah pada supervisor untuk memeriksa dengan anggota staf, berkomunikasi secara efektif selama perubahan , dan merayakan ketika anggota staf berhasil menggunakan alat digital baru. Di lembaga nonprofit, Anda dapat membantu mengelola perubahan ini dan:

• Berikan teriakan mingguan kepada staf di akhir setiap minggu, sorot seseorang yang berhasil menggunakan alat atau proses baru
• Kirim pembaruan tonggak tertentu melalui email. Misalnya, tunjukkan saat 100 sukarelawan telah bergabung secara virtual, atau saat kampanye email pertama pada alat otomatisasi pemasaran ditayangkan
• Dorong anggota staf yang sedang mengikuti pelatihan untuk menggunakan alat atau proses baru. Anda dapat mengirim permen atau mengadakan pesta pizza virtual di akhir minggu pelatihan yang panjang
• Jadwalkan check-in tambahan dengan staf yang mengubah proses tatap muka menjadi proses digital

Terlepas dari bagaimana Anda memilih untuk membantu mengelola perubahan dan transformasi digital, komunikasi terbuka sangat penting. Ini memberi staf cara untuk menyuarakan pendapat, merasa didengar dan diakui, dan memberikan kritik apa pun dengan proses atau alat baru. Sepanjang seluruh proses, Anda ingin staf Anda merasa dihargai.

Sangat mudah tersesat dalam logistik proyek transformasi digital. Terutama sekarang, ketika ada tekanan untuk membuat alat teknologi baru bekerja untuk melayani mereka yang membutuhkan, mengumpulkan uang, dan berkomunikasi secara internal dengan staf Anda. Selain itu, ada godaan untuk memprioritaskan teknologi daripada manusia.

Ingat: staf dan komunitas Anda mendambakan keterlibatan yang tulus, dan Anda dapat menggunakan alat digital untuk memberikannya kepada mereka. Ingatlah kiat-kiat ini, teliti opsi teknologi, dan tanyakan pada diri Anda apakah pendekatan Anda terhadap transformasi digital berhasil untuk seluruh organisasi Anda, mulai dari staf hingga penerima manfaat. Untuk informasi lebih lanjut tentang manajemen perubahan dan bagaimana kaitannya dengan transformasi digital di organisasi nirlaba, kunjungi halaman sumber daya manajemen perubahan Heller Consulting.

Posting ini ditulis oleh Kaia Swift, Manajer Pemasaran di Heller Consulting, sebuah perusahaan konsultan teknologi yang berspesialisasi dalam strategi dan implementasi nirlaba. Dia senang menceritakan kisah inspiratif klien Heller yang menemukan cara baru dan kreatif untuk menggunakan teknologi untuk melayani dunia dengan lebih baik.