Pandemi COVID-19 memprakarsai pergeseran massal ke pekerjaan jarak jauh, dan telecommuting diperkirakan akan bertahan jauh melampaui titik di mana langkah-langkah jarak sosial dapat dilonggarkan. Faktanya, 99% pekerja mengatakan mereka lebih suka bekerja dari jarak jauh, setidaknya paruh waktu, selama sisa karir mereka.
Sementara para pemimpin nirlaba mungkin bertanya-tanya apakah pekerjaan jarak jauh yang berkelanjutan akan berdampak negatif pada produktivitas, 77% karyawan jarak jauh melaporkan merasa lebih produktif saat di rumah dibandingkan lingkungan kantor yang sibuk. Dengan alat dan dukungan kerja jarak jauh yang tepat, lembaga nonprofit Anda dapat memperkuat budaya kerja dari rumah yang positif yang membuat karyawan Anda tetap produktif.
Ada beberapa platform online yang tersedia untuk membantu profesional nirlaba, termasuk alat kerja jarak jauh untuk manajemen proyek kolaboratif, komunikasi tim, penjadwalan rapat, peningkatan fokus, dan pengurangan stres.
Di bawah ini, kami membagikan 10 alat kerja jarak jauh yang dapat meningkatkan produktivitas tim Anda selama periode kerja jarak jauh ini dan seterusnya. Untuk masing-masing, kami menjelaskan apa yang dilakukan alat tersebut, bagaimana lembaga nonprofit Anda dapat menggunakannya, dan cara yang sesuai untuk mendorong komunikasi digital yang efektif. Sebagian besar sumber daya ini gratis atau menawarkan diskon untuk organisasi nirlaba.
1. MURAL
Saat melakukan brainstorming ide untuk acara besar, seperti kampanye Anda yang akan datang, pertemuan tatap muka memungkinkan tim Anda untuk menyusun rencana di papan tulis dan menggunakan isyarat visual lainnya untuk memandu diskusi Anda. MURAL adalah ruang kerja digital yang memungkinkan tim Anda melakukan jenis kolaborasi visual ini dari jarak jauh.
Tim Anda dapat menggunakan papan MURAL untuk menangkap ide pada catatan tempel digital, memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan, membuat diagram untuk memetakan strategi pemasaran Anda, dan banyak lagi. Ini adalah alat kolaboratif dan kreatif yang dapat sangat membantu anggota tim yang berpikir dan belajar lebih baik secara visual.
Lembaga nonprofit yang ditetapkan sebagai 501(c)3 yang memiliki anggaran operasional tahunan kurang dari $20 juta mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan ruang kerja MURAL gratis. Lembaga nonprofit lainnya masih dapat menerima diskon 50% untuk paket MURAL apa pun.
2. Google untuk Lembaga Nonprofit
Google untuk Lembaga Nonprofit menawarkan berbagai sumber daya untuk penggunaan nonprofit, termasuk YouTube Peduli, Google Ad Grants, serta Google Earth dan Maps. Salah satu fiturnya yang sangat membantu untuk pekerjaan jarak jauh adalah akses ke G Suite, yang mencakup aplikasi bisnis seperti Gmail dan Google Drive, Dokumen, Kalender, dan Meet. Ini adalah solusi lengkap yang mudah digunakan untuk kebutuhan penjadwalan, komunikasi, dan pengembangan produk dasar tim Anda.
Google menawarkan tiga paket diskon untuk lembaga nonprofit, yang berkisar dari $0 hingga $8 per pengguna per bulan. Paket yang berbeda bervariasi dalam penyimpanan cloud, ukuran konferensi video, fitur keamanan, dan fungsionalitas umum.
3. asana
Asana adalah alat manajemen proyek yang dapat membantu tim jarak jauh Anda melacak semua detail untuk menyelesaikan tugas Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan alat untuk memetakan rencana pemasaran Giving Tuesday Anda, termasuk kapan Anda akan mengirim email mana, dan menugaskan setiap subtugas terkait kepada anggota tim yang sesuai untuk diselesaikan pada tanggal yang disepakati.
Lembaga nonprofit yang memenuhi syarat dapat mengajukan diskon 50% untuk Asana Premium atau Asana Business.
4. Doodle
Menemukan waktu rapat yang cocok untuk semua orang sudah menjadi tantangan saat bekerja bersama di kantor, tetapi bisa menjadi lebih sulit saat bekerja melintasi zona waktu dan melalui komunikasi digital. Doodle menyederhanakan proses penjadwalan dengan memungkinkan Anda melakukan polling kepada anggota tim untuk waktu pertemuan potensial yang berbeda. Ini bisa sangat berguna untuk menjadwalkan pertemuan dengan mitra lokal atau sukarelawan yang mungkin berada di luar kalender bersama lembaga nonprofit Anda.
Versi Doodle yang memungkinkan Anda membuat polling penjadwalan dasar gratis. Perusahaan juga menawarkan uji coba gratis 14 hari untuk merasakan opsi premiumnya.
5. Kendur
Slack membantu tim Anda berkomunikasi dengan cara yang lebih terorganisir di luar email dengan membuat saluran obrolan yang berbeda untuk berbagai topik. Misalnya, Anda mungkin memiliki saluran yang didedikasikan untuk perencanaan Giving Tuesday di mana semua anggota tim dapat mengajukan pertanyaan dan memberikan pembaruan untuk topik itu.
Anda juga dapat memiliki saluran yang tidak terlalu formal untuk membantu menciptakan suasana percakapan kantor "di sekitar pendingin air" bahkan saat Anda jauh. Di saluran ini, tim Anda dapat berbagi pembaruan pribadi, foto hewan peliharaan yang menggemaskan, resep kue karantina favorit, dan banyak lagi.
Lembaga nonprofit dengan 250 anggota atau kurang bisa mendapatkan peningkatan gratis pada Paket Standar Slack, dan lembaga yang memiliki lebih dari 250 anggota bisa mendapatkan diskon 85%. Lembaga nonprofit juga berhak mendapatkan diskon 85% untuk Paket Plus. Selain itu, organisasi yang memerangi COVID-19 dapat meminta paket Standar atau Plus Slack gratis selama tiga bulan.
6. Todoist
Todoist adalah daftar tugas utama, memungkinkan Anda untuk memecah tugas besar menjadi subtugas yang dapat dikelola. Alat ini akan menyarankan tenggat waktu berdasarkan beban kerja Anda yang ada dan Anda dapat memberi kode warna pada tugas berdasarkan proyek dan tingkat urgensi.
Ini sangat berguna untuk membuat dan menetapkan tugas secara real-time selama rapat tim jarak jauh Anda. Saat Anda mendiskusikan kampanye Anda yang akan datang, staf dapat menambahkan tugas dan subtugas yang dihasilkan dari diskusi untuk memastikan rapat produktif dan Anda pergi dengan langkah selanjutnya yang jelas.
Lembaga nonprofit dapat mengajukan diskon 50% untuk langganan Todoist Business. Perusahaan juga memberikan tip untuk menggunakan Todoist untuk menghindari kelelahan nirlaba dan menawarkan templat Todoist siap pakai untuk agenda pertemuan nirlaba, kalender media sosial, dan posting blog.
7. Kamar mandi
Mengikuti beberapa akun media sosial bisa menjadi proses yang memakan waktu. Organisasi nirlaba dapat merampingkan ini dengan menggunakan alat seperti Hootsuite. Hootsuite memungkinkan Anda merencanakan, membuat, dan menjadwalkan pemasaran media sosial Anda di satu tempat.
Hal ini memungkinkan pengeposan yang lebih mudah di berbagai platform dan memungkinkan tim Anda merencanakan pos media sosial untuk dipublikasikan pada waktu yang paling optimal, sambil tetap memberi staf fleksibilitas dalam jadwal pribadi dan kerja mereka. Hootsuite juga memudahkan tim Anda untuk membuat proses peninjauan dan persetujuan untuk postingan sebelum dipublikasikan.
Perusahaan menawarkan diskon 50% untuk organisasi nirlaba dan juga menyediakan pendidikan untuk organisasi nirlaba yang ingin meningkatkan keterampilan media sosial mereka.
Unduh Gratis: Panduan BESAR untuk Media Sosial untuk Lembaga Nonprofit
8. Pomofokus
Saat bekerja dari jarak jauh, perhatian Anda mudah teralihkan oleh media sosial, berita, atau hal lain yang terjadi di rumah Anda. Pomofocus adalah alat yang berakar pada Teknik Pomodoro.
Teknik ini adalah metode manajemen waktu yang mencakup 25 menit pekerjaan terfokus pada tugas tertentu. Setelah masing-masing dari tiga sesi pertama 25 menit, Anda mengambil istirahat lima menit. Setelah yang keempat, Anda mengambil istirahat lebih lama 15 hingga 30 menit sebelum memulai kembali dari satu. Anda mengulangi ini sampai tugas selesai.
Teknik Pomodoro bertujuan untuk meningkatkan konsentrasi, menciptakan rasa urgensi, dan menghindari kelelahan mental. Ini bisa menjadi cara yang berguna untuk melewati hari kerja jarak jauh Anda, dan sangat membantu untuk mengerjakan proyek besar yang membutuhkan fokus mendalam, seperti aplikasi hibah atau laporan tahunan Anda.
Pomofocus adalah timer online gratis dan sederhana untuk menerapkan Teknik Pomodoro dengan melacak sesi kerja dan istirahat Anda. Anda juga dapat membuat daftar tugas yang akan Anda fokuskan langsung di halaman.
9. Ruang kepala
Tim nirlaba bekerja keras untuk mewujudkan misi mereka. Staf dapat menghadapi stres, kelelahan, dan kelelahan karena belas kasihan. Terutama selama pekerjaan jarak jauh di mana ada lebih sedikit kesempatan untuk koneksi interpersonal untuk mengekang beberapa stres ini, sangat penting untuk memasukkan perawatan diri ke dalam budaya kerja Anda. Headspace adalah alat meditasi dan perhatian yang dapat membantu tim Anda mengelola stres.
Perusahaan menemukan bahwa 30 hari menggunakan alat ini menurunkan stres sebesar 32%, dan hanya empat sesi mengurangi kelelahan sebesar 14%. Dengan melakukan itu, latihan perhatian ini meningkatkan produktivitas dalam prosesnya. Empat minggu dengan Headspace dapat meningkatkan fokus sebesar 14% dan satu sesi dapat mengurangi gangguan sebesar 22%.
Headspace menawarkan sumber daya gratis dan tiga meditasi terpandu untuk membantu karyawan mengatasi COVID-19 dan stres terkait pekerjaan jarak jauh. Perusahaan juga menawarkan layanan berkelanjutan untuk mempromosikan dan melacak perhatian di lembaga nonprofit Anda.
10. Penjelajahan Penuh Perhatian
Dengan bertambahnya waktu di rumah dan di depan layar, perhatian mudah teralihkan oleh media sosial atau situs berita. Mindful Browsing adalah ekstensi Chrome sederhana yang memberikan interupsi lembut sebelum Anda menavigasi ke situs tertentu yang Anda pilih yang Anda ingin lebih berhati-hati dalam menghabiskan waktu, seperti Facebook atau Twitter.
Alat akan menampilkan foto dan bertanya, misalnya, “Apakah Anda yakin ingin menghabiskan waktu di facebook.com?” Anda dapat memilih "ya", yang akan mengirim Anda ke situs dan bertanya lagi dalam 10 menit, atau luangkan waktu untuk memilih kembali ke aktivitas lain dengan hati-hati. Alat ini dapat disesuaikan untuk mengingatkan Anda tentang aktivitas yang Anda katakan lebih suka Anda lakukan daripada mengunjungi situs itu.
Alat ini gratis untuk semua pengguna, tidak melacak aktivitas Anda, dan memiliki kode sumber terbuka. Ini bisa menjadi cara yang berguna untuk lebih memperhatikan "pengguliran kiamat", menetapkan batas waktu untuk istirahat dari pekerjaan, dan tidak terlalu terganggu oleh media sosial.
Manfaatkan Alat Kerja Jarak Jauh untuk Menjaga Fokus Tim Anda
Pergeseran besar ke pekerjaan jarak jauh tahun ini hadir dengan peluang untuk meningkatkan budaya kerja lembaga nonprofit Anda sekaligus meningkatkan produktivitas tim Anda. Meskipun perubahan ini dapat menghadirkan tantangan, memanfaatkan produktivitas yang tersedia dan alat kerja jarak jauh, dan diskon nirlaba, dapat membantu mengatur, memotivasi, dan memfokuskan tim Anda sambil beradaptasi dengan lingkungan baru.
5 Cara Penggalangan Dana Online Membayar Sendiri