Bagaimana Manajer Proyek Dapat Bekerja Dari Jarak Jauh Secara Efisien

Revolusi kerja jarak jauh ada di depan mata dan kami melihat lebih banyak perusahaan beralih ke model kerja jarak jauh sebagian atau seluruhnya, tetapi bekerja dari rumah menghadirkan tantangan dan peluang. Setiap bisnis dan bahkan tim individu dalam bisnis tersebut berbeda dan akan mendapat manfaat dari metode kerja, praktik, dan alat yang unik untuk beroperasi dari jarak jauh. Bagi mereka yang memiliki peran manajemen proyek, mereka harus merencanakan dengan cermat, tetap teratur, berkomunikasi secara efektif, dan mengatur waktu mereka, tetapi dapatkah semua ini dilakukan dari jarak jauh?

Di Exposure Ninja, kami sangat mendukung kerja jarak jauh dan telah mengoperasikan model jarak jauh 100% selama lebih dari delapan tahun. Kami telah meminta ahli komunikasi kami — Manajer Proyek kami — yang berada di garis depan hari demi hari, membuat klien senang dan menciptakan hasil yang luar biasa, untuk kiat terbaik mereka untuk bekerja jarak jauh secara efisien.

1. Berkomunikasi Secara Produktif: Waspadalah terhadap Pesan Instan

Sebagian besar peran Manajer Proyek berpusat di sekitar komunikasi, baik itu memberi pengarahan kepada tim internal tentang permintaan klien dan proyek baru atau memperbarui klien tentang kemajuan kampanye mereka. Berkomunikasi secara efektif bukan hanya tentang kejelasan pesan Anda atau membangun hubungan yang baik; ini juga tentang memprioritaskan kapan, apa, dan berapa banyak informasi yang Anda bagikan dengan klien dan tim Anda.

Jika Anda bekerja dari jarak jauh, sebagian besar komunikasi internal Anda kemungkinan besar terjadi melalui email dan platform pesan instan. Ini bisa menjadi luar biasa untuk tetap berhubungan dengan tim Anda dan tetap up to date pada kemajuan pekerjaan mereka, jika digunakan dengan benar. Tetapi platform perpesanan instan khususnya dapat dengan cepat beralih dari alat yang efektif menjadi penghisap waktu yang mengganggu yang mendominasi hari Anda.

Saat berkomunikasi melalui pesan daripada secara langsung atau melalui telepon, kejelasan komunikasi Anda bahkan lebih penting. Sangat berguna untuk mempertimbangkan nada dan frekuensi pesan Anda — bereksperimenlah dengan memadatkan umpan balik klien menjadi pembaruan mingguan untuk menghindari saluran grup spam dan pertimbangkan apakah panggilan lebih (atau kurang) efisien untuk informasi yang perlu Anda sampaikan.

Jika Anda tidak punya waktu untuk menindaklanjuti pesan yang masuk, jangan dibuka! Jika Anda tidak bisa menolak, catat pesan itu dengan cepat, nilai urgensinya, dan kembali ke tugas yang ada. Kami menggunakan Slack, yang menampilkan cara praktis untuk mengatur pengingat pada pesan yang telah Anda terima sehingga Anda dapat menindaklanjutinya dalam satu jam, besok atau minggu depan. Sebaiknya Anda juga menunda notifikasi saat Anda sedang melakukan tugas tertentu atau sedang menelepon. Ini tidak hanya akan mencegah notifikasi muncul, mengganggu Anda dan menggoda Anda untuk check-in, tetapi juga akan memberi sinyal kepada rekan kerja Anda bahwa saat ini Anda tidak tersedia untuk mengobrol. Menyetel interval reguler saat Anda memeriksa pesan dan mengejar ketinggalan — bahkan memasukkannya ke dalam kalender — dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan membiarkan Anda fokus pada tugas lain tanpa risiko melewatkan pembaruan penting.

2. Merencanakan Hari Anda: Bekerja di Blok

Salah satu keuntungan besar bekerja dari jarak jauh adalah memiliki fleksibilitas untuk merencanakan hari Anda dan mungkin memulai atau menyelesaikannya sedikit lebih awal atau lebih lambat daripada di kantor. Meskipun ini bisa bagus untuk beberapa orang, bagi yang lain, mematikannya bisa jadi menantang. Terlalu mudah untuk hari kerja Anda meresap ke dalam malam Anda saat Anda memeriksa beberapa email setelah makan malam, membalas permintaan yang tidak mendesak (bahkan jika Anda hanya membutuhkan beberapa menit) atau bekerja lebih lama dari biasanya karena tidak ada perlu bolak-balik.

Merencanakan minggu Anda dengan hati-hati dapat membantu Anda mematikan dan menjadi lebih produktif. Banyak Manajer Proyek (PM) kami membagi waktu mereka menjadi beberapa blok, dengan masing-masing didedikasikan untuk klien atau tugas yang berbeda. Ini juga berguna untuk memungkinkan tugas yang tak terhindarkan tetapi tidak terduga yang akan muncul selama seminggu, baik dengan menambahkan buffer di kedua sisi blok waktu Anda atau membuat blok tambahan untuk permintaan tak terduga, yang akan memungkinkan Anda untuk tetap pada jadwal Anda bahkan ketika masalah menit terakhir muncul yang membutuhkan perhatian Anda. Memblokir slot tertentu adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda memaksimalkan minggu kerja, dan ini memberi Anda ketenangan pikiran bahwa Anda akan mendedikasikan cukup waktu untuk setiap klien atau proyek.

Terakhir, menjaga keseimbangan kehidupan kerja saat Anda bekerja dari jarak jauh dapat menjadi tantangan bagi kami. Coba rencanakan beberapa tugas admin yang "lebih ringan" selama 30 menit terakhir hari Anda — ini dapat membantu Anda untuk bersantai. Jika Anda seorang Manajer Proyek, Anda mungkin menyukai daftar dan perencanaan, jadi cobalah menuliskan apa pun yang berhubungan dengan pekerjaan yang muncul di kepala Anda pada malam hari di ponsel atau notepad daripada muncul kembali di laptop Anda untuk melakukannya. Banyak dari Ninja PM kami menemukan bahwa memblokir waktu untuk beberapa latihan atau hobi segera setelah bekerja adalah cara yang bagus untuk beralih ke waktu senggang mereka dan memiliki cut-off yang sulit di akhir hari kerja mereka.

3. Mengatur Rapat Virtual: Semuanya Ada di Persiapan

Saat bekerja dari jarak jauh, rapat cenderung lebih jarang terjadi daripada di kantor — ini dapat membantu individu dan bisnis untuk benar-benar mempertimbangkan tujuan dan nilai rapat mereka dan memastikannya seefisien mungkin. Kami mencoba untuk tetap berpegang pada slot 30 menit untuk menghindari diskusi panjang dan terbuka yang dapat diringkas menjadi separuh waktu — kami semua akrab dengan rapat yang berlarut-larut dan keluar jalur, bersama dengan prinsip lama yang berhasil. berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia. Jika Anda yang memimpin panggilan, cobalah untuk membatasi jumlah obrolan ringan yang terjadi di awal. Penting untuk mengejar ketinggalan dengan klien dan anggota tim, tetapi setelah satu atau dua menit, ingatkan peserta dengan lembut tentang tujuan panggilan dan mulailah agenda Anda.

Untuk memastikan rapat produktif, bagikan catatan atau agenda Anda dengan peserta lain sebelum panggilan, jelaskan tujuan rapat, dan dorong orang lain untuk mempersiapkan diri dengan baik sebelum rapat. Baik Anda menggunakan perangkat lunak konferensi video, Skype atau ponsel Anda, pastikan Anda memiliki cadangan. Kita semua pernah berada di sana ketika masalah teknis mengganggu panggilan pada waktu yang paling buruk, tetapi jika ini terjadi selama panggilan klien, itu tidak hanya tidak profesional, tetapi juga dapat membuang waktu. Sebelum rapat, periksa apakah mikrofon Anda berfungsi dan Anda bisa mendapatkan akses ke ruang rapat virtual apa pun yang mungkin Anda gunakan. Selalu sediakan nomor telepon klien untuk berjaga-jaga.

4. Menyiapkan Workstation Anda: Sepadan dengan Usaha

Baik Anda bekerja di rumah selama sehari, seminggu, atau tanpa batas waktu, menyiapkan ruang untuk bekerja bagi Anda sangatlah penting. Sebagai Manajer Proyek, Anda mungkin memiliki banyak panggilan sepanjang minggu, jadi kamera dan mikrofon berkualitas baik sangat penting. Pertimbangkan (dan periksa!) lingkungan Anda sebelum bergabung dengan panggilan — kita semua pernah melihat pekerjaan jarak jauh gagal di mana sepasang celana tergeletak di lantai atau anak-anak nakal berkeliaran di ruangan… Jika memungkinkan, ciptakan ruang khusus untuk pekerjaan yang gratis dari kekacauan dan gangguan. Ini akan membuat Anda tetap fokus dan dapat beralih dengan lebih mudah antara pekerjaan dan waktu pribadi Anda.

Pada akhirnya, sebagian besar pekerjaan kantor dapat dilakukan secara efisien, jika tidak lebih efisien, dari jarak jauh. Keterampilan yang dibutuhkan untuk manajemen proyek yang efektif tetap sama dan orang-orang yang tertarik pada manajemen proyek terorganisir dan mandiri, yang merupakan ciri sempurna untuk tidak hanya bertahan tetapi berkembang saat bekerja jarak jauh.

Jika Anda berjuang untuk melakukan transisi dari kantor ke rumah Anda, Revolusi Kerja Jarak Jauh dapat membantu Anda beradaptasi, memberi Anda semua alat, teknik, dan trik yang digunakan Manajer Proyek kami untuk mengelola tim mereka secara efektif dan bekerja dengan klien. Beralih dari kantor ke jarak jauh dengan Exposure Ninja dan buat hubungan klien dan kolega Anda lebih baik dari sebelumnya.