3 Cara Nirlaba Anda Dapat Mencegah Kejenuhan Relawan

Banyak orang tertarik pada gagasan mengubah dunia menjadi lebih baik. Beberapa suka membuat perubahan positif dengan menyumbangkan uang mereka untuk tujuan yang penting bagi kehidupan mereka sementara yang lain memilih untuk menyumbangkan waktu mereka secara sukarela.

Jika Anda ingin mempertahankan mereka yang memilih untuk menjadi sukarelawan, Anda harus memberi mereka pengalaman sukarela yang positif baik selama, dan setelah, waktu mereka bekerja dengan Anda. Dengan cara yang sama seperti kebanyakan orang tidak akan memberikan yang terbaik pada pekerjaan di mana mereka tidak merasa dihargai, sukarelawan kemungkinan akan kurang bersedia untuk menyumbangkan waktu mereka ke organisasi nirlaba yang tidak membuat mereka merasa dihargai dan dihargai.

Penyebab kelelahan yang paling sering terkait dengan bagaimana staf dikelola: perlakuan tidak adil, kurangnya kejelasan, dan beban kerja serta tekanan waktu yang tidak dapat diatur. Relawan, dalam banyak hal, adalah anggota staf nirlaba Anda dan Anda harus melakukan segala daya untuk mencegah mereka kehabisan tenaga.

Memberikan pengalaman relawan yang baik dan mempertahankan relawan Anda menjadi lebih penting selama pandemi COVID-19 karena orang mencari cara untuk membantu orang lain. Peluang sukarelawan adalah cara sempurna untuk membantu tujuan ini.

Jika ada peluang untuk menjadi sukarelawan secara langsung, orang perlu merasa aman dan dilengkapi dengan peralatan yang diperlukan. Selain itu, akan sangat membantu jika memberikan peluang sukarelawan virtual untuk memungkinkan orang-orang yang tidak merasa nyaman pergi ke luar kesempatan untuk berbagi keterampilan mereka. Di bawah ini, kami akan memandu Anda melalui tiga taktik berbeda yang dapat Anda gunakan untuk mencegah kelelahan sukarelawan dan memberikan pengalaman positif bagi sukarelawan Anda.

3 Tips Mencegah Kejenuhan Relawan

1. Optimalkan Rekrutmen dan Orientasi Relawan

Banyak sukarelawan berhenti karena tidak cocok dengan organisasi nirlaba atau pemanfaatan keterampilan mereka yang buruk. Relawan sangat penting untuk keberhasilan organisasi nirlaba Anda, dan tanpa dukungan mereka, Anda berisiko kehilangan tenaga yang diperlukan untuk menyelenggarakan acara, menarik donatur, dan pada akhirnya memenuhi misi Anda.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengambil pendekatan yang terfokus dan komprehensif untuk perekrutan dan orientasi sukarelawan. Relawan harus, melalui pelatihan dan orientasi, memahami semua yang mereka butuhkan tentang organisasi nirlaba Anda untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Untuk memulai, ambil pesan rekrutmen sukarelawan awal Anda dan pikirkan baik-baik tentang hubungannya dengan nilai inti, misi, pencitraan merek, suara, dan nada organisasi nirlaba Anda. Kemudian, pertimbangkan jenis sukarelawan yang ingin Anda tarik. Selain seseorang yang berbagi misi dan nilai Anda, Anda juga harus menyaring kualitas lain dengan pertanyaan seperti:

• Kepribadian: Apakah Anda menginginkan sukarelawan karismatik? Apakah Anda mencari orang yang mudah bekerja sebagai bagian dari tim? Apakah pengalaman sukarela Anda menentukan bahwa orang-orang mengotori tangan mereka?
• Sejarah sebelumnya: Berapa banyak pengalaman sukarela yang Anda inginkan untuk dimiliki setiap orang? Pengalaman kerja seperti apa yang penting untuk posisi sukarelawan ini?
• Sasaran: Apa yang ingin dicapai oleh sukarelawan dengan bekerja sama dengan Anda? Apa yang ingin Anda capai dengan bantuan sukarelawan Anda?
• Keterampilan dan bakat: Kualifikasi seperti apa yang dimiliki sukarelawan ideal Anda? Keterampilan interpersonal, teknis, dan profesional seperti apa yang mereka miliki?

Dengan gagasan yang kuat tentang siapa yang ingin Anda rekrut dan untuk apa Anda ingin merekrut mereka, langkah Anda selanjutnya adalah menyusun deskripsi peluang sukarelawan Anda. Fokus pada mengapa seorang sukarelawan mungkin tertarik pada posisi tertentu.

Mungkin pengalaman sukarelawan terlihat bagus di resume, atau mungkin mereka dapat memperoleh keterampilan penting melalui pekerjaan sukarela mereka. Pastikan Anda juga memasukkan informasi sebanyak mungkin tentang posisi tersebut, termasuk tanggung jawab, harapan, tanggal mulai dan berakhir, serta lokasi.

Dari sana, tentukan bagaimana Anda akan mempromosikan peluang menjadi sukarelawan. Anda dapat mengadakan stan di festival karier, berkolaborasi dengan organisasi dan kelompok komunitas lain, atau memasang iklan web, cetak, atau radio. Media sosial juga merupakan sumber yang bagus untuk mempromosikan peluang sukarela Anda.

Dengan proses rekrutmen Anda terkunci, Anda juga harus memeriksa bagaimana Anda bergabung dengan sukarelawan baru. Fokus pada bagaimana mereka dapat memenuhi tanggung jawab yang diuraikan dalam deskripsi, dan berikan mereka pelatihan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Proses orientasi yang berhasil harus memperkenalkan sukarelawan baru kepada staf internal Anda, sukarelawan lain, dan para pemimpin di organisasi Anda. Itu juga harus memasukkan mereka ke dalam database sukarelawan Anda, memberikan kepemimpinan dengan semua yang perlu diketahui tentang siapa mereka. Untuk itu, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk meminta seseorang di dewan Anda secara pribadi menyambut sukarelawan baru melalui semacam seminar orientasi.

Tujuan Anda di sini bukan hanya untuk mengajari orang-orang bagaimana mereka dapat membantu lembaga nonprofit Anda. Anda ingin mereka merasa seolah-olah mereka adalah bagian dari komunitas. Anda ingin memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk mewakili merek Anda dan menginjili misi Anda, dan menginspirasi mereka untuk melakukannya.

Buat perangkat orientasi sukarela yang dapat Anda bagikan kepada pendatang baru. Kit ini harus mencakup informasi berikut:

• Gambaran umum organisasi Anda, termasuk misi, visi, nilai, dan tujuan inti
• Kiat untuk berbicara tentang lembaga nonprofit Anda di depan umum
• Pedoman merek untuk memposting di saluran sosial
• Informasi dan materi pelatihan untuk alat dan solusi perangkat lunak apa pun yang digunakan lembaga nonprofit Anda
• Detail kontak untuk manajer sukarelawan
• Nilai, prinsip, dan pedoman umum yang terkait dengan merek Anda
• Informasi tentang proses dan aturan internal lembaga nonprofit Anda
• Detail tentang lokasi penting seperti kantor Anda, tempat penggalangan dana, dll.

2. Pertahankan Komunikasi yang Jelas

Sama seperti komunikasi yang buruk dan salah urus membuat frustrasi karyawan yang dibayar, itu juga sangat merusak hubungan nirlaba Anda dengan sukarelawannya. Tanpa komunikasi yang jelas, relawan Anda tidak akan tahu apa yang harus mereka lakukan dan mereka tidak akan memiliki wawasan tentang dampak dari upaya mereka.

Pastikan ada jalur kontak yang jelas bagi sukarelawan untuk menjangkau staf kunci di lembaga nonprofit Anda, seperti manajer sukarelawan. Relawan harus dapat dengan mudah menjangkau orang-orang ini, sementara staf internal Anda harus memiliki saluran yang jelas untuk menyampaikan pertanyaan dan kekhawatiran kepada anggota tim Anda yang lain jika diperlukan. .

Mulailah dengan memahami berbagai komite sukarelawan dalam organisasi Anda, seperti pemasaran, komunikasi, filantropi, layanan, dan perencanaan strategis. Ingat, setiap kelompok memiliki tanggung jawab dan kebutuhan yang berbeda, dan akan tertarik pada informasi yang berbeda. Di luar itu, yang paling penting adalah tetap berhubungan secara teratur dengan semua relawan.

Email kemungkinan merupakan cara paling sederhana, memungkinkan Anda membuat milis yang sangat tersegmentasi dan dapat dilacak melalui platform seperti Mailchimp atau ActiveCampaign. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk membuat grup Facebook di mana Anda dapat mengoordinasikan kegiatan sukarelawan dan memungkinkan sukarelawan Anda untuk memberikan umpan balik langsung.

Jangan lupa untuk menunjukkan upaya sukarelawan Anda berkontribusi pada tim internal juga: tulis buletin sukarelawan bulanan untuk dibagikan kepada rekan kerja Anda. Sertakan poin data, foto, dan bukti nyata lainnya yang menunjukkan bahwa lembaga nonprofit Anda mencapai pencapaiannya, dan tekankan bahwa ini adalah sesuatu yang tidak dapat Anda lakukan tanpa sukarelawan Anda. Untuk sukarelawan yang sangat pekerja keras, menginspirasi, atau kreatif, sertakan ucapan langsung sebagai ucapan 'terima kasih' khusus.

Konten ini mungkin datang dalam bentuk wawancara atau cerita di buletin Anda, di situs Anda, atau di blog Anda. Anda bahkan dapat melangkah lebih jauh dengan membuat program penghargaan atau pengakuan sukarelawan yang memberikan kartu hadiah kepada sukarelawan Anda yang paling berdedikasi.

Apa pun yang Anda lakukan, yang penting adalah Anda memusatkan perhatian pada bagaimana kontribusi setiap sukarelawan telah membantu Anda mencapai misi Anda. Sertakan, dengan persetujuan mereka, foto dan video penggalangan dana Anda. Tunjukkan kepada mereka bahwa mereka membuat dampak, dan bahwa pekerjaan yang mereka lakukan itu penting.

3. Perlakukan Relawan sebagai Manusia, Bukan Sumber Daya

Bagi banyak pemimpin di ruang nirlaba, misi mereka adalah hidup mereka. Itu segalanya bagi mereka. Akibatnya, mereka memegang sukarelawan mereka dengan standar keunggulan yang tinggi.

Terkadang, tidak semua orang sama bersemangat atau terlibat seperti Anda. Setiap sukarelawan akan memiliki batasan seberapa banyak upaya yang dapat mereka lakukan, dan bagaimana mereka dapat berkontribusi pada organisasi Anda.

Dan tidak apa-apa. Mengharapkan atau menuntut setiap sukarelawan untuk berkontribusi dengan cara yang persis sama menciptakan tingkat tekanan yang melelahkan dan tidak berkelanjutan. Sebaliknya, rute yang lebih baik adalah memberikan kesempatan sukarelawan yang fleksibel.

Tidak setiap sukarelawan perlu menjadi "sepatu bot di tanah" di acara Anda. Bahkan, mereka mungkin tidak perlu bekerja lebih dari beberapa jam seminggu dengan organisasi Anda.

Micro-volunteering, misalnya, terdiri dari tugas-tugas kecil yang tidak memerlukan aplikasi atau proses rekrutmen. Mereka juga membutuhkan komitmen waktu yang minimal. Ini mungkin termasuk menyediakan barang untuk obral kue, men-tweet tentang suatu acara atau tujuan, atau berpartisipasi dalam survei.

Dalam hal itu, Anda juga harus mempertimbangkan posisi sukarelawan online. Lembaga nonprofit Anda membutuhkan orang untuk memantau umpan sosial desainer grafis, webmaster, dan pakar pemasarannya. Ini semua adalah pekerjaan yang dapat dilakukan dari jarak jauh, memungkinkan Anda untuk memanfaatkan sukarelawan digital di berbagai lokasi.

Perangkat lunak manajemen sukarelawan seperti InitLive atau Volgistics dapat merampingkan proses perekrutan Anda dan juga membuat penjadwalan sukarelawan menjadi lebih sederhana, memungkinkan sukarelawan bekerja dengan jam kerja yang fleksibel, bertukar shift sesuai kebutuhan, dan menjadwalkan shift mereka sendiri. Selain menggunakan sistem seperti itu, tekankan kepada relawan Anda bahwa tidak ada harapan.

Setiap orang hanya boleh bekerja sebanyak yang mereka mampu. Membiarkan orang pada tingkat fleksibilitas itu dapat sangat mengurangi kemungkinan seseorang akan merasa stres karena mereka tidak cukup berkontribusi atau tertekan untuk berbuat lebih banyak. Dan itu, pada gilirannya, dapat membantu mencegah kelelahan sukarelawan.

Akan selalu ada tingkat pergantian di antara sukarelawan, tetapi tidak harus ada kelelahan. Dengan memahami bagaimana tindakan Anda memengaruhi dan berkontribusi pada etos kerja sukarelawan Anda, Anda dapat kembali ke hal yang benar-benar penting: mengubah dunia.

Louis Louw adalah pemilik Elite Sport Socks . Dia bergairah tentang bisnis, teknologi, dan panjat tebing. Elite Sports Socks menjual kaus kaki khusus untuk tim olahraga dan penggalangan dana sekolah.