Membuka Wawasan untuk Organisasi Nirlaba Anda: Cara Menyusun Pertanyaan Survei Pasca-Acara yang Efektif

Setelah acara Anda selesai dan semua orang pulang, sepertinya acara Anda sudah selesai. Namun, perencanaan acara yang efektif mencakup tindak lanjut pasca acara. Ini adalah langkah penting berikutnya, karena laporan Wawasan Peserta Acara kami menemukan bahwa 91% peserta acara cenderung mengambil tindakan lebih lanjut dengan organisasi nirlaba setelah pengalaman acara yang positif .

Pertanyaan survei pasca-acara membantu organisasi nirlaba mengumpulkan wawasan dan umpan balik yang berharga dari peserta acara. Data ini kemudian membantu perencana acara nirlaba meningkatkan acara mendatang dan menyempurnakan pengalaman peserta secara keseluruhan.

Di bawah ini, kami akan membahas mengapa survei pasca-acara sangat penting untuk organisasi nirlaba, cara membuat pertanyaan survei untuk mendapatkan tingkat respons yang tinggi, dan tindakan apa yang harus diambil setelah Anda mengumpulkan data. Kita akan melihat bagaimana tugas pasca-acara ini membantu memulai perencanaan acara mendatang, memungkinkan Anda memanfaatkan sepenuhnya 51% peserta acara yang berniat untuk bergabung dengan acara penggalangan dana mendatang yang diselenggarakan organisasi Anda.

Mengapa Survei Pasca Acara Penting untuk Organisasi Nirlaba

Survei pasca-acara membantu lembaga nonprofit berdasarkan jenis acara penggalangan dana. Misalnya, webinar bisa lebih menantang untuk mengukur kepuasan peserta daripada acara tatap muka. Namun, perencana acara dapat menggunakan survei pasca-acara untuk acara penggalangan dana virtual guna mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tingkat keterlibatan peserta dan cara meningkatkan penawaran mereka berikutnya.

Anda juga dapat menggunakan survei pasca-acara untuk mendapatkan wawasan tentang seberapa baik kinerja strategi pemasaran pra-acara Anda. Dengan bertanya kepada peserta acara bagaimana mereka mendengar tentang acara Anda, Anda dapat melihat outlet mana yang layak untuk investasi di masa mendatang.

Secara keseluruhan, survei pasca-acara adalah kesempatan untuk terhubung dengan donatur Anda dan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan umpan balik dan pengalaman mereka. Ini memberikan alasan untuk menghubungi pendukung Anda dan memberi tahu mereka bahwa pemikiran mereka akan menginformasikan peningkatan pada acara Anda berikutnya.

Survei Pasca-Acara vs. Formulir Umpan Balik: Apa bedanya dengan organisasi nirlaba?

Organisasi nirlaba juga dapat memanfaatkan formulir umpan balik untuk mengumpulkan wawasan pendukung. Anda akan menggunakan ini untuk mengumpulkan umpan balik tentang kepuasan keseluruhan pendukung dengan organisasi Anda. Singkatnya, formulir umpan balik membantu Anda memahami bagaimana publik memandang organisasi Anda dan apa yang mereka suka dan tidak suka lihat.

Sebaliknya, survei pasca-acara berfokus pada keberhasilan acara tertentu yang Anda selenggarakan: seberapa baik acara tersebut berjalan, apakah orang akan datang lagi, dan bagaimana orang mendengarnya. Survei ini juga menjelaskan operasi Anda, sedangkan formulir umpan balik memberikan wawasan yang lebih dalam tentang merek nirlaba Anda secara keseluruhan. Kedua survei itu penting—saat Anda mengirimkannya dan cara Anda menggunakannya berbeda-beda.

Cara Membuat Pertanyaan Survei Pasca Acara yang Efektif untuk Organisasi Nirlaba

Untuk membuat pertanyaan survei pasca-acara yang efektif, jelas, spesifik, dan relevan dengan acara tersebut. Tanyakan tentang aspek acara yang berbeda, terutama jika Anda mencoba sesuatu yang baru tahun ini. Misalnya, jika responden memberi peringkat rendah pada sebagian acara Anda, sertakan pertanyaan tindak lanjut atau kotak teks bagi mereka untuk menguraikan apa yang tidak berhasil bagi mereka sehingga Anda dapat mempertimbangkan umpan balik yang berharga ini saat merencanakan acara mendatang .

Menggunakan berbagai jenis pertanyaan dapat meningkatkan partisipasi dan keterlibatan dengan survei Anda dan membantu Anda memperoleh wawasan yang berbeda. Jadi saat Anda memilih pertanyaan, pastikan Anda mencakup seluruh pengalaman acara: sebelum, selama, dan setelah. Setelah membuat kuesioner untuk satu acara, Anda akan memiliki template untuk acara mendatang.

Anda juga dapat memberikan opsi bagi responden untuk mengidentifikasi diri mereka sendiri atau tetap anonim. Jika peserta survei memilih untuk tetap anonim, sertakan beberapa pertanyaan untuk mengumpulkan wawasan berharga ke dalam kelompok peserta yang berbeda, seperti:

• Usia, jenis kelamin, dan demografi lainnya
• Histori atau kapasitas donasi
• Acara pertama kali atau peserta yang kembali
• Penggalangan dana peer-to-peer untuk acara Anda

Memiliki data ini dapat membantu Anda melihat tren acara berdasarkan grup dan melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan pengalaman mereka di masa mendatang.

Contoh Teratas Pertanyaan Survei Pasca-Acara untuk Organisasi Nirlaba

Saat merancang survei umpan balik acara, ada berbagai jenis pertanyaan yang dapat Anda sertakan. Jenis pertanyaan di bawah ini adalah praktik terbaik untuk merancang template survei.

1. Pertanyaan Terbuka

Pertanyaan terbuka memungkinkan peserta survei untuk menjawab dengan kata-kata mereka sendiri melalui kotak teks bentuk bebas. Mereka tidak terbatas pada satu set pilihan.

Mengumpulkan data kualitatif seperti ini dapat membantu organisasi nirlaba Anda mendapatkan wawasan yang mungkin belum Anda pertimbangkan saat merancang survei karena pertanyaan ini membantu mengumpulkan umpan balik yang konstruktif. Anda juga dapat menggunakannya untuk meminta kesaksian atau cerita untuk digunakan dalam materi pemasaran di masa mendatang.

Beberapa contoh pertanyaan meliputi:

• Apa salah satu kenangan favorit Anda dari acara tersebut?
• Bagaimana Anda menggambarkan pengalaman Anda kepada seorang teman?
• Apakah ada hal lain yang ingin Anda bagikan kepada kami tentang pengalaman acara Anda?

2. Ya/Tidak Pertanyaan

Pertanyaan ya/tidak hanya menawarkan dua pilihan jawaban kepada peserta: ya atau tidak. Pertanyaan ini dapat membantu mengidentifikasi masalah dengan cepat dan menghubungkan Anda dengan responden yang mencari cara tambahan untuk terlibat.

Anda dapat memicu pertanyaan tindak lanjut untuk jenis pertanyaan ini berdasarkan tanggapan peserta, seperti menanyakan informasi kontak mereka atau detail tambahan tentang tantangan yang mereka temui.

Beberapa contoh pertanyaan meliputi:

• Apakah Anda mengalami kesulitan mendaftar untuk acara tersebut?
• Apakah tempat acara mudah dinavigasi?
• Apakah Anda tertarik untuk menjadi sukarelawan di acara mendatang?

3. Pertanyaan Pilihan Ganda

Pertanyaan pilihan ganda memungkinkan responden memilih satu atau lebih opsi dari daftar pilihan. Mereka dapat membantu peserta mengingat acara dan membiarkan Anda melihat komponen mana dari acara Anda yang paling sesuai dengan pendukung.

Beberapa contoh pertanyaan meliputi:

• Apa bagian favorit Anda dari acara tersebut? Centang semua yang sesuai.
  • Pembicara utama
  • Peluang jaringan
  • Presenter selama sesi breakout
  • Melayani makanan dan minuman
  • Hiburan
• Bagaimana Anda mendengar tentang acara kami? Centang semua yang sesuai.
  • Media sosial
  • Situs web
  • Surel
  • Teman
  • pemasaran acara lainnya

4. Skala Peringkat

Pertanyaan skala peringkat meminta responden untuk memberikan peringkat antara dua ekstrem untuk menunjukkan seberapa besar mereka setuju atau tidak setuju dengan topik tertentu. Ini dapat membantu nirlaba Anda menentukan bagaimana berbagai subjek beresonansi dengan audiens Anda untuk mengidentifikasi penyesuaian yang diperlukan.

Beberapa contoh pertanyaan meliputi:

• Seberapa cocok harga tiket kami dengan manfaat dan pengalaman yang Anda terima di acara tersebut? (1 berarti Anda merasa acara tersebut terlalu mahal dan Anda tidak menerima manfaat yang diharapkan/10 berarti Anda merasa acara tersebut memberikan nilai yang sangat baik)
• Bagaimana Anda menilai kualitas audio dan video acara virtual kami? (1 kualitas sangat buruk/10 kualitas sangat tinggi)

5. Skor Promotor Bersih

Skor promotor bersih (NPS) adalah apa yang Anda dapatkan dari meminta peserta acara untuk menggunakan skala peringkat dari 0 hingga 10 (di mana 10 sangat mungkin) untuk menjawab satu pertanyaan: Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan acara kami kepada teman, keluarga, atau kolega?

Setelah Anda menerima semua tanggapan, ambil persentase peserta yang dianggap sebagai promotor (mereka yang memilih 9 atau 10) dan kurangi persentase yang dianggap sebagai pencela (mereka yang memilih 0 hingga 6) untuk mendapatkan NPS Anda.

Menyusun NPS untuk acara Anda memberikan tampilan tingkat tinggi pada kepuasan peserta secara keseluruhan:

• Jika tinggi, acara Anda layak untuk diulang
• Jika itu adalah skor tingkat menengah, ada baiknya menyelami detailnya untuk meningkatkan acara Anda berikutnya
• Jika rendah, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mencoba jenis acara lain di masa mendatang

Cara Mendorong Tingkat Respons Tinggi untuk Survei Pasca-Acara

Data survei Anda hanya sebaik tingkat respons Anda. Sering kali, mengirimkan tautan survei sekali saja tidak cukup untuk mendorong partisipasi yang signifikan dari tamu. Jadi untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari survei pasca-acara Anda, pertimbangkan strategi berikut:

• Sebutkan di acara Anda: Mintalah pembawa acara Anda memberi tahu orang banyak untuk mengharapkan survei lanjutan di akhir acara Anda. Ini adalah waktu kunci untuk menjangkau audiens target Anda.
• Ungkapkan penghargaan: Ingatkan para donatur bahwa Anda menghargai umpan balik mereka sebagai bagian dari acara dan sesudahnya. Anda juga dapat berbagi cara survei sebelumnya membantu meningkatkan acara Anda saat ini.
• Ingatkan orang-orang di media sosial : Jangkau peserta acara yang mungkin lebih sering memeriksa Instagram atau Facebook daripada email mereka melalui pos dan cerita pengingat.
• Menggabungkan hitungan mundur: Ciptakan rasa urgensi dengan membagikan hitungan mundur saat survei akan ditutup pada email tindak lanjut dan postingan sosial Anda.
• Berikan insentif: Dorong partisipasi dengan menawarkan barang curian bermerek, tiket penggalangan dana gratis untuk acara yang akan datang, atau mengikuti undian khusus untuk setiap peserta yang menyelesaikan survei.

Terakhir, bagikan dengan responden bagaimana Anda memasukkan umpan balik mereka. Melihat dampak partisipasi mereka dapat membuat mereka lebih mungkin untuk menyelesaikan survei di masa mendatang.

Menganalisis Tanggapan Survei Pasca-Acara untuk Wawasan yang Dapat Ditindaklanjuti

Ingat, jangan hanya menjalankan survei—gunakan itu. Sisihkan waktu dengan penyelenggara acara Anda untuk meninjau umpan balik pasca-acara untuk takeaways kunci. Saat Anda menganalisis data survei, cari:

• Tren berulang dalam respons: Cari area yang cenderung disetujui oleh peserta acara. Misalnya, jika responden survei secara konsisten mengatakan bahwa mereka kesulitan menggunakan platform virtual Anda, mungkin inilah saatnya untuk meneliti perangkat lunak acara baru untuk organisasi nirlaba. Namun, jika semua orang menyukai band Anda, pesanlah untuk tahun depan.
• Ide kreatif: Pindai pertanyaan terbuka untuk ide baru untuk acara mendatang dari peserta. Ini menawarkan kesempatan untuk meminta responden tertentu untuk melihat apakah mereka akan menjadi sukarelawan tahun depan untuk membantu mengimplementasikan ide mereka.
• Terendah, tertinggi, dan hanya denda: Ingatlah bahwa Anda dapat menghilangkan atau mengubah elemen acara dengan skor terendah. Mereka yang memiliki skor tinggi adalah yang harus dipertahankan untuk tahun depan. Aspek acara yang dilaporkan peserta sebagai “baik-baik saja” adalah peluang untuk membuat perubahan kecil yang dapat berdampak besar.
• Perbedaan antara kelompok: Pertimbangkan perbedaan pengalaman peserta acara berdasarkan usia, apakah mereka memiliki kampanye penggalangan dana peer-to-peer, dan faktor lainnya. Ini dapat membantu tim Anda menargetkan pemangku kepentingan tertentu jika diperlukan untuk meningkatkan kepuasan.

Setelah Anda menganalisis data kuantitatif dan kualitatif Anda, rencanakan untuk meninggalkan rapat tim Anda dengan setidaknya satu poin penting yang akan Anda ulangi dan satu item tindakan untuk perbaikan untuk setiap tahap perencanaan acara: sebelum, selama, dan setelah.

Gunakan Survei Pasca-Acara untuk Meningkatkan Acara dan Program Nirlaba

Acara yang sukses dimulai dengan mengumpulkan umpan balik yang berharga dari peserta sebelumnya. Survei pasca-acara yang dipasangkan dengan data kuantitatif dari aplikasi acara atau platform manajemen acara Anda dapat menghasilkan wawasan yang kuat yang memberikan kedalaman tambahan pada analisis survei Anda.

Classy Live menawarkan pelaporan dalam platform untuk akses cepat ke metrik kesehatan acara dan wawasan untuk membuat strategi interaksi yang dipersonalisasi bagi peserta. Undang peserta untuk berpartisipasi dalam pengalaman acara tatap muka, virtual, dan hybrid yang diselenggarakan melalui perangkat lunak penggalangan dana acara Classy. Plus, nikmati keuntungan yang pasti akan didapat dari undian dan lelang Classy Live dengan penawaran seluler.

Teknologi acara yang inovatif, data yang andal, dan umpan balik peserta yang berwawasan dari survei pasca-acara Anda dapat membantu Anda lebih memahami kesuksesan acara Anda dan terus menyempurnakan strategi Anda sehingga organisasi Anda dapat meningkatkan lebih banyak untuk berbuat lebih banyak.