Outsourcing Layanan Entri Data Produk eCommerce: Tantangan & Solusi

Di era digital, eCommerce telah menjadi bagian penting dari banyak bisnis, memungkinkan mereka menjangkau audiens yang lebih luas dan meningkatkan penjualan. Namun, mengelola entri data produk untuk eCommerce dapat memakan waktu dan membosankan. Inilah sebabnya mengapa banyak perusahaan mengalihdayakan tugas ini ke penyedia pihak ketiga. Sementara outsourcing layanan entri data produk eCommerce dapat membawa banyak manfaat, seperti penghematan biaya dan peningkatan efisiensi, hal itu juga dapat menimbulkan beberapa tantangan.

Pada artikel ini, kami akan mengeksplorasi beberapa tantangan umum yang dihadapi perusahaan saat mengalihdayakan layanan entri data produk eCommerce dan memberikan solusi untuk mengatasinya.

1. Menemukan Vendor yang Dapat Dipercaya

Proses outsourcing menjadi mudah ketika Anda menyewa layanan yang sepadan dengan waktu dan uang Anda. Sayangnya, sebagai penjual, Anda mungkin salah memilih perusahaan karena kurangnya informasi yang tepat. Ini bisa sangat menantang saat berhadapan dengan vendor baru, karena penjual mungkin tidak memiliki pengalaman atau pengetahuan sebelumnya tentang praktik bisnis vendor.

Ini termasuk praktik bisnis, reputasi, dan stabilitas keuangan mereka, sehingga sulit untuk menilai kepercayaan mereka. Penjual mungkin tidak mengetahui rekam jejak vendor atau kualitas produk atau layanan mereka, yang dapat meningkatkan risiko berbisnis dengan mereka.

Solusi – Lakukan Riset Mendalam

Sebelum melakukan outsourcing ke penyedia layanan mana pun, Anda perlu melakukan penelitian dan evaluasi faktor-faktor seperti rekam jejak perusahaan, reputasinya di pasar, jumlah dan ukuran proyek yang diselesaikan, ketersediaan teknologi mutakhir, dll. Melakukan hal ini akan menjawab semua pertanyaan Anda mengenai kelayakan perusahaan sebagai mitra bisnis Anda. Selain itu, jika Anda masih kesulitan mengambil keputusan, Anda selalu dapat meminta referensi dari perusahaan ternama lainnya di pasar.

2. Masalah Keamanan dan Privasi

Pengalihdayaan operasi bisnis Anda melibatkan pemberian akses ke aset bisnis Anda, termasuk informasi sensitif dan kekayaan intelektual. Misalnya, jika Anda adalah penjual multi-saluran yang terdaftar di Amazon, Shopify, dan eBay, Anda harus memberikan kredensial ID penjual ke perusahaan outsourcing untuk mendaftarkan produk Anda.

Informasi sensitif semacam itu perlu dilindungi dengan segala cara. Selain itu, ada kemungkinan pelanggaran data yang lebih tinggi jika sistem perusahaan outsourcing tidak terlindungi dengan baik dengan langkah-langkah yang diperlukan.

Solusi – Ikuti Protokol Keamanan yang Benar

Penjual harus menandatangani NDA (Non-Disclosure Agreement) dengan mitra outsourcing untuk melindungi data mereka dari kebocoran atau penyalahgunaan. Selain itu, penjual dapat menggunakan teknologi blockchain untuk meningkatkan keamanan dan privasi data. Teknologi Blockchain menyediakan catatan semua transaksi data yang terdesentralisasi dan tahan rusak, sehingga menyulitkan pengguna yang tidak sah untuk mengakses atau memodifikasi informasi sensitif. Teknologi ini juga memungkinkan berbagi data yang aman dan peer-to-peer antara penjual dan mitra, mengurangi kebutuhan perantara dan meningkatkan efisiensi dan keamanan proses outsourcing.

3. Perbedaan Bahasa dan Budaya

Ketika sebuah perusahaan mengalihdayakan pekerjaannya, ada kemungkinan bahwa ia mungkin tidak menemukan perusahaan di lokasinya. Dan jika Anda memilih untuk melakukan outsourcing ke negara asing, Anda harus berurusan dengan perbedaan budaya dan bahasa yang dapat menciptakan hambatan komunikasi. Misalnya, akan sulit untuk mengomunikasikan informasi teknis secara akurat kepada mitra Anda yang mungkin tidak fasih berbahasa Inggris, yang dapat mengakibatkan kesalahan dan keterlambatan. Perbedaan budaya juga dapat mempengaruhi kualitas pekerjaan, karena budaya yang berbeda memiliki etika dan standar kerja yang berbeda.

Solusi – Standarisasikan Proses Komunikasi Anda

Untuk menghadapi situasi seperti itu, Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki akses ke karyawan/personil internal yang dapat berbicara bahasa yang sama dengan negara outsourcing, atau Anda juga dapat memilih bahasa umum seperti bahasa Inggris untuk menjembatani kesenjangan komunikasi. Penjual bahkan dapat menyewa penerjemah profesional dengan pengalaman baik di industri maupun budaya kedua belah pihak. Selain itu, Anda dapat menyepakati saluran komunikasi yang berfungsi paling baik untuk kedua belah pihak, seperti email, telepon, atau konferensi video. Pastikan kedua belah pihak memahami harapan untuk waktu respons dan frekuensi komunikasi.

4. Masalah Kontrol Proyek

Saat mengalihdayakan proyek atau departemen, mungkin sulit untuk menerapkan tingkat kontrol yang sama seperti yang Anda miliki terhadap tim internal. Kurangnya kontrol ini dapat menyebabkan masalah kualitas, karena beberapa vendor outsourcing mungkin memprioritaskan profitabilitas daripada kualitas, yang dapat berdampak negatif pada kualitas layanan Anda. Selain itu, kurangnya kontrol juga dapat mempersulit penerapan perubahan pada produk dan layanan perusahaan Anda dengan tim outsourcing Anda. Hal ini dapat mengurangi fleksibilitas dan produktivitas bisnis Anda, karena Anda mungkin perlu menelusuri serangkaian saluran komunikasi dan persetujuan sebelum perubahan apa pun dapat dilakukan.

Solusi – Cari Penyedia Layanan Berpengalaman

Untuk mengatasi masalah ini, Anda perlu mencari perusahaan dengan pengalaman bertahun-tahun di bidang yang sama dengan kebutuhan / kebutuhan Anda. Perusahaan-perusahaan ini memiliki pengetahuan dan pola pikir khusus tentang cara bekerja sama dengan klien yang baru memulai dengan tugas outsourcing. Mereka pasti akan memberi Anda informasi terbaru tentang kemajuan proses. Ini akan memberi Anda kesan bahwa Anda memiliki pengaruh signifikan terhadap proyek tersebut.

Selain itu, Anda juga dapat menggunakan direktori online, rujukan dari kontak industri, dan asosiasi profesional untuk menemukan penyedia layanan outsourcing yang andal. Penting juga untuk melakukan pemeriksaan latar belakang dan uji tuntas pada calon vendor, termasuk meninjau kontrak dan perjanjian tingkat layanan mereka, untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar dan ekspektasi yang disyaratkan.

5. Biaya Tak Terduga dan Tersembunyi

Biaya tak terduga dan tersembunyi berarti biaya untuk layanan atau fitur tambahan yang pada awalnya tidak dibahas atau disebutkan di koran. Hal ini terjadi karena kurangnya transparansi, yang menyebabkan kesulitan dalam penganggaran dan perencanaan pengeluaran. Penyedia mungkin menggunakan struktur pembayaran yang berbeda, seperti tarif per jam, tarif tetap, atau pembayaran tonggak sejarah, yang dapat menambah kebingungan saat membandingkan harga dan penganggaran untuk layanan tersebut. Biaya konversi mata uang juga dapat meningkat saat melakukan outsourcing ke penyedia di negara lain.

Solusi – Pertahankan Harapan Tertulis Antara Anda dan Penyedia

Untuk mengatasi tantangan ini, penting untuk menetapkan ekspektasi yang jelas dengan penyedia dan memiliki perjanjian tertulis yang menguraikan semua layanan dan biaya yang terlibat. Selain itu, penting untuk melakukan uji tuntas dan meneliti penyedia potensial secara menyeluruh untuk memastikan bahwa mereka memiliki reputasi transparan dan jujur ​​tentang struktur harga mereka. Dengan mengambil langkah-langkah ini, pembeli dapat menghindari biaya tak terduga dan tersembunyi serta memastikan bahwa mereka mendapatkan layanan yang mereka butuhkan dengan harga yang wajar.

6. Perbedaan Zona Waktu

Saat bekerja dengan perusahaan outsourcing, salah satu tantangan utama yang mungkin Anda temui adalah perbedaan zona waktu. Hal ini dapat menimbulkan beberapa kesulitan, seperti mengkoordinasikan jadwal dan pertemuan antara kedua belah pihak. Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan dan hilangnya kesempatan untuk berkolaborasi. Selain itu, komunikasi juga menjadi lebih sulit karena terbatasnya waktu tumpang tindih jam kerja. Hal ini dapat mengakibatkan waktu respons yang lebih lambat dan dapat mempersulit penyelesaian masalah dengan segera.

Solusi – Sepakati Jadwal Komunikasi

Untuk mengatasi tantangan ini, penting untuk membangun saluran komunikasi yang jelas, menetapkan ekspektasi seputar waktu respons dan waktu penyelesaian, serta menjadwalkan rapat dan telepon terlebih dahulu untuk memastikan semua pihak dapat berpartisipasi. Anda dapat memilih waktu bersama untuk pesta dan menggunakan alat konferensi video yang berbeda untuk berkomunikasi. Misalnya, alat kolaborasi seperti Slack atau Microsoft Teams dapat memfasilitasi komunikasi waktu nyata dan memastikan semua orang memahami hal yang sama.

7. Transfer Pengetahuan yang Buruk

Transfer pengetahuan yang buruk dapat menyebabkan sejumlah masalah bagi kedua belah pihak, termasuk dokumentasi yang tidak lengkap dan ekspektasi yang tidak terpenuhi. Dari sudut pandang klien, transfer pengetahuan yang buruk dapat membuat frustasi dan menghabiskan waktu. Jika vendor (Anda) tidak menyimpan dokumentasi yang jelas dan terperinci, akan sulit untuk memahami fitur dan skrip proyek setelah hubungan berakhir. Di sisi lain, dari sudut pandang vendor (milik Anda), mewarisi proyek yang sedang berjalan tanpa prosedur transfer pengetahuan yang transparan dapat membuat kewalahan dan dapat mengakibatkan kegagalan untuk memenuhi harapan klien.

Solusi – Buat Rencana Dokumentasi yang Jelas dan Luas

Untuk mengatasi tantangan ini, Anda harus memberikan informasi mendetail tentang fitur, teknologi, dan logika kode proyek. Dokumentasi ini harus cukup rinci sehingga vendor outsourcing dapat dengan mudah memahami persyaratan dan spesifikasi proyek. Jika dokumentasi tidak cukup, atur panggilan atau pertemuan dengan perusahaan outsourcing, pakar entri data, atau manajer mereka untuk membahas perangkap tersembunyi dan menjawab semua pertanyaan. Ini akan membantu mencegah kesalahpahaman dan harapan yang tidak terjawab, yang pada akhirnya menghasilkan proyek outsourcing yang sukses.

Kesimpulan

Setiap organisasi menghadapi berbagai jenis tantangan ketika mereka mempekerjakan dan bekerja dengan perusahaan outsourcing. Yang penting adalah bagaimana Anda menghadapi masalah. Selalu ada solusi sederhana untuk masalah seperti itu – Komunikasi .

Komunikasi yang jelas dan terbuka dapat membantu menjembatani kesenjangan yang mungkin ada antara kedua pihak dan memfasilitasi kolaborasi untuk menemukan solusi atas tantangan. Dengan mempertahankan komunikasi dan pembaruan rutin, kedua belah pihak dapat tetap mendapat informasi tentang kemajuan, mengidentifikasi potensi masalah sejak dini, dan bekerja sama untuk menyelesaikannya.

Selain itu, komunikasi dapat membantu menetapkan ekspektasi, tujuan, dan standar kualitas yang jelas sejak awal, memastikan bahwa kedua belah pihak berada pada halaman yang sama dan selaras untuk mencapai tujuan bersama.

Meskipun mungkin ada berbagai jenis tantangan yang muncul saat memilih layanan entri produk eCommerce, kuncinya adalah mendekati mereka secara proaktif dengan pola pikir berorientasi solusi, memanfaatkan komunikasi yang jelas dan terbuka sebagai alat untuk mendorong kolaborasi dan membangun hubungan kerja yang lebih kuat.