Acara Tidak Dapat Dinegosiasikan. Bagaimana Mereka Sesuai dengan Strategi Pemasaran Anda?

American Educational Research Association (AERA) menyelenggarakan salah satu konferensi terbesar di AS, dengan lebih dari 650 sesi berlangsung di 6 hotel dan disiarkan langsung untuk peserta virtual.

Jumlah pemilihnya mencapai ribuan! Para pemimpin industri memuji penyelenggara karena menciptakan pengalaman konferensi terbaru yang lancar di Twitter (sekarang X).

Kini, AERA adalah fasilitator konferensi yang patut dicontoh, namun mereka bukan lagi yang asing. Saya telah menyaksikan ribuan organisasi berkembang sedemikian rupa selama dekade terakhir, dan secara pragmatis menjadikan peristiwa sebagai komponen kunci strategi pemasaran mereka.

Musim konferensi sudah tiba, dan pemasar acara sibuk mempersiapkan kehadiran tim penjualan mereka. Ini adalah waktu yang tepat untuk membaca ini sehingga Anda dapat menilai apakah pemindaian lencana Anda yang tiada habisnya berkaitan dengan hasil bisnis atau apakah Anda menghabiskan uang atas nama permainan pemasaran.

Mengapa acara harus menjadi bagian dari rencana pemasaran B2B Anda?

Acara memang mahal, namun merupakan investasi yang penting karena dapat menarik prospek dan menghidupkan bisnis. Namun, menunjukkan dampak suatu peristiwa tidak selalu mudah. Prospek yang Anda buat di acara mungkin tidak langsung terkonversi – atau tidak sama sekali. Apakah ini berarti usaha Anda sia-sia?

Ya. Jika Anda melakukannya sebagai tindakan pemasaran acak.

Masalah Anda adalah kegagalan Anda menyelaraskan peristiwa dengan KPI bisnis Anda secara keseluruhan. Di sinilah saya memulai dengan pelanggan yang ingin mengadakan acara baru.

Selama beberapa tahun terakhir, saya menyaksikan basis klien kami memprioritaskan acara sebagai cara untuk membangun komunitas dan memperkuat hubungan konsumen, bukan hanya peluang untuk mendorong penjualan. Rencanakan untuk mengevaluasi kesadaran merek, data perilaku, dan umpan balik langsung dari mulut calon pelanggan jika Anda ingin mendapatkan semua yang Anda bisa dari acara Anda.

Tingkatkan penjualan Anda

Pemasar acara harus mengambil risiko yang diperhitungkan dengan strategi pemasaran acara mereka untuk mengoptimalkan keuntungan. Menyadari situasi yang terjadi saat ini dan kemauan untuk beradaptasi membantu menciptakan hasil yang positif.

Salah satu klien kami, Harbour Wholesale, mengambil langkah berani dengan mengubah pameran dagang tradisional mereka menjadi pameran virtual. Namun, mereka khawatir akan kehilangan kepercayaan vendor dan kehilangan penjualan, dan mengajak pengecer untuk menghadiri pameran merupakan tantangan yang lebih besar.

Mengubah format acara Anda adalah sebuah lompatan besar, dan saya mengagumi perusahaan-perusahaan yang mengambil langkah ini dan memanfaatkan teknologi dalam prosesnya. Untungnya, bagi Harbour Food, penyesuaian strategi ini membantu mereka meningkatkan penjualan sebesar 35% dibandingkan dengan acara tatap muka terbaru mereka.

Sumber: vFairs

Tidak hanya itu, mereka juga mampu:

• Perluas jangkauan dan aksesibilitas mereka melampaui hambatan geografis
• Hasilkan magnet timah yang nyata
• Menghemat biaya tempat fisik dan biaya logistik
• Terlibat lebih banyak dengan fitur gamifikasi dan jaringan

Kumpulkan data pihak pertama

Cookie pihak ketiga mulai terbenam, dan pengumpulan data beralih ke masa depan tanpa cookie demi pengalaman pelanggan dan privasi data yang lebih baik. Ini menantang kami para pemasar. Tanpa pelacakan data lintas situs dan sumber pihak ketiga, kita hanya perlu mencari solusi untuk:

• Kesenjangan pengetahuan tentang konsumen
• Kegagalan dalam memposisikan produk dan layanan
• Putaran umpan balik tidak lengkap

Pada tahap ini, pemasar bergantung pada data pihak pertama seperti penyelamat. Menyelenggarakan acara adalah cara terbaik untuk mengumpulkan data dari peserta yang sudah menjadi pelanggan atau yang mengetahui masalah apa yang mereka hadapi dan kini sedang menjajaki solusi produk.

Faktanya, tim produk kami telah meluangkan banyak waktu untuk menciptakan sistem pelacakan dan pelaporan peristiwa yang lebih baik selama beberapa kuartal terakhir sebagai respons langsung terhadap meningkatnya permintaan klien kami akan lebih banyak statistik dan data dari acara mereka.

Dengan teknologi acara yang tepat, Anda menghilangkan pengumpulan data manual dan menambah efisiensi alur kerja, sehingga memudahkan pelacakan dan analisis data di beberapa titik kontak.

Konten yang ditargetkan untuk audiens yang berpikiran sama

Kami baru-baru ini bekerja dengan Metaschool, sebuah startup Web3 yang terdiri dari 13 anggota tim. Metaschool ingin meluncurkan programnya ke kelompok pengembang web yang lebih besar. Ini adalah upaya yang sangat besar, jadi mereka memutuskan untuk membuat kamp pelatihan virtual agar semua orang tetap terhubung.

Dari menyiapkan halaman arahan hingga mengotomatisasi kampanye email, semuanya diterapkan dalam platform vFairs. Kehadiran kamp coding meningkat 60%, dan jumlah peserta meningkat secara stabil sebesar 35% per sesi selama 11 bulan. Acara ini sukses besar yang dimulai dengan 20 pengembang terdaftar dan 300 menunggu untuk mendaftar. Metaschool mampu memperluas jangkauan programnya dengan tetap setia pada visinya dan memberikan nilai kepada peserta.

Kesuksesan mereka adalah alasan Anda harus membuat konten yang sesuai dengan audiens target Anda. Acara adalah alat yang ampuh untuk menyampaikan konten yang disesuaikan. Dengan perencanaan yang matang, Anda dapat menyelenggarakan ceramah yang menggugah pikiran, sesi interaktif, dan lokakarya khusus yang memberikan nilai nyata bagi audiens Anda.

Bertemu dengan pelanggan yang sudah ada dan terhubung dengan prospek

Merek harus menyeimbangkan antara membina hubungan yang sudah ada dan menjalin hubungan baru. Untungnya, peristiwa-peristiwa tersebut telah menunjukkan dirinya sebagai alat yang ampuh untuk berinteraksi dengan klien-klien saat ini dan calon prospek untuk membentuk pertumbuhan di masa depan.

Acara kini menjadi platform yang merayakan hubungan yang berharga dan menunjukkan komitmen berkelanjutan. Dengan mengundang pelanggan lama ke acara yang dirancang sesuai minat dan kebutuhan mereka, Anda memperkuat loyalitas Anda kepada mereka.

Di vFairs, kami mengadakan konferensi pengguna tahunan yang disebut DiscoverNext yang berfokus pada isu-isu dalam bidang teknologi acara. Ini terbuka untuk klien dan prospek, dan acara tahun lalu menghasilkan 550 pendaftaran. Berdasarkan harga rata-rata acara virtual, kami menghasilkan ROI 13x.

Acara juga menawarkan suasana ideal untuk memperkenalkan produk dan layanan kepada khalayak baru. Prospek akan terlibat selama sesi khusus, lokakarya, dan interaksi yang sesuai dengan minat unik mereka. Personalisasi ini memastikan bahwa mereka pergi dengan persepsi positif terhadap merek Anda.

Peran penelitian dan strategi dalam perencanaan acara

Acara bermanfaat. Namun Anda tidak bisa begitu saja datang dan mengharapkan hasil instan. Saya telah melihat perusahaan menyelenggarakan acara hanya karena hal tersebut dirasa merupakan hal yang benar untuk dilakukan bagi bisnis mereka. Ketika mereka mendapatkan hasil yang buruk, mereka bingung apa yang salah. Jelas sekali, mereka melompati satu atau dua langkah yang membuahkan hasil ini.

Anda memerlukan rencana yang solid, dan intinya adalah penelitian yang tepat. Ini memberikan wawasan tentang apa yang sedang tren dan bagaimana pesaing menyelenggarakan acara mereka.

Ketika Anda berinvestasi dalam penelitian mendalam, saya melihat dampak positif pada beberapa aspek:

Membantu mengidentifikasi audiens target Anda

Pembuatan profil audiens yang komprehensif bertindak sebagai dasar untuk perencanaan acara Anda. Menyegmentasikan audiens target Anda ke dalam kelompok berbeda memungkinkan Anda menciptakan pengalaman yang dipersonalisasi, sehingga meningkatkan kemungkinan keterlibatan. Dengan mengatasi permasalahan audiens melalui konten acara, Anda memposisikan acara sebagai sarana untuk menemukan solusi terhadap tantangan mereka.

Putuskan format dan konten

Mengetahui secara spesifik tentang target audiens memberikan dampak besar pada konten, format, rencana promosi, dan tata letak acara. Anda dapat memilih antara acara tatap muka, virtual, dan hibrida untuk memenuhi kebutuhan audiens spesifik Anda. Misalnya, jika audiens Anda berbasis di seluruh dunia dan perjalanan bukan merupakan pilihan bagi seluruh kelompok, acara hybrid atau virtual mungkin merupakan pilihan yang lebih baik daripada tatap muka.

Penelitian yang tepat juga memungkinkan Anda memilih format sesi secara strategis dan menambahkan elemen interaktif untuk meningkatkan dampaknya. Misalnya, saat mengadakan kuliah, tambahkan diskusi meja bundar dan panel untuk melibatkan audiens di tingkat lain.

Logistik penelitian

Meskipun konten dan keterlibatan sangat penting, logistik merupakan tulang punggung yang menyatukan acara Anda. Meneliti tempat memastikan bahwa ruang yang dipilih selaras dengan tema dan ukuran acara Anda. Anda dapat bermitra dengan vendor, pemasok, dan sponsor melalui penelitian untuk memastikan pelaksanaan acara yang lancar. Hal ini juga memungkinkan Anda mengambil keputusan yang tepat mengenai distribusi anggaran dan mencapai tujuan acara Anda.

Kembali ke American Educational Research Association, menyelenggarakan 650+ sesi dengan 100+ sesi yang berlangsung secara bersamaan merupakan upaya yang sangat besar, secara logistik. Hal yang berhasil dalam kasus mereka adalah bagaimana mereka menggabungkan teknologi acara untuk mengakomodasi kehadiran. Para peserta membuat agenda yang dipersonalisasi dan melacak sesi yang ingin mereka hadiri. Hal ini memungkinkan mereka untuk menghilangkan kebisingan dari 100+ sesi yang terjadi secara bersamaan.

Yang lebih menarik adalah kehebohan yang tercipta dari konferensi mereka. Orang-orang berbagi pengalaman mereka di Twitter (sekarang X). Pada dasarnya, pengalaman yang mulus memberikan manfaat bagi penyelenggara acara, peserta pameran, dan peserta.

Buat keputusan berdasarkan data untuk acara tersebut

Saat Anda menentukan KPI terukur yang selaras dengan sasaran acara, hal ini membantu Anda menganalisis kinerja dengan lebih baik. Dengan meneliti solusi teknologi, Anda dapat memilih alat yang memungkinkan pengumpulan dan analisis data secara real-time selama acara berlangsung. Analisis pasca-acara berdasarkan wawasan data membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan menyempurnakan strategi acara di masa depan.

Dorong kesuksesan dengan data selama dan setelah acara Anda

Orang terkenal percaya bahwa keberuntungan membawa kesuksesan, tapi saya tidak setuju.

Saat ini, kita dibekali dengan begitu banyak data, kisah sukses, dan contoh nyata sehingga kita tidak perlu menebak-nebak dan mengambil gambar dalam kegelapan.

Pemasar acara yang sukses selalu melakukan sesuatu yang menarik perhatian saya. Sebelum dan sesudah kejadian, saya mendapat banyak email – kita semua mengalaminya. Namun hal yang menonjol sangat bergantung pada wawasan yang dipersonalisasi. Mereka mengambil langkah ekstra untuk memahami apa yang saya lakukan atau tidak lakukan di acara tersebut.

Misalnya, saya mendapat email yang menyatakan, “Younas, saya melihat Anda menghadiri sesi A, B, dan C tetapi tidak dapat menghadiri X, Y, dan Z, yang merupakan topik terkait. Ini adalah rekaman sesi-sesi ini berdasarkan permintaan sehingga Anda dapat menontonnya kapan saja.”

Saya orang yang sibuk, jadi melihat semuanya di sebuah acara mungkin bukan pilihan. Email yang dikemas dengan nilai seperti ini menarik perhatian dan rasa hormat saya.

Ketahui apa yang harus diukur

Untuk mengevaluasi keberhasilan acara, konsentrasilah pada metrik utama berikut:

• Kehadiran: Evaluasi kemampuan acara Anda untuk menarik audiens yang relevan dengan melacak kehadiran acara.
• Keterlibatan: Metrik seperti durasi sesi, tingkat interaksi, dan kehadiran sesi menunjukkan bagaimana relevansi konten dan keterlibatan pemirsa Anda meningkat.
• Konten populer: Cari tahu apa yang paling menarik perhatian. Periksa unduhan konten, stan, dan kunjungan area virtual, serta tampilan webinar.
• Pembuatan prospek : Menilai efektivitas acara dengan menganalisis kualitas prospek yang diperoleh dan kesesuaiannya dengan tujuan Anda.
• Tingkat konversi : Metrik ini memberikan wawasan tentang seberapa baik konten dan interaksi acara Anda diterjemahkan ke dalam hasil yang dapat ditindaklanjuti.
• ROI : Bandingkan biaya dan pendapatan untuk menentukan apakah acara Anda mencapai hasil yang diharapkan dan memberikan laba atas investasi yang menguntungkan.

Memaksimalkan peluang pengumpulan data

Dalam dunia peristiwa yang dinamis, data bukan sekadar sumber daya. Ini adalah alat ampuh yang memberdayakan perusahaan untuk meningkatkan ROI, membentuk strategi yang sukses, dan berhasil melibatkan audiens mereka.

Namun adakah cara mudah untuk mengukur kesuksesan? Lima tahun yang lalu, acara-acara tidak terlalu mementingkan teknologi, namun kini penyelenggara lebih menerima. Atribusi selalu menjadi lebih mudah jika Anda dapat menggunakan teknologi acara untuk melacak aktivitas sebelum, selama, dan setelah acara.

Tujuan pemasaran apa yang dapat dicapai oleh acara yang dapat dicapai oleh perusahaan Anda?

Dalam hal pemasaran, jika Anda tidak menggunakan acara, Anda sudah ketinggalan. Mereka berdiri sebagai salah satu alat yang paling memberdayakan untuk mencapai tujuan pemasaran Anda. Dari membangun kesadaran merek hingga menumbuhkan kepemimpinan pemikiran, acara menawarkan platform dinamis untuk menarik perhatian audiens target Anda.

Dapatkan aliran pendapatan baru dengan mitra perusahaan

Acara ini membuka jalan unik bagi perusahaan untuk membangun kemitraan yang menguntungkan dengan sponsor baru. Berkolaborasi dengan mitra perusahaan akan memperkaya proposisi nilai acara Anda dan membuka peluang untuk kesuksesan bersama.

Sejak 2018, National Urban League telah bekerja sama dengan vFairs untuk menjadi tuan rumah konferensi tahunan. Acara terbaru mereka mengalami peningkatan kehadiran sebesar 200%, yang pada akhirnya menghasilkan aliran pendapatan baru bagi mereka. Ada peluang bagi perusahaan dan industri mana pun untuk mendapatkan manfaat dari acara tersebut, asalkan visinya jelas.

Meningkatkan koneksi pelanggan

Hubungan pelanggan adalah sumber kehidupan bisnis Anda, dan acara Anda mengkatalisasi cara Anda memelihara hubungan baru dan membangun komunitas. Lihat saja Acara Tahunan Grup Pengguna Mitel. Pada acara terakhirnya, mereka berbagi bagaimana mereka berhasil meningkatkan hubungan pelanggan, memperkuat loyalitas merek, dan memperkuat posisi mereka sebagai pemimpin industri yang berfokus pada pelanggan.

Sumber: vFairs

Masak petunjuk baru dan keluarkan petunjuk lama

Sumber calon pelanggan Anda dengan interaksi peserta, pendaftaran, dan keterlibatan. Acara bahkan memungkinkan Anda menghidupkan kembali minat para pemimpin dingin dengan memberi mereka konten baru yang berharga dan pengalaman menarik. Prospek yang tidak aktif dapat bangkit sehingga mereka dapat berpindah ke saluran penjualan.

Perluas ke pasar baru

Anda dapat mendiversifikasi audiens target dan basis pelanggan Anda di berbagai acara. Perusahaan dapat memasuki pasar dan industri baru dengan pendekatan yang disesuaikan dengan tantangan yang dihadapi oleh audiens baru. Biasanya, klien pameran dagang kami menghargai pertemuan tatap muka dengan prospek untuk menciptakan kesan yang mengesankan dan membina mereka di kemudian hari dengan tindak lanjut. Mereka enggan mengadakan acara virtual karena mereka merasa tidak akan mendapatkan tingkat keterlibatan atau jangkauan yang sama. Namun klien seperti OGC Global mengadakan pameran dagang properti virtual dan mendapatkan 50% kehadiran dibandingkan dengan 30% untuk acara di lokasi.

Memperkuat persepsi merek

Anda dapat memposisikan perusahaan Anda sebagai pemimpin pemikiran dengan mengadakan panel ahli, lokakarya informatif, dan diskusi industri. Acara semacam ini mendukung kredibilitas dan kepercayaan merek. Interaksi yang bermakna membentuk cara peserta memandang merek Anda.

Meluncurkan produk dan layanan baru

Acara ideal untuk memamerkan produk dan layanan baru. Peserta mendapatkan pengalaman langsung sebelum orang lain mendapatkannya, memungkinkan mereka memahami fitur dan manfaat secara dinamis. Bagian terbaiknya adalah Anda dapat mengumpulkan masukan langsung mengenai pekerjaan baru selama acara berlangsung sehingga Anda dapat menyempurnakan produk berdasarkan wawasan waktu nyata.

Kesalahan umum yang harus dihindari saat memasukkan acara ke dalam rencana pemasaran Anda

Bahkan dengan metode terbaik sekalipun, kendala pasti akan menghambat efektivitas strategi pemasaran acara Anda. Mari kita bahas bagaimana Anda dapat menurunkan peluang Anda melakukan kesalahan yang terlalu umum ini.

Kegagalan untuk menyelaraskan dengan tujuan perusahaan

Peristiwa harus mempunyai tujuan di luar tontonan. Perusahaan berpendapat bahwa mengadakan acara adalah ide yang bagus, namun mereka sering kali tidak menginvestasikan waktu untuk memetakan bagaimana acara tersebut dikaitkan dengan KPI bisnis mereka. Identifikasi tujuan spesifik ini dan kemudian pusatkan upaya pemasaran Anda pada tujuan tersebut. Jika suatu peristiwa tidak membuahkan hasil atas usaha Anda, jangan berinvestasi di dalamnya.

Ketergantungan pada format acara tradisional

Lanskap acara cukup sering berubah, dengan inovasi baru di setiap sudutnya. Seiring berkembangnya teknologi, ekspektasi peserta terhadap acara juga berubah. Sebagai tuan rumah, Anda perlu beradaptasi dan memberikan solusi kreatif untuk menawarkan pengalaman yang interaktif dan menarik.

Penyelenggara acara tetap berpegang pada format acara tradisional, dan hal ini tidak berhasil bagi mereka karena menarik perhatian peserta menjadi lebih menantang dari sebelumnya.

Lima tahun yang lalu, sebuah konferensi yang hanya berfokus pada penyebaran konten akan berjalan dengan baik, namun masyarakat sudah memiliki banyak cara untuk membangun jaringan di tempat kerja. Karena semakin banyak profesional yang bekerja jarak jauh, mereka mencari peluang membangun jaringan di berbagai acara. Manfaatkan pencarian mereka untuk merancang acara yang diinginkan peserta Anda.

Kurangnya integrasi dengan saluran pemasaran lainnya

Secara historis, siaran pers telah menjadi media yang tepat untuk mengumumkan suatu acara, namun siaran pers bukan lagi satu-satunya cara yang tersedia bagi pemasar acara. Di era keterlibatan multi-saluran, terapkan metode holistik. Manfaatkan pemasaran email, LinkedIn, dan TikTok untuk mempromosikan acara Anda ke audiens yang lebih luas.

Metrik kinerja peristiwa salah

Sebagai penyelenggara, Anda mempunyai peluang untuk memanfaatkan kekuatan pengumpulan data demi keuntungan Anda – jangan sampai gagal.

Mengabaikan kinerja peristiwa dan analisisnya adalah sebuah kesalahan. Hal ini mengakibatkan pemborosan sumber daya dan ketidakmampuan untuk mengidentifikasi area perbaikan. Manfaatkan teknologi acara untuk mengukur kinerja Anda.

Keterikatan pada tamparan nada lanjutan yang lama

Apa yang Anda tulis dalam komunikasi tindak lanjut Anda penting. Pesan yang ketinggalan jaman dan umum dengan prospek menghilangkan kesan positif dari acara Anda.

Saat Anda menindaklanjuti peserta, referensikan interaksi Anda dengan mereka selama acara. Ini membantu mereka mengingat siapa Anda, sehingga mereka tidak perlu menghubungkan titik-titik tersebut. Prospek Anda juga menghargai upaya yang Anda lakukan untuk mempersonalisasi penjangkauan, bukan hanya mengirimkan template.

Sertakan sumber daya dalam email Anda yang sesuai dengan minat dan tantangan yang mereka sebutkan pada acara tersebut. Pendekatan yang disesuaikan ini memperkuat nilai jaringan dengan perusahaan Anda.

Ciptakan pengalaman yang membuahkan hasil

Melalui perencanaan yang cermat dan pelaksanaan yang inovatif, Anda dapat membuat acara yang meningkatkan identitas merek Anda, mencapai sasaran pendapatan baru, dan memberikan informasi yang Anda perlukan untuk membuat keputusan cerdas untuk bisnis Anda.

Kesuksesan terlihat berbeda pada setiap jenis acara yang Anda selenggarakan. Bagi penyelenggara konferensi, kemenangan dapat mencakup perluasan jangkauan dan peningkatan keterlibatan. Pembawa acara pameran dagang mungkin bertujuan untuk mendapatkan penjualan yang lebih tinggi, sementara komite pameran perekrutan dapat fokus untuk menemukan bakat baru.

Meskipun metrik untuk setiap kasus penggunaan berbeda-beda, tuan rumah perlu menjamin bahwa peserta benar-benar menikmati pengalaman khusus yang Anda buat untuk mereka. Semakin banyak peluang untuk keterlibatan dan koneksi, acara Anda akan semakin beresonansi dengan prospek Anda. Mereka akan mengingat efeknya jauh melampaui durasi acara, menantikan tindak lanjut Anda, dan bergabung dalam panggilan demo Anda dengan pikiran terbuka.

Kabar baiknya adalah dengan teknologi acara seperti vFairs, Anda dapat mencapai semua ini untuk acara Anda, apa pun ukuran, jenis, atau pengaturannya.

Postingan ini adalah bagian dari seri Wawasan Industri G2 . Pandangan dan pendapat yang dikemukakan adalah milik penulis dan tidak mencerminkan pendirian resmi G2 atau stafnya.