Apa itu Manajemen Data Master dan Mengapa Penting?

Setiap perusahaan berkembang dengan data. Tetapi apa yang terjadi jika data tersebut berbeda di seluruh sistem internal Anda?

Kemampuan untuk memanfaatkan data pelanggan secara efektif—termasuk nama, alamat, email, dan nomor akun—merupakan bagian integral untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang ideal. Tetapi ketika Anda memiliki informasi yang disalurkan ke bisnis Anda dari berbagai sumber, tidak dapat dihindari bahwa data Anda pada akhirnya akan menjadi basi dan mulai bervariasi di seluruh kumpulan data Anda.

Data yang tidak diperiksa, duplikat, dan salah menambah gesekan pada pengalaman pelanggan Anda dan mempersulit perwakilan penjualan Anda untuk melibatkan pelanggan Anda secara efektif. Ini merusak reputasi merek Anda dan menyebabkan pelanggan beralih ke pesaing Anda untuk pengalaman yang lebih mulus dan personal.

Cara terbaik untuk menanamkan kepercayaan pada data Anda—apa pun atau berapa banyak solusi data yang Anda gunakan—adalah dengan menerapkan strategi manajemen data master (MDM). Mari kita jelaskan apa itu manajemen data master, tip untuk memulai dan mempertahankan strategi MDM yang efektif, dan cara menemukan solusi MDM terbaik untuk tim Anda.

Apa itu manajemen data master (MDM)?

Manajemen data master adalah proses yang bertujuan untuk menyatukan data Anda di berbagai sistem.

Data Anda akan berbeda di seluruh sistem berdasarkan kebutuhan khusus untuk setiap titik data, cara pengumpulan data, dan apakah tim Anda telah memprioritaskan pemeliharaan dan kualitas data . Mengikuti praktik terbaik MDM akan membantu tim Anda meningkatkan kualitas data, mempermudah berbagi data, dan memastikan bahwa semua tim dan sistem Anda bekerja dengan data tepercaya.

MDM umumnya melibatkan dua proses yang dapat Anda atasi secara terpisah atau pada waktu yang sama:

MDM analitis

Tujuan dari manajemen data master analitik adalah untuk menyediakan data yang konsisten untuk gudang data dan sistem analitik untuk disimpan atau dicerna. Intinya, ini akan meningkatkan pengambilan keputusan perusahaan Anda.

MDM operasional

Tujuan manajemen data induk operasional adalah untuk memastikan data dalam sistem bisnis inti konsisten, termasuk di bidang keuangan, pembelian, penggajian, penjualan, pemasaran, atau alat departemen lainnya. MDM operasional dimulai saat data Anda pertama kali dibuat—seperti CRM atau ERP—dan menghubungkan sumber data master ini ke sistem lain dalam organisasi Anda.

Data apa yang harus Anda kelola sebagai data master?

Cara Anda mendefinisikan data master—yang juga disebut "catatan emas" atau "sumber kebenaran tunggal"—akan bergantung pada industri, jenis bisnis, dan tujuan Anda. Pengecer dan perusahaan e-niaga, misalnya, biasanya melihat nama, alamat, dan detail akun pelanggan sebagai data utama, serta kode kupon dan harga atau detail produk. Sebuah bank di sisi lain biasanya akan memprioritaskan nomor rekening, nama pelanggan, dan produk keuangan sebagai data utama.

Kunci MDM adalah terlebih dahulu memahami semua jenis data berbeda yang Anda kumpulkan dan simpan, dan bagaimana data tersebut menginformasikan proses bisnis Anda. Mulailah dengan mengidentifikasi data yang paling penting bagi organisasi Anda dan menyesuaikan strategi MDM Anda untuk melindungi data tersebut.

Mengapa kualitas data sangat penting untuk menguasai manajemen data?

Tujuan dari manajemen data master adalah untuk mempertahankan data yang konsisten di seluruh sistem Anda. Jika Anda tidak dapat mempercayai data Anda, Anda dapat menjangkau pelanggan dengan cara yang tidak efektif atau salah yang pada akhirnya merusak hubungan Anda dengan mereka.

Kualitas data adalah landasan manajemen data master. Perwakilan Anda perlu memahami dari mana data di sistem Anda berasal, cara kualitasnya menurun, dan cara memperbaruinya. Jika Anda gagal mempertahankan kualitas data master Anda, maka semua proses dan sistem hilir akan bergantung pada data yang buruk—menyebabkan hasil bisnis yang tidak diinginkan.

Kiat untuk mempertahankan strategi MDM yang efektif

Menerapkan strategi MDM lebih mudah daripada yang mungkin Anda pikirkan, tetapi akan membutuhkan upaya seluruh perusahaan untuk menjaga kualitas data Anda. Mulailah strategi MDM Anda dengan mengikuti tips berikut:

Sejajarkan pemangku kepentingan data Anda

Strategi MDM yang efektif mengharuskan Anda untuk menyelaraskan pemangku kepentingan data Anda di seluruh departemen Anda—termasuk setiap pembuat keputusan atau eksekutif yang bekerja di sistem data Anda—untuk menyepakati bagaimana Anda akan menyusun data master Anda dan kebijakan untuk memperbaruinya. Tunjuk satu atau dua rekan tim untuk memimpin upaya MDM awal Anda. Dari sana, mereka dapat berkoordinasi dengan pemangku kepentingan data lainnya untuk menentukan strategi Anda.

Pusatkan data

Maklum, data Anda akan disimpan dan digunakan di beberapa sistem. Tetapi penting untuk memusatkan data Anda jika memungkinkan dan mengkonsolidasikan sistem atau alat yang redundan. Jauh lebih mudah untuk mengelola data Anda jika disimpan di lokasi yang lebih sedikit. Selain itu, mempraktikkan MDM dalam lingkup yang lebih kecil akan mempersiapkan tim Anda untuk alat atau sistem baru apa pun yang mungkin ditambahkan nanti.

Saat Anda memulai perjalanan MDM, dokumentasikan setiap sistem dan alat yang menyimpan atau menggunakan data Anda. Gunakan daftar itu untuk mengidentifikasi kemungkinan area yang dapat Anda kurangi (tanpa mengorbankan kualitas layanan Anda).

Memperkuat kualitas data

Seperti yang telah kita bahas di atas, kualitas data Anda sangat penting untuk menguasai manajemen data. Pembersihan data secara rutin adalah cara yang efektif untuk menjaga kualitas data Anda dan terus menyempurnakan strategi MDM Anda. Gosok data Anda yang ada sebelum mengidentifikasi data master Anda, dan latih tim Anda secara teratur tentang cara meningkatkan kualitas data Anda.

Menerapkan lapisan metadata umum

Lapisan metadata umum akan membuatnya lebih mudah untuk berbagi atau mengintegrasikan informasi di seluruh sistem manajemen dan analitik bisnis Anda. Sebagian besar perangkat lunak manajemen data master (kami membagikan tip untuk menemukan yang tepat untuk kebutuhan Anda di bawah) akan mempermudah penerapan lapisan metadata ini.

Fokus pada keamanan siber

Data master Anda akan menyertakan detail sensitif pelanggan dan informasi rahasia yang harus Anda lindungi. Pastikan Anda telah menerapkan pengamanan data untuk melindungi data dari risiko serangan siber. Jika Anda tidak memiliki pakar keamanan siber di tim Anda, sebaiknya konsultasikan dengan profesional untuk memahami potensi risiko keamanan saat mengelola data master dan praktik terbaik untuk melindunginya.

Demokratisasi akses ke data

Anda ingin semua orang di tim Anda mengetahui kapan dan bagaimana mereka harus mengelola data pelanggan Anda. Sediakan pelatihan dan sumber dukungan seperti panduan cara kerja dan video langkah demi langkah yang memandu karyawan melalui praktik dan proses terbaik MDM. Kiat mungkin mencakup cara meninjau dan memperbarui data pelanggan, tanda bahwa data mungkin berkualitas rendah, dan cara menggunakan data untuk mempermudah pekerjaan mereka.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih solusi MDM yang tepat

Mungkin terasa luar biasa untuk menerapkan strategi MDM. Namun jangan khawatir—ada perangkat lunak dan alat manajemen data yang dapat membuat keseluruhan proses menjadi sangat sederhana dan intuitif.

Seperti halnya setiap alat bisnis, menemukan solusi manajemen data master terbaik untuk tim Anda akan bergantung pada kebutuhan unik Anda. Berapa banyak sistem data yang digunakan perusahaan Anda? Seberapa matang tim Anda dalam strategi datanya? Apa tujuan Anda menerapkan solusi MDM?

Setidaknya, kami menyarankan agar Anda mempelajari kemampuan MDM utama ini saat menilai opsi Anda:

Integrasi lanjutan dengan layanan

Mungkin salah satu pertimbangan terpenting saat memilih alat manajemen data master adalah sistem atau layanan mana yang Anda perlukan untuk diintegrasikan dengan alat MDM. Solusi MDM ideal Anda harus terhubung dengan semua sistem bisnis penting Anda dan solusi pemeliharaan data lainnya, yang dapat mencakup alat pembersihan data.

Kemampuan untuk menangani berbagai domain pada satu platform teknologi

Beberapa solusi MDM dibuat untuk memenuhi kebutuhan domain tunggal, seperti mengelola data pelanggan, data produk, atau data karyawan. Namun, solusi tingkat lanjut dapat menangani beberapa domain pada platform teknologi yang sama, menghilangkan kebutuhan Anda untuk menggunakan lebih dari satu solusi MDM dan secara signifikan merampingkan pengalaman untuk tim Anda. Tentukan pendekatan mana yang paling cocok untuk bisnis Anda.

Penerapan yang fleksibel

Di sinilah segalanya menjadi teknis. Anda dapat menghosting solusi MDM di tempat, di cloud, atau gabungan keduanya. Jika Anda lebih suka solusi cloud, Anda dapat memilih antara Microsoft Azure, Amazon AWS, dan Google. Minta calon penyedia solusi MDM Anda untuk menjelaskan manfaat dari opsi penerapan mereka.

Penyediaan dan penskalaan cloud hosting

Bergantung pada volume data dan anggaran potensial Anda, cloud hosting mungkin merupakan solusi yang lebih efisien karena Anda dapat dengan mudah menaikkan atau menurunkan skala berdasarkan kebutuhan Anda. Banyak penyedia cloud juga akan menawarkan kemampuan keamanan yang semakin melindungi data Anda.

Tingkatkan CRM Anda dengan data tepercaya

Cara terbaik untuk mempertahankan kualitas data Anda dan membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas adalah dengan memberdayakan semua pengguna data Anda untuk memahami cara mendukung manajemen data master Anda.

Pengangkatan awal scrubbing dan penandaan data Anda mungkin memakan waktu lama, tetapi ini adalah investasi penting yang akan memberi tim Anda landasan yang kuat untuk membangun.

Mencari lebih banyak sumber daya untuk membantu Anda mengelola data pelanggan? Unduh Toolkit Admin CRM Terbaik kami untuk membantu Anda mengatasi tantangan terbaru dalam administrasi data CRM.