Mengelola hubungan antara TI internal dan penyedia eksternal

Banyak bisnis menemukan keputusan antara menjaga penyediaan dukungan TI di rumah atau melakukan outsourcing ke penyedia eksternal menjadi keputusan yang mudah. Dalam situasi ini, rantai komando, kumpulan nilai inti bersama, dan struktur pelaporan adalah sama di seluruh tim, dan tetap jelas.

Namun, hal ini jarang terjadi dalam hal solusi TI. Tim in-house adalah prospek yang menarik, tetapi biayanya bisa sangat besar; mengandalkan tim eksternal mungkin memberi Anda kekayaan pengalaman yang lebih besar, tetapi Anda akan kehilangan pendekatan 'langsung' yang hanya dapat diberikan oleh tim yang ditempatkan secara fisik di kantor Anda.

Pos Terkait: Cara Membuat Keputusan Bisnis yang Efektif

Bisnis semakin membuat keputusan untuk menyeimbangkan dua opsi ini, berharap yang terbaik dari kedua dunia, tetapi tidak selalu sesederhana itu. Jika Anda ingin kedua tim Anda memiliki hubungan positif yang menguntungkan perusahaan Anda, Anda harus bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan penting – dan mencari tahu apa yang terjadi di dalam perusahaan dan apa yang harus dialihdayakan.

Apakah kedua tim memiliki tujuan yang sama?

Kemungkinannya adalah bahwa bisnis Anda memiliki serangkaian nilai dan cita-cita inti yang menentukan cara Anda menjalankan operasi setiap hari. Meskipun ini adalah cara yang bagus untuk menyatukan tenaga kerja Anda, kadang-kadang terasa seolah-olah tim TI tidak bekerja dalam tujuan ini – tetapi mengapa demikian?

Intinya, ini bermuara pada peran yang mereka lakukan dalam bisnis Anda. Jelas pemasaran, akun, dan karyawan penjualan Anda tidak akan dapat melakukan pekerjaan mereka tanpa sistem TI yang aktif dan berjalan, tetapi hal itu dapat menciptakan keretakan antara mereka dan anggota tim lainnya. Apakah mereka hanya pelayan yang bekerja untuk mereka yang melakukan pekerjaan yang 'tepat'? Atau apakah mereka memajukan bisnis dengan hak mereka sendiri?

Tim TI Anda harus dipandang oleh bisnis Anda sama berharganya dengan bidang tenaga kerja Anda lainnya; oleh karena itu, staf dan penyedia eksternal Anda juga harus cocok dengan model pemikiran ini. Meskipun Anda mungkin melihat sebagian besar dukungan TI Anda ketika ada sesuatu yang tidak berjalan dengan baik, tetap penting untuk menciptakan suasana kebersamaan di mana Anda semua bekerja menuju tujuan bersama.

Memiliki sikap ini dapat berarti bahwa Anda melibatkan penyedia eksternal Anda dalam situasi yang tidak sepenuhnya relevan dengan mereka, tetapi jika ini memastikan bahwa mereka diperlakukan sebagai anggota komunitas Anda yang berharga, maka Anda dapat menghindari kebingungan di masa mendatang tentang arah dan prioritas. bisnis Anda.

Baca Juga: 3 Tips Sederhana untuk Menjaga Anggaran Anda

Siapa yang membuat keputusan untuk bisnis Anda?

Namun, meskipun penting untuk membuat setiap orang merasa seolah-olah mereka adalah bagian dari tim, sama pentingnya untuk memastikan bahwa mereka diatur oleh kepemimpinan yang kuat dan efektif. Saat Anda membawa penyedia eksternal, baris perintah ini bisa menjadi sedikit berkabut, jadi Anda harus membereskan semuanya dan memastikan bahwa Anda tidak mengalami masalah apa pun berdasarkan kebingungan.

Saat keputusan berbasis TI dibuat, Anda harus memastikan bahwa seluruh tim mengetahui siapa yang membuat keputusan tersebut, serta mengapa keputusan tersebut dibuat dan siapa yang akan mengarahkan permintaan lain sejak saat itu. Ini bagus untuk memiliki inisiatif, tetapi Anda tidak ingin mengganggu bisnis yang lebih besar dengan membuat orang membuat keputusan yang tidak sejalan dengan tujuan jangka panjang yang lebih luas.

Bagaimana tampilan struktur pelaporan Anda?

Jika Anda bekerja dengan penyedia dukungan TI eksternal, Anda harus memastikan bahwa mereka menggunakan struktur pelaporan yang serupa dengan yang digunakan oleh tim internal Anda. TI bekerja paling lancar ketika semuanya bergerak bersama sebagai satu – anggap saja sebagai keseluruhan jaringan, bukan hanya perangkat individual.

Untuk menyatukan tim Anda, buat struktur pelaporan dan pastikan bahwa kedua tim setuju untuk mematuhinya – ini mengurangi kemungkinan kesenjangan dan kesalahan, serta peluang yang terlewatkan.

Apakah jelas siapa yang melakukan setiap tugas?

Melalui alat manajemen proyek berbasis cloud, menetapkan tugas tertentu kepada pengguna tertentu dapat dilakukan dengan mudah. Namun, jika Anda bekerja dengan tim eksternal yang tidak berada dalam struktur manajemen reguler Anda, Anda mungkin akan melihat beberapa masalah mulai muncul.

Untuk menghindari hal ini, Anda harus memastikan bahwa setiap tugas yang diperlukan atau tim internal atau eksternal Anda ditugaskan secara konsisten dengan cara yang sama, bahkan jika penyedia eksternal akhirnya menggandakannya melalui metode mereka sendiri. Dengan melakukan ini, Anda dapat dengan cepat melihat rencana Anda dan mengetahui dengan pasti siapa yang akan menangani tugas Anda, dan lebih khusus lagi jika itu akan dialihdayakan atau dilakukan sendiri.

Baca Juga: 10 Alat Bisnis Gratis Teratas untuk Startup

Apakah komunikasi jelas?

Pertanyaan ini tidak terlalu 'teknis', dan merupakan komponen kunci kesuksesan bisnis apa pun: pastikan kedua tim Anda berkomunikasi dengan jelas, konsisten, dan efektif.

Ini mungkin terdengar jelas, tetapi komunikasi mudah tergelincir dari waktu ke waktu, terutama jika pekerjaan menumpuk atau bisnis Anda sedang mengalami periode yang sangat sibuk. Jika setiap orang mengerjakan tugas yang diberikan kepada mereka, maka komunikasi reguler mungkin tampaknya tidak diperlukan, tetapi selalu ada baiknya memastikan bahwa setiap orang tahu di mana posisi mereka dan bagaimana orang lain mengerjakan pekerjaan mereka.

Anda dapat membantu komunikasi dengan menyiapkan alat kolaborasi seperti bagan Slack atau api Basecamp untuk memiliki area bagi staf untuk sekadar mengobrol!

Apakah tim Anda saling memahami?

Anda mungkin berasumsi bahwa Anda memiliki pemahaman menyeluruh tentang peran individu dalam tim Anda dan apa yang mungkin mereka lakukan setiap hari, tetapi jika Anda tidak mengikuti perkembangan terbaru, Anda mungkin menghadapi kebencian atau ketegangan. antara kedua sisi dukungan Anda.

Menetapkan dengan jelas apa yang menjadi tanggung jawab masing-masing tim di awal proses perekrutan sangat penting dalam membantu setiap tim memahami apa yang dilakukan tim lain setiap hari. Anda juga tidak boleh ragu untuk menyatukan kedua tim untuk saling membayangi jika ingin membangun fondasi yang kuat atau mempererat hubungan lebih jauh. Sistem TI dapat sangat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan berikutnya, dan tidak ada cara yang lebih baik untuk menyelesaikan kerumitan selain membuat setiap tim memahami tanggung jawab rutin masing-masing. Meskipun ini tidak selalu menghasilkan anggota yang dapat dipertukarkan, itu berarti bahwa mereka dapat memiliki harapan yang sesuai satu sama lain, dan akan tahu ke mana harus mencari dukungan jika mereka membutuhkan pengalaman tambahan.