Cara Mengelola Daftar Email: Praktik Terbaik dan Alat Teratas

Pemasar email menghadapi pertanyaan yang terlalu umum: Haruskah kita meluangkan waktu untuk meninjau dan memperbarui daftar email kita secara proaktif, atau haruskah kita fokus pada penjangkauan dan memperbaiki masalah yang muncul?

Masuk akal jika tim penjualan dan pemasaran ingin memprioritaskan penjangkauan, karena ini merupakan pendorong utama pertumbuhan saluran pipa. Namun dengan melakukannya, Anda berisiko secara tidak sengaja merusak reputasi merek Anda dengan mengirimkan email kepada pelanggan dari daftar email yang salah.

Dalam postingan ini, kita akan menjelajahi rintangan umum manajemen daftar email, praktik terbaik untuk memperbarui detail kontak secara efisien, dan apa yang harus dicari dalam alat manajemen daftar email.

Apa itu manajemen daftar email?

Manajemen daftar email mengacu pada banyak cara tim Anda mengumpulkan, memperbarui, dan menggunakan informasi pelanggan. Ini adalah proses penting karena memastikan tim Anda dapat mendorong nilai terbesar dari penjangkauan email, membangun hubungan pelanggan yang langgeng, dan mendorong penjualan.

Tantangan umum pengelolaan daftar email

Bahkan pemasar paling berpengalaman pun menghadapi tantangan dengan manajemen daftar email mereka. Coba pikirkan: Anda sedang bekerja dengan volume data yang selalu berubah. Dan, Anda harus dapat bertindak cepat untuk memanfaatkan data tersebut dengan baik.

Beberapa tantangan paling umum yang dihadapi tim terkait pengelolaan daftar email meliputi:

Buat daftar pertumbuhan dan retensi

Setiap daftar pemasaran email dimulai dengan nol kontak. Mungkin sulit untuk mengembangkan daftar email Anda, dan banyak pemasar putus asa jika daftar mereka tumbuh lebih lambat dari yang mereka harapkan. Belum lagi, beberapa pelanggan Anda akan berhenti berlangganan dari waktu ke waktu dan daftar Anda secara alami akan berkurang saat kontak Anda berganti pekerjaan atau informasi kontak. Sering kali Anda merasa seperti mengambil satu langkah maju dan dua langkah mundur.

Kuncinya adalah memprioritaskan kualitas daftar email Anda, bukan kuantitas. Jauh lebih berharga bagi Anda untuk memiliki daftar kontak yang lebih kecil dengan pelanggan yang sangat terlibat daripada membanjiri daftar email Anda dengan audiens yang tidak relevan atau tidak tertarik.

Tahan godaan untuk membeli daftar penjangkauan email apa pun—daftar itu sering kali berisi perangkap spam dan bukan solusi yang mudah menurut beberapa tim.

Keterkiriman email

Terlepas dari berapa banyak kontak yang ada di daftar email Anda, ada beberapa alasan mengapa Anda mungkin tidak dapat menjangkau beberapa pelanggan tersebut.

Email dapat dialihkan ke folder spam atau menghasilkan pantulan keras atau lunak, yang berarti pesan tidak terkirim. Sangat penting bagi tim untuk menangani email terpental ini dan memantau keterkiriman email mereka —kemampuan mereka untuk menjangkau kotak masuk, bukan folder spam.

Jeda penjangkauan jika tiba-tiba terjadi penurunan kemampuan pengiriman hingga Anda dapat mengidentifikasi masalahnya. Sudahkah Anda menerapkan protokol autentikasi email yang benar ? Apakah Anda terlalu sering menghubungi? Apakah email pelanggan Anda sudah usang? Jika Anda terus mengirim email meskipun pengirimannya rendah, Anda membuang-buang waktu tim dan berpotensi merusak reputasi pengirim Anda.

Personalisasi

Mengumpulkan dan menyimpan detail pelanggan email Anda adalah satu hal, tetapi menggunakan informasi itu secara efektif untuk mempersonalisasi dan memperkaya pengalaman mereka adalah kunci sukses dengan pemasaran email.

Informasi yang Anda simpan di daftar email Anda harus dapat ditindaklanjuti dan memiliki manfaat yang jelas bagi pelanggan, seperti menggunakan nama dan gelar pelanggan untuk mengatasinya di email dan menggunakan lokasi mereka untuk menyoroti penawaran toko lokal. Ini adalah tantangan manajemen daftar email yang sedang berlangsung untuk memutuskan informasi apa yang akan disimpan dan bagaimana memastikan bahwa informasi tersebut digunakan dengan cara yang benar.

Silo data

Menambah tantangan personalisasi yang telah kita diskusikan di atas, data pelanggan Anda kemungkinan tersebar di beberapa sistem berbeda di organisasi Anda. Berbagai tim menggunakan data Anda untuk kebutuhan tertentu, dan sering kali terjadi pemutusan hubungan kerja di seluruh organisasi Anda.

Silo data adalah tantangan besar bagi tim pemasaran, karena itu berarti Anda mungkin tidak memiliki visibilitas penuh atas detail pelanggan individu Anda di alat pemasaran email Anda. Pemasaran, penjualan, dan setiap tim yang berhubungan dengan pelanggan harus menyelaraskan cara pengumpulan data dan tempat penyimpanannya untuk memastikan Anda dapat melihat data pelanggan Anda dalam satu tampilan.

Bagaimana alat manajemen email dapat membantu Anda?

Meskipun perwakilan Anda akan selalu perlu melakukan pemeliharaan manual terhadap daftar email Anda, ada alat manajemen email yang mengatasi tantangan yang telah kita diskusikan di atas dan memungkinkan perwakilan Anda untuk menggunakan data pelanggan Anda secara maksimal.

Mengapa tim harus menggunakan alat manajemen email? Hanya beberapa manfaat termasuk:

Verifikasi email

Banyak alat email canggih dapat memverifikasi email pelanggan Anda dan memastikan bahwa alamatnya benar sebelum Anda menekan kirim. Alat manajemen email dapat menangkap kesalahan ketik, domain email yang salah, dan beberapa masalah lain yang dapat menyebabkan Anda mengalami penolakan keras dari jangkauan Anda.

Pemangkasan daftar

Memverifikasi detail pelanggan Anda dan memperbarui daftar jangkauan Anda menjadi terlalu sulit untuk dikelola karena daftar Anda bertambah menjadi ratusan dan ribuan kontak.

Alat manajemen email secara signifikan mengurangi beban berat kebersihan daftar, membantu Anda memperbarui detail pelanggan, menghapus alamat lama, dan mengelompokkan daftar Anda jauh lebih cepat dan akurat daripada yang dapat dilakukan oleh manusia mana pun sendirian.

Kepatuhan privasi

Hukum dan standar seputar privasi pelanggan terus mengubah cara pemasar memperoleh dan menggunakan data pelanggan mereka. Salah satu contoh nyata adalah Perlindungan Privasi Surat Apple, yang dirilis pada September 2021. (Tahukah Anda cara mengelola kebersihan daftar Anda untuk dunia pasca-MPP ?) Alat manajemen email membantu Anda tetap mengikuti peraturan privasi terbaru dan melindungi merek Anda dari potensi masalah hukum.

Pelaporan data waktu nyata

Mengubah data penjangkauan Anda menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti dapat memakan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu bagi anggota tim Anda. Dengan alat manajemen email yang tepat, Anda dapat mengakses laporan dalam hitungan detik untuk mengukur dan lebih memahami keberhasilan pemasaran email Anda, kesehatan daftar email Anda, dan cara yang dapat Anda tingkatkan.

Buka produktivitas yang lebih besar

Setiap manfaat yang kami bagikan di atas menghasilkan waktu yang dihemat untuk tim Anda. Alat manajemen email terbaik akan sesuai dengan alur kerja harian tim Anda dan terintegrasi dengan semua alat yang Anda gunakan untuk mengelola data pelanggan. Dengan memverifikasi email, memangkas daftar secara otomatis, dan memberikan laporan data yang akurat, alat manajemen email dapat merampingkan kerja tim Anda secara signifikan dan meningkatkan hasilnya.

Praktik terbaik manajemen daftar pemasaran email penting

Apa pun alat yang Anda gunakan untuk membantu pemasaran email, ada beberapa praktik terbaik untuk mengelola daftar email yang harus Anda ikuti:

Jaga kebersihan daftar email

Terkait dengan pemangkasan daftar yang kami jelaskan di atas, kebersihan daftar email Anda akan menentukan seberapa sukses Anda dengan penjangkauan penjualan dan pemasaran Anda.

Daftar email Anda akan menurun kualitasnya dari waktu ke waktu karena beberapa alasan:

• Pelanggan mengubah alamat email (terutama ketika mereka berganti pekerjaan)
• Perwakilan Anda secara tidak sengaja salah mengeja detail pelanggan
• Pelanggan menjadi duplikat di sistem Anda
• Beberapa pelanggan menjadi tidak terlibat

Latih tim Anda tentang berbagai cara data pelanggan dapat memburuk dan cara mengatasi masalah ini. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara membersihkan daftar email Anda dalam tiga langkah dalam posting tentang kebersihan daftar ini .

Biarkan pelanggan memilih frekuensi email

Memberi pelanggan Anda kendali atas seberapa sering mereka mendengar dari Anda dan tentang topik mana yang akan sangat membantu meningkatkan kesuksesan pemasaran email Anda. Izinkan pelanggan untuk menunjukkan seberapa sering mereka ingin menerima email merek Anda, apakah itu harian, mingguan, atau bulanan.

Jelaskan berbagai jenis email yang mungkin Anda kirim—seperti rekomendasi produk baru, pemberitahuan penjualan, atau informasi anggota loyalitas—dan izinkan mereka untuk memilih email mana yang ingin mereka terima. Pusat preferensi email adalah tempat yang tepat untuk menyediakan opsi ini.

Segmentasikan audiens Anda

Setiap orang di daftar pemasaran email Anda memiliki riwayat unik dengan merek Anda dan kebutuhan yang berbeda dari pelanggan Anda yang lain.

Segmentasikan daftar email Anda berdasarkan audiens, persona pembeli utama, atau tahap siklus hidup sangat penting untuk mengirimkan email yang relevan dan menjaga keterlibatan pelanggan Anda. Jika Anda mengirimkan pesan yang sama ke semua pelanggan Anda terlepas dari kebutuhan mereka, mereka akan menyadari bahwa Anda tidak peduli dengan mereka sebagai individu dan merasa kurang loyal terhadap merek Anda. Salah satu cara untuk meningkatkan segmentasi audiens Anda adalah dengan menguji A/B email Anda dan melihat bagaimana persona yang berbeda bereaksi terhadap elemen pesan yang berbeda.

Permudah berhenti berlangganan

Jika tidak ada cara mudah bagi pelanggan Anda untuk berhenti berlangganan dari daftar Anda, mereka akan menandai pesan Anda sebagai spam (dan kemungkinan membentuk pandangan yang tidak baik tentang perusahaan Anda). Berhenti berlangganan tidak mengganggu pengiriman email Anda secara keseluruhan—keluhan spam bisa.

Kami mengerti—Anda ingin mempertahankan pelanggan sebanyak mungkin, dan kehilangan salah satu dari mereka terasa seperti langkah mundur.

Tetapi Anda harus menghormati pelanggan Anda dan kebebasan mereka. Sertakan tautan disetiapemail yang Anda kirim yang memungkinkan orang untuk berhenti berlangganan dan sertakan bagian opsional bagi mereka untuk menjelaskan mengapa mereka berhenti berlangganan.

Ingat: mereka mungkin lebih suka menerima komunikasi Anda dengan cara lain, dan perpisahan saat ini mungkin hanya sampai jumpa lagi.

Kembangkan daftar Anda secara organik

Kami telah mengatakan ini sebelumnya tetapi perlu diulangi: jangan membeli daftar email. Mengirim penjangkauan ke daftar email yang dibeli adalah cara yang pasti akan merusak keterkiriman email Anda dan berpotensi menghancurkan reputasi pengirim Anda sepenuhnya.

Kembangkan daftar pemasaran email Anda dengan cara organik. Minta pelanggan untuk mendaftarkan email merek Anda di titik penjualan dan melalui pos media sosial. Selenggarakan kompetisi dan undian yang mendorong mereka untuk mendaftar di email Anda.

Pertumbuhan organik adalah cara terbaik untuk mendapatkan pelanggan yang benar-benar relevan dengan merek Anda.

Optimalkan formulir dan proses opt-in Anda

Saat Anda berusaha mengembangkan daftar pemasaran email Anda secara organik, Anda akan mengandalkan formulir keikutsertaan bagi orang-orang untuk memberi Anda informasi kontak mereka.

Pastikan bahwa Anda hanya meminta informasi penting dalam formulir ini, dan konfirmasikan bahwa setiap pengiriman formulir dengan tepat diarahkan ke CRM Anda atau solusi penyimpanan data lainnya.

Aktifkan uji CAPTCHA pada semua formulir untuk memfilter bot yang mungkin memberi Anda detail pelanggan yang tidak akurat atau tidak relevan. Terakhir, terapkan double opt-in, di mana pelanggan akan mengonfirmasi langganan mereka melalui email sebelum secara resmi ditambahkan ke daftar Anda.

Apa yang membuat perangkat lunak manajemen daftar email efektif?

Sangat mudah untuk mengelola daftar email Anda ketika memiliki kurang dari 100 kontak, tetapi lebih dari itu dapat dengan cepat menjadi terlalu banyak untuk ditangani melalui cara yang sepenuhnya manual.

Perangkat lunak manajemen daftar email dapat membantu Anda merampingkan semua yang telah kita diskusikan dalam posting ini dan menanamkan rasa percaya diri yang lebih besar dalam kesuksesan program Anda. Saat Anda mengevaluasi potensi alat daftar email untuk tim Anda, sebaiknya Anda mempelajari fitur dan kemampuan utama berikut:

integrasi CRM

Alat daftar email tidak akan memberikan nilai bagi Anda jika tidak dapat terhubung ke data pelanggan Anda dan alat yang Anda gunakan untuk melakukan penjangkauan. Tanyakan tentang integrasi CRM yang tersedia dengan calon solusi Anda—apakah ini terhubung dengan semua alat dan sistem yang digunakan tim Anda untuk menyimpan dan mengelola data pelanggan?

Laporan terperinci

Alat pemasaran email terbaik mencakup kemampuan pelaporan canggih yang memberi Anda gambaran sekilas tentang metrik utama yang terkait dengan kesehatan program email Anda. Lihat laporan yang disediakan oleh setiap perangkat lunak manajemen daftar email potensial, dan tanyakan tentang bagaimana Anda dapat menyortir, memfilter, atau menyesuaikan laporan tersebut berdasarkan sasaran pemasaran email spesifik Anda.

Segmentasi yang tepat

Personalisasi adalah tantangan umum pemasaran email, tetapi alat yang tepat dapat membuatnya mudah. Sebagian besar solusi daftar email memungkinkan Anda untuk mengelompokkan audiens Anda dan membuat daftar berdasarkan informasi demografis dan perilaku belanja mereka. Segmentasi sangat sulit untuk dikelola tanpa alat—Anda harus memperbarui spreadsheet secara manual setiap kali Anda mendapatkan informasi yang relevan tentang masing-masing pelanggan, dan ada banyak ruang untuk kesalahan manusia.

Teliti kedalaman segmentasi yang disediakan oleh setiap calon alat untuk membantu Anda memahami mana yang akan memberi Anda penargetan terperinci yang Anda butuhkan.

Kemampuan otomatisasi

Salah satu keuntungan utama alat pemasaran apa pun adalah kemampuan otomasi yang disediakannya. Bagaimana perangkat lunak daftar email Anda membuat pekerjaan perwakilan Anda lebih mudah dan menghentikan mereka membuang-buang waktu untuk tugas administratif yang berulang? Nilai otomatisasi jenis apa yang dapat disediakan oleh alat manajemen daftar prospektif Anda, dan hitung berapa banyak waktu yang dapat dihemat untuk perwakilan Anda. Penghematan ini dapat membantu Anda membenarkan potensi biaya solusi Anda.

Antarmuka intuitif

Betapa mudahnya menggunakan perangkat lunak daftar email Anda akan sangat memengaruhi seberapa cepat tim Anda akan mempercepat dan meningkatkan produktivitas mereka. Pertimbangkan berapa banyak kurva pembelajaran yang ada untuk solusi prospektif Anda, dan tanyakan tentang tingkat dukungan yang dapat Anda akses untuk meningkatkan tim Anda. Apakah penyedia menawarkan dokumen atau video petunjuk? Bisakah Anda mengakses pelatihan dan dukungan langsung?

Daftar email yang bersih mendorong kemajuan bisnis

Setiap anggota tim Anda memiliki tanggung jawab untuk menjaga kebersihan daftar penjangkauan email Anda. Jelaskan secara menyeluruh bagaimana kualitas data pelanggan Anda akan menurun dari waktu ke waktu dan ajari perwakilan Anda cara menemukan dan memperbaiki detail pelanggan yang salah.

Sebagian besar tim ingin menemukan alat manajemen daftar email yang dapat mengatasi masalah paling umum dan merampingkan pekerjaan tim mereka secara signifikan. Jika daftar penjangkauan email Anda berisi beberapa ratus kontak, maka sebuah alat sangat penting.

Bekerja dengan daftar penjangkauan yang bersih adalah langkah pertama untuk meningkatkan pemasaran email Anda, namun ada banyak pertimbangan lain untuk mengarahkan hasil yang bermakna melalui email.

Untuk panduan ahli lainnya untuk menguasai tantangan terbaru email, lihat webinar sesuai permintaan kami, “Menempatkan AI ke dalam Email: 10 Prediksi Pakar untuk Memulai Tahun dengan Kuat.”