Bagaimana Kami Menyelenggarakan Acara Virtual yang Menarik Lebih dari 10.000 Peserta

Bersama dengan banyak perusahaan lain, lembaga nonprofit, pengantin baru, dan lulusan di seluruh dunia, Classy memiliki rencana besar untuk mengadakan acara tatap muka di tahun 2020. Selama enam tahun terakhir, kami menyelenggarakan Collaborative, sebuah konferensi untuk profesional nirlaba. Collaborative adalah pengalaman empat hari yang menawarkan para profesional nirlaba kesempatan untuk belajar, terhubung dengan pakar industri dan rekan-rekan yang berpikiran sama, menghadiri happy hour yang penting, dan mendapatkan kembali inspirasi untuk misi mereka. Namun pada minggu pertama Maret 2020, karena COVID-19 dengan cepat berevolusi dari penyebutan singkat di berita menjadi berita utama dengan huruf besar semua, tim acara kami tahu bahwa kami tidak dapat menjamin acara tatap muka.

“Proses pindah ke acara virtual tidak bisa dianggap enteng,” kata Manajer Acara Senior Taryn Crowder. “Ketika kami pertama kali mulai memantau situasi COVID-19, kami membuat beberapa rencana krisis yang berbeda tergantung pada apa yang terjadi selanjutnya dengan virus tersebut. Rencana krisis awal itu tidak bertahan lama—kami harus beralih ke rencana krisis baru hampir setiap hari selama beberapa minggu karena banyak hal berubah dengan cepat dengan adanya pandemi. Rencana krisis ini terdiri dari komunikasi dan taktik operasional.”

Untuk membantu tim Anda menata ulang acara tatap muka Anda, kami meminta lima anggota tim utama kami untuk membagikan saran dan pelajaran yang mereka peroleh tentang mentransisikan acara tatap muka ke pengalaman virtual yang menarik lebih dari 10.000 peserta hanya dalam dua setengah bulan. Baca terus untuk mendengar dari Taryn Crowder, manajer acara senior; Brooke Hearn, perencana acara senior; Anne Guillen, pemasar konten acara senior; Irene Webber, desainer visual senior; dan JP Angers, produser video senior.

Pelajaran 1: Menilai risiko, melakukan penelitian, dan bergerak cepat.

T: Jelaskan proses awal bagaimana Anda memutuskan untuk beralih dari acara tatap muka ke acara virtual.

Taryn: Pertama-tama kami harus memulai proses penilaian risiko kami dengan acara tatap muka. Ini termasuk memeriksa kontrak yang ditandatangani dan tagihan yang harus dibayar untuk layanan yang diberikan. Kami mulai dengan penjangkauan ke masing-masing vendor, hotel, dan tempat kami.

Saya perlu melawan pertempuran hukum dengan force majeure, dan untuk melakukannya saya perlu tahu: Perjanjian apa yang bisa dan tidak bisa kami keluarkan, dan layanan apa yang telah diberikan sehingga saya bisa tahu berapa banyak uang yang telah kami habiskan. acara tatap muka.

Brooke : Sementara kami mencari cara untuk membatalkan atau menunda perjanjian kami untuk acara tatap muka, kami juga menghabiskan waktu berjam-jam dalam rapat untuk menyusun persis seperti apa acara virtual itu, apa yang akan kami tawarkan, dan kapan.

Selain menata ulang acara, kami juga menavigasi tantangan baru yang datang dengan acara yang sepenuhnya virtual. Kami sangat beruntung memiliki beberapa pakar teknologi yang dapat kami andalkan, seperti produser video dan tim IT kami.

T: Apa beberapa pemikiran atau kekhawatiran Anda selama proses ini?

Taryn : Tak satu pun dari kami pernah merencanakan acara virtual sebelumnya, jadi kami perlu meneliti teknologi; Kebutuhan IT seperti WiFi; persiapan speaker untuk pencahayaan, suara, dan WiFi yang baik di rumah masing-masing; peluang sponsor untuk pengaturan virtual, peluang jaringan untuk pengaturan virtual, dll.

T: Bagaimana transisi ke acara virtual memengaruhi konten yang direncanakan?

Anne: Sulit dari perspektif konten karena saya tahu bahwa kami harus bergerak sangat cepat, tetapi saya tidak dapat mulai mengumpulkan konten sampai kami mengetahui seperti apa acara virtual itu, secara logistik dan teknologi.

Setelah keputusan itu dibuat, kami segera menyadari bahwa kami tidak dapat menggunakan sesi yang telah kami padatkan untuk acara tatap muka. Mereka tidak cocok dengan iklim saat ini, juga tidak menciptakan aliran yang ideal untuk konferensi. Kami memulai kembali proses penentuan tema dan fokus konferensi, area topik yang dikurasi, dan kemudian mengidentifikasi pembicara baru yang sesuai dengan topik tersebut.

Taryn: Perencanaan konten adalah bagian dari timeline sejak hari pertama. Salah satu pertanyaan pertama yang kami tanyakan pada diri sendiri adalah berapa banyak sesi yang harus kami tawarkan? Kami tidak berpikir orang akan tertarik duduk di depan komputer mereka sepanjang hari, dan kami pikir mereka ingin mengatur jadwal mereka sendiri. Ini juga memainkan peran penting dalam teknologi yang akhirnya kami pilih.

Kami harus memulai dari awal pada konten karena kami hidup di dunia baru, di mana orang membutuhkan konten yang berbeda dari sebelumnya. Jadi, kami perlu melakukan percakapan dengan pakar industri dan lembaga nonprofit untuk memahami dengan tepat apa yang mereka alami untuk mengetahui dengan tepat apa yang mereka butuhkan untuk kami berikan.

Beberapa pertanyaan yang kami diskusikan:

• Apakah orang-orang ingin mendaftar untuk acara virtual ini? Bagaimana kita menarik minat mereka?
• Apakah pasar terlalu jenuh dengan konten respons COVID-19, artinya tidak ada yang membutuhkan konten kami? Apakah konten yang kami pilih di bulan April masih relevan di bulan Juni?
• Seperti apa acara virtual lainnya? Apa yang bisa kita pelajari dari orang lain saat ini?
• Kami memiliki peserta yang datang dari seluruh dunia, jadi jangka waktu apa yang harus kami gunakan untuk sesi?
• Apa nama acaranya?
• Apakah kita punya tema?

Pada awalnya, kami memutuskan untuk tidak memiliki tema karena kami memiliki jendela kecil untuk melakukan semuanya. Namun, dalam berbicara dengan pembicara, kami menyadari bahwa tema organik telah muncul: Beradaptasi. Jadi, kami memilih untuk mengaitkannya dengan salah satu nilai inti Classy: Beradaptasi dan Mengatasi.

Ada begitu banyak hal yang tidak diketahui sehingga kami harus membuat tebakan terbaik kami pada banyak pertanyaan ini. Kami berkomitmen untuk menyediakan peluang jaringan yang kuat dan menghabiskan banyak waktu untuk meneliti cara melakukannya. Kami juga mendaftar untuk banyak acara virtual sebagai peserta untuk mendapatkan paparan langsung.

Karena kami membuat acara baru, kami harus membuat logo baru. Pertama, kami perlu tahu apa nama barunya, jadi kami mengadakan sesi brainstorming internal untuk mencari tahu. Kami kemudian mengulang tim desain kami dan meminta mereka untuk beberapa opsi logo.

Takeaways Langkah-demi-Langkah untuk Nonprofit:

• Nilai risiko dalam mengubah rencana Anda dengan meninjau perjanjian dan kontrak vendor.
• Lakukan riset untuk mengetahui apa yang diperlukan oleh acara virtual dalam hal teknologi dan fungsionalitas yang diperlukan—baik item yang diperlukan maupun barang yang bagus untuk dimiliki.
• Tinjau konten yang Anda rencanakan atau jadwal acara untuk memulai brainstorming cara menyesuaikan dengan audiens virtual.
• Hadiri acara virtual lainnya untuk mendapatkan inspirasi.
• Buat daftar pertanyaan yang muncul untuk mengingatkan tim Anda tentang semua elemen baru yang perlu Anda tanggapi atau persiapkan.
• Ulangi desainer Anda atau orang yang bertanggung jawab untuk membuat aset bermerek, mendesain halaman acara Anda, memperbarui situs web, dll.

Pelajaran 2: Buat anggaran baru dan rencana darurat.

Taryn: Langkah penting lainnya dalam membuat anggaran baru adalah memutuskan apakah akan mengembalikan uang atau tidak kepada orang-orang yang telah membeli tiket untuk acara tatap muka, dan apakah acara virtual akan gratis atau tidak. Kami ingin segera memberi tahu semua orang tentang kedua item tersebut, dan kami membuat keputusan bahwa setiap orang akan menerima pengembalian dana penuh dan acara baru akan gratis.

Kami juga melakukan percakapan dengan direktur pengembangan bisnis kami, Charlie Anderson, tentang berapa banyak pendapatan yang dapat diperolehnya melalui sponsor untuk acara yang belum terbukti. Ini juga merupakan komponen penting untuk proses pembuatan anggaran.

Semua hal ini perlu dilakukan sebelum saya menyelesaikan anggaran. Setelah menghitung apa yang bisa kami dapatkan kembali, apa yang tidak bisa kami dapatkan kembali, dan potensi pendapatan sponsor, saya memulai anggaran baru.

Kemudian saya membuat tiga rencana kontinjensi acara yang berbeda berdasarkan:

1) Dunia di mana jarak sosial masih diberlakukan pada bulan Juni.

2) Dunia di mana jarak sosial tidak diberlakukan, tetapi orang-orang masih takut untuk bepergian.

3) Dunia di mana semuanya kembali normal.

Setiap rencana kontinjensi memiliki anggarannya sendiri.

Takeaways Langkah-demi-Langkah untuk Nonprofit:

• Hitung apa yang bisa dan tidak bisa Anda ganti dari kontrak acara asli Anda.
• Tentukan apakah acara Anda akan gratis atau memiliki harga tiket masuk atau minimum penggalangan dana.
• Bicaralah dengan pimpinan atau anggota dewan yang mungkin dapat mendatangkan sponsor atau mitra perusahaan.
• Cobalah untuk memperkirakan sebanyak mungkin dan buat rencana cadangan sehingga Anda sesiap mungkin untuk setiap tantangan baru yang datang dengan acara virtual Anda.

Pelajaran 3: Jujur dan antusiaslah dalam komunikasi awal Anda.

Taryn: Pada minggu pertama bulan Maret, saya menghubungi manajer senior komunikasi dan merek kami, Krista Lamp, untuk meminta pendapatnya tentang mengirim pesan kepada peserta kami untuk memberi tahu mereka bahwa kami sedang memantau situasi. Kami perlu menyelaraskan pesan internal dan eksternal, tetapi pertama-tama, kami perlu tahu apa rencana kami nantinya.

Kami tidak memiliki rencana krisis acara khusus, jadi kami harus membuat dokumentasi itu. Kami juga perlu menyusun siaran pers, memperbarui situs web kami, dan mengirimkan FAQ internal tentang bagaimana menanggapi pelanggan atau prospek ketika mereka bertanya tentang rencana kami.

Pesan awal kami kepada semua orang secara internal dan eksternal adalah bahwa kami memantau situasi. Namun, kami (pemimpin eksekutif dan pemangku kepentingan utama) tahu bahwa kami harus membatalkan acara tersebut dan sedang mencari opsi kami.

Kami menyimpan ini dekat dengan dada sementara kami memutuskan apakah kami akan memulai membuat acara virtual. Setelah kami tahu ini akan terjadi, saya menghubungi beberapa orang tambahan di tim pemasaran, desain, dan pengembangan web untuk memberi tahu mereka bahwa kami membatalkan acara tersebut. Mereka diberitahu sebelum orang lain karena kami sedang dalam proses merilis fase 2 dari situs web acara langsung, dan saya tidak ingin mereka membuang waktu mengerjakan sesuatu yang akan segera kami garap.

Kiat Pro dari Anne : Buat dokumen poin pembicaraan internal. Kami membuat satu untuk acara tatap muka yang baru saja kami luncurkan pada bulan Februari, dan kami harus kembali dan membuat yang baru untuk acara virtual. Kami pada dasarnya mengambil apa yang kami tulis sebagai FAQ di situs web kami dan memasukkannya ke dalam dokumen poin pembicaraan internal dengan detail tambahan agar anggota tim Classy dapat berbicara tentang acara tersebut.

T: Bagaimana reaksi anggota tim Classy lainnya saat mendengar bahwa acara Anda akan diadakan secara virtual?

Taryn: Beralih ke virtual berarti membuat acara baru. Kami telah melakukan banyak pekerjaan pada acara awal, jadi ada sedikit kesedihan karena tidak bisa menyelesaikannya.

Tetapi semua orang mendukung dan bersedia turun tangan untuk membantu tim kami. Kami membutuhkan semua orang di tim kami dan pemangku kepentingan di seluruh perusahaan untuk ikut serta, dan semua orang melangkah dengan cara yang luar biasa.

Ada beberapa skeptisisme awal tentang apakah kami dapat melakukan ini atau tidak, apakah itu akan menjadi pengalaman yang positif atau tidak, dan apakah orang akan benar-benar mendaftar atau tidak. Untuk membantu meringankan beberapa keraguan itu dan menjaga tim internal kami tetap termotivasi, kami bekerja melalui cara terbaik untuk mengomunikasikan apa yang sedang kami kerjakan, sehingga orang lain mengerti betapa seriusnya kami menangani ini.

Brooke: Karena skeptisisme awal itu, penting bagi kami untuk bekerja dengan Krista untuk terus berkomunikasi dengan seluruh tim kami dan menunjukkan kepada mereka bahwa kami akan berhasil, dan itu akan menjadi luar biasa!

Takeaways Langkah-demi-Langkah untuk Nonprofit:

• Temui pembuat keputusan utama Anda lebih awal dan sering.
• Buat dokumentasi tentang bagaimana Anda menangani ini sehingga Anda dapat merujuk ke "rencana peristiwa krisis" di masa mendatang.
• Tulis pesan Anda (bahkan jika itu "kami sedang memantau situasi") sehingga audiens Anda tahu bahwa Anda sadar. Kemudian gunakan kata-kata itu di tempat-tempat berikut:
  • jumpa pers
  • Pembaruan situs web
  • halaman acara
• Buat dokumentasi internal seperti FAQ sehingga tim Anda diperbarui dan tahu cara menjawab pertanyaan yang masuk.
• Jaga agar detail tetap tenang saat Anda menyelesaikannya sehingga informasi tidak dirilis sebelum Anda siap untuk diluncurkan.
• Setelah Anda membuat keputusan, beri tahu seluruh tim Anda dan bagikan kegembiraan Anda tentang mencoba acara baru sehingga tim Anda merasa bersemangat alih-alih gugup, dan mereka dapat berbagi energi itu dengan pendukung Anda.

Pelajaran 4: Bersikaplah transparan dengan pembicara, sponsor, dan peserta.

T: Bagaimana dan kapan Anda berbicara dengan pembicara dan sponsor tentang pemindahan acara secara online? Apakah Anda menerima pushback?

Taryn : Kami memberi tahu sponsor dan pembicara kami tentang keputusan kami sebelum kami merilis komunikasi eksternal lainnya. Kami menghubungi mereka berdua untuk mengumumkan bahwa kami akan melakukan virtual dan menanyakan apakah mereka masih ingin terlibat dalam acara tersebut.

Brooke: Umpan balik awal dari sponsor sangat bagus, tetapi menciptakan nilai baru bagi mereka secara virtual merupakan tantangan. Hal ini mendorong kami untuk menjadi lebih strategis tentang sponsorship untuk memastikan itu akan bermanfaat bagi mereka.

Anne: Saya mengatur panggilan dengan setiap pembicara yang kami amankan untuk acara tatap muka. Itu adalah cara yang bagus untuk menjaga hubungan baik dengan pembicara, menjelaskan strategi kami yang tidak diketahui, dan memilih topik baru yang memungkinkan atau bagaimana topik mereka dapat diputar agar sesuai dengan fokus baru.

Percakapan dengan pembicara ini membantu kami menemukan tema kami, “Adapt and Overcome”, dan memicu beberapa strategi teknologi kami. Kami akhirnya mempertahankan beberapa pembicara awal dan tidak dapat mempertahankan yang lain, tetapi saya pikir mereka semua sangat senang telah berdiskusi tentang hal itu dan membantu saya bertukar pikiran tentang bagaimana menjaga konferensi ini tetap berharga bagi para peserta.

T: Bagaimana Anda berbicara dengan peserta tentang acara yang dipindahkan secara online? Apakah Anda menerima pushback?

Taryn: Penting bagi kami untuk memberikan arahan yang jelas kepada calon pendaftar dan pendaftar acara langsung saat ini tentang sikap Classy dalam menjaga keamanan semua orang, bagaimana dan kapan mereka akan menerima pengembalian dana, apa yang akan kami lakukan sebagai ganti acara tatap muka, keputusan kami tentang apakah kami akan mengenakan biaya atau tidak, dan banyak lagi.

Kami perlu memastikan bahwa kami menyebarkan berita di semua saluran. Kami menambahkan bilah promo ke situs web dengan halaman arahan baru dengan pesan kami, kami menempatkan pesan di sosial, dan kami mengirim email.

Setelah kami mengirimkan email yang memberi tahu peserta tentang pembatalan acara tatap muka, saya hanya menerima komentar positif dari peserta. Semua orang mendukung melalui email dan berterima kasih kepada kami karena telah mengambil sikap proaktif dalam mengurangi penyebaran penyakit.

Karena kami mengumumkan bahwa kami akan secara otomatis mengembalikan dana siapa pun sejak awal, itu mengurangi apa yang seharusnya menjadi banyak email. Kami juga mengumumkan di email kami (dan di situs web kami) bahwa kami sedang mencari acara virtual, jadi saya menerima umpan balik positif dari peserta yang menantikan untuk mendengar lebih banyak detail.

Brooke: Saya juga menerima banyak umpan balik yang bagus dari sponsor yang berada dalam situasi sulit dengan acara lain yang menunggu hingga menit terakhir untuk dibatalkan, atau tidak mengembalikan uang mereka untuk pembayaran sponsor mereka. Dan kemudian, banyak peserta yang sangat bersemangat karena acara virtual ini gratis!

Takeaways Langkah-demi-Langkah untuk Nonprofit:

• Beri tahu pemangku kepentingan eksternal Anda (seperti pembicara, sponsor, dan mitra perusahaan) tentang keputusan Anda sesegera mungkin, idealnya sebelum go public sehingga mereka tahu Anda menghargai dukungan mereka dan ingin bekerja dengan mereka.
• Berkreasilah dengan bagaimana Anda dapat terus memberikan nilai bagi sponsor melalui acara virtual. Misalnya, kami memberi sponsor kami shoutout di awal sesi, sebelum dan sesudah pembukaan dan penutupan keynote, di email kami, di media sosial, dan di footer situs web acara kami.
• Jika memungkinkan, ajak pembicara acara, tamu istimewa, atau sponsor ke dalam percakapan dan bertukar pikiran untuk berbagi ide atau wawasan tentang cara membuat acara sebaik mungkin.
• Jadikan pesan Anda sangat terlihat (beranda, email, media sosial) sehingga siapa pun yang tertarik dengan acara Anda tahu bahwa itu akan menjadi virtual dan cara mempelajari lebih lanjut.
• Tunjuk satu atau beberapa anggota tim Anda untuk memantau media sosial dan menanggapi pertanyaan agar pendukung Anda tetap mendapat informasi.

Pelajaran 5: Pertahankan komunikasi yang konsisten dengan peserta selama proses berlangsung (kirim banyak email).

Taryn: Komunikasi yang konsisten di seluruh proses adalah kuncinya. Kami membuat kalender pemasaran email seluruh tim.

Berikut adalah ikhtisar email yang kami kirim:

• • Email untuk memberi tahu semua orang bahwa kami sedang memantau situasi
  • Email untuk memberi tahu semua orang bahwa acara itu dibatalkan, mereka akan menerima pengembalian uang, dan kami sedang mencari acara virtual
  • Email yang mengumumkan acara virtual, situs web acara baru, dan bahwa pendaftaran telah dibuka
  • Email pemasaran yang konsisten untuk mempromosikan pembicara baru untuk melanjutkan hype sebelum kami membuka pemilihan sesi
  • Email kemudian mengumumkan bahwa pemilihan sesi dibuka
  • Email hitung mundur mingguan dalam tiga minggu terakhir menjelang acara
  • Email yang mengumumkan instruksi pembicara utama untuk memanfaatkan platform jaringan kami untuk acara tersebut
  • Pengingat minggu untuk membuat akun untuk platform jaringan kami, untuk mengunduh Zoom, dan untuk bersemangat
  • Segera setelah acara, kami mengirimkan survei peserta, mengumumkan acara 2021, menyediakan konten tindak lanjut lainnya, dan menyertakan informasi tentang perpustakaan Sesi Diperpanjang kami tempat kami akan memposting rekaman sesi langsung serta 15 sesi bonus.

Takeaways Langkah-demi-Langkah untuk Nonprofit:

• Tetapkan orang yang tepat untuk menulis dan menjadwalkan email.
• Buat aset bermerek yang dapat digunakan di email dan media sosial untuk mempertahankan merek yang konsisten dan kohesif untuk acara Anda.
• Tunjuk anggota tim yang bertanggung jawab untuk menanggapi kemungkinan masuknya pertanyaan melalui email atau media sosial.
• Terus kirim pembaruan dan gunakan email Anda untuk menghidupkan kegembiraan menjelang acara Anda.
• Tindak lanjuti dengan semua peserta selama dan setelah acara untuk menanyakan tentang pengalaman mereka sehingga Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang apa yang berhasil, apa yang tidak, dan apa yang dapat Anda coba lain kali.

Pelajaran 6: Jangan hanya memutar pesan langsung dan strategi acara Anda.

T: Bagaimana Anda menyesuaikan pesan setelah mengumumkan bahwa itu akan menjadi acara virtual?
Taryn: Apa yang mungkin tidak disadari beberapa orang adalah bahwa kami membuat acara baru. Kami harus membuat nilai jual baru, topik baru dan jalur pembicaraan, deskripsi acara baru, FAQ baru, proses pendaftaran baru, bahasa jaringan baru, salinan email baru, dan banyak lagi.

Brooke: Salah satu bagian paling menantang dalam membuat acara virtual adalah membuat semua salinan dan pesan baru. Kami memiliki beberapa tahun salinan dan pembelajaran untuk menarik dari untuk Kolaborasi langsung. Untuk acara virtual, kami harus membuat segalanya. Kami menulis salinan situs web baru, panduan instruksi baru untuk platform jaringan seperti Slack dan Braindate, dan salinan baru untuk email pemasaran.

Anne: Bergantung pada pembicara, sesi, dan audiens, nada dan pesan harus berubah di hampir setiap topik. Fokus dari hampir setiap sesi baru adalah tentang menangani dan menanggapi momen-momen krisis—awalnya COVID-19 dan kemudian juga ketegangan rasial dan sosial.

Sangat penting untuk memikirkan dengan siapa kita berbicara dengan sesi-sesi ini. Misalnya, sesi "Hubungkan Tujuan Anda" kami ditujukan untuk lembaga nonprofit non-kesehatan yang mengalami kesulitan menghubungkan tujuan mereka dengan COVID-19. Sesi mendongeng kami, di sisi lain, membahas kiat untuk lembaga nonprofit yang bergerak di bidang perawatan kesehatan dan mereka yang penyebabnya tidak ada hubungannya dengan bantuan COVID-19.

Takeaways Langkah-demi-Langkah untuk Nonprofit:

• Ingatlah bahwa ini adalah acara baru. Meskipun beberapa aspek mungkin tetap sama, jika Anda beralih dari acara tatap muka yang ada atau tahunan ke acara virtual, anggap itu sebagai acara baru.
• Ini akan mencakup perpesanan baru dan mungkin termasuk branding dan desain baru.
• Bergantung pada acara Anda, Anda mungkin perlu memperbarui pembicara atau konten terjadwal, atau cara Anda melibatkan peserta. Misalnya, jika Anda mengadakan gala virtual, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki jadwal hiburan yang kuat, karena akan ada lebih sedikit kesempatan bagi peserta untuk berbicara di antara mereka sendiri.

Pelajaran 7: Perbarui elemen merek dan desain Anda.

T: Bagaimana Anda mulai memperbarui elemen branding dan desain untuk acara yang masih dalam tahap penyelesaian?

Irene (Perancang Visual Senior): Kami tahu bahwa kami perlu memperbarui elemen merek dan desain untuk situs web, iklan, promosi, email, dan papan nama. Kami bertemu dengan tim acara untuk membahas logistik dan jadwal dan kemudian mulai mengejek ide logo.

Untuk menghindari memulai dari awal, Anda dapat menambahkan salinan ke grafik promosi Anda di bawah nama acara yang menandakan bahwa itu adalah virtual. Namun, jika Anda biasanya menggunakan fotografi dari acara tatap muka sebelumnya, cobalah untuk tidak terlalu bersandar pada hal itu karena akan membuat audiens membaca tentang acara virtual, tetapi lihat citra acara tatap muka.

Tanpa perpustakaan foto yang dimiliki untuk dipilih, Anda mungkin merasa berkewajiban untuk menyertakan gambar stok orang di komputer untuk menekankan sudut "virtual" baru, tetapi ini tidak akan menghidupkan acara Anda. Ini sebenarnya mungkin mengurangi energi yang Anda coba ciptakan! Sebagai gantinya, coba hidupkan acara Anda melalui warna, pola, atau elemen desain lainnya dari branding Anda. Anda akan terkejut melihat betapa efektifnya penggunaan warna dan pola dapat membangkitkan perasaan gembira untuk membuat orang bersemangat untuk acara Anda.

Brooke : Elemen lain yang kami pikirkan adalah memastikan semuanya sejelas dan seinformatif mungkin. Di tempat kami biasanya memiliki anggota staf Classy yang siap membantu dengan apa pun yang mungkin dibutuhkan oleh peserta. Dengan acara virtual, Anda tidak memiliki stan informasi atau anggota staf yang dapat dihentikan secara acak oleh peserta untuk mengajukan pertanyaan. Jadi, kami tahu bahwa kami harus lebih jelas dalam jaminan acara kami dan memberikan banyak informasi untuk meminimalkan pertanyaan. Kami membuat banyak jaminan ini dari awal.

Kami juga ingin mempertahankan elemen tatap muka untuk pembicara kami, jadi kami mengumpulkan kotak surat dengan t-shirt berkelas, lampu selfie, headphone berkabel, dan catatan tulisan tangan dari CEO dan co-founder kami, Scot. Kami ingin mereka merasa didukung dan memastikan mereka siap untuk sukses.

T: Dapatkah Anda menjelaskan proses perubahan rencana untuk jaminan acara tatap muka ke desain berbasis web?

Irene : Beralih ke acara web akan menjadi tugas besar bagi banyak kelompok orang, termasuk siapa pun yang bertanggung jawab atas desain, TI, pemasaran, operasi, dan logistik. Hal terpenting yang harus dilakukan adalah memastikan semua orang terlibat dalam percakapan dan memahami bagaimana peran mereka dalam pengambilan keputusan.

Dari perspektif desain, desainer Anda akan melihat semuanya melalui lensa pengalaman pengguna dan mendorong proses yang paling efisien untuk membuat peserta terdaftar dan menonton acara Anda. Perancang Anda akan dapat memberi tahu Anda apakah rencana yang diusulkan berada di jalur yang benar untuk peserta Anda atau jika ada ruang untuk perbaikan.

Beberapa saran untuk beralih ke online:

1) Buat situs web Anda mudah digunakan oleh peserta dengan membuat salinan singkat dan langsung ke intinya, membuat buletin takeaways untuk memecah dinding teks, dan membuat formulir pendaftaran sesingkat mungkin.

2) Beralih ke acara virtual mungkin membuat beberapa pekerjaan ekstra untuk desainer dan pengembang Anda. Cobalah untuk menjaga pekerjaan ekstra seminimal mungkin dengan mengubah tata letak halaman yang ada.

3) Jaminan apa pun yang telah Anda buat untuk acara tatap muka Anda masih dapat dikerjakan ulang untuk pengaturan virtual. Gunakan kembali desain Anda dengan mengubah salinan agar relevan dengan acara virtual, lalu format ulang sebagai aset media sosial untuk membangun kegembiraan.

Satu-satunya hal yang perlu Anda pertahankan dalam desain Anda adalah branding Anda. Selama semuanya tampak seperti bagian dari peristiwa yang sama melalui warna, bentuk, tipografi, atau pola yang kohesif, tidak ada karya desain yang akan sia-sia jika Anda menjadi kreatif.

T: Bagaimana Anda menangani garis waktu yang berubah-ubah dalam hal tugas yang memakan waktu, seperti mendesain situs web?
Brooke: Pada awal transisi, kami bertemu sebagai tim acara dan membuat garis waktu baru di Asana (perangkat lunak manajemen proyek kami). Tentu saja, banyak tugas tak terduga muncul antara saat itu dan acara tersebut, tetapi memiliki garis waktu awal untuk dikerjakan, terutama saat Anda bergerak cepat, akan sangat membantu.

Irene: Transisi ke acara virtual bisa jadi menakutkan dan terus terang, sepertinya terlalu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan, tapi itu mungkin! Cobalah untuk tidak terlalu memikirkannya pada awalnya dan ingat Anda sudah dapat bekerja dengan apa yang telah Anda rancang, yang akan memudahkan untuk mengakomodasi jadwal yang berubah.

Beberapa tip untuk bekerja dengan garis waktu:

1) Pastikan branding Anda terasa minimalis. Dengan begitu, grafik menit terakhir apa pun yang perlu Anda buat dapat dengan mudah dibuat dari template bermerek dasar.

2) Pastikan desainer Anda sangat terlibat dalam percakapan seputar acara Anda. Jika mereka tahu ide apa yang muncul untuk acara tersebut, mereka dapat dengan cepat memberikan umpan balik tentang apakah mereka akan mudah dieksekusi atau apakah itu akan memengaruhi bagian lain dari beban kerja mereka dan mendorong jadwal keluar.

Melibatkan semua orang yang tepat dalam percakapan sejak awal akan menghindari sebagian besar hambatan.

Takeaways Langkah-demi-Langkah untuk Nonprofit:

• Berencana untuk memperbarui elemen merek dan desain untuk situs web, iklan, promosi, email, dan papan nama Anda.
• Cobalah untuk tidak menggunakan kembali citra dari acara tatap muka sebelumnya, karena akan membingungkan pendukung yang mengharapkan format virtual.
• Pastikan semua orang terlibat dalam percakapan dan memahami bagaimana peran mereka dalam proses pengambilan keputusan. Ini akan membantu memastikan semua orang berada di halaman yang sama dengan tanggung jawab mereka dan dapat membantu mengurangi ketegangan seputar jadwal yang berubah.
• Bersandar pada desainer Anda untuk membantu Anda menciptakan pengalaman pengguna terbaik bagi peserta Anda.
• Jika Anda tidak memiliki desainer internal, hubungi agen untuk donasi dalam bentuk barang atau siswa lokal yang mungkin bersedia membantu.

Pelajaran 8: Teliti semua teknologi yang Anda perlukan dan lakukan setidaknya satu kali latihan untuk seluruh acara Anda.

T: Bagaimana Anda meneliti teknologi yang dibutuhkan untuk berbagai aspek acara?

JP (Produser Video Senior) : Dengan jutaan orang melakukan konferensi video setiap hari sejak pandemi dimulai, saya khawatir tentang keandalan koneksi internet secara umum. Koneksi yang buruk dapat dengan cepat merusak sesi yang bagus. Pertanyaan utamanya adalah, bagaimana cara terbaik untuk mereplikasi manfaat acara tatap muka, seperti jaringan, percakapan grup, dan pertemuan satu lawan satu?

Kami harus memilih platform untuk menyelenggarakan acara tepat di awal pandemi COVID-19, tanpa banyak contoh konferensi virtual lainnya. Setelah meneliti opsi yang berbeda, saya menyarankan Zoom karena beberapa alasan. Popularitas platform dan kemudahan penggunaan adalah faktor besar (keakraban dengan peserta kami sangat membantu).

Kami juga sudah memiliki banyak pengalaman menggunakan Zoom untuk webinar kami. Jadi saya merasa lebih bijaksana untuk menggunakan produk yang sudah kita ketahui, terutama untuk acara virtual pertama kami. Yang kami sukai dari Zoom adalah bagaimana ia berinteraksi dengan peserta, seperti tanya jawab, polling, dan opsi obrolan. Platform lain lebih seperti “hanya menonton”, tetapi Zoom terasa lebih interaktif. Tetapi Zoom saja tidak cukup untuk meniru interaksi langsung, jadi kami harus menggabungkan ini dengan platform tambahan: Slack dan Braindate, yang menambahkan lapisan jaringan penting bagi peserta kami.

Taryn: Salah satu hal yang paling bermanfaat tentang acara tatap muka adalah percakapan yang terjadi di antara sesi, di happy hour, atau di meja kopi. Saat itulah orang-orang benar-benar terhubung satu sama lain dan berbagi masalah, tantangan, dan solusi yang mereka gunakan untuk melewatinya, atau pelajaran yang didapat selama ini. Itulah yang ditawarkan Braindate dan itulah yang saya temukan sebagai peserta. Saya sebenarnya menghadiri Braindate dengan beberapa perencana acara lain yang semuanya mencari opsi jaringan dan kami semua bertukar info kontak.

Kami juga tahu bahwa kami membutuhkan cara bagi orang untuk berbicara satu sama lain, berbicara dengan kami, dan berbicara dengan pembicara tentang apa pun yang berhubungan dengan acara. Kami sudah memiliki kemitraan dengan Slack dan menghubungi mereka untuk melihat apakah mereka akan menyumbangkan ruang kerja Slack untuk acara kami, dan mereka setuju.

Takeaways Langkah-demi-Langkah untuk Nonprofit:

• Cari platform yang andal dan pendukung Anda mungkin sudah tahu cara menggunakannya.
• Hadiri acara virtual lainnya untuk melihat seperti apa pengalaman pengguna dan untuk mendapatkan ide tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan pengaturan Anda sendiri.
• Cari platform yang memprioritaskan interaksi dengan fitur-fitur seperti obrolan, Tanya Jawab, reaksi, dan jajak pendapat agar audiens Anda tetap terlibat.
• Gunakan perangkat lunak tambahan (seperti Slack) untuk membuat anggota audiens tetap terlibat dan percakapan tetap berjalan.
• Manfaatkan kemitraan yang ada dengan cara apa pun yang Anda bisa.
• Lakukan uji coba dengan tim Anda dan semua speaker eksternal untuk memastikan semua orang memiliki pengaturan yang tepat dan teknologi berfungsi.

Pelajaran 9: Peralatan, penyiapan, dan produksi adalah kuncinya.

Salah satu pertanyaan yang paling sering diajukan dari peserta kami adalah, “Bagaimana pembawa acara Anda terlihat dan terdengar begitu bagus? Peralatan apa yang kamu gunakan?” Dan sementara jawaban singkatnya adalah bahwa kami memiliki staf produser video berbakat, dia dengan senang hati menggali dan berbagi praktik terbaiknya dengan Anda semua.

Kami akan menerbitkan posting tamu mendalam oleh JP Angers untuk membagikan pengaturan Classy serta praktik terbaik dalam merekam acara langsung, tetapi untuk saat ini ia membagikan elemen terpenting untuk membuat video Anda terlihat berkualitas tinggi, bahkan dengan anggaran yang lebih rendah .

JP: Ada beberapa bidang utama yang perlu Anda pertimbangkan.

1.) Kualitas Audio

Kualitas audio harus selalu menjadi prioritas nomor satu Anda. Orang dapat memaafkan kualitas gambar di bawah standar, tetapi audiolah yang membuat atau merusak presentasi Anda. Kuncinya adalah menjauhkan mikrofon dan speaker audio, sehingga tidak saling bersilangan dan membuat kalimat yang tidak terdengar.

Solusi terbaik adalah menggunakan headphone dengan mikrofon. Kami mengirimkan Earbud Apple berkabel kepada semua orang yang berbicara di konferensi. Mereka memiliki mikrofon yang bagus dan kompatibel dengan hampir semua perangkat.

2.) Pencahayaan yang Baik

Kami juga mengirimkan lampu cincin USB terjangkau yang dapat dijepitkan orang ke webcam mereka (di bagian atas layar). Sangat penting untuk mendapatkan lampu cincin yang memiliki tiga pilihan warna berbeda agar sesuai dengan cahaya sekitar (kira-kira 3200k, 4000k, 5500k untuk mencocokkan cahaya putih hangat, putih sedang, dan putih siang hari).

3.) Pembingkaian

Aspek teknis terakhir adalah framing yang tepat. Selalu letakkan webcam Anda setinggi mata, bukan di atas meja di mana orang-orang melihat ke bawah ke webcam. Tidak ada yang suka melihat festival dagu! Aturan praktis yang baik adalah memposisikan mata Anda sekitar dua pertiga dari bagian atas layar.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang penyiapan kantor kami untuk acara ini, webinar, dan video internal kami, kembalilah ke blog dan saya akan menjelaskan secara rinci cara menyiapkan studio video berkualitas tinggi Anda sendiri.

Bonus Tanya Jawab

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.