Cara Menulis Formulir Pesanan Pembelian

Saat berbisnis, penting untuk mendokumentasikan semua transaksi Anda. Ini terutama berlaku jika Anda adalah penjual barang, karena dokumentasi transaksi Anda menentukan kesehatan dan reputasi perusahaan yang baik di masa mendatang. Ketika seseorang ingin melakukan pembelian, formulir pesanan pembelian diperlukan untuk menetapkan produk apa yang dibeli dan berapa harganya. Jadi dokumen ini tidak hanya diperlukan untuk pembeli tetapi juga untuk penjual dan catatan mereka. Meskipun mudah untuk mengklarifikasi perlunya formulir pesanan pembelian, pertanyaan selanjutnya adalah: bagaimana cara menulisnya? Untungnya ada banyak jawaban untuk ini.

Posting Terkait: Apa yang Harus Diketahui Tentang Anjak Faktur

Sebelum berbicara tentang cara membuat formulir pesanan pembelian, penting untuk memahami apa itu. Sering ada kebingungan tentang perbedaan antara pesanan pembelian dan faktur. Seperti disebutkan, formulir pesanan pembelian adalah dokumen yang memberi tahu penjual tentang keinginan untuk membeli untuk pembayaran yang dijanjikan. Faktur di sisi lain adalah tagihan dari penjual kepada pembeli untuk memberi tahu mereka berapa banyak yang harus dibayar untuk barang dan / atau jasa.

Dengan mengingat hal ini, beberapa dari mereka yang mungkin membutuhkan atau mendapat manfaat dari formulir pesanan pembelian adalah pemilik perusahaan yang mungkin perlu membuatnya untuk membeli dari perusahaan lain dalam transaksi B2B (bisnis ke bisnis). Karena transaksi bisnis ke bisnis dapat menjadi besar dan rumit dan seringkali melibatkan pembelian skala besar, diperlukan sesuatu yang lebih detail dan ini adalah penggunaan nyata dari formulir pesanan pembelian karena menawarkan ruang untuk menambahkan sejumlah besar informasi tentang sifat pembelian seperti nama produk, harga, pengiriman, dan sebagainya. Banyak entitas lain mungkin menggunakan formulir pesanan pembelian karena setiap orang terlibat dalam perdagangan pada tingkat tertentu dalam ekonomi global.

Sekarang penggunaan dan tujuannya telah dijelaskan, pertanyaan selanjutnya adalah: Bagaimana seseorang membuat formulir pesanan pembelian? Seperti yang dinyatakan, jawaban mereka berlipat ganda dan tergantung pada pilihan. Bisnis yang lebih besar sering kali memiliki gaya formulir pesanan pembelian sendiri yang suka digunakan. Perusahaan online sering membuat mereka dibuat sebelumnya untuk pelanggan sebagai bagian dari proses corong penjualan dan beberapa lainnya mungkin memilih untuk mengunduh PDF templat pesanan pembelian.

Jika perusahaan atau individu memutuskan untuk membuat PDF pesanan pembelian yang dapat diisi, di mana mereka dapat melakukannya? Sebenarnya ada beberapa sumber online yang bagus di mana formulir pesanan pembelian dapat diunduh sebagai dokumen PDF yang dapat diisi sebelumnya. PDF pesanan pembelian sering menyertakan serangkaian ruang yang dapat diisi yang menanyakan tentang informasi spesifik terkait pembelian yang akan dirinci lebih jauh ke bawah. Meskipun dimungkinkan untuk membuat formulir pesanan pembelian Anda sendiri, disarankan agar formulir premade digunakan karena sudah disiapkan dan mengurangi kemungkinan meninggalkan beberapa informasi penting.

Baca Juga: Stres Terkait Pekerjaan Itu Serius: Begini Cara Mengatasinya

Membuat Formulir Order Pembelian

Ada beberapa cara untuk membuat formulir pesanan pembelian secara online, dan salah satunya adalah dengan menemukan editor PDF berkualitas tinggi secara online. Editor PDF online seperti LuminPDF menawarkan formulir pesanan pembelian mereka sendiri yang dapat Anda unduh; namun, jika diperlukan yang khusus maka file PDF kosong dapat diedit melalui solusi mereka ke spesifikasi yang diinginkan. Saat membuat formulir pesanan pembelian, perhatikan semua yang perlu dinyatakan dalam dokumen. Jika beberapa informasi hilang, dapat menyebabkan penundaan atau lebih buruk lagi, pembelian gagal, yang dapat merugikan kepentingan bisnis Anda.

Elemen Utama dari Pesanan Pembelian

Saat mengisi template pesanan pembelian premade atau yang Anda buat sendiri, ada beberapa informasi yang perlu disertakan. Yang jelas tentu saja nama produk yang diinginkan, berapa banyak atau berapa banyak yang Anda butuhkan serta jumlah yang harus dibayar untuk produk atau jasa tersebut. Selain itu, ada hal penting lainnya yang harus disertakan untuk menerima apa yang ingin Anda beli.

Inklusi lain yang jelas adalah nama dan alamat yang ingin Anda kirimkan. Formulir pesanan pembelian tidak berguna jika tidak sampai ke orang atau perusahaan yang tepat. Selain itu, jangan hanya mencantumkan alamat mereka tetapi juga alamat Anda. Tidak akan begitu membantu jika Anda mencoba membeli sesuatu tanpa perusahaan yang Anda beli mengetahui ke mana harus mengirim produk.

Juga ketika Anda memesan produk tertentu dan bukan layanan seperti konsultasi, diperlukan sarana pengiriman. Di mana mengirimkannya, layanan mana yang akan digunakan, dan sebagainya. Sementara pilihan siapa yang terserah Anda, sering kali perlu mempertimbangkan harga pengiriman yang harus Anda bayar agar produk dikirim ke alamat yang Anda pilih.

Ini adalah beberapa hal dasar yang harus disertakan dalam pesanan pembelian, tentu saja ada hal-hal lain yang harus disertakan dan jika Anda menggunakan PDF pesanan pembelian jadi maka akan disebutkan apa yang dibutuhkan dan di mana harus meletakkan informasi yang dapat diisi dokumen sehingga menghilangkan potensi kesalahan. Namun, jika Anda tidak menggunakan dokumen PDF yang dapat diisi, maka Anda harus membuatnya dan memastikan bahwa semua informasi sudah disertakan.

Baca Juga: 5 Pilar Outsourcing Proses Bisnis yang Sukses

Cara Membuat Purchase Order dalam PDF

Untuk membuat pesanan pembelian dalam format PDF, Anda harus terlebih dahulu menggunakan editor PDF (ada banyak pilihan) dan lakukan hal berikut: Tambahkan judul, buat kosong yang dapat diisi untuk informasi yang diperlukan seperti informasi tagihan dan nama produk , serta informasi vendor dan pembeli (Anda) dalam dokumen tersebut. Setelah Anda membuat semua ini, itu adalah masalah sederhana untuk mengisi semua informasi yang diinginkan dan mengirimkannya ke vendor.

Dalam bisnis, selalu sertakan semua informasi yang relevan saat membeli produk atau layanan dengan menggunakan formulir pesanan pembelian. Saat Anda membuat formulir pesanan pembelian atau mengunduh template PDF siap pakai dari situs pengeditan PDF online, Anda perlu memperhatikan detailnya, untuk memastikan tidak ada komplikasi. Jika semua informasi sudah dimasukkan, maka langkah terakhir adalah mengirimkannya dan menunggu produk atau layanan Anda.