21 Cara Memulai Email

Email adalah alat penting untuk komunikasi karena dikirim dan diterima lebih dari 300 miliar kali setiap hari. Profesional pemasaran, tenaga penjualan, dan perwakilan layanan pelanggan mungkin mengalami kesulitan dalam membuat pendekatan yang dipoles untuk memulai email bisnis, terutama saat menulis ke penerima yang tidak dikenal.

Pembukaan email Anda dapat memengaruhi apakah pembaca Anda memutuskan untuk membaca sisanya atau tidak. Artikel ini berfokus pada pentingnya intro email dan contoh bagaimana staf penjualan dapat menulis perkenalan yang menarik.

Baca juga: Statistik Pemasaran Email yang Harus Anda Tangani

Mengapa Intro Email Penting?

Seperti percakapan telepon dan konferensi video, email adalah alat penting untuk komunikasi. Setiap email yang Anda kirim ke rekan kerja Anda harus dilihat sebagai kesempatan untuk mendapatkan rasa hormat mereka. Anda meningkatkan peluang untuk membuat kesan pertama yang baik dengan membuat pengantar email yang solid. Kesan pertama yang positif dapat meyakinkan penerima untuk membaca seluruh pesan email Anda dan mengambil langkah yang diperlukan.

Pastikan untuk memikirkan audiens Anda dan tujuan yang tepat dari artikel Anda. Anda dapat mengembangkan komunikasi yang jelas dengan melakukan ini, yang akan membantu Anda memajukan inisiatif dan membina hubungan. Anda dapat membuat kesan pertama yang baik dengan membuka email Anda secara profesional.

Baca juga: Alat Otomasi Pemasaran Email Terbaik

Bagaimana Cara Memulai Email Dalam Berbagai Keadaan?

Ada berbagai cara untuk memulai email. Pengirim email akan memiliki tujuan yang berbeda setiap saat. Itulah mengapa; setiap email akan memiliki paragraf intro terpisah.

Artikel terkait: Contoh Kampanye Tetes Email Terbaik

Berikut adalah beberapa cara untuk memulai email, tergantung pada keadaan:

[Nama] yang terhormat

Salam yang digunakan dalam email ini dapat diterima untuk kontak email formal. Saat Anda ingin menunjukkan rasa hormat kepada penerima, Anda biasanya menggunakannya dalam surat bisnis formal, surat pengantar, dan komunikasi lainnya.

Meskipun "Tuan."dan "Nyonya." adalah kehormatan yang dapat diterima secara historis, mereka berisiko salah mengartikan gender atau salah menganggap pembaca sudah menikah. Gunakan"Dear Adam"atau"Dear Adam Barney"sebagai gantinya.

Hai atau Halo

Dalam hal sapaan email, kata“Hai”biasa yang diikuti dengan koma tidak masalah dalam sebagian besar korespondensi kerja. Pertimbangkan untuk menggunakan sapaan “Halo” jika menginginkan nada yang lebih resmi. Meski hanya sapaan santai, yang satu ini juga memiliki sikap yang alami dan ramah.

Hai semuanya, Hai tim [nama departemen], atau Hai tim

Anda memiliki beberapa alternatif saat mengirim email ke dua orang atau lebih.Tim “Halo semuanya”, “halo tim”,atau“halo [nama departemen]”adalah beberapa cara informal namun tepat untuk menyapa sekelompok orang.

Selain itu, jangan pernah menyapa penerima Anda dengan kata ganti seperti wanita atau pria karena itu adalah istilah yang sangat informal dan karenanya tidak pantas untuk email bisnis.

Saya harap Anda mengalami minggu yang menyenangkan, atau saya harap Anda menikmati akhir pekan Anda

Ini adalah baris subjek email yang bagus karena baris ini mengakui pembaca dan menjalin hubungan baik dengan rekan kerja yang sudah Anda kenal atau ingin menjalin hubungan kerja yang baik.

Saya menghubungi tentang. . .

Adalah sopan dan terus terang untuk memulai email dengan“Saya menghubungi tentang…”karena hal itu memperjelas tujuan komunikasi. Karena ratusan email dikirim sepanjang satu hari kerja, memilih metode ini menunjukkan pertimbangan Anda untuk waktu penerima dengan ringkas.

Pernyataan yang jelas tentang niat Anda juga membantu mencegah kesalahpahaman atau ambiguitas atas apa yang Anda ingin pembaca lakukan.

Terima kasih untuk . . .

Cara lain untuk memprioritaskan pembaca adalah dengan menunjukkan rasa terima kasih. Mengakui sejak awal bahwa email Anda adalah tanggapan atas email atau tindakan penerima akan mendorong kerja sama tim di tempat kerja.

Artikel terkait: Cara Menggunakan Variabel Email Untuk Email Massal

21 Contoh Memulai Email

Pengenalan email adalah bagian yang paling penting. Sejak awal email menarik perhatian pembaca, sangat penting untuk membuat paragraf pendahuluan menarik.

Artikel terkait: Cara Menulis Email Kolaborasi

Berikut adalah beberapa contoh untuk memulai email Anda:

Buat Baris Subjek yang Menarik

Buat baris subjek yang menarik untuk email Anda guna meyakinkan penerima untuk membukanya. Triknya adalah dengan menarik minat mereka karena, tidak seperti email dari seseorang yang mereka kenal, tidak ada jaminan bahwa mereka akan membaca email Anda kecuali email itu menarik perhatian mereka.

Baris subjek jaringan:

• "Bisakah aku mentraktirmu makan siang?"
• "Kopi untukku?"

Baris subjek penjualan:

• "Pertumbuhan 40% dalam 3 bulan - wow."
• “Apakah Anda menawarkan kursus online untuk [buku]?”

Baris subjek pencarian kerja:

• “Apakah Anda sedang mencari [jabatan]?”
• “Apakah Anda ingin tahu bagaimana rasanya bekerja di [perusahaan]”

Sesuaikan Salam Anda dengan Acara dan Industri

Meskipun salam adalah satu kata, memilih yang tepat itu penting. Tetap gunakan salam "Yang Terhormat" yang biasa jika Anda menulis kepada seseorang di bidang tradisional seperti perbankan atau pemerintahan. Gunakan "Hai", "Halo",atau"Hai"saat mengirim email ke seseorang dari industri yang lebih santai, termasuk media, teknologi, perjalanan, atau mode.

Memilih sambutan yang biasa mereka dengar menunjukkan ketekunan Anda. Nama mereka termasuk dalam bagian kedua salam. Pastikan untuk memanggil mereka dengan nama depan mereka. Itu telah menjadi standar lintas sektor saat ini.

Hindari menggunakan“[Nama depan] [Nama belakang]”karena terlalu formal dan robotik, serta“Mr./Mrs./Ms.[Last name]” karena itu membuat Anda terlihat muda.

Sertakan CTA

Jangan ambigu. Prospek Anda harus tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya setelah mendapatkan email penjualan.Apakah Anda meminta balasan email?Haruskah mereka menelepon mereka?Apakah Anda meminta mereka untuk memesan waktu di kalender Anda untuk berbicara?Menyertakan ajakan bertindak yang jelas di email Anda akan membantu prospek mengetahui apa yang harus dilakukan setelah menerima email Anda. Oleh karena itu, saat mengirimkan email, penting untuk menambahkan CTA untuk membantu pembaca memahami tujuan pesan tersebut.

Perkenalkan dirimu

Anda tidak dapat berasumsi bahwa pelanggan potensial Anda mengenal Anda atau bisnis Anda. Memperkenalkan diri harus menjadi salah satu tindakan pertama Anda. Tidak perlu memiliki pengantar yang panjang. Mulailah dengan memasukkan nama Anda, posisi Anda, dan nama bisnis Anda.

Berikan Nilai Cepat

Temukan metode untuk menambah nilai dengan segera, meskipun itu hanya pengalaman pribadi Anda. Berhati-hatilah agar tidak kasar dalam email awal Anda. Pujian di awal dapat melunakkan kritik.

Ucapkan selamat kepada Mereka

Hari ini, kami memiliki lebih banyak informasi tentang prospek daripada sebelumnya. Oleh karena itu, Anda dapat dengan mudah mengakses beberapa kisah sukses prospek secara online.

Untuk pembaruan pembiayaan, periksa situs web prospek, cari berita perusahaan di Google, jelajahi profil profesional prospek di LinkedIn, dan tambahkan semua informasi yang Anda terima ke catatan kontak Anda.

Jangan mencoba menawarkan prospek setelah Anda menemukan waktu yang ideal untuk memberi selamat kepada mereka. Berikan saja seseorang pujian yang jujur.

Sebutkan Kenalan Bersama

Memunculkan kontak apa pun yang Anda bagikan adalah pendekatan paling mudah untuk memulai percakapan dengan orang baru. Saat memulai tanpa tautan, penting untuk menjelaskan dengan cepat mengapa prospek harus tertarik pada Anda di pembukaan email perkenalan Anda.

Menindaklanjuti

Tidak ada balasan untuk email yang Anda kirimkan. Pertukaran yang Anda miliki tidak ada di sana. Kurangnya reaksi tidak selalu menunjukkan ketidaktertarikan. Hubungi klien potensial Anda lagi. Anda harus mempertimbangkan beberapa faktor. Email itu tidak pernah sampai kepada mereka. Mereka belum termotivasi untuk mengambil tindakan. Tujuan Anda harus menindaklanjuti setidaknya dua kali dan idealnya tiga kali untuk melanjutkan percakapan.

Tingkatkan Misi Mereka

Coba strategi ini pada manajer tingkat eksekutif. Para eksekutif dan pemilik bisnis bertanggung jawab untuk mempromosikan visi organisasi. Tingkatkan misi mereka di jalur pembuka untuk terhubung dengan penerima.

Jelaskan Tujuan Email Anda

Meskipun membuat sahabat pena baru itu luar biasa, tujuan kami dalam menggunakan email perkenalan adalah untuk menciptakan prospek komersial atau pekerjaan. Akibatnya, Anda harus jelas dalam pesan Anda mengapa Anda menulisnya. Ini penting jika Anda tidak mengenal mereka secara pribadi.

Menawarkan bantuan

Ingatlah bahwa tujuan email pertama hanya untuk mendapatkan tanggapan. Karena itu, prospek mungkin memerlukan perbaikan mendesak yang tidak ada hubungannya dengan barang atau jasa perusahaan Anda. Anda masih dapat membantu para pembaca.

Bicaralah dengan Karyawan Tingkat Bawah

Setiap organisasi memiliki pekerja yang berinteraksi dengan pelanggan. Mulailah dengan bertanya kepada staf penjualan bagaimana keadaan mereka dan menurut mereka apa yang bisa mereka lakukan dengan lebih baik. Kemungkinan besar, mereka semua akan bereaksi bersama.

Setelah itu, hubungi mereka sekali lagi, bagikan hasilnya, dan tanyakan bagaimana layanan atau produk Anda dapat membantu. Staf penjualan mungkin bersedia memberikan detail Anda kepada kontak yang sesuai jika ada tujuan yang mungkin lebih berhasil dicapai perusahaan setelah mengimplementasikan produk yang Anda jual.

Buat Baris Pertama Anda tentang Mereka

Salah satu elemen terpenting dari email pengantar adalah kalimat pembuka. Sangat penting untuk membangun relevansi. Jika Anda berhasil, Anda akan mendorong pembaca untuk terus membaca.

Kecenderungan awal Anda mungkin untuk memperkenalkan diri, seperti“Nama saya ABC, dan saya menghubungi Anda karena…”tetapi ini hanya akan membuat mereka penasaran dengan email tersebut.

Terima Mereka untuk Berlangganan

Saatnya untuk mengkonfirmasi pilihan mereka ketika mereka berlangganan materi perusahaan Anda. Berterima kasih kepada pelanggan Anda meningkatkan rasa memiliki komunitas dan menumbuhkan kepercayaan yang lebih besar pada perusahaan Anda.

Anda menjadi disukai dan memanusiakan merek Anda dengan mengungkapkan rasa terima kasih kepada pelanggan email baru Anda.

Bagaimana Liburan/Akhir Pekan/Dll?

Jangan terlalu mengganggu yang satu ini; berhati-hatilah. Namun, menanyakan prospek Anda tentang liburan mereka dan apakah mereka pernah mengunjungi tempat-tempat wisata terkenal dapat diterima. Mintalah mereka untuk berbagi pengalaman mereka tetapi jangan terlalu memaksa. Dianjurkan untuk menghubungi setelah mereka kembali dari perjalanan.

Harapan baik

Anda tidak diharuskan untuk mengikuti sapaan Anda dengan pernyataan singkat yang membangkitkan semangat seperti"Semoga semuanya baik-baik saja"atau"Semoga akhir pekan Anda menyenangkan".Ini sangat ideal jika Anda telah lama berhubungan dengan penerima atau dekat dengan mereka. Anda dapat menghilangkan paragraf ini jika Anda menyadari bahwa audiens Anda lebih menyukai catatan singkat yang hanya berisi detail penting.

Saya Sangat Berharap Anda Baik-Baik Saja

Dengan mendoakan orang lain dengan segera, Anda dapat membangun nada bersahabat untuk obrolan tanpa meminta terlalu banyak detail pribadi dari mereka. Karena Anda tidak tahu bagaimana keadaan mereka, ini adalah alternatif yang bagus untuk seseorang yang sudah lama tidak Anda kirimi surat.

Menindaklanjuti Percakapan Kami di [Acara/Tempat]

Ini akan menjadi pembukaan yang sangat baik jika Anda melakukan pembicaraan yang hebat dengan seseorang selama acara networking, tetapi itu harus tepat karena salah satu dari Anda harus pergi karena sudah waktunya mereka pergi. Namun demikian, Anda bertukar detail kontak pribadi atau kartu nama. Dengan pengantar ini, Anda dapat masuk kembali ke percakapan sambil memberikan gambaran singkat tentang bagaimana mereka mengenal Anda.

Penutup: “Terima Kasih Atas Perhatian Anda”

Anda ingin menggunakan nada yang benar sambil mengungkapkan terima kasih dan kepercayaan diri dalam email pasca wawancara. Karena gaya email ini adalah salah satu penghargaan, lanjutkan dengan menguraikan aspek pengetahuan dan pengalaman Anda yang menurut Anda akan membantu bisnis dan membuat Anda cocok untuk posisi tersebut.

Saya Senang Mempelajari Lebih Banyak Tentang [Judul Pekerjaan] Secara Spesifik

Ingatlah selalu bahwa Anda sedang memilih apakah perusahaan itu cocok untuk Anda secara profesional atau tidak, selain apakah perusahaan merasa Anda cocok untuk mereka atau tidak.

Anda kadang-kadang dapat menyimpulkan bahwa pekerjaan itu tidak cocok untuk Anda. Dalam hal ini, gunakan salam email ini dan beri tahu mereka dengan sopan bahwa Anda tidak akan melanjutkan wawancara.

Apakah kamu masih tertarik?

Pertanyaan sederhana seperti“apakah Anda tertarik?”dapat memungkinkan seseorang untuk melarikan diri, terutama jika Anda tidak yakin apakah mereka ingin melanjutkan percakapan. Ini juga berfungsi dengan baik sebagai baris subjek untuk email penjualan.

Baca juga: Panduan Komprehensif Pelacakan Penjangkauan Email

Bagaimana Cara Menulis Baris Pembuka Email Terbaik?

Setelah Anda menyelesaikan salam email Anda, lanjutkan ke kalimat pertama.Berikut cara membuat yang ideal:

Tetap Singkat

Meskipun pembuka email sangat penting, Anda tidak boleh menulis email yang panjang. Karena pengantar email adalah bagian paling penting dari email Anda, kemungkinan besar Anda memiliki informasi penting untuk diberikan atau pertanyaan yang perlu dijawab. Baris pembuka email Anda harus menarik minat pembaca.

Bersikap Sopan dan Ramah

Nada Anda mungkin keluar berbeda dalam email daripada saat bertemu langsung. Lagi pula, penerima tidak dapat melihat ekspresi Anda atau mendengar suara Anda. Oleh karena itu, hindari penggunaan subjek email yang sangat langsung dan dapat dianggap tidak menyenangkan, serta hal lucu yang mungkin tidak menghibur penerima.

Selain itu, meskipun emoji wajah tersenyum dapat membuat pengantar Anda terlihat fantastis, pastikan itu akan diterima dengan baik. Emoji dapat diterima dalam email untuk menutup teman dan rekan kerja, tetapi Anda mungkin ingin menghindarinya saat menulis email yang lebih penting, seperti untuk atasan atau perekrut.

Saat Ragu, Bersikaplah Formal

Jika Anda ragu bagaimana memulai email, gunakan yang formal. Sedikit formalitas dan kesopanan biasanya lebih disukai daripada bersikap terlalu informal dan berpotensi tidak profesional. Anda dapat mengubah gaya dan baris subjek email Anda secara permanen di surat berikutnya jika diperlukan.

Apa yang Harus Anda Hindari untuk Memulai Email Anda?

Kita sering melakukan kesalahan saat mengetik email. Namun, kami tidak menyadari konsekuensi kesalahan kecil kami dapat menyebabkan bisnis. Oleh karena itu, saat menulis email, kita harus memperhatikan apa yang kita tulis. Pembaca sering kehilangan minat jika email yang mereka baca memiliki kesalahan.

Artikel terkait: Alasan Mengapa Kampanye Email Gagal

Berikut adalah beberapa kesalahan yang dapat Anda hindari saat memulai perkenalan di email:

[Nama Salah Eja]

Verifikasi ejaan nama penerima sebelum menggunakannya dalam salam email. Salah ketik terjadi, tetapi salah ketik nama seseorang menimbulkan kecurigaan bahwa pengirim tidak menulis email dengan perhatian.

Bisakah Anda membantu saya?

Baris pengantar seperti "Bisakah Anda membantu saya?"kedengarannya tidak benar, terutama saat mengirim email kepada seseorang untuk pertama kalinya.

Alih-alih, pertimbangkan untuk menggunakan baris awal email seperti"Saya menghubungi terkait..."yang menyampaikan masalah yang ingin Anda perbaiki dengan bantuan mereka.

Biarkan saya memperkenalkan diri

Pembuka email ini sering digunakan saat mengirim email ke penerima baru. Izinkan saya memperkenalkan diri sama dengan mendeskripsikan perkenalan Anda di email.Apakah Anda akan mengatakan ini dengan keras kepada seseorang?Kedengarannya afirmatif, tetapi pada akhirnya, ini adalah waktu yang terbuang percuma. Alih-alih, langsung ke intinya.

Aku tahu kamu sibuk, tapi. . .

Pengantar email ini menunjukkan bahwa waktu pembaca sangat berharga. Paling buruk, itu menyiratkan bahwa Anda masih pantas mendapatkan perhatian mereka meskipun Anda mengetahuinya.

Hindari kalimat pembuka ini tidak peduli seberapa dekat Anda dengan pembaca; sebagai gantinya, berikan gambaran singkat tentang motivasi Anda untuk mengirim pesan kepada mereka.

Untuk Perhatian

Meskipun"Kepada siapa yang berkepentingan"tampaknya merupakan sapaan formal, itu impersonal dan terlalu sering digunakan. Ini menyiratkan bahwa Anda tidak peduli untuk memastikan penerima Anda adalah seperti yang Anda pikirkan atau apakah pesan Anda relevan bagi mereka.

Salam email"Tuan atau Nyonya"juga termasuk di bawah ini. Sapaan gender-biner sudah ketinggalan zaman dan dapat dipandang eksklusif.

Baca juga: Waktu Terbaik untuk Mengirim Email Dingin

Kesimpulan

Pengenalan email adalah elemen penting dalam email. Mereka menarik perhatian pembaca dan menyampaikan pesan pengirim. Oleh karena itu, intro harus menarik dan menarik perhatian. Namun, saat menulis email, pengirim sering membuat kesalahan kecil yang membuat pembaca kehilangan minat untuk membaca pesan secara lengkap. Itulah mengapa memperhatikan detail kecil sangat penting untuk menghindari kesalahan, terutama saat menulis intro email.