Bagaimana Mengintegrasikan Shopify dan Sage

Sage ERP Anda adalah jalur kehidupan bisnis Anda. Kualitas data di dalamnya mempengaruhi hampir semua departemen – penjualan, pemasaran, keuangan, operasi, dan banyak lagi. Maka sangat penting bahwa tim Anda memiliki kendali atas bagaimana, kapan, dan data apa yang masuk dan keluar dari Sage terutama ketika menyangkut pesanan online dan pelanggan Anda dari Shopify. Salah satu cara untuk mengontrol aliran data tersebut adalah melalui integrasi dan otomatisasi.

Baik Anda penjual online mapan atau meluncurkan situs online pertama Anda dengan Shopify, penting untuk mempertimbangkan mengintegrasikan kedua sistem ini lebih cepat daripada nanti. Begitulah cara Anda mengontrol sistem, orang, dan pelaporan Anda untuk memastikan Anda terus memajukan bisnis online Anda.

Mengapa Anda Harus Mengintegrasikan Shopify dan Sage

Integrasi antara pembayaran Shopify dan Sage untuk operasi dan pelanggan Anda.

Pertama, apa yang kita maksud dengan integrasi? Integrasi perangkat lunak memetakan pergerakan data antara Shopify dan Sage. Melalui pemetaan data, Anda dapat mengotomatiskan proses inti seperti pemenuhan pesanan, pembaruan jumlah inventaris, pembaruan harga, pelaporan keuangan, dan banyak lagi. Otomatisasi menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual antara dua sistem Anda, yang mengurangi waktu pemrosesan data dan memastikan konsistensi data seperti selalu mentransfer alamat pengiriman yang benar.

Ambillah dari Q-See pengguna Shopify Plus dan seperti apa pengalaman mereka sebelum integrasi ke Sage.

Ketika kami memutuskan untuk mengubah vendor e-niaga, kami menyadari bahwa kami juga membutuhkan penyedia yang dapat mengotomatiskan pemrosesan pesanan dan manajemen inventaris antara vendor baru kami [Shopify Plus] dan ERP saat ini [Sage 100]. Sampai saat itu, kami melakukan semua fungsi secara manual. Tidak hanya menghabiskan waktu, tetapi kami membayar lembur yang berlebihan, dan banyak fungsi bisnis penting yang diundur. Proses kami hanya menguras sumber daya manusia dan berdampak negatif pada kemajuan kami.

Untuk Q-See, beberapa proses manual tersebut antara lain:

• Memesan pesanan online di Sage untuk mengambil, mengemas, dan mengirim lalu memasukkan info pengiriman/pelacakan itu kembali ke Shopify Plus
• Memperbarui jumlah inventaris untuk menghindari penjualan berlebih
• Menjaga agar daftar produk tetap segar dan konsisten di berbagai saluran seperti Shopify dan pasar.

(Baca studi kasus lengkap di sini di proyek integrasi Shopify ke Sage Q-See.)

Dengan integrasi, bisnis Anda menjadi lebih efisien. Anggota staf tidak didedikasikan untuk entri data manual, tetapi dapat mengerjakan tugas yang berarti. Datanya juga konsisten. Anda dapat menjamin tenggat waktu pengiriman 2 hari tersebut. Hindari overselling (atau underselling!) dan tunjukkan level stok real-time. Anda selalu dapat mengirimkan produk yang tepat ke alamat yang benar. Singkatnya, ketika operasi Anda konsisten, pelanggan Anda juga dapat mengharapkan pengalaman yang konsisten dengan merek Anda.

Berikut adalah beberapa tanda bahwa Anda siap untuk integrasi antara Shopify dan Sage:

• Terus overselling
• Menghabiskan waktu berjam-jam untuk entri data manual
• Membuat kesalahan mahal seperti pengiriman barang yang salah
• Pengiriman pesanan terlambat dan sering melewatkan waktu pengiriman
• Kehilangan pesanan web karena sistem crash atau kesalahan pesanan
• Konten atau harga produk tidak cukup cepat diperbarui secara online
• Keterlambatan pembaruan inventaris
• Ingin menambahkan kemampuan yang lebih kompetitif seperti pengiriman 2 hari, pengiriman drop, atau saluran penjualan lain seperti pasar

Apakah salah satu dari masalah ini terdengar familiar? Jika ya, Anda siap untuk mempertimbangkan solusi integrasi.

Cara Memilih Pendekatan Integrasi Shopify ke Sage

Pedagang harus melakukan uji tuntas mereka saat memilih solusi. Integrasi perangkat lunak untuk dua sistem canggih seperti Shopify dan Sage adalah pekerjaan yang menantang, terutama untuk proses seperti pemenuhan pesanan. Kedua sistem ini tidak dibangun untuk “berbicara” secara asli satu sama lain. Bagaimana Sage sebagai ERP menggunakan data produk secara fundamental berbeda dengan bagaimana Shopify menggunakannya.

Tujuan integrasi adalah untuk memahami bagaimana setiap sistem menerima dan mengirim data di berbagai bidangnya, dan kemudian memetakan data Anda sesuai dengan itu. Selain itu, aliran data Anda juga harus mencerminkan kebutuhan bisnis Anda yang unik. Sebagian besar pedagang ingin menyinkronkan pembaruan inventaris. Namun bisnis Anda mungkin ingin menjalankan pembaruan inventaris hanya pada pukul 12:00 setiap hari Kamis. Logika ini harus dipertanggungjawabkan.

Jika sistem atau persyaratan Anda tidak dipahami dengan benar sejak awal, maka proyek integrasi dapat menjadi sangat frustasi dan tidak pernah menghasilkan solusi yang Anda butuhkan. Seperti biasa, lebih mudah untuk memilih solusi yang tepat untuk pertama kalinya. Itulah mengapa penting untuk memahami pilihan Anda dan bagaimana memilih di antara mereka.

Ada dua pendekatan utama untuk eCommerce dan integrasi ERP:

Integrasi bawaan untuk Shopify dan Sage

Cara modern untuk menghubungkan Sage ERP Anda dengan platform eCommerce Anda adalah dengan menggunakan solusi bawaan dari vendor iPaaS (integrasi Platform sebagai Layanan). Vendor iPaaS menawarkan aplikasi berbasis cloud yang menampilkan fungsionalitas out-of-the-box dan "tanpa kode" untuk menghubungkan sistem Anda.

Meskipun mereka "out-of-the-box", Anda juga tidak akan kehilangan kustomisasi. Solusi integrasi yang dibuat sebelumnya sering kali “dapat dikonfigurasi”. Ini berarti bahwa pedagang dapat mengubah atau menyesuaikan pengaturan yang dibuat sebelumnya untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, melalui konfigurasi, Anda dapat memilih untuk menyinkronkan pembaruan inventaris Anda setiap Kamis pukul 12:00.

Sebagai aplikasi berbasis cloud, solusi integrasi ini memberi Anda banyak manfaat yang sama seperti platform eCommerce SaaS seperti Shopify. Solusi integrasi pra-bangun umumnya lebih terjangkau dan lebih cepat untuk diterapkan karena mereka out-of-the-box. Anda tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan atau peningkatan versi aplikasi integrasi itu sendiri. Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak mendalami sumber daya teknis atau tim TI untuk mengelola koneksi. Untuk akses ke perangkat lunak, pedagang harus membayar langganan bulanan dan biaya implementasi satu kali untuk menutupi biaya konfigurasi integrasi dengan kebutuhan Anda. Berdasarkan volume atau kompleksitas data (seperti B2B), langganan bulanan dapat berjalan antara $300 dan $1,500 dolar.

Terakhir, jangan abaikan bahwa kompetensi bisnis inti penyedia iPaaS adalah integrasi. Mereka akan memiliki keahlian mendalam dalam integrasi perangkat lunak dan sistem Anda. Mereka harus selalu menggunakan praktik terbaik untuk memastikan data berjalan dengan lancar di antara sistem Anda.

Integrasi Shopify ke Sage yang dibuat khusus

Dalam kasus yang jarang terjadi, pedagang atau mitra mereka (seperti konsultan ERP atau agen web) memilih untuk membangun integrasi khusus antara Sage dan platform eCommerce Anda. Kami mendefinisikan "kustom" di sini sebagai pengembang yang menulis kode khusus satu kali yang memetakan sistem Anda secara langsung bersama-sama. Kode hanya berfungsi untuk sistem dan kebutuhan Anda.

Integrasi khusus membutuhkan pengetahuan teknis yang serius dari Sage dan Shopify untuk memahami bagaimana setiap sistem mengirim dan membaca data. Ini bukan sesuatu yang Anda inginkan sebagai sumber daya internal atau mitra belajar di tempat kerja. Jika mereka mengabaikan praktik terbaik atau tidak memperhitungkan kesalahan data umum, integrasi Anda dapat secara rutin rusak, masih mengganggu operasi Anda.

Terkadang proyek integrasi khusus adalah pilihan terbaik. Misalnya, ERP dapat dikustomisasi di luar keyakinan karena satu dan lain alasan. Anda dapat menambahkan perubahan yang tidak jelas atau eksklusif (khusus untuk Anda) pada Sage untuk membantu manajemen SKU atau logika pemenuhan pesanan. Bergantung pada perubahannya, mungkin diperlukan kode khusus untuk mengakses bidang atau proses data ini.

Namun, sebagian besar penjual tidak memiliki persyaratan yang benar-benar unik untuk membenarkan biaya dan pemeliharaan proyek integrasi khusus.

Sebaliknya, solusi integrasi khusus dapat menimbulkan lebih banyak risiko pada proyek Anda.

Misalnya, satu orang biasanya bertanggung jawab untuk membangun dan memelihara kode untuk integrasi Anda. Apa yang terjadi ketika orang itu pergi berlibur dan Anda tidak tahu mengapa pesanan online Anda tidak disinkronkan dengan benar ke ERP Anda? Seberapa akuntabel satu orang itu untuk tetap mengetahui pembaruan sistem apa pun yang dapat merusak integrasi Anda?

Proyek integrasi khusus juga dapat bervariasi dalam label harga. Di satu sisi, solusinya bisa terjangkau karena solusinya hanya mencakup dasar-dasarnya. Di sisi lain, vendor dapat memberi Anda harga $20.000 hingga $30.000 karena mereka membangun semuanya dari awal.

Pastikan untuk memeriksa seluruh persyaratan Anda dengan semua penyedia solusi sebelum memutuskan integrasi khusus. Apa yang Anda anggap sebagai persyaratan khusus atau unik untuk bisnis Anda mungkin tidak dianggap rumit oleh penyedia integrasi yang dibuat sebelumnya. Integrasi berbasis konfigurasi kuat dan dapat mengatasi sebagian besar kasus.

Pendekatan Integrasi Sage to Shopify Apa yang Kami Rekomendasikan

Solusi apa yang terbaik untuk bisnis Anda? Itu tergantung pada kebutuhan Anda dan pengalaman yang diinginkan untuk tim Anda dan, pada akhirnya, pelanggan. Kecuali Anda memiliki persyaratan kepemilikan, maka vendor iPaaS harus menjadi cara yang masuk akal untuk menghubungkan Sage dan Shopify, menghemat waktu dan uang Anda dalam jangka panjang. Untuk mendapatkan gambaran tentang seperti apa solusi out-of-the-box, lihat integrasi Shopify dan Sage kami yang tanpa kode dan dapat dikonfigurasi.