Ini adalah ketakutan terburuk setiap perencana acara: Anda menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk mengatur pembicara atau pertunjukan dan mengamankan tempat yang sempurna. Akhirnya, hari itu tiba dan tidak ada yang muncul.

Namun jangan khawatir, dengan kampanye pemasaran email yang tepat, Anda dapat melakukannya dan memastikan undangan Anda menjangkau orang yang tepat untuk mengisi kursi Anda.

Seperti hari besar itu sendiri, pemasaran email acara membutuhkan banyak perencanaan strategis. Kuncinya adalah mengetahui cara menyusun email acara mendatang Anda dan kesalahan umum mana yang harus dihindari.

Dengan mengutamakan minat pembaca Anda dengan kiat-kiat ini, Anda dapat menghindari kehadiran yang lesu dan membuat pelanggan kembali lagi.

8 tips untuk mendapatkan pemasaran email acara dengan benar

Pemasaran email untuk acara berada di stadion baseball yang berbeda dari pemasaran email tradisional.

Namun, pada akhirnya, beberapa konsep umum yang sama masih berlaku: Anda ingin menargetkan audiens yang tepat, menarik minat mereka, dan membuat mereka mengambil tindakan.

Satu-satunya perbedaan nyata adalah bahwa Anda perlu memicu rasa ingin tahu mereka cukup untuk membuat mereka mengambil tindakan pada waktu yang tepat.

Di dunia yang bergerak cepat dengan rentang perhatian yang semakin berkurang, Anda mungkin juga memindahkan gunung dengan meminta orang-orang untuk muncul di tempat dan waktu tertentu—bahkan untuk acara online seperti webinar.

Tetapi jika Anda mengembangkan strategi pemasaran email acara yang tepat, Anda tidak hanya dapat membuat audiens target Anda muncul tetapi mereka juga dapat membawa beberapa teman.

1. Kembangkan seri email.

Seperti kampanye email lainnya, Anda ingin pesan Anda tetap jelas dan sederhana. Pada saat yang sama, Anda memiliki banyak informasi untuk keluar tentang mendaftar untuk acara tersebut.

Pertama, Anda ingin mengembangkan struktur untuk seri Anda. Struktur ini akan tergantung pada sifat acara Anda. Apakah ini acara online atau tatap muka? Apakah itu memiliki tujuan yang terkait dengan hiburan atau bisnis?

Anda bisa mulai dengan pengumuman email pengantar yang mencakup ringkasan acara dan ajakan bertindak untuk mendaftar lebih awal. Selanjutnya, Anda menindaklanjutinya dengan email tambahan yang menyoroti berbagai aspek acara, seperti pembicara atau pertunjukan musik.

Pastikan untuk memicu kampanye tindak lanjut otomatis berdasarkan keterlibatan pelanggan. Otomatiskan urutan email yang berbeda untuk orang yang tidak membuka email awal versus mereka yang menunjukkan minat langsung dan konsisten.

2. Langsung ke intinya.

Setiap email dalam urutan Anda harus memiliki tujuan tertentu. Apakah Anda meringkas acara? Menyoroti pembicara? Atau mengingatkan pelanggan bahwa acara akan segera hadir?

Pastikan setiap email juga menyertakan satu ajakan bertindak. Jika Anda memberi pelanggan terlalu banyak informasi dan terlalu banyak tautan untuk diklik, mereka mungkin tidak mengambil tindakan sama sekali.

Email pengumuman dari Fred Perry ini memberikan ringkasan dan detail singkat kepada pembaca dengan grafik berkualitas tinggi dalam format yang mudah dibaca.

Sumber: Monitor Kampanye

3. Merangkul video dan multimedia.

Menurut sebuah studi oleh EyeView, termasuk video dapat meningkatkan tingkat konversi pemasaran email acara Anda dengan mengejutkan 80%. Jika video bukan pilihan, gunakan GIF dan gambar berkualitas tinggi.

Email sudah menjadi metode kontak yang akrab, tetapi menambahkan pesan video dari salah satu pembicara Anda atau cuplikan dari acara tahun lalu dapat menambahkan sentuhan pribadi dan membawa pelanggan ke acara tersebut dari perangkat mereka.

Email dari Wista ini memiliki tata letak sederhana yang bagus yang memungkinkan video berbicara:

Sumber: Email Sangat Bagus

4. Sorot pembicara utama atau acara utama.

Pertimbangkan untuk mendedikasikan satu email untuk pembicara utama atau tindakan utama. Lagi pula, acara Anda tidak akan ada tanpa mereka, bukan?

Beri pembaca gambaran tentang apa yang akan mereka alami di acara tersebut dan berikan kutipan, jika memungkinkan. Dapatkan pribadi. Ini mungkin juga menarik pelanggan untuk berbagi email dengan teman-teman mereka.

Email dari Dreamforce ini melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk menyoroti pembicara utama dan sponsor.

Sumber: Email Sangat Bagus

5. Tawarkan diskon early bird.

Semua orang suka menghemat uang. Menawarkan diskon awal akan membantu menciptakan rasa urgensi sehingga pelanggan merasa terdorong untuk mendaftar sesegera mungkin. Anda bahkan dapat menawarkan hadiah atau tas barang curian bagi mereka yang mendaftar melalui tombol CTA di email awal Anda.

6. Berikan sapaan kepada sponsor Anda.

Pelanggan Anda akan merasa lebih percaya diri mendaftar ketika mereka melihat daftar sponsor dari pemasaran email acara Anda. Ini juga akan memberi tahu mereka tentang stan yang bermanfaat atau informasi yang dapat mereka temukan di acara itu sendiri.

Plus, sponsor Anda akan menghargai mendedikasikan email kepada mereka dan mereka mungkin merasa terdorong untuk mensponsori acara Anda di masa depan.

7. Memberikan testimonial dari peserta.

Jika Anda mengadakan acara tahunan, hubungi peserta tahun lalu untuk mendapatkan beberapa testimoni. Testimonial bekerja dengan sangat baik untuk membangun kepercayaan dengan pelanggan baru dalam nada yang mirip dengan video yang dipersonalisasi.

8. Memudahkan untuk mendaftar.

Berikan pelanggan Anda tombol pendaftaran besar yang bagus untuk mengklik di tempat yang menonjol di setiap email dan gunakan skema warna yang berani tetapi tidak berlebihan. Ini akan memastikan bahwa pembaca Anda dapat mendaftar dengan cepat dan dengan sedikit usaha dari mereka di setiap email.

Jika Anda ingin orang-orang menghadiri acara Anda dari luar kota, permudah mereka untuk mendaftar acara tersebut dan memesan tempat berdiskon untuk menginap di email yang sama.

Sumber: Email Sangat Bagus

6 Kesalahan Pemasaran Email Acara yang Harus Dihindari

Meskipun penting untuk mempertimbangkan tips di atas, tentu saja tidak ada solusi satu ukuran untuk semua untuk pemasaran email acara. Namun, penting untuk menghindari kesalahan umum juga.

Kuncinya adalah mengembangkan strategi yang sesuai untuk acara spesifik Anda dan jenis audiens yang ingin Anda tarik.

1. Membiarkan daftar pelanggan Anda membusuk.

Wajar jika kepentingan orang berubah selama bertahun-tahun. Jika Anda mengadakan acara tahunan, Anda harus membersihkan daftar email secara teratur untuk memastikan Anda masih menjangkau orang yang tepat setiap tahun.

Salah satu cara sederhana untuk melakukannya adalah dengan mengirimkan email yang meminta pembaca untuk memilih email tambahan. Dari sana, Anda dapat menghapus pelanggan yang tidak aktif.

2. Tidak cukup mengirim email terkait acara.

Semuanya baik-baik saja dalam jumlah sedang, bukan? Jika Anda hanya mengirim satu atau dua email, pelanggan Anda mungkin tidak menerima semua informasi yang mereka butuhkan untuk merasa terdorong untuk mendaftar ke acara Anda.

Sementara itu, mengirim terlalu banyak email dapat membuat pengguna Anda kewalahan. Kembangkan strategi yang mengeluarkan semua informasi penting secara ringkas.

3. Terlalu banyak warna.

Sebaiknya buat skema warna khusus untuk pemasaran email acara Anda yang mencerminkan logo dan suasana acara. Hanya saja, jangan terlalu tergila-gila dengan warna atau itu akan terasa berlebihan. Psikologi warna memainkan peran besar dalam membuat pembaca mengambil tindakan, jadi gunakan dengan bijak.

Email dari NeoCon ini memiliki skema warna berani yang mencerminkan estetika acara tanpa merasa sombong.

Sumber: Email Sangat Bagus

4. Tidak menindaklanjuti dengan peserta.

Anda bekerja keras dengan jadwal email Anda menjelang acara tetapi Anda lupa satu detail penting: tindak lanjut pasca-acara.

Email tindak lanjut Anda mungkin hanya salah satu email terpenting yang Anda kirim dalam urutan Anda. Menurut HubSpot, email terima kasih menghasilkan tingkat terbuka 42% dan RKPT 12%. Ini membantu Anda tetap berhubungan dengan pelanggan Anda dan memberi tahu mereka bahwa Anda menghargai kehadiran mereka.

Email dari EiQ ini memiliki format pesan pribadi yang berani namun sederhana dari CEO yang berterima kasih kepada pembaca karena telah menghadiri acara tersebut.

Sumber: Email Sangat Bagus

5. Mengabaikan aksesibilitas seluler.

Ini mungkin tampak jelas, tetapi terlalu banyak promotor acara membuat satu kesalahan besar: gambar, video, dan tata letak berkualitas tinggi mereka tidak ditampilkan dengan benar di perangkat seluler.

Dengan orang-orang menghabiskan waktu yang setara dengan satu hari penuh di ponsel mereka setiap minggu, aksesibilitas seluler adalah yang terpenting. Email Anda tidak hanya harus ditampilkan dengan benar, tetapi juga harus mudah bagi pelanggan untuk mendaftar ke acara dari ponsel mereka.

6. Mengirim terlalu banyak informasi dalam satu email.

Pikirkan kampanye pemasaran email acara Anda sebagai peluang untuk membangun kepercayaan dengan pelanggan Anda. Daripada mengirimkan satu atau dua email yang penuh dengan informasi tentang tiket early bird, pembicara utama, dan detail setelah pesta, rencanakan kampanye selama beberapa minggu.

Bungkus

Sebagai perencana acara, Anda sudah menghadapi banyak tekanan untuk melakukan sesuatu. Hindari menambah stres dengan merencanakan urutan pemasaran email acara Anda secara strategis.

Daripada khawatir untuk menjangkau sebanyak mungkin orang, prioritaskan minat dan kebutuhan pelanggan Anda. Ini akan membantu Anda menjelaskan mengapa acara Anda mungkin berguna bagi mereka dan menarik mereka untuk mengambil tindakan.

Bersantai dan lakukan sesuatu selangkah demi selangkah. Berikan pembaca Anda banyak informasi untuk dikerjakan, tetapi jangan membebani mereka juga. Buat semuanya tetap sederhana dan mudahkan mereka untuk mendaftar atau berbagi acara dengan teman-teman mereka.

Jika Anda melakukan hal yang benar, mereka bahkan mungkin membawa beberapa teman.

Apakah Anda memerlukan bantuan dengan urutan email acara Anda? Emma di sini untuk membantu.