Cara membuat email transaksional yang lebih baik di edisi yang lebih tinggi

Sebagai akibat dari pandemi virus corona, 25 universitas dan perguruan tinggi terbaik di AS beralih ke pembelajaran jarak jauh musim gugur ini. Faktanya, lebih dari 50% universitas akan menawarkan pilihan pembelajaran jarak jauh.

Karena tahun ajaran mendatang akan ada lebih sedikit interaksi tatap muka, komunikasi email menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Baik Anda menindaklanjuti status aplikasi atau mengonfirmasi pembayaran, email transaksional merupakan bagian integral dari menjaga hubungan dengan siswa. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi tips untuk membuat email transaksional yang efektif dan sukses untuk pendidikan tinggi.

Apa itu email transaksional?

Email transaksional adalah pesan otomatis yang dikirim ke pengguna individu sebagai tanggapan atas permintaan. Juga disebut email yang dipicu, mereka membantu menavigasi proses dengan menyediakan pembaruan yang diantisipasi untuk suatu interaksi. Email transaksional dapat berupa tanda terima atau konfirmasi untuk pembelian atau pendaftaran. Mereka mungkin memberikan informasi yang bersifat mendesak seperti detail pengaturan ulang kata sandi atau kode verifikasi. Atau, mereka bisa saja menjadi peringatan yang dipicu oleh perubahan informasi akun penerima.

Baru-baru ini, sebuah penelitian mengungkapkan bahwa 68% remaja lebih suka menerima komunikasi bisnis melalui email. Email transaksional membuat audiens Anda diperbarui tentang apa yang terjadi dengan keterlibatan mereka di sekolah Anda. Email ini dapat memberikan informasi tentang formulir penting, perubahan kelas, konfirmasi donasi, dan lainnya.

Hanya karena pesan-pesan ini otomatis, mereka tidak perlu payah. Ada beberapa peluang untuk memperluas merek Anda lebih jauh, melibatkan audiens Anda, membangun kepercayaan, dan meningkatkan keterlibatan. Hindari mengirim pesan yang membosankan dan manfaatkan kesempatan ini untuk menjangkau siswa Anda secara dinamis.

Berikut adalah 8 praktik terbaik untuk email transaksional yang tidak payah

Meskipun mudah untuk membuat teks biasa yang tidak terinspirasi, pesan otomatis, email transaksional dapat menarik.

Beberapa institusi pendidikan tinggi unggul dengan kampanye pemasaran email otomatis yang efektif. Sekolah Anda juga dapat berhasil dengan mengikuti praktik terbaik ini untuk membuat email transaksional yang tidak payah.

1. Personalisasikan baris subjek Anda

Rata-rata orang menerima lebih dari 121 email setiap hari.

Salah satu cara untuk membantu pesan Anda menonjol dari yang lain adalah melalui baris subjek yang dipersonalisasi. Mereka adalah kesan pertama yang dimiliki orang tentang pesan Anda. Pembaca menentukan apakah akan membuka email Anda berdasarkan relevansi baris subjek. Dengan menyesuaikan informasi ini dengan nama penerima atau sesuatu yang spesifik tentang informasi yang mereka minta, kemungkinan besar Anda akan meningkatkan tarif terbuka.

Western Governors University mengirimkan pesan otomatis ini kepada calon mahasiswa yang tertarik untuk memperoleh gelar bisnis. Baris subjek tidak hanya menyebutkan gelar spesifik yang dia cari, tetapi juga menyinggung peluang baru yang mungkin ingin dia kejar. Ini adalah contoh bagus dari baris subjek yang sangat dipersonalisasi yang memikat penerima untuk membaca informasi di dalamnya.

Sumber: Universitas Gubernur Barat

2. Gunakan branding yang konsisten

Akses email tidak lagi terbatas pada meja kantor Anda. Platform seluler telah menjadi solusi termudah bagi konsumen dan bisnis, dengan 35% profesional bisnis mengambil email di perangkat seluler. Itu sebabnya kampanye email Anda harus ramah seluler.

Email transaksional yang dikirim dari University of Oklahoma mempertahankan branding secara keseluruhan. Header dibuat dengan warna merah marun khas sekolah, dengan logo teks di bagian atas pesan. Tidak ada pertanyaan tentang dari siapa email ini berasal.

Di bawahnya, mereka menggunakan gambar besar yang menampilkan pemandangan dari kampus mereka, yang selanjutnya membantu mengidentifikasi sekolah. Terakhir, di bagian bawah pesan mereka, mereka menyertakan logo sekolah mereka. Saat pembaca menelusuri email, mereka selalu melihat beberapa pengenal merek sekolah.

Sumber: Universitas Oklahoma

3. Buat konten yang mudah dibaca

Saat pengguna meminta tindak lanjut dari universitas, ada banyak informasi yang harus diberikan.

Sangat penting untuk membuat konten singkat yang langsung ke intinya dan mudah dibaca. Memecah konten menjadi paragraf yang lebih kecil atau daftar berpoin dapat membantu membuat informasi lebih mudah dicerna. Pembaca akan lebih mungkin untuk menyerap rincian penting dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Departemen bantuan keuangan Universitas California Selatan melakukan pekerjaan yang baik dalam menyajikan informasi penting dengan cara yang mudah diikuti. Konten dipecah menjadi paragraf singkat yang mudah dibaca. Ide utamanya ditulis dalam huruf kapital semua sehingga pembaca dapat mengidentifikasi informasi terkait secara sekilas. Email tersebut berisi ajakan bertindak yang jelas, sehingga pembaca tahu persis apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana melanjutkannya.

Sumber: Universitas California Selatan

4. Berhubungan dengan audiens Anda

Manfaat besar dari email transaksional adalah bahwa pengguna telah memberikan informasi tentang diri mereka sendiri. Ini berarti audiens Anda mudah diidentifikasi. Gunakan detail untuk membuat pesan yang ditargetkan, bermakna, dan sesuai dengan pembaca.

Ketika calon mahasiswa Arizona State University (ASU) meminta informasi lebih lanjut, mereka secara otomatis menerima email ini dari departemen penerimaan. Pesan ASU unggul dalam mengidentifikasi dengan penerima email mereka. Nada ringan berbicara kepada audiens remaja mereka dan membuat universitas tampak menyenangkan. Pesan tersebut mengutamakan kebutuhan penerima, mengingatkan siswa untuk bersenang-senang, menikmati musim panas, dan meluangkan waktu untuk perawatan diri.

Kami tahu tujuan mereka adalah untuk meningkatkan minat dan mendorong aplikasi. Namun, mereka menyajikan layanan mereka sebagai acara bermanfaat yang akan membantu pembaca belajar, tumbuh, dan sukses. Dengan cara ini, ASU mendapatkan kepercayaan, membangun fondasi untuk hubungan di masa depan, dan meningkatkan kemungkinan mendatangkan lebih banyak uang sekolah.

Sumber: Email Sangat Bagus

5. Mintalah umpan balik

Cara efektif untuk terhubung dengan audiens Anda adalah menunjukkan bahwa Anda menghargai mereka dengan meminta pendapat mereka. Ketika Anda memberdayakan mereka untuk membantu dalam pengambilan keputusan, Anda menunjukkan pentingnya keterlibatan mereka. Anda juga membuat mereka merasa bahwa pengalaman mereka penting bagi sekolah Anda.

Gunakan email transaksional untuk mencari umpan balik pengguna guna membantu menyempurnakan peristiwa, proses, dan pengalaman pengguna.

Setelah acara olahraga, departemen atletik Universitas Arkansas membagikan email transaksional untuk berterima kasih kepada para hadirin atas dukungan mereka. Email tersebut juga merangkum permainan – lengkap dengan skor – dan mengundang orang untuk menyelesaikan survei tentang pengalaman acara mereka. Tautan ke peluang pembelian lainnya meningkatkan kemungkinan keterlibatan audiens dan menciptakan pengalaman komunikasi yang dinamis.

Sumber: Universitas Arkansas

6. Menyediakan elemen layanan pelanggan

Elemen lain dari email transaksional yang baik adalah konten yang berfokus pada layanan pelanggan.

Menavigasi proses administrasi pendidikan tinggi bisa menjadi pengalaman yang membingungkan. Pesan yang memberikan pembaruan yang berguna dan menawarkan saluran untuk pertanyaan siswa membantu mengurangi frustrasi.

Pertimbangkan untuk menyertakan tautan langsung ke kepala departemen atau pemimpin organisasi siswa yang dapat menjadi sumber yang bermanfaat bagi siswa. Pesan yang berfokus pada layanan pelanggan membantu membangun loyalitas merek dan menarik lebih banyak siswa untuk mendaftar.

Departemen Seni Teater Azusa Pacific University (APU) secara otomatis mengirimkan email ini kepada para penampil yang mencoba program mereka. Itu dimaksudkan untuk membuat mereka diperbarui tentang status audisi mereka. APU mengambil langkah lebih jauh dan memberikan daftar kontak yang dapat dihubungi siswa untuk informasi lebih lanjut. Tautan langsung ke alamat email menjadikan elemen layanan pelanggan sebagai langkah mudah bagi pembaca. Ini memberikan transparansi proses, yang membangun kepercayaan dan membuat jawaban tampak mudah diakses.

Sumber: Azusa Pacific University

7. Optimalkan untuk seluler

Email tidak lagi diakses secara ketat dari komputer. Platform seluler adalah cara umum bagi orang untuk tetap berhubungan saat bepergian. Faktanya, 35% orang mengakses email dari perangkat seluler. Selain itu, 46% email tahun lalu dibuka di perangkat seluler.

Pastikan bahwa semua gambar yang disertakan dalam email Anda dapat diskalakan, sehingga muncul tanpa distorsi. Konfirmasikan semua teks diformat agar sesuai dengan berbagai ukuran layar. Anda tidak ingin penerima kehilangan informasi penting karena karakter terpotong di perangkat seluler mereka.

Email tindak lanjut dari Central College ini telah dioptimalkan untuk perangkat seluler. Di mana pun penerima mengakses pesan ini, mereka akan mengetahui bahwa kontribusi mereka telah diterima. Mereka juga akan terus mengikuti perkembangan keuangan tentang penggalangan dana universitas mereka.

Sumber: Central College

8. Sertakan tautan media sosial

Media sosial adalah cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan dan interaksi siswa. Ini juga membantu membangun merek Anda. Konten di sana sangat mudah dibagikan, jadi ini adalah platform yang efektif untuk menyebarkan berita tentang universitas Anda.

Dalam email transaksional Anda, pastikan untuk menyertakan tautan ke halaman media sosial institusi Anda. Ini memberikan lebih banyak cara bagi audiens Anda untuk terhubung dengan sekolah Anda dan meningkatkan kesadaran tentang program Anda.

Asosiasi alumni Antioch College menyertakan tautan ke platform media sosial utama mereka di bagian bawah email transaksional mereka. Ini memiliki berbagai tujuan: Tidak hanya membantu alumni tetap terhubung dengan sekolah, tetapi juga mendorong orang untuk berbagi foto dan video pengalaman mereka dalam acara alumni virtual ini. Ini membangun komunitas, meningkatkan loyalitas alumni, dan membantu menyebarkan berita tentang sekolah.

Sumber: Antiokhia College

Bungkus

Email transaksional pendidikan tinggi adalah aspek penting dalam berkomunikasi dengan badan mahasiswa Anda. Mereka sangat efektif ketika dibuat dengan mempertimbangkan elemen-elemen berikut:

• Personalisasikan baris subjek Anda

• Gunakan merek yang konsisten

• Buat konten yang mudah dibaca

• Berhubungan dengan audiens Anda

• Mintalah umpan balik

• Menyediakan elemen layanan pelanggan

• Optimalkan untuk seluler

• Sertakan tautan media sosial

Dengan mengikuti praktik terbaik ini, email transaksional dapat menjadi cara untuk meningkatkan keterlibatan, memperkuat loyalitas merek, dan meningkatkan pendapatan.

Kami mengkhususkan diri dalam pemasaran email otomatis yang efektif – dan kami dapat membantu institusi pendidikan tinggi Anda. Hubungi kami hari ini.