Bagaimana membuat basis pengetahuan untuk manajemen kerja pemasaran

Alat manajemen kerja pemasaran dapat menguntungkan organisasi Anda dalam beberapa cara, termasuk menambah produktivitas dan efisiensi. Mereka juga membantu mengelola tim yang bekerja dari jarak jauh. Namun dengan semua kemampuan ini, penting bagi anggota tim untuk mengetahui cara menggunakannya.

Membangun basis pengetahuan untuk sistem manajemen pekerjaan pemasaran Anda sangat penting untuk memastikan semua orang yang menggunakannya berada di halaman yang sama. Berikut adalah beberapa tip tentang apa yang harus disertakan dalam basis pengetahuan manajemen kerja pemasaran Anda.

Pedoman kapan harus menggunakan alat manajemen kerja pemasaran vs. alat lain

“Basis pengetahuan…adalah untuk tim Anda dan semua kolaborator dalam alat ini sehingga mereka dapat merujuk petunjuk dan panduan kapan saja tentang cara menggunakan alat dengan sebaik-baiknya,” kata Brianna Miller, direktur pemasaran dan pembuatan permintaan di perusahaan analitik kepatuhan perawatan kesehatan Protenus, di Konferensi MarTech.

Alat manajemen pekerjaan pemasaran penting untuk menambahkan proyek, mengirimkannya untuk disetujui, dan berbagi pembaruan penting lainnya. Komunikasi yang berkaitan dengan proyek harus dilakukan, dalam banyak kasus, dalam alat manajemen kerja.

Jika permintaan proyek atau pembaruan terkait proyek lainnya masuk melalui saluran lain, harus ada panduan tentang kapan harus meninggalkan pembaruan ini di tempatnya dan kapan menambahkannya ke alat manajemen pekerjaan pemasaran.

Berikut adalah contoh pedoman yang harus diikuti. Organisasi Anda mungkin menggunakan aplikasi email atau perpesanan seperti Slack secara berbeda, tetapi setidaknya ini adalah tempat yang baik untuk memulai.

Panduan tentang bagaimana tugas atau proyek dapat dimulai

Anda juga harus memiliki pedoman khusus tentang bagaimana sebuah proyek dapat dimulai. Pedoman ini harus dipecah berdasarkan saluran.

Berikan contoh tentang bagaimana permintaan harus ditangani ketika mereka masuk melalui:

• Surel.
• Slack/Teams dan aplikasi perpesanan lainnya.
• Rapat (virtual atau tatap muka).
• Formulir permintaan.

Gali lebih dalam: Cara memutuskan apakah Anda harus mendapatkan platform manajemen kinerja pemasaran

Panduan tentang siapa yang dapat membuat proyek dan mengubah informasi proyek utama

“Miliki pedoman tentang siapa yang dapat membuat proyek dan mengubah informasi proyek utama,” kata Miller. “Hal kecil ini bisa membuat perbedaan besar karena kemudian ada satu kepemilikan dan ada satu orang yang tahu kapan tanggal jatuh tempo dan kapan proyek mungkin berubah.”

Siapkan konvensi penamaan untuk proyek dan tugas

Judul yang jelas membantu anggota tim memahami jenis tugas yang mereka lihat di alat manajemen kerja pemasaran. Ini menghemat waktu dan membantu menghindari kesalahan.

“Sehebat fungsi pencarian apa pun, dan alat apa pun, membuat judul yang jelas akan menghemat banyak waktu bagi tim Anda,” kata Miller.

Konvensi penamaan organisasi Anda mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan metode "menelusuri", yang berasal dari istilah yang lebih umum ke kata yang lebih spesifik tentang masing-masing proyek.

Berikut adalah beberapa aturan lain yang perlu dipertimbangkan untuk diadopsi untuk konvensi penamaan tim Anda:

• Gunakan angka dan tanggal dalam judul.
• Tambahkan konteks dengan memberi nama departemen dan jenis proyek.
• Lebih pendek lebih baik.
• Gunakan kata kerja untuk menunjuk tindakan terkait tugas (menulis, mendesain, draf, meninjau, dll.).

Pedoman proses dalam sistem

Sertakan pedoman tentang proses dalam basis pengetahuan Anda sehingga anggota tim tahu cara menyelesaikan tugas dan proyek.

Juga, tentukan dengan jelas perbedaan antara tugas dan proyek, dan spesifikkan tentang proses apa yang diterapkan pada tingkat tugas versus tingkat proyek.

Berikut adalah beberapa contoh pedoman tentang proses:

• Semua pekerjaan harus didokumentasikan dalam deskripsi tugas.
• Bagian komentar harus digunakan jika sesuatu yang spesifik untuk tugas perlu didiskusikan. Hanya jika pertanyaannya terkait dengan proyek secara keseluruhan, komentar harus dibuat di tingkat proyek.
• Setelah pekerjaan siap untuk ditinjau dalam tugas dengan lampiran yang diunggah, sebutkan anggota tim yang diperlukan untuk ditinjau dan ubah status tugas menjadi "Sedang Ditinjau".
• Setelah proses peninjauan selesai, pemilik tugas akan mengubah status tugas menjadi "Selesai".
• Saat proyek selesai, Pemilik Proyek harus memindahkan proyek ke folder “Diarsipkan” yang sesuai.

Daftar dan saksikan The MarTech Conference di sini.

Dapatkan MarTech! Sehari-hari. Bebas. Di kotak masuk Anda.

Alamat email bisnis

Langganan Pengolahan...

Lihat persyaratan.