Cara menyusun strategi acara pemenang: Kerangka kerja 7 langkah

Meskipun acara virtual adalah cara yang bagus untuk terhubung dengan pelanggan dan prospek Anda, mendapatkan peserta yang memenuhi syarat sering kali menjadi tantangan.

Acara menjadi lebih mudah diakses di dunia digital saat ini, dengan berbagai saluran dan platform tersedia untuk mempromosikan dan menarik peserta. Sangat penting untuk memiliki strategi yang solid untuk menarik dan melibatkan peserta yang memenuhi syarat untuk memastikan bahwa acara virtual Anda sukses.

Baik Anda menyelenggarakan webinar, podcast, acara metaverse, atau pertemuan berbasis web, acara memberikan peluang unik untuk berinteraksi dengan prospek potensial. Namun, setiap jenis acara juga memerlukan pendekatan yang berbeda dalam menghasilkan dan menindaklanjuti prospek tersebut.

Webinar dan podcast, misalnya, sangat bagus untuk menyampaikan kepemimpinan pemikiran dan menetapkan merek Anda sebagai otoritas di ruang Anda. Meskipun acara berbasis metaverse dan web menawarkan peluang keterlibatan yang lebih interaktif, mereka mungkin memerlukan pendekatan yang lebih strategis untuk memimpin generasi dan tindak lanjut.

Untuk benar-benar memanfaatkan acara Anda, sangat penting untuk memahami nuansa dari setiap jenis acara. Dengan demikian, Anda dapat menyesuaikan aktivitas perolehan prospek dan strategi tindak lanjut untuk memaksimalkan efektivitasnya dan mendorong hasil yang lebih baik untuk perusahaan Anda.

Merencanakan jenis acara apa pun membutuhkan banyak usaha, waktu, dan sumber daya, terutama dalam hal mendapatkan peserta yang tepat. Pendekatan tujuh lapis berikut masuk ke dalam kerangka kerja untuk menyusun strategi Anda.

1. Perjelas maksud dan tujuan Anda

Sebelum Anda mulai merencanakan acara Anda, pastikan Anda memahami dengan jelas tujuan dan tujuan Anda. Apa yang ingin Anda capai dengan acara Anda? Apakah Anda ingin menghasilkan arahan, membangun kesadaran merek, atau memberikan wawasan berharga kepada peserta Anda?

Memiliki tujuan yang jelas akan membantu Anda menentukan jenis peserta yang ingin Anda tarik dan pesan yang perlu Anda gunakan untuk menjangkau mereka.

2. Libatkan tim penjualan Anda sejak awal

Melibatkan tim penjualan Anda di awal siklus perencanaan dapat membawa beberapa manfaat bagi perusahaan Anda. Karena penjualan adalah perwakilan utama yang berhadapan langsung dengan pelanggan, mereka sangat memahami kebutuhan, preferensi, dan perilaku pelanggan.

Dengan demikian, mereka dapat memberikan wawasan yang berharga tentang audiens target dan membantu menyesuaikan acara untuk memenuhi harapan mereka. Mereka juga dapat membantu dalam mengembangkan perpesanan dan pemosisian acara, memastikan bahwa acara tersebut selaras dengan audiens target dan sejalan dengan sasaran penjualan perusahaan.

Melibatkan tim penjualan selama fase awal ini membantu menciptakan rasa kepemilikan dan investasi dalam kesuksesan program, yang diterjemahkan menjadi peningkatan motivasi dan komitmen untuk mencapai tujuan acara. Dan, sebagai tambahan, manfaatkan tenaga penjualan Anda untuk pengalaman mereka dalam menghasilkan prospek dan menutup transaksi, sehingga mereka dapat menyumbangkan ide untuk aktivitas pemasaran yang mempromosikan jaringan dan perolehan prospek.

3. Fokus pada profil audiens dan peserta

Setelah Anda mengklarifikasi sasaran dan tujuan Anda, saatnya untuk fokus pada profil peserta. Siapa audiens target Anda? Apa jabatan, industri, dan minat mereka?

Leveling juga penting, jadi gabungkan peserta dengan latar belakang dan keterampilan yang tepat. Misalnya, menggabungkan pengembang dengan eksekutif mungkin tidak cocok.

Setelah Anda mengidentifikasi profil peserta yang ideal, Anda dapat mulai menargetkan mereka dengan perpesanan yang dipersonalisasi.

Mengetahui audiens Anda sangat penting dalam hal perencanaan acara. Apa minat, kesulitan, dan tantangan mereka? Perusahaan dan industri apa yang mereka geluti? Topik dan konten apa yang mereka pedulikan?

Memahami audiens Anda akan membantu Anda membuat program yang relevan dan berharga bagi mereka dan membantu Anda membuat pesan tertarget yang selaras dengan mereka.

Gali lebih dalam: Cara menambang data dari acara digital

4. Gandakan dengan mitra dan outlet media

Berkolaborasi dengan mitra dan outlet media di industri Anda untuk memanfaatkan jaringan mereka yang ada dan memperluas jangkauan Anda. Bekerja samalah dengan mereka untuk berinvestasi pada pembicara terkenal agar acara lebih menarik dan kredibel.

Menegosiasikan kemitraan dan sponsor serta pembelian atau barter untuk daftar yang ditargetkan dengan mereka membantu Anda melipatgandakan dalam menarik audiens yang tepat.

5. Manfaatkan semua saluran

Dari CRM hingga media sosial, pastikan bahwa semua daftar pelanggan dan prospek yang ada telah dibersihkan untuk mendapatkan informasi peserta yang akurat dan terkini setidaknya dari tiga tahun terakhir.

Bersikaplah taktis dengan mempromosikannya di situs web Anda, ledakan email, dan gunakan ruang tanda tangan email untuk meningkatkan visibilitas. Meskipun alatnya sangat mendasar, ini membantu memperkuat pesan Anda dan merampingkan proses pendaftaran.

6. Pertimbangkan metrik utama

Evaluasi ulang metrik utama Anda dan bekerja sama dengan penjualan untuk menyelaraskan dengan peluang alur. Ini membantu ROI Anda. Selain itu, lihat jumlah poin kontak dan aktivitas pasca-acara yang terjadi, termasuk berapa banyak peserta yang berinteraksi dengan Anda secara online sebelum acara, mengunjungi situs web Anda setelah acara, menjadwalkan rapat, menonton video, atau mengunduh artikel tentang kepemimpinan.

Melacak metrik ini akan membantu Anda mengukur keberhasilan acara dan meningkatkan strategi untuk acara berikutnya.

7. Tindak lanjut

Pikirkan kembali tindak lanjut ke tindak lanjut karena sangat penting untuk menjaga corong tetap berjalan. Menggunakan data Anda untuk memajukan berbagai hal dan membuat peserta tetap terlibat akan meningkatkan dinamika program Anda.

Mulai dari mengirimkan email ucapan terima kasih setelah acara hingga memberi mereka sumber daya tambahan atau meminta umpan balik membuat Anda memiliki kesempatan untuk mengundang mereka ke acara mendatang.

Memperjelas tujuan Anda, melibatkan penjualan lebih awal, berfokus pada peserta, bekerja dengan mitra, memanfaatkan saluran, mengidentifikasi metrik, dan menindaklanjuti akan memberi Anda cara untuk memimpin.

Gali lebih dalam: Apa itu platform acara digital dan apa manfaatnya bagi Anda?