Bagaimana aplikasi kerja jarak jauh baru dan rapat virtual mengubah pengalaman karyawan

Bekerja dari rumah telah menghilangkan interaksi sosial informal yang memungkinkan karyawan saling mengenal dan berbagi ide. Email dan obrolan tidak sama dengan pergi keluar untuk minum kopi, berbicara di depan pendingin air, atau bertemu seseorang di aula. Namun, generasi baru aplikasi kerja jarak jauh dan platform pertemuan virtual bertujuan untuk memperbaikinya.

Menciptakan ruang pertemuan baru di kantor digital

“Faktanya adalah bahwa setiap perusahaan yang menjadi sukses akan 'terdistribusi',” kata Howard Lerman, pendiri & CEO Roam, kantor pusat berbasis cloud untuk staf jarak jauh. “Anda memiliki pusat teknik, orang-orang di lapangan, orang-orang di ruang fleksibel, anggota tim jarak jauh. Perusahaan mana pun yang berhasil memiliki orang di mana saja, dan sejujurnya, bahkan sebelum munculnya pekerjaan jarak jauh, keterlibatan terdistribusi sudah terputus.”

Roam, saat ini dalam versi beta dengan sekitar dua lusin perusahaan dan klien berukuran lebih kecil, memungkinkan pengguna menavigasi denah lantai di mana setiap karyawan memiliki kantor sendiri dan dapat berkeliling serta bertemu dengan kolega mereka.

Organisasi besar dapat membangun beberapa lantai di Roam yang menyerupai gedung perkantoran, dengan setiap lantai melayani departemen atau fungsi yang berbeda. Ruang konferensi menampung lebih banyak orang untuk pertemuan formal, sementara teater menyertakan "panggung" untuk presentasi video bergaya Zoom.

Gali lebih dalam: 3 kasus penggunaan pemasaran teratas untuk metaverse B2B

Karyawan memiliki pandangan luas tentang siapa yang ada di meja mereka, karyawan mana yang bertemu satu sama lain dan status pengguna individu. Dengan cara ini, anggota tim dapat mengetahui secara sekilas jika seseorang tersedia untuk rapat informal.

“Terlalu banyak pertemuan,” kata Lerman. “Hal-hal yang seharusnya memakan waktu dua orang lima menit sekarang dijadwalkan untuk pertemuan Zoom 60 menit dengan delapan orang minggu depan. Kami telah hidup di dunia di mana alur kerja kami mendukung teknologi, dan yang perlu kami lakukan adalah sebaliknya.”

Mendukung alur kerja dan preferensi individu

Alih-alih menyusun alur kerja tim dengan banyak rapat formal berskala besar, aplikasi kerja jarak jauh menempatkan karyawan di kursi pengemudi, memberi mereka fleksibilitas untuk bertemu sebentar saat dibutuhkan.

Rata-rata waktu rapat di Roam adalah delapan setengah menit, menurut Lerman. Dari lima jam yang dihabiskan rata-rata pengguna di Roam, hanya 80 menit yang dihabiskan dalam rapat.

“Sebagian besar anggota Roam mengalami pengurangan waktu rapat secara keseluruhan sebesar 50% karena Anda dapat langsung mendatangi seseorang dan bertemu dengan mereka sekarang daripada menjadwalkan semuanya di masa mendatang,” katanya.

Pengguna juga dapat mempersonalisasi area kerja mereka di Roam mirip dengan profil media sosial, dengan foto keluarga, buku yang mereka sukai, dan preferensi lainnya. Bahkan ada opsi untuk memainkan nada masuk singkat tiga detik saat pengguna masuk atau keluar dari ruang rapat.

Tapi tentu saja, pekerjaan serius juga harus diselesaikan. Dan proses kerja penting harus sesuai dengan pengalaman digital yang disediakan oleh aplikasi kerja jarak jauh.

Frameable Spaces, aplikasi kerja jarak jauh yang diluncurkan oleh Frameable, juga menggunakan denah lantai dan kantor pribadi untuk mendukung kolaborasi. Klien mereka antara lain Amazon, Uber, Airbnb, dan HubSpot.

“Dalam hal integrasi, Anda telah memilih alat yang ingin Anda gunakan,” kata Adam Riggs, pendiri dan CEO Frameable. “Dari perspektif strategis, kami tidak ingin memilih [integrasi].”

Dia menambahkan, "Kami telah banyak berinvestasi dalam teknologi video yang luar biasa sehingga banyak orang dapat berbagi layar pada saat yang bersamaan."

Dengan menggunakan berbagi layar, anggota tim dapat masuk ke alat kerja penting lainnya satu per satu, lalu menampilkan layar mereka dan berbagi ide dengan rekan kerja. Kasus penggunaan lain yang ditunjukkan oleh Riggs adalah Frameable Spaces dapat digunakan sebagai jembatan untuk dua kantor fisik yang terpisah. Dengan cara ini, satu tim dapat berada di gedung perkantoran bersama dan mengetahui secara instan siapa yang menelepon di kantor fisik lainnya dengan melihat Frameable Spaces — dan tim di lokasi lain akan mengetahui hal yang sama tentang tim pertama.

Penekanan di sini adalah pada pekerjaan sinkron, baik secara fisik bersama atau terhubung dari jarak jauh.

“Tanpa langsung menolak pekerjaan asinkron, menurut kami sinkron memungkinkan berbagai jenis bakat untuk bekerja sama,” kata Riggs. “Tidak harus 'di depan kamera' sepanjang waktu, tetapi penting untuk memiliki aliran. Email dan obrolan saja tidak memberikan itu.”

Gali lebih dalam: Mengapa kami peduli dengan AR & VR

Membangun budaya tempat kerja dengan acara virtual

Aplikasi kerja jarak jauh seperti Roam dan Frameable Spaces membawa rekan kerja kembali ke ruang bersama, secara digital. Mereka memungkinkan klien untuk menyesuaikan tata letak kantor untuk mencerminkan perusahaan tempat karyawan bekerja, menggantikan beberapa kebutuhan yang dilayani kantor fisik, sambil membuat pekerjaan lebih efisien dan fleksibel untuk era baru organisasi "terdistribusi".

Tidak ada, secara desain, yang imersif. Sebaliknya, perhatian diberikan pada pengalaman untuk memberikan nuansa pada interaksi virtual.

Misalnya, di Roam, saat orang pergi ke teater besar untuk presentasi, mereka menghadapi beberapa tingkat interaksi yang dikodekan ke dalam UX. Pertama, pengguna dapat memilih baris mana yang akan diduduki penonton. Setelah duduk, mereka dapat mengobrol dengan orang lain di barisan mereka, tetapi tidak dengan anggota teater lainnya, seperti dalam pembuatan PowerPoint langsung. Sementara itu, hanya mereka yang berada di "panggung" yang dapat dilihat dan didengar oleh semua orang, yang menghilangkan banyak kebingungan dan kekacauan dari panggilan Zoom multi-pengguna yang masif.

Namun di dunia kerja jarak jauh baru yang berani ini, beberapa perusahaan bereksperimen dengan acara virtual yang imersif. Party.Space, platform metaverse B2B, menyelenggarakan retret perusahaan virtual untuk Zapier dan kuis Halloween untuk Google.

CEO dan pendiri Party.Space Yurii Filipchuk membuat perbedaan yang jelas antara ruang virtual untuk bekerja, yang menangani paku payung Google Docs dan pengelola tugas, dan platformnya sendiri, yang menyediakan ruang virtual untuk sosialisasi.

“Tentu saja, setiap proses kerja adalah tentang efisiensi dan hasil, tetapi hampir tidak dapat dicapai tanpa komponen sosial,” kata Filipchuk. “Agar lebih produktif, seseorang perlu merasakan ikatan emosional dengan perusahaan dan koleganya. Dan di sini metaverse masuk.

Dia menambahkan, “Organisasi harus menciptakan lingkungan untuk komunikasi sosial nonformal sebagai bagian dari implementasi format jarak jauh mereka. Dan sekali lagi, metaverse adalah alat yang luar biasa untuk itu karena Anda dapat menyelenggarakan pesta, pertemuan, dan pertemuan apa pun yang Anda butuhkan, dan menyatukan semua anggota tim Anda secara global.”

Party.Space menyelenggarakan ruang 3D virtual yang sepenuhnya imersif yang juga mudah digunakan dan didukung browser, sehingga pengguna tidak memerlukan perangkat keras tambahan untuk berpartisipasi. Ruang pesta ini disesuaikan untuk mencerminkan budaya perusahaan dan agar pekerja tetap tertarik dengan lingkungan yang dinamis untuk dijelajahi. Plus, gamifikasi juga disertakan, berupa kuis bertema.

Pekerjaan jarak jauh berpotensi kurang sosial, dengan lebih banyak gangguan, kata Filipchuk. Karena itu, perusahaan perlu meningkatkan dan membuat pengalaman kerja digital lebih menarik dan gigih.

Tambahkan MarTech ke feed Google News Anda.

---