Jawaban untuk 9 Pertanyaan Acara Penggalangan Dana Baru 2022

Ada banyak logistik yang terlibat dengan acara penggalangan dana, terutama yang online atau hybrid. Organisasi nirlaba tentu memiliki banyak pertanyaan tentang cara memanfaatkannya sebaik mungkin. Oleh karena itu, lembaga nonprofit harus bertanya kepada platform penggalangan dana dan penyedia layanan mereka tentang bagaimana kemampuan acara mereka akan berkembang.

Berikut adalah beberapa pertanyaan acara penggalangan dana paling umum yang kami terima dari pemimpin nonprofit seperti Anda, bersama dengan beberapa wawasan untuk membantu proses pengambilan keputusan Anda.

1. Bagaimana Saya Dapat Membuat Jaringan Interaktif dan Bertarget di Antara Peserta?

Jaringan adalah manfaat besar dari acara tatap muka yang tidak sama ketika acara 100% virtual. Untungnya, kami telah mempelajari beberapa cara alternatif untuk memaksimalkan keterlibatan dan menciptakan peluang jaringan saat komponen virtual dipasangkan dengan acara langsung.

4 Langkah untuk Mendorong Jaringan

1. Izinkan peserta untuk melihat siapa lagi yang hadir dan menjangkau serta mengobrol dengan mereka (mirip dengan acara tatap muka).
2. Lacak minat dan pertanyaan yang dibagikan peserta saat mereka tiba, dan berikan mereka rekomendasi dari peserta lain yang berpikiran sama yang mungkin ingin mereka ajak berjejaring.
3. Buat ruang jaringan kecepatan online yang menyenangkan dan kebetulan yang memungkinkan peserta untuk bertemu dan membangun hubungan. Di platform seperti Classy Live, Anda dapat mengatur jumlah rapat dan durasi rapat online sehingga percakapan semua orang tetap segar dan baru.
4. Izinkan peserta untuk membuat meja bundar mereka sendiri di tempat online Anda untuk berdiskusi tatap muka dengan sekelompok kecil orang.

2. Bagaimana Saya Bisa Mengalirkan Konten Saya ke Lebih Banyak Pemirsa?

Platform acara seperti Classy Live dilengkapi dengan streaming langsung asli, tetapi juga memungkinkan Anda melakukan streaming dari teknologi pilihan Anda. Anda dapat melakukan polling kepada audiens Anda selama streaming langsung, mengajukan pertanyaan langsung, dan mendorong peserta untuk mengobrol di antara mereka sendiri atau langsung dengan Anda. Peserta dapat melihat pelacak aktivitas untuk melihat donasi langsung, dan mereka dapat melihat papan peringkat langsung aktivitas penggalangan dana untuk mendorong lebih banyak memberi.

Ada juga banyak opsi platform simulcast untuk digunakan oleh organisasi nirlaba ketika datang ke streaming acara virtual atau hybrid. Facebook Live , Twitch , dan YouTube Live hanyalah beberapa opsi yang paling populer.

Idealnya, platform streaming Anda harus memungkinkan Anda untuk menyiarkan pembicara, menyelenggarakan ruang kerja kelompok, dan melacak peserta saat mereka memasuki tempat virtual Anda. Platform ini menggunakan aturan yang mirip dengan konferensi video seperti Zoom. Sebagian besar menawarkan opsi untuk membagikan layar Anda atau memutar video yang telah direkam sebelumnya di antara konten langsung.

Jika Anda ingin beralih antara konten langsung dan pra-rekaman, sebaiknya gunakan alat seperti Restream atau Streamyard sebagai "panel kontrol" Anda untuk beralih antara video dan siaran langsung. Opsi ini memberi Anda lebih banyak fleksibilitas untuk menambahkan hamparan video dan menjadwalkan konten program Anda.

Siaran Langsung Acara Sepenuhnya Virtual vs. Hibrida

Siaran langsung acara yang sepenuhnya virtual biasanya saat Anda mengundang pembicara dari mana saja di seluruh dunia untuk bergabung melalui siaran langsung. Di Classy Live, pembicara dapat bergabung di backstage digital untuk berlatih sebelum "live".

Siaran langsung acara hibrida biasanya saat Anda melakukan streaming sebagian acara fisik Anda seperti pertunjukan sehingga peserta virtual dapat berpartisipasi tanpa harus berada di sana secara fisik.

3. Peralatan Apa yang Perlu Saya Gunakan?

Tujuan dari acara ini adalah untuk mengumpulkan uang untuk tujuan Anda, bukan menghabiskan seluruh anggaran untuk peralatan mahal. Untungnya, mengadakan acara hybrid tidak secara otomatis memerlukan banyak peralatan khusus.

4 Peralatan yang Anda Butuhkan

• Headphone : Sebaiknya semua speaker Anda menggunakan headphone standar untuk membatasi kemungkinan gangguan kebisingan latar belakang atau umpan balik audio.

• Kamera: Kamera HD memberi Anda kualitas video yang lebih baik, terutama jika Anda menyiarkan dari acara langsung. Bahkan jika Anda tidak membelinya, mereka sering dapat disewa untuk sehari atau seminggu.
• Mikrofon: Pertimbangkan untuk membeli mikrofon kaliber podcast untuk kualitas audio yang lebih baik.
• Perangkat lunak. Perangkat lunak streaming langsung dapat menjadi salah satu pembeda terbesar. Classy Live akan mencakup sebagian besar dasar-dasarnya, tetapi Anda juga dapat mengintegrasikan sistem pihak ketiga seperti StreamYard untuk menjadi lebih kreatif dengan hamparan dan penyematan video selama siaran.

4. Bagaimana Saya Dapat Mendorong Donasi Di Acara Saya?

Meminimalkan pengeluaran Anda adalah satu hal, tetapi bagaimana Anda juga memaksimalkan dana yang dapat Anda hasilkan dari acara ini? Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk menarik lebih banyak donasi selama acara online Anda berikutnya.

5 Tips Mendapatkan Lebih Banyak Donasi Acara Virtual

1. Ingatkan semua orang tentang apa yang mereka berikan. Pesan ini harus diperkuat melalui konten yang dibagikan, termasuk pembicara atau video yang direkam sebelumnya.
2. Biarkan peserta memberi dalam berbagai cara—baik melalui seruan langsung seperti kenaikan gaji atau kebutuhan dana, atau melalui lelang langsung atau diam-diam, atau dengan menjual barang dagangan selama acara Anda. Ini mengharuskan Anda untuk menangkap informasi pembayaran mereka di muka, seperti yang akan Anda lakukan di acara tatap muka. Jadikan pengalaman ini tersedia bagi pendukung melalui perangkat seluler mereka dan donasi teks .
3. Bagikan papan peringkat tentang berapa banyak uang yang telah dikumpulkan dan siapa yang telah menyumbang langsung di tempat virtual Anda, atau buat tampilan digital untuk menunjukkan total kemajuan penggalangan dana atau tampilan termometer selama acara fisik Anda. .
4. Jika Anda menyertakan lelang senyap dalam acara online Anda, pilih platform yang akan memperbarui status tawaran mereka kepada pengguna. Yang paling penting, seorang penawar diberitahu ketika mereka telah kalah dalam tawaran pada suatu barang dan diberi kesempatan untuk menambahkan tawaran yang lebih tinggi.
5. Hasilkan tanda terima otomatis saat sumbangan diberikan, atau barang lelang dimenangkan atau hilang. Ini berfungsi sebagai pemberitahuan kepada para hadirin, serta catatan hadiah mereka. Selain itu, peserta dapat melalui proses check-out mandiri untuk menyelesaikan hadiah atau membayar barang lelang.

5. Haruskah Acara Hybrid Saya Memiliki Moderator?

Kami mendorong semua acara hibrid untuk memiliki moderator, atau beberapa moderator—seperti halnya acara tatap muka memiliki pembawa acara (atau pembawa acara). Seorang moderator memberi acara Anda satu wajah baik online maupun tatap muka, menjaga acara tetap pada jalurnya, dan membantu memisahkan dari satu segmen ke segmen berikutnya.

Dalam Classy Live, moderator dapat membagikan tautan di belakang panggung dengan pembicara mana pun yang naik ke atas panggung. Ini memungkinkan pembicara, tamu mana pun, dan moderator untuk bersiap sebelum siaran langsung. Moderator biasanya kemudian menjadi orang yang membawa mereka ke ruang langsung dan memperkenalkan semua orang.

Organisasi juga dapat mempertimbangkan untuk memiliki seseorang untuk mengelola Tanya Jawab selama setiap sesi, serta seseorang untuk memfasilitasi teknologi streaming langsung. Merupakan ide bagus untuk memetakan run-of-show sebelum acara dan memastikan ada sumber daya untuk mendukung peserta selama keseluruhan program.

6. Bagaimana Saya Dapat Memastikan Acara Saya Dapat Diakses oleh Semua Tamu?

Aksesibilitas adalah komponen penting dari acara online , tetapi sering kali diabaikan. Diperkirakan 15% populasi dunia menderita disabilitas yang dapat memengaruhi cara mereka menjelajah online. Melupakan aksesibilitas online akan seperti mengabaikan untuk memasukkan landai cacat memasuki acara tatap muka Anda. Mengabaikan hal ini dapat mencegah orang-orang tertentu untuk berpartisipasi.

Tanyakan platform acara Anda apakah mereka menggunakan sesuatu seperti accessiBe untuk memastikan platform tersebut sesuai dengan ADA dan WCAG . Dengan cara ini, Anda dapat mengaktifkan widget aksesibilitas agar tersedia bagi peserta.

Aksesibilitas situs web yang lebih baik mencakup hal-hal seperti:

• Memastikan bahwa kontras layar membantu mereka yang memiliki gangguan penglihatan
• Memeriksa teks alternatif untuk semua gambar dan foto online
• Memudahkan navigasi menu bagi yang tidak bisa menggunakan mouse

7. Tingkat Kustomisasi Apa yang Harus Saya Sertakan di Tempat Acara Online Saya?

Tidak ada kekurangan permintaan penggalangan dana atau acara online. Cara terbaik agar lembaga nonprofit Anda menonjol dan menciptakan pengalaman yang tak terlupakan bagi pendukung adalah personalisasi. Platform digital memberi Anda kesempatan untuk mengotomatiskan beberapa elemen, tetapi juga membutuhkan waktu dan pemikiran.

Lakukan brainstorming dengan tim Anda tentang beberapa cara agar setiap acara menjadi pengalaman yang unik. Berikan sentuhan organisasi Anda pada acara tersebut. Biarkan merek Anda bersinar dan menjadikannya milik Anda. Itu lebih mudah dilakukan di acara tatap muka, tetapi juga dimungkinkan dengan penggalangan dana virtual dan hybrid.

Contoh penyesuaian tempat virtual yang mungkin ditawarkan oleh penyedia acara Anda meliputi:

• Sesuaikan logo dan spanduk di seluruh pengalaman virtual
• Unggah latar belakang khusus di atas panggung
• Tentukan warna aksen untuk digunakan sepanjang acara
• Ganti nama label dan area tertentu di dalam produk
• Simpan template email yang biasa digunakan untuk digunakan kembali dalam acara

8. Bagaimana Saya Harus Menangani Komunikasi Tindak Lanjut Setelah Acara Saya?

Acara virtual datang dan pergi—jadi jangan biarkan donor melupakan Anda setelah acara selesai. Gunakan beberapa metode komunikasi ini untuk terus membina mereka menjadi pendukung setia. Temui peserta di mana mereka berada dan Anda ingin/membutuhkan alat komunikasi yang mendorong konversi.

Email adalah cara paling langsung dan efektif untuk berkomunikasi dengan peserta setelah acara penggalangan dana gabungan. Gunakan template email dalam platform acara Anda untuk menarik informasi yang relevan dari acara seperti berapa banyak uang yang mereka sumbangkan. Manfaatkan tag gabungan di salinan email Anda untuk cukup mengeklik dan mengirim email yang dipersonalisasi dan relevan.

Kami merekomendasikan mendesain template email untuk titik kontak yang berbeda sebelum, selama, dan setelah acara. Dengan cara ini, tidak peduli tahap apa Anda dan tim Anda sedang dalam proses, acara tersebut dilengkapi dengan rencana komunikasi yang matang.

Pesan teks adalah metode lain yang efektif untuk menindaklanjuti dengan peserta pasca acara. Anda dapat memfilter dan mengelompokkan menurut jenis peserta dan/atau grup yang berbeda dan mengirim SMS ke orang-orang yang telah memilih ikut serta selama pendaftaran untuk menerima pemberitahuan ini.

9. Metrik Apa yang Harus Saya Lacak Untuk Mengukur Keberhasilan Acara Saya?

Analisis acara dasar memberi Anda akses ke statistik mendasar di sekitar peserta, sesi, stan, dan ruang istirahat Anda. Anda dapat melihat siapa yang hadir vs. yang tidak hadir, sesi mana yang paling banyak dihadiri dan bagaimana stan atau ruang breakout yang berbeda ditampilkan.

Ada juga tampilan dasbor yang berbeda untuk bidder, transaksi, dan item lelang. Ini semua dapat difilter, diurutkan, dan diekspor untuk menghasilkan laporan apa pun yang Anda butuhkan.

Masa Depan Acara Penggalangan Dana

Dua tahun lalu, profesional dan organisasi nirlaba baru mengenal acara virtual dan hibrida. Sekarang, hampir semua dari kita memiliki pengalaman dengan metode penggalangan dana berbasis teknologi baru ini. Namun, bukan berarti kita masih harus banyak belajar.

Ada lebih banyak pertanyaan yang harus dijawab ketika datang ke masa depan acara penggalangan dana. Sementara itu, tips dan wawasan ini akan membantu lembaga nonprofit Anda meningkatkan pengalaman virtual berikutnya.