Layanan pengiriman elektronik Eropa

Eropa terus bergerak menujuintegrasi digital , mencoba mengatasi hambatan operasional, birokrasi, dan hukum yang masih ada di antara berbagai negara.

Ini bukan proses yang sederhana dan segera, tetapi ini adalah proses yang berjalan dengan baik.

Dan, di atas segalanya, ini adalah jalan yang mutlak diperlukan dan tak terelakkan. Saat ini, lebih dari sebelumnya, bisnis adalah lintas batas, bahkan untuk perusahaan kecil dan menengah.

Di depan ini, titik balik yang menentukan adalah Peraturan Eropa 910/2014 yang dikenal sebagai eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Signature), yang, menurut Badan Digital Italia, “menyediakan dasar peraturan umum untuk interaksi elektronik yang aman antara warga negara, bisnis, dan administrasi publikserta meningkatkan keamanan dan efektivitas layanan elektronik dan transaksi e-bisnis dan e-commerce di Uni Eropa.” (agid.gov.it)

Harap dicatat: eIDAS telah ditinjau sejak Juni 2021. Penegakan apa yang sekarang dikenal sebagaieIDAS 2.0 harus segera dilakukan.

Kami telah mengabdikan posting ini untuk apa yang dapat Anda harapkan.

Dalam peraturan tersebut, sebagian besar dikhususkan untuk layanan pengiriman elektronik.

Terdiri dari apa ?Jenis apa yang ada? Dimana adopsi dalam konteks Eropa?Manfaat apa yang diberikan oleh layanan pengiriman elektronik dan peluangapa yang mereka tawarkan bagi perusahaan yang memutuskan untuk menerapkannya?

Inilah yang akan kita lihat di bagian selanjutnya dari posting ini, dengan fokus pada ekosistem Spanyol dan Jerman.

Layanan pengiriman elektronik Eropa: definisi dan jenis

Menurut peraturan eIDAS, layanan pengiriman elektronik “ memungkinkan pengiriman data antara pihak ketiga dengan cara elektronik dan memberikan bukti yang berkaitan dengan pemrosesan data yang dikirimkan, termasuk bukti bahwa data telah dikirim dan diterima, serta melindungi data yang dikirimkan dari risiko kehilangan, pencurian, kerusakan, atau modifikasi yang tidak sah .”

Pertama, kita harus menentukan bahwa ada dua jenis, dengan perbedaan operasional dan hukum yang harus diingat:

1) ERDS : layanan pengiriman elektronik terdaftar.

2) QERDS : layanan pengiriman terdaftar elektronik yang memenuhi syarat.

Yang terakhir, QERDS, memiliki semua karakteristik ERDS, tetapi juga menjamin persyaratan khusus tertentu, yang sangat penting:

(a) mereka disediakan oleh satu atau lebih penyedia layanan perwalian yang memenuhi syarat

(b) mereka menjamin identifikasi pengirim dengan tingkat keamanan yang tinggi

(c) mereka menjamin identifikasi penerima sebelum data dikirimkan

(d) pengiriman dan penerimaan data dijamin dengan tanda tangan elektronik lanjutan atau stempel elektronik lanjutan dari penyedia layanan kepercayaan yang memenuhi syarat untuk mengecualikan kemungkinan perubahan data yang tidak terdeteksi

(e) setiap perubahan pada data yang diperlukan untuk mengirim atau menerimanya ditunjukkan dengan jelas kepada pengirim dan penerima data

(f) tanggal dan waktu pengiriman dan penerimaan dan setiap perubahan pada data ditunjukkan dengan stempel waktu elektronik yang memenuhi syarat

Untuk diskusi mendalam tentang ERDS dan QERDS serta perbedaannya, lihat postingan blog ini.

Konteks Eropa: di mana kita berdiri?

Meskipun kerangka awal untuk layanan pengiriman elektronik konsisten dan mapan (menunggu pembaruan peraturan eIDAS), situasi adopsi di berbagai negara anggota UE masih sangat bervariasi .Terutama jika menyangkut layanan yang memenuhi syarat QERDS.

Lihatlah peta ini, dengan data resmi, untuk mendapatkan gambaran.

Di Italiamisalnya,masih belum ada penyedia layanan ERDS atau QERDS.

Alasannya sangat sederhana: proses kualifikasi masih belum ada.

Dan penyebab yang mendasari berkaitan dengan difusi luas PEC, alat serba Italia yang, dalam beberapa hal, dapat disamakan dengan ERDS, tetapi tidak dengan QERDS.

Ini adalah alat yang, karena kebutuhan, harus melalui evolusi yang akan mengasimilasinya dengan standar QERDS Eropa.

(Kami mengabdikan posting blog ini untuk evolusi PEC menuju cakrawala Eropa.)

Ada juga kekurangan penyedia QERDS di Denmark dan semua negara Skandinavia, Yunani dan Portugal, Rumania, Austria, Republik Ceko, dan Slovakia.

Sebaliknya, ada sebanyak 14 di Spanyol, 7 di Prancis, 5 di Belgia, 3 di Polandia, 1 di Jerman, Belanda, Slovenia, Kroasia, Hungaria, dan Bulgaria.

Di luar perbedaan ini, bahkan yang makroskopis, ada dua kepastian mutlak:

1) jalur untuk adopsi QERDS di seluruh Perhimpunan kini telah ditetapkan;

2) manfaat dan peluang yang akan muncul dari penerapan layanan ini sudah sangat nyata.

Sebelum membuat daftar yang utama, kami akan melihat situasi dua "tetangga" terdekat kami seperti yang dijanjikan, dengan ekosistem Spanyol dan Jerman.

Layanan pengiriman elektronik dan ekosistem Spanyol

Spanyol memiliki tatanan ekonomi yang dicirikan oleh kuatnya keberadaan usaha kecil dan menengah, yang merupakan 99% dari total.

Dan, lebih nyata daripada di bagian Eropa lainnya, sebagian besar terdiri dari apa yang disebut " perusahaan mikro ".

(Istilah "perusahaan mikro" cenderung mendefinisikan perusahaan yang memiliki kurang dari 10 karyawan dan anggaran tahunan tidak lebih dari €2 juta.)

Ini menunjukkan kebutuhan yang lebih mendesak untuk mengoptimalkan segala sesuatu yang berkaitan dengan komunikasi dan layanan pengiriman, untuk meminimalkan waktu yang terbuang dan mengurangi biaya…semuanya sesuai sepenuhnya.

Maka, jelaslah betapa pentingnya bagi organisasi untuk memanfaatkan layanan pengiriman elektronik.

Seperti yang telah kita lihat di atas, Spanyol saat ini memiliki sebanyak 14 penyedia Layanan Pengiriman Terdaftar Elektronik Berkualitas.

Diantaranya adalah mitra Doxee Lleida, pemimpin industri di Spanyol.

Menurut datanya, beralih ke layanan pengiriman elektronik, dibandingkan pengiriman tradisional, menghemat biaya hingga 85% .Dan pengurangan waktu pemrosesan bahkan lebih besar.

Layanan pengiriman elektronik dan ekosistem Jerman

Dari Spanyol mari kita beralih ke Jerman .

Ekosistem ekonomi Jerman sangat berbeda dari ekosistem Spanyol, tetapi juga dicirikan (agak mirip di seluruh Eropa) oleh keberadaan perusahaan menengah, kecil, dan mikro yang sangat kuat.Ini sering ditandai dengan tingkat produktivitas dan nilai tambah yang tinggi, dan tingkatketerbukaan yang baik ke pasar Eropa dan internasional.

Di Jerman, seperti di tempat lain, efisiensi berarti digitalisasi yang matang. Dengan kata lain, menghilangkan segala sesuatu yang dapat mengakibatkan pemborosan waktu dan uang, menghambat pertumbuhan, dan hambatan bisnis lintas batas.

Tentu saja, layanan pengiriman elektronik adalah bagian yang menentukan dari proses ini, yang bisa kita sebut “holistik”.

Dalam hal ini, situasi Jerman unik.

Kita berbicara tentang layanan De-Mail , yang diperkenalkan dengan peraturan ad hoc pada tahun 2011, bahkan jauh sebelum peraturan eIDAS.Layanan De-Mail berada di bawah BSI, lembaga pemerintah yang bertanggung jawab atas keamanan siber.

Lihat situs web BSI untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara kerjanya dan manfaatnya.

Manfaat dan peluang layanan SERC dan SERCQ

Tentu saja, manfaat pertama dan paling langsung dari mengadopsi layanan pengiriman elektronik adalah:

- penghematan biaya

– penghematan waktu

– peningkatan efisiensi

Ini adalah tiga poin yang saling memperkuat yang membutuhkan sedikit penjelasan.

Mari kita ambil satu contoh praktis: pikirkan betapa berat dan tidak efisiennya mengirim komunikasi seperti pengingat pengingat, dokumen kontrak, persyaratan layanan (hanya untuk beberapa nama) melalui saluran surat kertas. Hal ini menyebabkan biaya tinggi, peningkatan waktu produksi dan pengiriman, serta risiko keterlambatan dan kerugian.

Dengan layanan pengiriman elektronik semua ini menghilang dan menjadi sederhana, cepat, dan murah.

Tapi itu belum semuanya.

Lalu ada manfaat halus dan mendasar yang terkait dengan keamanan dan keandalanserta integritas komunikasi.

Serta ketertelusuran penuh dari komunikasi yang sama ini,bahkan ketika ditujukan ke banyak penerima.

Oleh karena itu, segala sesuatu dari sisi hukum merupakan hal yang fundamental: komunikasi yang dilakukan melalui layanan pengiriman elektronik merupakan bukti yang berharga untuk digunakan dalam proses litigasi.

Tapi ada lebih dari sekedar manfaat langsung.

Mungkin yang lebih penting adalah peluang yang terbuka dengan menerapkan layanan pengiriman elektronik terbaik.

Dengan mengandalkan perusahaan khusus seperti Doxee misalnya, komunikasi tidak hanya disampaikan melalui Penyedia Layanan Tepercaya yang Berkualitas, tetapi dapat disampaikan melalui berbagai saluran.

Jadi, tidak hanya email bersertifikat, tetapi juga SMS bersertifikat,danalat eDelivery.

Namun ada kata kunci penting lainnya yang perlu diingat: integrasi .

Integrasi sistem ini dengan semua mekanisme dan proses yang membentuk fungsionalitas keseluruhan dari perusahaan yang matang secara digital.

Ini adalah aspek yang menjadi perhatian, pertama-tama, pengalaman pengguna pelanggan .Di sini, kata kuncinya adalahkesederhanaan, kecepatan, transparansi.

Tidak hanya itu: ada juga keseluruhan masalah yang berkaitan dengan pengumpulan, pengelolaan, dan analisis data dari komunikasi Anda.

Ini membutuhkan manajemen yang sangat kompleks, karena kita berbicara tentang mode multisaluran.

Bersandar pada alat Pengiriman Elektronik Bersertifikat seperti milik Doxee memungkinkan untuk mengelola sejumlah besar proses dan data terkait ini dengan cara yang sederhana dan menyeluruh.

Data ini, pada gilirannya, adalah sesuatu yang harus dieksploitasi untuk meningkatkan proses dan semakin menyempurnakan pengetahuan tentang basis pelanggan Anda.

Langkah terakhir adalah sebagai berikut: meningkatkan pengetahuan pelanggan perusahaan berarti memiliki kesempatan untuk terus meningkatkan komunikasi Anda, membuatnya semakin disesuaikan dengan penerima, sehingga semakin efektif dan personal.

Singkatnya: semuanya bisa cocok bersama dalam lingkaran yang bajik .Penghematan waktu dan uang. Peningkatan keamanan dan keandalan. Kepatuhan dengan standar Eropa yang semakin ditentukan. Nilai hukum. Pengumpulan data bedah. Komunikasi yang lebih baik. Manfaatnya sangat besar; dan pandangannya selalu menang-menang, bagi perusahaan dan pelanggan mereka.