Memastikan Kelangsungan Bisnis Dengan Layanan Escrow Perangkat Lunak

Memastikan kelangsungan bisnis adalah prioritas utama bagi organisasi mana pun. Terkait perangkat lunak, ini berarti memastikan perusahaan Anda dapat terus beroperasi tanpa gangguan jika terjadi pemadaman listrik atau bencana. Cara terbaik untuk melakukannya adalah melalui escrow perangkat lunak, yang menyimpan salinan cadangan aplikasi dan data paling penting Anda ke lokasi yang aman.

Memastikan Kelangsungan Bisnis dengan Layanan Escrow Perangkat Lunak

Kelangsungan bisnis adalah bagian penting dari strategi organisasi mana pun, namun sering kali diabaikan. Saat Anda mempertimbangkan cara melindungi bisnis Anda dari risiko yang terkait dengan ketergantungan perangkat lunak, layanan GetTrusted Escrow Plus dapat menjadi pilihan yang sangat baik.

Mari kita lihat apa itu escrow perangkat lunak dan mengapa ia bekerja dengan baik untuk memastikan kelangsungan bisnis di dunia yang didorong oleh teknologi saat ini.

Pentingnya Keberlangsungan Bisnis

Kesinambungan bisnis adalah praktik untuk memastikan bahwa organisasi Anda dapat terus beroperasi, bahkan ketika terjadi bencana. Manfaat kelangsungan usaha antara lain:

• Mengurangi downtime dan kerugian bagi bisnis
• Peningkatan produktivitas bagi karyawan
• Perlindungan terhadap bencana alam dan ancaman lainnya (seperti pelanggaran keamanan)

Jika Anda tidak mempunyai rencana untuk menghadapi situasi seperti ini, Anda bisa kehilangan sejumlah besar uang, waktu, dan sumber daya dan ini bahkan tidak memperhitungkan apa yang mungkin terjadi jika seseorang terluka dalam keadaan darurat. !

Risiko Terkait dengan Ketergantungan Perangkat Lunak

Seperti yang Anda ketahui, escrow perangkat lunak adalah cara untuk mengurangi risiko ketergantungan perangkat lunak. Ini melibatkan penyimpanan data penting dan aplikasi bisnis perusahaan Anda di server yang aman serta menyediakan akses ke data tersebut jika terjadi keadaan darurat. Hal ini dapat berguna jika terjadi sesuatu pada sistem komputer Anda, jika sistem tersebut rusak karena malware atau jika sistem tersebut sudah usang dan perlu diganti.

Seperti namanya, layanan escrow bertindak sebagai perantara antara dua pihak (dalam hal ini, Anda) yang ingin menjalankan bisnis bersama namun ingin saling percaya sepenuhnya dalam jangka waktu lama; oleh karena itu mereka setuju dengan pihak ketiga independen yang dikenal sebagai “agen escrow” atau “pemegang escrow” yang mengharuskan dipenuhinya kondisi tertentu sebelum salah satu pihak menerima apa yang telah mereka bayarkan (dalam hal ini: perangkat lunak). Singkatnya: Mereka menyimpan uangnya pada orang lain yang akan menyimpannya sampai semuanya berjalan lancar di antara mereka berdua; jika tidak, dana tersebut akan segera dikembalikan tanpa penalti apa pun dari pihak mana pun yang terlibat!

Bagaimana Perangkat Lunak Escrow Bekerja

Escrow perangkat lunak adalah pengaturan kontrak antara vendor perangkat lunak dan pelanggan. Ini adalah perjanjian hukum yang menjamin hak pelanggan untuk menggunakan perangkat lunak, bahkan jika vendor gulung tikar atau gagal memberikan dukungan untuk perangkat lunak tersebut.

Hal yang paling umum terjadi adalah ketika Anda membeli sesuatu seperti Microsoft Office atau Adobe Creative Cloud, ini adalah layanan berlangganan yang diperpanjang secara otomatis kecuali Anda membatalkannya, jadi kemungkinan besar layanan tersebut akan tersedia setidaknya hingga tahun 2020 (dan mungkin lebih lama). Namun apa yang terjadi jika besok Microsoft memutuskan bahwa mereka ingin semua orang menggunakan Office 365? Atau bagaimana jika Adobe memutuskan tidak lagi membutuhkan pelanggannya saat ini? Anda akan terjebak tanpa semua langganan itu!

Di situlah peran escrow: Dengan memasukkan lisensi Anda ke escrow dengan penyedia layanan pihak ketiga independen seperti EscrowMyApps, kami memastikan bahwa jika terjadi sesuatu dengan salah satu pihak yang terlibat dalam pengaturan kami, apakah saya akan gulung tikar atau klien saya menginginkan akses kembali ke akun mereka, kami masih memiliki lisensi tersebut yang siap diambil oleh siapa pun yang membutuhkannya berikutnya!

Manfaat Perangkat Lunak Escrow

Escrow perangkat lunak adalah layanan yang menjamin kelangsungan bisnis dengan mengurangi risiko, mengurangi biaya, dan meningkatkan kecepatan rilis.

Layanan escrow perangkat lunak menawarkan banyak manfaat:

• Menjamin kelangsungan bisnis dengan memastikan perangkat lunak Anda selalu tersedia saat Anda membutuhkannya.
• Meminimalkan biaya dengan mengurangi kebutuhan penyimpanan di luar lokasi yang mahal atau sistem redundan lainnya.
• Meningkatkan kecepatan rilis dengan memungkinkan Anda mengaktifkan kembali aplikasi dengan cepat setelah pemadaman tanpa harus membangunnya kembali dari awal (yang dapat memakan waktu berminggu-minggu).

Memilih Penyedia Layanan Escrow Perangkat Lunak yang Tepat

Memilih penyedia layanan escrow perangkat lunak yang tepat sangat penting untuk memastikan ketersediaan aset terpenting Anda. Berikut beberapa hal yang harus Anda cari dari calon pasangan:

• Pengalaman dengan industri dan perangkat lunak Anda. Penyedia layanan terbaik memiliki pengalaman bekerja dengan perusahaan serupa dengan Anda, sehingga mereka dapat memahami dan memenuhi kebutuhan unik bisnis Anda. Mereka mungkin juga memiliki keahlian di industri atau bidang tertentu seperti layanan kesehatan atau keuangan, yang berarti mereka akan mengetahui cara menerapkan solusi perangkat lunak yang memenuhi standar kepatuhan di bidang tersebut.
• Pengalaman dengan vendor perangkat lunak Anda. Jika Anda mengandalkan aplikasi yang dikembangkan oleh perusahaan lain (vendor pihak ketiga), maka kedua belah pihak harus merasa nyaman bekerja sama sebelum menandatangani kontrak atau perjanjian apa pun karena hubungan ini kemungkinan akan bertahan lebih lama dibandingkan kebanyakan hubungan bisnis lainnya dan bahkan mungkin mencakup beberapa generasi. karyawan! Pastikan kedua belah pihak merasa percaya diri dalam mengalokasikan sumber daya untuk menjaga kesinambungan pada saat dukungan teknis mungkin tidak tersedia karena keadaan yang tidak terduga seperti bencana alam/gempa bumi, dll., sehingga tidak terjadi kejutan ketika terjadi kesalahan yang tidak terduga. untuk pemadaman yang tidak direncanakan, dll.

Menyiapkan Perjanjian Escrow Perangkat Lunak

Perjanjian escrow perangkat lunak adalah dokumen yang menetapkan syarat dan ketentuan layanan escrow. Penting untuk menyertakan informasi tertentu dalam perjanjian Anda, seperti:

• Nama bisnis atau organisasi Anda dan alamatnya
• Deskripsi perangkat lunak yang disimpan ke escrow
• Daftar semua pihak yang terlibat (Anda, vendor Anda, dan/atau pengacara mereka)
• Jumlah yang Anda bayarkan untuk deposit ini (jika ada)

Ketentuan Pelepasan Escrow

• Ketentuan pelepasan escrow adalah persyaratan hukum yang harus dipenuhi sebelum escrow dapat dilepaskan kepada pemiliknya.
• Ketentuan pelepasan escrow memastikan bahwa dana tidak dikeluarkan ke pihak ketiga sampai kondisi tertentu terpenuhi. Misalnya, jika Anda menjual bisnis Anda dan setuju untuk memasukkan hasilnya ke escrow sampai pembeli menyelesaikan pelatihan tentang cara menjalankannya, maka ini akan menjadi contoh kondisi pelepasan escrow. Manfaat memiliki persyaratan seperti itu adalah mencegah penipuan atau pencurian dengan memastikan bahwa hanya seseorang yang memenuhi persyaratan tertentu yang dapat mengakses uang Anda dari rekening escrow; namun, ada juga risiko yang terkait dengan penetapan persyaratan semacam ini karena persyaratan tersebut mungkin tidak selalu berlaku di pengadilan jika terjadi perselisihan mengenai apakah persyaratan tersebut dipenuhi (atau bahkan apakah persyaratan tersebut dapat dianggap sah). Untuk segala jenis perjanjian hukum yang melibatkan perusahaan pihak ketiga seperti milik kami (dan terutama yang melibatkan sejumlah besar uang), kami sarankan untuk berkonsultasi dengan pengacara Anda terlebih dahulu sebelum menyelesaikan apa pun sehingga dia dapat memberi saran jenis perjanjian apa yang paling sesuai. melindungi kepentingan kedua belah pihak sambil tetap dapat ditegakkan berdasarkan hukum yang berlaku.

Proses Pelepasan Escrow

Agen escrow bertanggung jawab untuk mengeluarkan dana kepada penjual. Agen escrow akan memverifikasi bahwa semua persyaratan pelepasan telah dipenuhi, termasuk:

• Penyelesaian pengujian dan penerimaan oleh pembeli
• Pembayaran segala biaya atau beban terutang yang harus dibayar berdasarkan Perjanjian ini, termasuk namun tidak terbatas pada pajak apa pun yang harus dibayar oleh Pembeli sehubungan dengan Perjanjian ini (seperti pajak penjualan)

Apabila seluruh syarat telah terpenuhi dan tidak terjadi perselisihan antara Pembeli dan Penjual, maka akan diterbitkan surat instruksi oleh Agen Escrow yang memerintahkan banknya untuk mentransfer dana dari Rekening Escrow ke Rekening Penjual.

Pengujian dan Verifikasi

Setelah Anda memiliki perjanjian dasar, inilah waktunya untuk mengujinya. Proses ini harus mencakup pengujian perjanjian escrow dan verifikasi bahwa perjanjian tersebut dapat dilaksanakan. Anda juga ingin memverifikasi bahwa perjanjian escrow sesuai dengan perjanjian awal Anda dan tidak mengandung ketentuan apa pun yang membuatnya tidak dapat dilaksanakan. Pengacara yang menyusun dokumen-dokumen ini harus dapat membantu proses ini serta memberikan panduan mengenai isu-isu lain yang berkaitan dengan perencanaan kelangsungan bisnis termasuk:

• Berapa banyak informasi yang harus dimasukkan dalam rencana darurat (jika listrik padam)?
• Bagaimana kita berkomunikasi satu sama lain selama keadaan darurat?
• Apa yang terjadi jika karyawan kunci tidak dapat hadir setelah suatu peristiwa terjadi?

Pertimbangan Hukum dan Kepatuhan

Perjanjian escrow perangkat lunak adalah kontrak hukum, dan ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan saat menyusun perjanjian escrow. Pertama dan terpenting, penting untuk mengetahui undang-undang apa yang berlaku di yurisdiksi Anda karena undang-undang tersebut akan menentukan bagaimana Anda harus menyusun perjanjian Anda. Misalnya, California memiliki peraturan khusus tentang bagaimana jenis perjanjian tertentu harus ditulis agar dapat diterapkan di sana; jika Anda gagal mematuhi persyaratan ini saat menyusun perjanjian escrow berdasarkan hukum California (atau yurisdiksi lainnya), maka perjanjian tersebut mungkin tidak dapat diterapkan sama sekali di negara bagian tersebut!

Selain memahami undang-undang mana yang berlaku di setiap yurisdiksi tempat Anda beroperasi atau berencana melakukan bisnis suatu hari nanti, Anda juga harus terus mengikuti perubahan yang mungkin memengaruhi undang-undang tersebut dari waktu ke waktu, seperti undang-undang baru yang diperkenalkan atau undang-undang yang ada diubah sehingga informasi baru dapat diperoleh. tidak membuat semua orang lengah di kemudian hari ketika masalah muncul semata-mata karena tidak ada yang menyadari apa yang sedang terjadi hingga semuanya terlambat.

Kesimpulan

Jika bisnis Anda bergantung pada perangkat lunak, penting untuk memiliki rencana pemulihan bencana yang solid. Layanan escrow perangkat lunak dapat membantu memastikan bahwa Anda memiliki akses ke data dan program Anda jika terjadi masalah dengan sistem atau jaringan komputer Anda. Layanan ini juga berguna jika Anda perlu meningkatkan lisensi perangkat lunak atau mengganti komponen perangkat keras di perusahaan Anda.