Semua Tentang Sistem Manajemen Pesanan eCommerce (OMS)

Sekarang setiap toko online kecil bermimpi tumbuh menjadi pasar. Namun dalam proses pertumbuhan, muncul masalah penskalaan yang membutuhkan otomatisasi sistem. Salah satu kesulitan tersebut adalah mekanisme untuk mengendalikan pesanan. Dan ketika akuntansi Excel mulai menyebabkan beberapa masalah, itu digantikan oleh sistem manajemen pesanan (OMS). Statistik Forrester memperkirakan bahwa pengeluaran global untuk perangkat lunak OMS akan meningkat menjadi sekitar $1,9 miliar pada tahun 2026. Artikel ini akan membahas apa itu sistem manajemen pesanan (OMS) dan mengapa toko online tidak dapat berjalan tanpanya.

Masalah Dengan Manajemen Pesanan Di Sebagian Besar Toko Online eCommerce

Mengelola pesanan dalam jumlah besar di toko online tanpa sistem manajemen pesanan eCommerce (OMS) menghadirkan tantangan tertentu. Masalah utama adalah sebagai berikut:

• Kesalahan dan penipuan sepele dapat terjadi dengan koordinasi yang membingungkan antar departemen. Pemindahan pesanan secara terus-menerus dari satu tangan ke tangan lain jelas tidak kondusif untuk pekerjaan staf yang bertanggung jawab.
• Kurangnya pengawas transaksi secara keseluruhan . Seorang karyawan hanya melihat salah satu tahapan pemrosesan pesanan. Dalam hal ini, tidak ada yang memiliki gambaran umum tentang sistem. Logika umum yang terputus dapat menyebabkan redundansi tindakan, peningkatan biaya, dan penurunan rata-rata kepuasan pelanggan terhadap layanan.
• Kurangnya kemampuan untuk menyinkronkan pengiriman, pengantaran, dan kebutuhan minimum pelanggan mengakibatkan tingginya biaya logistik.
• Kesulitan dalam menangani situasi non-rutin . Misalnya, ketika ada penyortiran di gudang, dan produk yang dibutuhkan pelanggan justru hilang. Penting bagi pelanggan untuk diberi tahu secara tepat waktu dan menawarkan beberapa opsi untuk tindakan lebih lanjut.
• Jumlah persediaan yang tidak rasional di gudang atau gerai ritel untuk memenuhi pesanan. Jika pelanggan ingin mengambil barang, dia dapat menghemat pengemasan dan pengiriman. Tanpa sistem OMS, penerapan skema semacam itu bermasalah.

Menerapkan bahkan OMS dasar akan memungkinkan wirausahawan menghindari sebagian besar masalah di atas.

Tempat OMS Dalam Skema Operasional Toko Online

Meluncurkan toko online yang sukses tanpa mengotomatiskan pekerjaannya hampir tidak mungkin. Perencanaan pembelian dan iklan, akuntansi pengembalian, perhitungan pendapatan/pengeluaran, dan pembayaran – pengelolaan proses ini sekarang dibangun ke dalam fungsionalitas dasar situs atau disediakan oleh modul plug-in.

Biasanya, toko online diotomatisasi menggunakan sistem berikut:

• Akuntansi barang: PIM
• Bekerja dengan pesanan: OMS
• Interaksi dengan pelanggan: CRM

Dalam daftar ini, bekerja dengan pesanan memberi bisnis keuntungan. Agar pelanggan mendatangkan keuntungan, Anda harus mengelola pergudangan, logistik, pengiriman, pengiriman, dan tahapan pemesanan lainnya secara tepat dan efisien. Sistem manajemen pesanan e-niaga dibuat untuk tujuan ini.

Siklus Hidup Pesanan

Tahapan pemesanan sangat bergantung pada spesifikasi toko online. Rantai status dasar ditunjukkan di bawah ini:

1. Pembuatan pesanan : Tahap ini terbentuk dalam antarmuka interaksi dengan pelanggan: aplikasi seluler, pusat panggilan, pasar, dan lainnya. Hasilnya adalah order yang masuk ke OMS.

2. Pra-pemrosesan pesanan : Proses ini sering mencakup tindakan berikut:

• Mengklarifikasi ketersediaan barang dari supplier atau in stock
• Koordinasi komposisi akhir pesanan, jika ada yang kehabisan stok, bisa diganti
• Memeriksa kebenaran alamat dan kemungkinan melakukan pengiriman dengan metode yang dipilih
• Memeriksa pembayaran

3. Perakitan, pengepakan, dan pengalamatan : Pada akhir tahap ini, toko online memiliki paket yang dikemas dengan label untuk identifikasi dan pengiriman.

4. Pengiriman : Kemungkinan pemantauan tahap ini dinegosiasikan dengan perusahaan logistik.

5. Hasil pengiriman : Paket diterima atau dikembalikan.

Sistem manajemen pesanan (OMS) harus memungkinkan Anda untuk mengelola pesanan sepanjang siklus hidupnya dari pembentukan pesanan hingga pemenuhan atau pengembalian.

Berbagai sistem manajemen pesanan

Mari kita lihat semua kemungkinan cara untuk mengelola pesanan yang tersedia untuk toko online.

1. Manajemen pesanan manual

Jika toko online hanyalah pelengkap bisnis utama, pertama kali Anda dapat memasukkan akuntansi pesanan secara manual di Excel dan bahkan di buku catatan. Tetapi dengan 2 atau 3 pesanan sehari, metodologi ini menjadi sangat memakan waktu.

Mempertahankan relevansi tabel secara terus-menerus dan menambahkan pesanan baru secara manual terkadang akan menyebabkan kesalahan. Dan jika pekerjaan dengan dokumen melibatkan 2 orang pada saat yang sama, masalah mulai meningkat seperti longsoran salju. Oleh karena itu, jika volume penjualan meningkat atau Anda mempekerjakan pekerja, Anda tidak dapat melakukannya tanpa otomatisasi manajemen pesanan.

2. Perangkat lunak khusus untuk manajemen pesanan

Sistem manajemen pesanan khusus tersebut dicirikan oleh keserbagunaannya. Mereka dapat secara bersamaan terhubung ke beberapa toko online yang dibangun di atas platform yang berbeda. Perangkat lunak semacam itu adalah bagian dari infrastruktur TI perusahaan dan seringkali tidak hanya menyediakan tugas manajemen pesanan tetapi juga fungsi pengisian ulang otomatis.

Kerugian dari perangkat lunak manajemen pesanan khusus adalah tingginya biaya pemeliharaannya dan kemungkinan kesalahan dalam sinkronisasi data.

3. Sistem ERP dengan fungsi manajemen pesanan

Sistem ERP adalah solusi komprehensif untuk bisnis, yang mengintegrasikan hampir semua aplikasi akuntansi suatu perusahaan: kepegawaian, komoditas, akuntansi, klien, dan lainnya. ERP memungkinkan tidak hanya untuk menyusun data tetapi juga untuk mengatur proses bisnis pada saat yang bersamaan.

Secara alami, otomatisasi penuh dari toko online besar akan menghabiskan banyak uang dan akan membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk diterapkan. Sistem ERP akan mewujudkan efektivitas biayanya hanya dalam jangka panjang. Dalam pekerjaan situs web kecil, sistem seperti itu tidak digunakan.

Peralihan dari satu jenis OMS ke jenis lainnya biasanya terjadi secara organik seiring dengan pertumbuhan skala bisnis.

Fitur sistem manajemen pesanan eCommerce (OMS)

Otomasi manajemen pesanan memiliki banyak segi, dan kemampuannya sangat bergantung pada platform tempat toko online dibangun. Mari pertimbangkan fitur penting yang harus dimiliki OMS:

1. Menerima dan menghasilkan pesanan : Perusahaan menggunakan OMS untuk mengotomatiskan permintaan pembelian yang masuk melalui berbagai saluran. Pelanggan dapat memesan barang melalui telepon, melalui jejaring sosial, atau toko online, tetapi sebagai hasilnya, semua informasi terkumpul di satu tempat.

2. Manajemen inventaris : OMS memungkinkan Anda melacak tahapan pergerakan komoditas tertentu dan merencanakan pembelian berdasarkan data ini.

3. Kontrol pengiriman : Akses ke OMS dapat diberikan kepada perusahaan 3PL pihak ketiga, yang memungkinkan Anda untuk menjamin pengiriman dan selalu menentukan tempat terbaik untuk pengiriman.

4. Manajemen pengembalian dan garansi : Sistem manajemen pesanan memungkinkan Anda menghapus barang dagangan, melacak pengembalian paket, mengembalikan uang, dan membantu menyelesaikan proses lainnya.

5. Manajemen tindakan manajer : OMS harus mampu menanggapi pemicu tertentu dan menghasilkan tugas untuk staf. Misalnya, jika pengiriman lebih dari 2 minggu, garis pesanan menjadi merah dan perlu diperhatikan.

Pemicu juga dapat digunakan dalam situasi rutin. Misalnya, memindahkan pesanan ke status "Dibayar" dapat memberi sinyal kepada penjaga toko untuk mulai membuat parsel. Sistem pemicu mengurangi kebutuhan interaksi staf, menghemat waktu.

Bagaimana toko eCommerce menghemat waktu dengan OMS?

Pertimbangkan algoritme klasik tindakan manajer saat bekerja di toko online non-otomatis:

1. Menerima pesanan di panel admin toko online
2. Tinjauan proses pembayaran di bank
3. Pengiriman barang dalam software khusus
4. Memasukkan pesanan di situs web layanan pengiriman
5. Back-to-back di panel admin dan perubahan status pesanan secara manual

Setelah menerapkan sistem manajemen pesanan eCommerce yang berfungsi penuh, operasi di atas dapat dilakukan dalam satu jendela.

Manfaat utama dari sistem manajemen pesanan eCommerce

Tujuan dari bisnis apa pun adalah untuk menghasilkan keuntungan, jadi tujuan akhir penggunaan OMS adalah untuk meningkatkan pendapatan. Itu dicapai dengan cara-cara berikut:

• Optimalisasi manajemen inventaris memungkinkan mengarahkan dana yang dikeluarkan untuk memperluas bermacam-macam.

• Meningkatkan kualitas layanan pelanggan dan mengurangi kesalahan pengiriman meningkatkan kemungkinan pembelian berulang yang dapat meningkatkan penjualan toko online secara keseluruhan.

• Melayani beberapa saluran penjualan dalam satu antarmuka menawarkan lebih banyak pilihan kepada pelanggan untuk membeli dan mengirimkan produk.

• Mengurangi staf dengan mengotomatiskan proses dan tidak perlu mempekerjakan orang tambahan saat penjualan meningkat.

• Meminimalkan biaya pengiriman dengan memilih opsi yang paling ekonomis yang dapat diterima oleh pelanggan.

• Otomasi dan sinkronisasi informasi selama penempatan pesanan menghindari kesalahan logis yang membutuhkan waktu dan sumber daya manusia yang signifikan untuk dihilangkan.

• Analisis hasil penjualan dalam hal kondisi pengiriman dan pembayaran memungkinkan Anda menyusun persyaratan yang lebih menarik bagi pelanggan dan, pada akhirnya, meningkatkan penjualan.

Manfaat finansial menggunakan OMS sudah jelas, meskipun penyiapan awalnya membutuhkan waktu dan uang.

Kriteria pemilihan untuk sistem manajemen pesanan eCommerce

Saat memilih OMS untuk toko online, Anda harus memperhatikan faktor-faktor berikut:

1. Kemampuan integrasi : OMS harus diintegrasikan dengan mulus ke sebagian besar platform untuk toko online, menyediakan pengelolaan pesanan yang nyaman. Selain itu, aplikasi harus mendukung pertukaran informasi dengan elemen situs web lainnya – modul pembayaran, pengiriman, dan lainnya.

2. Multisaluran: Diharapkan OMS dapat memusatkan penjualan melalui berbagai saluran: situs web, pasar, jejaring sosial, dan sebagainya. Ini memungkinkan Anda menggabungkan semua data di satu tempat dan membentuk satu antarmuka untuk analisis.

3. Skalabilitas: Ukuran bisnis eCommerce jarang stabil. Itu sebabnya OMS memungkinkan pemrosesan aliran pesanan yang jauh lebih besar daripada yang sudah ada.

4. Peramalan dan pelaporan: OMS yang baik harus membantu menganalisis penjualan dan memperingatkan tentang potensi masalah. Misalnya, sistem dapat memprediksi kekurangan produk setelah periode tertentu dengan mengevaluasi dinamika status pesanan.

5. Otomatisasi: Sistem manajemen pesanan eCommerce harus menyederhanakan operasi rutin harian dan mengurangi jumlah personel. Selain itu, otomatisasi harus menyederhanakan prosedur pembelian yang rumit, menganalisis sisa barang yang terjual, dan membuat laporan berkala.

6. Personalisasi: API sistem manajemen pesanan eCommerce harus tersedia untuk integrasi dengan modul situs lainnya. Lagipula, tidak ada yang tahu aplikasi berguna apa yang perlu dihubungkan dalam satu bulan atau satu tahun pengoperasian toko online.

OMS yang efisien dan tangguh bukan lagi barang mewah, melainkan kebutuhan dalam dunia eCommerce yang dinamis. Kriteria kami akan membantu Anda memilih atau mengembangkan sistem manajemen pesanan eCommerce terbaik.

Kesimpulan

Otomatisasi manajemen pesanan adalah langkah yang tidak dapat dihindari yang dihadapi setiap toko online. Sistem manajemen pesanan eCommerce (OMS) memainkan peran penting dalam merampingkan dan mengoptimalkan proses pemenuhan pesanan untuk bisnis online. Ini berfungsi sebagai hub terpusat yang memungkinkan pesanan, inventaris, dan manajemen data pelanggan yang efisien, menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan dan peningkatan efisiensi operasional.