4 Cara Otomasi Dokumen Dapat Meningkatkan Bisnis Anda

Menangani dokumen untuk mengembangkan proses otomatisasi ML adalah tugas yang kompleks. Ini tidak sesederhana mengklik beberapa tombol di komputer Anda! Ini terdiri dari banyak tugas, masing-masing melibatkan beberapa langkah yang sering membutuhkan kerja manual. Itu berlaku untuk semua jenis dokumen, termasuk formulir pemesanan, proposal penjualan, memo, dan kontrak. Mari kita pahami apa yang dimaksud dengan otomatisasi dokumen.

Apa itu otomatisasi dokumen?

Otomatisasi dokumen adalah penerapan alur kerja dan sistem untuk merampingkan tugas terkait dokumen. Tugas-tugas ini mungkin termasuk membuat, mengirim, menyimpan, mengarsipkan, dan membuat anotasi dokumen.

Sistem otomatisasi dokumen dapat hadir dalam berbagai bentuk—secara manual, atau dengan aplikasi, platform, atau perangkat lunak dalam banyak kasus. Pertama, alat tertentu dapat memiliki banyak fitur untuk membantu dalam berbagai tugas, sementara pengembang merancang alat lain untuk membantu satu tugas terkait dokumen. Alat anotasi dokumen, misalnya, akan terdiri dari sebagian besar fitur yang memungkinkan Anda memasukkan komentar dan komentar dengan mudah, atau catatan pada dokumen saat membuat anotasi.

Direkomendasikan untuk Anda: Alur Kerja vs BPM: Manakah Alat Otomasi Bisnis Terbaik?

Cara otomatisasi dokumen dapat meningkatkan bisnis Anda

Satu hal yang umum di antara platform pelabelan data ini adalah bahwa semuanya dapat membantu meningkatkan bisnis, meskipun dengan cara yang berbeda. Berikut adalah empat cara mengotomatiskan manajemen dokumen Anda yang berpotensi membantu bisnis Anda:

1. Ini meminimalkan kemungkinan kesalahan manusia

'Kesalahan manusia' mengacu pada tindakan yang dilakukan aktor tanpa sengaja. Sederhananya, itu adalah hasil atau kesalahan yang tidak diinginkan yang terjadi karena ketidaksempurnaan manusia, itulah namanya.

Karena banyaknya kesalahan, beberapa orang meremehkan dampaknya terhadap bisnis. Namun, Anda harus ingat bahwa itu salah satu alasan kinerja buruk perusahaan. Faktanya, menurut laporan analisis dari Marketwire, kesalahan manusia merugikan bisnis Inggris dan AS sebesar 37 miliar dolar pada tahun 2008.

Untuk memberikan gambaran yang lebih baik tentang dampak kesalahan manusia, berikut adalah beberapa contoh kesalahan manusia yang secara khusus melibatkan tugas terkait dokumen:

• Ketika seorang karyawan mengetikkan informasi yang salah dalam sebuah dokumen , hal itu dapat menyebabkan kesalahpahaman yang harus diluruskan oleh staf tersebut. Alhasil, waktu transaksi bisa lebih lama, sehingga mengurangi jumlah transaksi per hari.
• Ketika seorang karyawan mengirim dokumen ke alamat email atau tempat yang salah , dapat mengakibatkan kebocoran data. Kebocoran data kemudian akan membahayakan keamanan bisnis Anda.
• Ketika seorang karyawan secara tidak sengaja menghapus dokumen tersebut , mereka harus memprosesnya lagi. Alih-alih mengerjakan tugas baru, karyawan tersebut akan menghabiskan waktu terbatas mereka untuk tugas yang sama yang seharusnya sudah mereka selesaikan sejak lama, sehingga mengurangi produktivitas.

Meskipun skenarionya berbeda, semua ini mengarah pada satu fakta — kesalahan manusia mengurangi indikator kinerja utama atau KPI, dan itu bisa berdampak buruk bagi bisnis. Sayangnya, tidak mungkin untuk sepenuhnya menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia. Lagi pula, 'berbuat salah adalah manusia,' tetapi itulah yang harus Anda lakukan. Daripada mengandalkan manusia, Anda bisa mengandalkan sistem.

Sistem otomatisasi dokumen atau alur kerja meniadakan kebutuhan input manusia, memungkinkan Anda untuk secara drastis mengurangi atau bahkan mungkin menghilangkan kemungkinan segala jenis kesalahan manusia.

2. Otomasi dapat memaksimalkan keamanan dokumen

Siklus hidup dokumen mewakili berbagai tahapan yang harus dilalui dokumen dari pembuatannya hingga pembuangan akhir, atau dalam beberapa kasus, "arsip". Siklus hidup dapat bervariasi dari satu dokumen ke dokumen lainnya, tetapi harus terdiri dari lima tahap berikut:

Pembuatan Dokumen

Ini juga dikenal sebagai pembuatan dokumen, yaitu saat sistem membuat file di komputer. Dokumen biasanya dimulai sebagai salinan template.

Majelis Dokumen

Ini adalah saat sistem mengumpulkan data atau input yang diperlukan seperti nama, tanggal, dan nomor untuk mengubah salinan template menjadi dokumen unik.

Penyimpanan Dokumen

Ini adalah saat sistem mentransfer dokumen yang sudah selesai ke penerima, seperti klien atau pelanggan. Itu juga memindahkan dokumen ke penyimpanan yang aman, biasanya penyimpanan cloud di server yang aman atau lokasi penyimpanan di dalam sistem itu sendiri.

Manajemen Dokumen

Ini melibatkan pengorganisasian sejumlah besar dokumen untuk memastikan pengguna dapat dengan mudah menemukan dokumen yang mereka cari di dalam sistem sesuai kebutuhan.

Arsip Dokumen

Pengarsipan atau pembuangan dokumen adalah tahap di mana Anda harus memutuskan apakah Anda akan membuang dokumen sepenuhnya atau hanya mengarsipkannya. Tahapan ini bersifat opsional dan hanya diperlukan jika dokumen tidak diperlukan lagi dan/atau jika keberadaannya dapat menimbulkan masalah.

Tidak peduli seberapa efisien alur kerja Anda, akan selalu ada celah di antara setiap tahapan ini. Misalnya, akan ada jeda antara saat Anda membuat dokumen dan saat Anda mentransfernya ke lokasi penyimpanan yang aman. Dan celah itu bisa menjadi peluang bagi peretas untuk masuk ke sistem Anda dan mencuri dokumen, khususnya datanya. Para ahli menyebut teknik ini intersepsi data, di mana peretas mencegat data selama transmisi.

Ini adalah teknik yang efektif terutama karena data paling rentan selama transmisi kecuali memiliki semacam enkripsi data. Pada dasarnya itulah yang ditawarkan otomatisasi dokumen.

Kecepatan dan keamanan adalah dua karakteristik utama dari sistem otomasi dokumen. Mereka dapat melewati lima tahap siklus hidup dokumen tanpa memberikan waktu kepada penjahat dunia maya untuk mencuri data Anda. Sebagian besar platform juga memiliki teknologi enkripsi jika terjadi pelanggaran data, yang pada dasarnya menjamin bahwa dokumen Anda, dan data di dalamnya tetap aman dan terlindungi.

Karena satu serangan dunia maya dapat merugikan bisnis kecil hingga USD$38.000, mencegahnya terjadi dapat sangat membantu bisnis Anda karena dapat meminimalkan potensi kerugian.

Anda mungkin menyukai: 11 Perangkat Lunak Pengeditan Dokumen Luar Biasa yang Dapat Anda Gunakan Sekarang.

3. Meningkatkan moral karyawan, kepuasan, dan produktivitas

Penanganan dokumen adalah pekerjaan yang berulang dan memakan waktu. Anda harus mengisi lusinan kolom, menyalin-tempel informasi perusahaan, dan memeriksa kesalahan, antara lain. Meskipun tidak langsung terlihat, alur kerja monoton yang dibutuhkan penanganan dokumen pada akhirnya akan menurunkan moral karyawan, kepuasan, dan, pada akhirnya, produktivitas.

Anda dapat mengaitkan fakta ini dengan banyak faktor, tetapi sebagian besar terjadi karena mereka tidak merasakan pencapaian dari apa yang mereka lakukan untuk mencari nafkah. Itu terutama berlaku untuk pekerja kantoran. Otomatisasi dokumen memungkinkan Anda menghilangkan tugas berulang tersebut saat Anda mulai mengandalkan platform otomatis untuk tugas terkait dokumen. Ini dapat menghasilkan dua manfaat utama.

Pertama-tama, ini memungkinkan Anda memanfaatkan bakat dan keterampilan karyawan Anda dengan lebih baik, yang pada gilirannya meningkatkan profitabilitas. Kedua, mereka lebih cenderung merasakan pencapaian karena mereka tidak terlibat dalam aktivitas yang tidak dapat dilakukan sembarang orang, memaksimalkan produktivitas mereka.

Studi juga menunjukkan bahwa menggunakan perangkat lunak, sistem, atau teknologi lainnya untuk operasi bisnis dapat menarik talenta ahli teknologi yang dapat berfungsi sebagai aset besar bagi perusahaan Anda.

4. Otomatisasi dokumen menghemat waktu Anda

Ungkapan 'waktu adalah uang' berlaku untuk banyak situasi, tetapi berlaku dua kali lipat dalam menjalankan bisnis. Waktu adalah faktor yang berkontribusi terhadap pendapatan perusahaan.

Ambil perusahaan lukisan, misalnya. Bahkan jika Anda memiliki seribu klien, tidak mungkin menghasilkan jutaan dolar dalam semalam saja. Ini karena, seperti halnya uang, waktu Anda terbatas.

Itu sebabnya pemilik bisnis mempekerjakan karyawan. Ini adalah cara terbaik untuk memperpanjang waktu yang dapat dihabiskan bisnis untuk menghasilkan pendapatan. Namun, ada cara lain untuk memperpanjang waktu Anda. Secara khusus, Anda dapat menemukan cara untuk meminimalkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Menggunakan contoh perusahaan pengecatan sebelumnya, daripada menulis kutipan secara manual, pemilik dapat menggunakan aplikasi kutipan. Ini mungkin memerlukan biaya, tetapi dapat mengubah tugas 10 menit menjadi tugas 1 menit, memberi pemilik lebih banyak waktu untuk dihabiskan untuk hal lain. Itulah salah satu ide utama di balik otomatisasi dokumen, untuk mengubah tugas yang memakan waktu menjadi tugas yang cepat.

Contoh:

Di bawah ini adalah beberapa contoh cara sistem otomasi dokumen dapat menghemat waktu Anda:

• Itu dapat memasukkan informasi perusahaan Anda jika diperlukan.
• Itu dapat menempatkan tanggal saat ini di bidang yang sesuai.
• Itu dapat memeriksa kesalahan tata bahasa dan ejaan (ideal untuk dokumen hukum).
• Ini dapat mencari ketidakkonsistenan antara berbagai jenis data (yaitu, saat menghitung biaya total produk dan layanan yang diberikan dalam kutipan atau perkiraan).

Sejelas mungkin manfaatnya, orang cenderung meremehkan pentingnya menghemat waktu dalam bisnis. Namun penting untuk diingat bahwa alat otomasi dapat menghemat jutaan dolar bagi perusahaan dengan menghemat waktu. Tidak ada alasan untuk tidak percaya otomatisasi dokumen dapat melakukan hal yang sama. Bagaimanapun, ini adalah alat otomasi dan salah satu yang paling berguna saat itu.

Anda mungkin juga menyukai: Bagaimana Bisnis Anda Dapat Berkembang dengan Menggunakan 9 Strategi Peluncuran Produk Ini?

Menutup pikiran

Tidak dapat disangkal bahwa otomatisasi dokumen adalah teknologi yang sangat berguna untuk bisnis. Tapi seperti kebanyakan sistem, ia hadir dengan tantangannya sendiri. Sebagai permulaan, ini tidak mudah diterapkan, karena membutuhkan keterampilan dan teknologi khusus untuk membuatnya dengan benar. Selain itu, diperlukan waktu beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu untuk menyiapkannya sepenuhnya. Namun, begitu Anda melakukannya, manfaat yang dapat Anda peroleh tidak sebanding dengan tantangan ini. Singkatnya, ini jelas merupakan investasi yang berharga.

Referensi

1. Pusat Internasional untuk Perdagangan dan Pembangunan Berkelanjutan. “Mengapa Anda Harus Mempertimbangkan Biaya Kesalahan Manusia.” https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. “Menghilangkan Pekerjaan Berulang Dapat Meningkatkan Produktivitas.” Pemrosesan Data Otomatis, Inc., 18 Juli 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. “Penyadapan dan Pencurian Data: 7 Metode untuk Melindungi Data Anda.” Tech Arbiters, 7 September 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Puncak. “Perusahaan Amerika Menghemat $10 juta+ Setiap Tahun, Hanya dengan Mengotomatiskan Proses Ini.” 10 Mei 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.