Apa itu Penatagunaan Data, dan Mengapa Penting untuk Bisnis Anda?

Bisnis lebih mengandalkan data untuk meningkatkan proses, meningkatkan pendapatan, dan membuat keputusan strategis. Tetapi dengan ketergantungan yang lebih besar datang risiko yang lebih besar.

Organisasi data yang buruk, data berkualitas rendah, dan kurangnya keamanan data dapat mengimbangi peluang pengumpulan data. Selain itu, tidak ada gunanya mengumpulkan kumpulan data yang besar jika tidak segera ditindaklanjuti.

Jadi bagaimana Anda memastikan data Anda bekerja untuk Anda, bukan melawan Anda?

Di situlah pengelolaan data masuk.

Apa itu penatagunaan data?

Penatagunaan data adalah pengelolaan praktis data bisnis, mulai dari saat dibuat hingga saat dihapus. Praktik ini membuat dan menjaga data dapat diakses, digunakan, dan aman dengan mengikuti kebijakan tata kelola data bisnis.

Penatagunaan data vs. tata kelola data

Tata kelola data mengacu pada aturan yang ditetapkan perusahaan untuk dirinya sendiri terkait akses, penggunaan, dan manipulasi datanya, sementara penatagunaan data mengawasi dan menegakkan penerapan praktis dari aturan tersebut. Orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan menegakkan aturan ini disebut penatalayan data.

Apa itu pengelola data?

Penjaga data memastikan bahwa semua data ditangani sesuai dengan kebijakan tata kelola data perusahaan. Mereka mengawasi dan mendokumentasikan:

• Data apa yang dibuat atau diambil
• Di mana dan bagaimana data itu disimpan
• Siapa yang dapat mengaksesnya?
• Bagaimana itu digunakan dan dimanipulasi

Mereka juga:

• Mengidentifikasi dan mengatasi masalah kualitas data
• Terapkan kebijakan data
• Mendidik orang lain di dalam perusahaan tentang praktik terbaik data
• Temukan cara di mana bisnis dapat menggunakan datanya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif

Karena tanggung jawab mereka, pengelola data sering bertindak sebagai perantara antara TI dan departemen lain. Mereka harus terampil secara teknis, dan juga harus menjadi komunikator yang hebat.

Perusahaan kecil seringkali tidak memiliki pengelola data khusus. Dalam hal ini, pengelolaan data sering dibagi di antara banyak orang dan/atau (sebagian) dialihdayakan.

Sebaliknya, perusahaan besar dapat memiliki banyak pengelola data. Ini dapat ditugaskan ke salah satu jenis data tertentu (pengurusan vertikal), atau ke unit bisnis atau departemen tertentu (pengawasan horizontal).

Mengapa pengelolaan data penting?

Menjadi lebih mudah dari sebelumnya bagi bisnis untuk mengumpulkan data. Kemudahan ini datang dengan tanggung jawab yang sama besarnya dengan peluang. Agar data dapat digunakan, data perlu diperiksa kualitasnya, diatur, dianalisis, dibuat dapat diakses, dan disimpan agar mudah dikonsumsi.

Selain memiliki rencana pengelolaan data yang solid , perusahaan perlu menjaga keamanan data mereka. Keamanan data lebih penting dari sebelumnya, dan tidak mematuhi undang-undang data dapat membuat perusahaan mengalami masalah serius.

Penatagunaan data membahas semua pertimbangan ini dan banyak lagi. Mari kita lihat.

Data berkualitas lebih tinggi

Penatalayan data mengawasi silsilah data. Mereka melacak dari mana setiap bagian data berasal, di mana disimpan, dan bagaimana data itu digunakan. Ini memungkinkan mereka untuk melacak masalah data kembali ke saat mereka berasal, yang dapat membantu ketika masalah muncul.

Penatagunaan data juga memerlukan penetapan dan pelacakan metrik kualitas data, validasi data, dan koreksi jika diperlukan, serta penghapusan kemungkinan duplikat.

Semua aktivitas ini menghasilkan data berkualitas lebih tinggi, yang berarti risiko pengambilan keputusan yang salah dan kesalahan di seluruh perusahaan menjadi lebih kecil, karena semua orang bekerja dengan data yang lebih baik.

Data CRM adalah contoh data yang baik yang dapat dengan cepat memburuk dalam hal kualitas. Orang-orang pindah, mendaftar dengan alamat email yang jarang mereka gunakan, atau memiliki akun yang berbeda dengan alamat email yang berbeda. Penatagunaan data yang baik akan menemukan masalah ini dan menyelesaikannya sehingga tim pemasaran Anda tidak, misalnya, mengirim kampanye email yang sama ke pelanggan yang sama dua kali.

Keamanan dan privasi data

Menjamin kualitas data adalah satu hal. Menjaganya tetap aman adalah hal lain. Jarang bagi seseorang untuk meminta akses ke seluruh database perusahaan. Jadi, salah satu tanggung jawab penatagunaan data adalah mengontrol akses data.

Hal ini tidak hanya menjaga kerahasiaan data, tetapi juga membatasi risiko penanganan dan kerusakan data.

Terakhir, pengelola data memantau apakah semua prosedur yang diperlukan sudah ada dan diikuti untuk menyimpan data di dalam perusahaan. Dengan cara ini, mereka dapat mencegah pelanggaran keamanan dan menghindari insiden di mana data dicuri atau—kurang parah tetapi tetap tidak diinginkan—dibagikan dengan orang yang salah.

Katakanlah manajer pemasaran Anda menyewa spesialis pemasaran email lepas untuk meningkatkan saluran email Anda. Pekerja lepas itu akan membutuhkan akses ke saluran pemasaran Anda yang ada, tetapi mereka seharusnya tidak dapat mengekspor seluruh daftar email Anda dan semua data prospek yang dapat diidentifikasi di dalamnya.

Kepatuhan hukum

Ada risiko hukum yang terkait dengan kepemilikan data. Penatagunaan data yang baik melindungi dari risiko tersebut. Penatalayan data tidak hanya memastikan perusahaan mereka mematuhi semua undang-undang terkait data yang relevan, seperti GDPR dan CCPA , mereka juga melatih orang lain di dalam perusahaan untuk melakukan hal yang sama.

Selanjutnya, pengelolaan data dapat membantu mendorong percakapan kepatuhan dengan berkomunikasi secara terbuka dengan regulator tentang praktik dan tantangan data.

Peningkatan proses dan pengambilan keputusan

Karena pengelola data memiliki wawasan teknis tentang pembuatan, penyimpanan, dan manipulasi data, serta pemahaman yang kuat tentang cara kerja perusahaan, mereka dapat membantu berbagai departemen mendapatkan hasil maksimal dari data yang tersedia.

Itu termasuk membantu tim merampingkan proses, meningkatkan alur kerja, dan membuat keputusan strategis yang lebih baik. Seringkali, wawasan yang diperoleh dari pengelolaan data bahkan dapat mengarah pada keunggulan kompetitif karena perusahaan memperoleh pengetahuan yang lebih dalam tentang pasar dan audiens target mereka melalui analisis data.

Katakanlah Anda menjalankan bisnis SaaS, dan tim pemasaran Anda secara teratur menjalankan survei untuk mengukur seberapa puas pelanggan Anda dengan fitur produk Anda dalam skala 1 hingga 10. Informasi itu juga sangat berharga bagi tim pengembangan Anda, karena dapat membantu mereka menentukan apa yang harus diprioritaskan. Namun, tim pengembangan Anda mungkin tidak memperhatikan survei yang dilakukan pemasar Anda.

Dalam hal ini, pengelola data dapat membangun jembatan antara dua departemen dan menyarankan pengembang Anda menyertakan jenis data baru ini sebagai bagian dari proses prioritas tugas mereka.

Penatagunaan data, tidak dapat dinegosiasikan

Pentingnya pengelolaan data tidak dapat dilebih-lebihkan. Praktik ini mengawasi semua cara penanganan data di dalam perusahaan Anda (termasuk CRM Anda) dan memastikan bahwa data memiliki kualitas setinggi mungkin.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari kesalahan, mengoptimalkan proses, menjadi inovatif, dan mendapatkan keunggulan kompetitif. Ini juga membantu bisnis meningkatkan keputusan strategis mereka, mencegah masalah keamanan data, dan tetap berada di sisi hukum yang benar.

Terlepas dari ukuran perusahaan dan pembagian peran, sangat penting bahwa pengelolaan data bukan hanya fungsi, tetapi nilai perusahaan yang dipahami dan didukung oleh semua orang. Mengelola, memantau, dan menjaga data menjadi jauh lebih mudah ketika semua orang mengikuti praktik terbaik.

Melindungi kebersihan data adalah elemen kunci dari pengelolaan data yang sukses. Untuk panduan langkah demi langkah untuk membersihkan data CRM Anda, lihat eBuku kami: “ Kotoran pada Kualitas Data .”