Semua yang Harus Anda Ketahui Tentang Pemetaan Data—Panduan Lengkap

Kemampuan perusahaan Anda untuk membuat keputusan menggunakan datanya merupakan bagian integral dari kesuksesannya. Tetapi apakah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang data apa yang dimiliki perusahaan Anda, dari mana asalnya, dan bagaimana data itu digunakan?

Pemetaan data adalah langkah pertama bagi tim untuk mengontrol data mereka dan mempertahankan kualitasnya saat bergerak melintasi sistem. Tantangannya adalah bahwa pemetaan data dapat bersifat teknis dan membuat tim kewalahan, yang menghentikan mereka untuk memetakan data mereka—menyebabkan masalah kualitas data yang signifikan, pengambilan keputusan bisnis yang buruk, dan potensi masalah keamanan data.

Untuk membantu Anda memetakan data perusahaan dengan percaya diri, mari kita jelajahi apa itu pemetaan data, bagaimana pemetaan data dapat membantu organisasi Anda, dan langkah-langkah yang jelas untuk memetakan data Anda secara efektif.

Apa itu pemetaan data?

Pemetaan data menghubungkan dan melacak bidang data dari satu sumber (Titik A) ke sumber lain (Titik B)––terlepas dari perbedaan bahasa––memungkinkan Anda melacak perubahan data di seluruh sistem. Ini juga mengurangi potensi kesalahan, menstandarkan data Anda, dan membuatnya lebih mudah dipahami.

Mari kita bersandar pada analogi peta. Dalam bentuknya yang paling sederhana, pemetaan data mengidentifikasi:

• Sumberdata— sertakan asal data Anda dan aplikasi yang menyimpannya. Anggap ini sebagai danau di peta tradisional, dan semua "jalan" Anda akan dimulai dari sumber ini. Situs web, server, dan aplikasi Anda seperti CRM dihitung sebagai sumber data.
• Target data— aplikasi apa pun yang menggunakan data Anda.Ini sebanding dengan bangunan dan alamat di peta. Jalan akan mengarah dari sumber data Anda ke target data, atau dari satu target data ke target berikutnya.
• Transformasi data— ini menstandarkan data Anda sehingga dapat digunakan di seluruh sistem Anda.Pikirkan transformasi data seperti berhenti di sepanjang jalan menuju target data. Di setiap perhentian, data mungkin perlu “diubah” untuk memasukkan target data, terutama jika target data menggunakan data dari berbagai sumber. Transformasi data dapat mencakup hal-hal seperti menstandarkan format ulang tahun pelanggan atau menganonimkan informasi sensitif.

Kami memahami bahwa konsep ini sulit dipahami, jadi mari kita lihat contoh pemetaan data untuk membantu.

Contoh pemetaan data

Pikirkan tentang semua data pelanggan yang Anda simpan. Anda mengumpulkan detail seperti nama pelanggan, alamat, status anggota loyalitas, pegangan media sosial, dan pembelian terakhir, di antarabanyakinformasi lainnya.

CRM Anda kemungkinan adalah rumah bagi sebagian besar data pelanggan Anda, jadi CRM Anda adalahsumberdata . Namun Anda dapat menyimpan data di beberapa tempat lain, seperti database inventaris untuk melacak tingkat inventaris Anda.

Katakanlah Anda mengirim email kepada pelanggan untuk memberi tahu mereka bahwa barang terlaris hampir habis, dan mereka harus bertindak cepat.

Pemetaan data akan memvisualisasikan bagaimana data dari CRM dan database inventaris Anda dimasukkan ke alat pemasaran email Anda untuk mengisi informasi penting. Dengan memetakan data dalam alur ini, Anda mungkin menyadari bahwa Anda perlu menggabungkan data pelanggan dari berbagai tempat sebelum dapat digunakan oleh alat pemasaran email Anda. Atau, Anda dapat menemukan pemutusan kritis yang mengganggu otomatisasi pemasaran email Anda.

Manajemen data dimulai dengan pemetaan data

Meskipun pemetaan data mungkin terasa membebani pendatang baru, ini adalah proses penting yang akan berfungsi sebagai dasar untuk semua kebutuhan pengelolaan data Anda. Secara khusus, pemetaan data adalah langkah pertama untuk setiap kebutuhan manajemen data umum ini:

Integrasi data

Integrasi data melibatkan penggabungan data dari berbagai sumber untuk mendapatkan tampilan terpadu dari semua data Anda. Integrasi data mengambil semua kumpulan data, memformat informasi dengan cara yang seragam, dan menghapus detail atau profil duplikat.

Migrasi data

Migrasi data melibatkan transfer satu atau beberapa kumpulan data dari satu lokasi atau format ke lokasi atau format lainnya secara keseluruhan. Jenis migrasi data yang umum adalah saat perusahaan memindahkan datanya ke platform cloud seperti AWS dari pusat data lokal. Kami lebih lanjut menjelaskan cara melakukan migrasi data di pos ini.

Transformasi data

Transformasi data—seperti yang telah kita bahas di atas—mengambil data dalam format yang ada dan mengubahnya agar sesuai dengan format baru sehingga dapat digunakan oleh sistem dan target data Anda yang lain. Ini pertama-tama mengharuskan tim untuk menjalani pemrofilan data , kemudian menstandarkan dan membersihkan data berdasarkan kebutuhan target data.

Bagaimana pemetaan data dapat membantu organisasi Anda?

Manfaat pemetaan data paling terlihat tepat setelah Anda pertama kali memetakan data Anda. Pemetaan data akan meningkatkan kualitas data Anda dan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Ini juga memberikan keuntungan seperti berikut:

Mengidentifikasi dan mengurangi risiko

Pemetaan data meningkatkan keamanan data Anda dengan membantu Anda memahami di mana data sensitif disimpan dan bagaimana data tersebut digunakan oleh sistem Anda. Setelah Anda memahami di mana data sensitif Anda berada, Anda dapat menerapkan protokol keamanan dan pembatasan akses yang memastikan hanya orang atau sistem yang disetujui yang dapat menemukan dan menggunakan data tersebut.

Optimalkan data yang kompleks

Data disimpan dan digunakan dengan berbagai cara di berbagai sistem bisnis Anda. Pemetaan data adalah satu-satunya cara untuk memahami bagaimana data Anda digunakan dan menemukan cara untuk mengoptimalkan pengumpulan, penyimpanan, atau penggunaannya.

Pengambilan keputusan berdasarkan data

Memetakan data memberi Anda keyakinan yang lebih besar bahwa Anda menggunakan semua data yang tepat untuk menginformasikan keputusan bisnis Anda. Peta data membantu Anda mengidentifikasi apakah Anda kehilangan sumber data utama di alat analitik Anda atau jika ada keterputusan di sepanjang perjalanan yang membahayakan kualitas data Anda. Saat Anda dapat mengonfirmasi bahwa alat analitik Anda menggunakan data tepercaya, tim Anda dapat membuat pilihan yang lebih cerdas berdasarkan data tersebut.

Meningkatkan operasi internal

Dengan melihat secara akurat semua cara perusahaan Anda menyimpan dan menggunakan data, Anda dapat mengidentifikasi redudansi dan menemukan cara untuk merampingkan operasi Anda. Peta data dapat menyelaraskan pemangku kepentingan di seluruh organisasi Anda dan memberikan gambaran lengkap tentang bagaimana Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan data.

Bagaimana melakukan pemetaan data secara efektif: Proses pemetaan data

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang kuat tentang bagaimana pemetaan data dapat membantu organisasi Anda, saatnya untuk menjelaskan cara mulai memetakan data Anda. Anda mungkin ingin menggunakan alat untuk membantu, dan kami menjelaskan manfaat melakukannya di bagian selanjutnya. Namun prosesnya—terkadang disebut template pemetaan data—akan melibatkan langkah-langkah berikut:

Identifikasi semua bidang data

Apa sumber data organisasi Anda dan data apa yang Anda simpan di dalamnya? Buat daftar terperinci dari setiap bidang data di CRM Anda dan sumber data lainnya, termasuk bagaimana bidang diformat.

Selaraskan pemangku kepentingan Anda di seluruh organisasi untuk mengidentifikasi sumber data Anda guna memastikan Anda telah menangkap semuanya.

Petakan datanya

Setelah Anda mengidentifikasi bidang data, Anda dapat mulai memetakan bagaimana data tersebut digunakan dan berpindah di seluruh organisasi Anda. Visualisasikan bagaimana data akan mengalir dari sumber data Anda ke target data, atau di seluruh target data Anda. Perhatikan bagaimana data dari berbagai sumber dapat digunakan oleh alat bisnis Anda, karena hal itu akan membantu langkah berikutnya.

Transformasikan datanya

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, data Anda kemungkinan besar disimpan dalam format yang berbeda di seluruh sistem Anda, sehingga perlu diubah sebelum dapat digunakan oleh alat bisnis Anda. Dalam peta data Anda, identifikasi transformasi data yang terjadi pada setiap langkah yang memungkinkan. Daftar ini akan membantu Anda melihat apakah Anda memerlukan transformasi yang lebih banyak atau berbeda, atau apakah Anda dapat mengoptimalkan pengumpulan data untuk mengurangi transformasi data.

Pengujian

Mulailah dengan subset dari kumpulan data utama Anda untuk melihat apakah Anda telah membuat kesalahan pada peta Anda dan apakah ketergantungan hilir telah dirugikan secara tidak sengaja. Menguji logika Anda akan membantu Anda menjaga kualitas data dan memastikan semuanya masih berfungsi sebagaimana mestinya. Setelah Anda yakin peta sudah selesai, gunakan sebagai template pemetaan data Anda.

Pembaruan/pemeliharaan

Pemetaan data adalah perjalanan yang berkelanjutan. Tim Anda akan memperkenalkan sumber data baru, mengintegrasikan atau memigrasikan data, dan mengadopsi alat baru yang menggunakan data Anda untuk memberikan analitik. Kunjungi kembali peta data Anda secara teratur, terutama jika Anda telah menerapkan alat bisnis baru.

Jika departemen sedang mempertimbangkan untuk mengurangi pengeluaran TI mereka, gunakan peta data Anda untuk memahami sistem mana yang paling penting bagi kesuksesan Anda.

Metode pemetaan data mana yang terbaik untuk Anda?

Sekarang sampai pada keputusan besar:bagaimanaAnda ingin memetakan data Anda? Ada beberapa pendekatan berbeda yang dapat Anda ambil bergantung pada keterampilan, anggaran, dan kesabaran developer Anda:

Otomatis

Pemetaan data otomatis melibatkan alat atau perangkat lunak khusus yang mengandalkan pembelajaran mesin untuk memproses data Anda, mencocokkannya, dan memvisualisasikan transformasi Anda. Pemetaan data otomatis dapat menghemat ratusan jam tim Anda dan stres yang tak terukur mengingat solusi ini dibuat agar intuitif. Namun, Anda harus mendedikasikan anggaran untuk menghadirkan alat semacam itu.

Semi-otomatis

Proses pemetaan data semi-otomatis akan mengandalkan perpaduan antara teknologi dan upaya manual, menjadikannya pilihan ideal bagi sebagian besar perusahaan. Anggota tim Anda akan menggunakan alat untuk memetakan sumber dan target data Anda, lalu tim Anda akan meninjau peta tersebut secara manual dan membuat perubahan jika diperlukan. Ini akan membutuhkan beberapa keterampilan pengkodean dan akan memakan waktu lebih lama daripada solusi otomatis, tetapi ini adalah pilihan paling cerdas jika Anda baru memulai perjalanan pemetaan data.

Manual

Jika Anda tidak dapat menggunakan alat untuk mendukung pemetaan data otomatis atau semi-otomatis, Anda memerlukan pengembang yang memiliki pengetahuan tentang pemetaan data. Pemetaan data manual membutuhkan banyak waktu dan dapat menyisakan banyak ruang untuk kesalahan mengingat banyaknya solusi dan alat data yang berbeda yang digunakan tim.

Meskipun demikian, pemetaan data manual memberi tim Anda kendali penuh atas proses dan memungkinkan Anda menyesuaikan peta data persis dengan kebutuhan Anda.

Gunakan data pelanggan untuk keuntungan penuh Anda

Kemampuan Anda untuk menggunakan dan memercayai data pelanggan sangat penting untuk melibatkan pelanggan Anda dengan cara yang berarti dan mendorong penjualan.

Pemetaan data adalah langkah pertama dalam memahami cara Anda mengumpulkan, menyimpan, dan menggunakan data pelanggan, tetapi prosesnya bisa rumit. Kami menyarankan Anda mengadopsi alat untuk merampingkan sebagian besar pemetaan data Anda dan melakukan pemeliharaan rutin agar peta Anda tetap mutakhir.

Untuk lebih membantu Anda mengoptimalkan data pelanggan, daftarkan episode Data In Sight kami berikutnya untuk mendapatkan kiat yang dapat ditindaklanjuti untuk menjaga CRM tetap bersih dan dapat ditindaklanjuti.