Panduan Utama untuk Integrasi CRM
Diterbitkan: 2023-10-20Daftar isi
- Apa itu CRM?
- Bagaimana cara kerja sistem CRM?
- Apa itu integrasi CRM?
- Apa Integrasi CRM yang Paling Banyak Digunakan?
- Mengapa ini penting?
- Bagaimana cara menyiapkan strategi integrasi CRM yang baik? (Praktik terbaik)
- Apa saja tantangan yang harus diatasi dengan integrasi?
- Fokus pada Kasus Penggunaan Tertentu: Integrasi ERP dengan CRM
- Kesimpulan
Dalam lanskap bisnis yang serba cepat dan sangat kompetitif saat ini, manajemen hubungan pelanggan (CRM) telah muncul sebagai strategi penting bagi organisasi untuk membina hubungan pelanggan yang kuat dan mendorong pertumbuhan berkelanjutan.
Jika Anda seorang tenaga penjualan atau bekerja di bidang Pertumbuhan, integrasi CRM adalah istilah yang mungkin sering Anda dengar.
Tapi apa sebenarnya maksudnya? Dan mengapa ini penting untuk kesuksesan Anda? Dan bagaimana cara menerapkannya secara efektif?
Dalam artikel ini, kami akan membahas pertanyaan-pertanyaan ini dan banyak lagi. Kami akan menjelaskan apa itu integrasi CRM, apa manfaatnya bagi bisnis Anda, dan apa saja praktik dan alat terbaik untuk mencapainya.
Apa itu CRM?
Perangkat lunak CRM, atau sistem Manajemen Hubungan Pelanggan, adalah platform yang dirancang untuk menyederhanakan dan meningkatkan cara bisnis berinteraksi dengan pelanggan mereka.
Pada intinya, proses CRM membantu perusahaan dalam mengelola interaksi pelanggan, terutama melalui email, memastikan bahwa setiap titik kontak efektif dan berbasis nilai. Bagi bisnis yang ingin membina hubungan jangka panjang dengan kliennya, CRM adalah alat yang sangat diperlukan, memusatkan data pelanggan dan mengotomatiskan komunikasi untuk interaksi yang optimal.
CRM yang paling umum saat ini adalah Salesforce, Hubspot, dan Pipedrive. Dan La Growth Machine dapat diintegrasikan secara asli ke dalam dua dari tiga alat ini! Namun masih ada lagi: jika Anda terlibat dalam penjualan B2B, Anda mungkin ingin menghubungkan Hubspot ke LinkedIn juga.
Bagaimana cara kerja sistem CRM?
Sebelum kita masuk ke seluk beluk bagaimana dan apa itu integrasi CRM, pertama-tama mari kita definisikan cara kerjanya.
Perangkat lunak CRM hanya mengacu pada perangkat lunak yang membantu Anda mengelola interaksi Anda dengan pelanggan dan prospek.
Ada berbagai jenis solusi , namun semuanya memiliki fungsi dasar yang sama. Mari kita lihat lebih dekat masing-masingnya:
1. Menyimpan dan mengatur data pelanggan
Fungsi utama dari solusi ini adalah untuk menyimpan data pelanggan. Data ini dapat berasal dari analisis LinkedIn atau sumber lain seperti informasi kontak, riwayat pembelian, preferensi, dan detail relevan lainnya.
Sistem CRM mengatur data ini sehingga mudah diakses dan digunakan oleh bagian penjualan dan pemasaran.
2. Lacak interaksi pelanggan
Fungsi utama kedua adalah melacak interaksi pelanggan. Ini mencakup semua interaksi yang dilakukan pelanggan dengan perusahaan Anda, seperti panggilan telepon, email, rapat, dll.
Alat ini menyimpan interaksi ini di profil pelanggan sehingga penjualan dan pemasaran dapat melihatnya dan menggunakannya untuk meningkatkan pencarian calon pelanggan online.
3. Sediakan alat untuk perwakilan penjualan Anda
Fungsi ketiga – namun tidak kalah pentingnya – adalah memberikan visi dan sentralisasi data untuk upaya penjualan dan pemasaran. Alat-alat ini membantu mereka menggunakan data yang disimpan dalam sistem untuk meningkatkan pencarian calon pelanggan.
Misalnya, mereka dapat menggunakan informasi kontak untuk membuat daftar yang ditargetkan untuk kampanye mereka atau menggunakan riwayat pembelian untuk melakukan upsell dan cross-sell.
Posting Terkait
Jika Anda ingin informasi lebih lanjut tentang ini, Anda dapat memeriksa postingan kami: “Bagaimana cara kerja CRM?”
Apa itu integrasi CRM?
Seperti disebutkan di atas, CRM dapat membantu Anda menyimpan, mengatur, dan menganalisis data pelanggan, seperti detail kontak prospek, kemajuan mereka melalui saluran konversi, riwayat pembelian, preferensi, dll.
Namun, dalam banyak kasus, hal itu saja tidak cukup.
Integrasi CRM adalah proses menghubungkan platform Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) Anda dengan alat dan sistem perangkat lunak lain yang digunakan dalam bisnis. Koneksi tanpa batas ini memungkinkan pertukaran data dan fungsi antar sistem secara efisien, sehingga meningkatkan alur kerja operasional secara keseluruhan.
Baik itu integrasi dengan alat pemasaran email, perangkat lunak akuntansi, atau platform e-commerce, integrasi CRM memastikan bahwa bisnis memiliki lingkungan yang kohesif dan tersinkronisasi, memaksimalkan potensi semua sumber daya digital mereka.
Contoh
Bayangkan sebuah toko e-commerce skala menengah yang menggunakan platform CRM untuk mengelola interaksi pelanggan dan alat pemasaran email untuk mengirimkan buletin dan penawaran promosi. Dengan integrasi CRM, segera setelah pelanggan baru melakukan pembelian di platform e-niaga, detail mereka secara otomatis diambil dan dimasukkan ke dalam sistem CRM.
Kini, ketika bisnis ingin meluncurkan kampanye email baru, alih-alih mengekstraksi dan mengimpor data pelanggan secara manual dari CRM ke alat pemasaran email, sistem terintegrasi akan melakukannya secara otomatis. Selain itu, setiap interaksi yang dilakukan pelanggan dengan email (seperti membukanya atau mengklik link) dapat dilacak kembali ke CRM. Hal ini memberikan wawasan berharga bagi bisnis mengenai perilaku pelanggan, sehingga memungkinkan strategi pemasaran yang lebih personal dan efektif di masa depan.
Dengan demikian, integrasi CRM tidak hanya menghemat waktu namun juga memastikan bahwa data bisnis tetap konsisten dan terkini di berbagai platform.
Namun integrasi CRM juga sangat penting untuk B2B!
Sebagai perwakilan penjualan B2B, untuk mendapatkan hasil maksimal dari data prospek, Anda perlu menghubungkan alat Anda dengan aplikasi dan perangkat lunak lain yang Anda gunakan dalam bisnis Anda.
Contoh
Misalnya, sebagai tenaga penjualan, salah satu proses utama yang akan meningkatkan konversi Anda adalah dengan mengintegrasikan CRM Anda dengan alat otomatisasi penjualan Anda. Dengan begitu, Anda dapat mengotomatiskan kampanye penjangkauan dan tindak lanjut berdasarkan perilaku dan minat prospek Anda. Anda juga dapat melacak dan mengukur kinerja penjualan Anda dan mengoptimalkan strategi Anda. Integrasi CRM dapat menghemat waktu Anda, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan hubungan pelanggan Anda.
Apa Integrasi CRM yang Paling Banyak Digunakan?
Integrasi CRM menjadi sangat penting dalam menciptakan ekosistem bisnis terpadu, memadukan berbagai aplikasi dan alat untuk memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik.
Berikut adalah beberapa integrasi CRM yang paling umum digunakan oleh bisnis:
- Integrasi Aliran Email Penjualan Integrasi Aliran Email Penjualan merevolusi cara bisnis berkomunikasi dengan prospek. Integrasi CRM ini memastikan bahwa perwakilan penjualan memiliki aliran komunikasi yang efisien dan otomatis langsung dari platform seperti Salesforce ke aplikasi email mereka. Hal ini memungkinkan perwakilan penjualan untuk mengakses data CRM selama interaksi email mereka, sehingga memungkinkan komunikasi yang dipersonalisasi. Selain itu, integrasi ini memungkinkan manajer penjualan berpartisipasi aktif dengan melacak interaksi email ini, memastikan bahwa prospek terpelihara dan tidak ada peluang yang terlewatkan.
- Integrasi Kampanye Email Tetes Kampanye Email Tetes lebih dari sekadar serangkaian email; itu sebuah strategi. Melalui integrasi CRM, bisnis dapat memanfaatkan data pelanggan terbaru, memastikan bahwa email tetes mereka tepat waktu, relevan, dan efektif. Ini membantu dalam menyusun strategi pemasaran dengan menawarkan wawasan tentang bagaimana pelanggan merespons berbagai saluran dan produk. Baik Anda bergerak di bidang ritel, keuangan, atau industri lainnya, konten email tetes yang memanfaatkan data CRM dapat meningkatkan keterlibatan dan tingkat konversi secara signifikan.
- Integrasi Kalender Mengintegrasikan CRM dengan aplikasi kalender menghasilkan sinergi yang terorganisir, memastikan tidak ada rapat atau panggilan yang salah. Ini menawarkan kemewahan bagi bisnis untuk mengotomatisasi pengingat berdasarkan data CRM. Misalnya, perwakilan penjualan dapat diberi tahu tentang pertemuan lanjutan dengan pemimpin yang menunjukkan minat pada produk atau layanan tertentu. Integrasi semacam ini meningkatkan pengalaman tim secara keseluruhan, menjadikan manajemen jadwal efisien dan bebas kesalahan.
- Integrasi Media Sosial Di era komunikasi digital, jejak sosial seorang pemimpin berbicara banyak. Dengan mengintegrasikan CRM dengan platform media sosial, bisnis mendapatkan pandangan yang tak tertandingi mengenai preferensi, perilaku, dan tren audiens target mereka. Hal ini tidak hanya membantu dalam menyesuaikan konten tetapi juga memastikan bahwa strategi komunikasi selaras dengan interaksi sosial pemimpin.
- Integrasi Alat SDM Menggabungkan CRM dengan alat SDM seperti menggabungkan jantung dan otak sebuah organisasi. Sistem terpusat ini menampung segalanya mulai dari data karyawan hingga detail klien. Terutama bermanfaat bagi ERP, integrasi ini memastikan lingkungan yang kohesif di mana setiap anggota staf, baik dari bagian penjualan atau SDM, memiliki pandangan komprehensif tentang pemangku kepentingan internal dan eksternal.
- Efisiensi Integrasi Alat Otomasi Penjualan adalah kata kunci dalam integrasi alat otomasi penjualan dengan CRM. Kolaborasi ini memastikan bahwa tugas-tugas rutin, mulai dari mengirim email tindak lanjut hingga memperbarui status prospek, dilakukan secara otomatis. Hal ini membebaskan tenaga penjualan, memungkinkan mereka untuk fokus pada hal terbaik yang mereka lakukan – membangun hubungan dan mencapai kesepakatan.
- Integrasi Alat Komunikasi Tim Agar tim dapat berfungsi dengan lancar, komunikasi adalah kuncinya. Mengintegrasikan CRM dengan alat komunikasi memastikan bahwa data tentang klien dan prospek selalu dapat diakses. Baik itu perwakilan penjualan yang memberi tahu rekan kerja tentang masukan klien atau manajer yang menyampaikan strategi penjualan baru, integrasi ini memastikan bahwa semua data terkait tersedia, sehingga meningkatkan komunikasi secara keseluruhan.
Melalui API dan otomatisasi, integrasi ini menggabungkan beragam aplikasi dan platform, sehingga menciptakan lingkungan bisnis yang tersinkronisasi. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan pengalaman yang unggul, baik bagi tim maupun klien, menjadikan integrasi CRM sebagai aset yang sangat diperlukan untuk bisnis modern.
Mengapa ini penting?
Integrasi CRM bukan hanya fitur yang bagus untuk dimiliki. Ini harus dimiliki oleh setiap bisnis yang ingin tumbuh dan sukses di pasar yang kompetitif dan berpusat pada pelanggan saat ini. Terlepas dari manfaat yang diperoleh dari fitur-fitur yang disebutkan sebelumnya, integrasi CRM dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis Anda, seperti:
- Peningkatan efisiensi: Integrasi CRM mengotomatiskan dan menyederhanakan alur kerja Anda, menghemat waktu dan tenaga Anda.
- Akurasi data yang ditingkatkan: Dengan mengintegrasikan CRM, Anda memastikan bahwa semua data pelanggan Anda ada di satu tempat untuk memudahkan akses dan analisis.
- Pengalaman pelanggan yang lebih baik: Karena Anda dapat mengakses lebih banyak data pelanggan di satu tempat, Anda dapat memberikan pengalaman khusus yang akan disukai pelanggan Anda.
- Kolaborasi yang ditingkatkan: Dengan integrasi CRM, Anda dapat berbagi data dan wawasan pelanggan di berbagai departemen di organisasi Anda. Hal ini membantu Anda berkolaborasi secara lebih efektif dan memastikan bahwa semua orang memiliki pemikiran yang sama.
- Peningkatan penjualan: Tujuan akhir dari setiap tenaga penjualan adalah mendapatkan lebih banyak kesepakatan. Dengan integrasi CRM, Anda dapat melakukan hal itu! Anda dapat memanfaatkan wawasan dan data pelanggan untuk mempersonalisasi kampanye penjangkauan dan tindak lanjut Anda untuk mendapatkan tingkat konversi yang lebih tinggi.
Integrasi CRM tidak hanya penting untuk kinerja bisnis Anda tetapi juga untuk kepuasan dan loyalitas pelanggan Anda. Dengan mengintegrasikan sistem CRM Anda dengan aplikasi dan perangkat lunak lain, Anda dapat memberikan nilai lebih baik kepada pelanggan, memenuhi harapan mereka, dan membangun hubungan jangka panjang dengan mereka.
Bagaimana cara menyiapkan strategi integrasi CRM yang baik? (Praktik terbaik)
Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu integrasi CRM dan mengapa integrasi ini penting bagi bisnis Anda, sekarang saatnya mempelajari cara menyiapkan strategi yang baik untuk hal tersebut.
Untuk itu, kami telah mengidentifikasi 4 praktik terbaik utama yang akan membantu Anda merencanakan, menerapkan, dan mengoptimalkan integrasi CRM Anda. Mari kita lihat masing-masingnya.
Identifikasi kebutuhan integrasi Anda
Langkah pertama adalah menentukan aplikasi dan perangkat lunak apa yang ingin Anda sambungkan dengan sistem CRM Anda, dan data apa yang ingin Anda bagikan dan gunakan.
Misalnya:
- Atau mungkin Anda ingin mengintegrasikan sistem CRM dengan perangkat lunak akuntansi sehingga Anda dapat membuat faktur dan melacak pembayaran dengan mudah. Maka kebutuhan integrasi Anda akan berbeda.
- Setelah Anda mengidentifikasi kebutuhan Anda, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.
- Atau apakah Anda ingin mengintegrasikan sistem CRM dengan platform media sosial Anda, sehingga Anda dapat memantau dan menanggapi masukan dan pertanyaan pelanggan? Anda mengerti maksudnya.
Pikirkan tentang tujuan dan tantangan bisnis Anda, dan bagaimana integrasi CRM dapat membantu Anda mencapainya.
Pilih metode yang tepat
Langkah selanjutnya adalah memilih cara terbaik untuk mengintegrasikan sistem CRM Anda dengan aplikasi dan perangkat lunak Anda yang lain. Ada beberapa metode berbeda yang tersedia, bergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda.
Dua yang paling umum adalah:
- Integrasi asli: Ini adalah saat sistem CRM Anda memiliki integrasi bawaan dengan aplikasi atau perangkat lunak lain atau sebaliknya. Misalnya, LaGrowthMachine memiliki integrasi asli dengan Hubspot dan Pipedrive. Hal ini mempermudah penyiapan dan pengelolaan seluruh corong Anda dan oleh karena itu, optimalkan waktu Anda sebagai tenaga penjualan!
- Integrasi API: Ini adalah saat Anda menggunakan antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk menghubungkan sistem CRM Anda dengan aplikasi atau perangkat lunak lain. API adalah seperangkat aturan dan protokol yang memungkinkan dua sistem berkomunikasi dan bertukar data. LaGrowthMachine menggunakan Zapier untuk menawarkan integrasi dengan ribuan aplikasi dan perangkat lunak berbeda.
- Menggunakan Webhook : Webhook telah merevolusi cara sistem berkomunikasi, menawarkan berbagi data secara real-time tanpa memerlukan polling terus-menerus. Dalam konteks integrasi CRM, webhook dapat memberikan pembaruan seketika, memastikan CRM Anda mencerminkan data terbaru dari platform terintegrasi. Dengan alat seperti Zapier yang memfasilitasi integrasi webhook ini, perusahaan dapat menikmati aliran data yang lancar, otomatis, dan terkini, sehingga meningkatkan efisiensi dan keandalan CRM.
Posting Terkait
Lihat postingan kami tentang Webhook untuk menghubungkan alat Anda dengan mudah!
Uji dan pecahkan masalah
Langkah ketiga adalah memastikan integrasi Anda berfungsi sesuai harapan dan memperbaiki masalah atau kesalahan apa pun yang mungkin timbul.
Anda dapat menguji integrasi Anda dengan mengirimkan beberapa contoh data antara sistem CRM Anda dan aplikasi atau perangkat lunak Anda yang lain, dan memeriksa apakah data ditransfer dengan benar dan akurat.
Anda juga dapat memeriksa apakah integrasi memicu tindakan atau alur kerja apa pun yang telah Anda siapkan di sistem CRM atau aplikasi atau perangkat lunak Anda yang lain.
Jika Anda mengalami masalah atau gangguan apa pun, Anda dapat memecahkan masalah tersebut dengan memeriksa dokumentasi metode integrasi Anda, menghubungi tim dukungan sistem CRM Anda atau aplikasi atau perangkat lunak Anda yang lain, atau mencari bantuan dari pengembang atau layanan pihak ketiga.
Pantau dan optimalkan
Langkah terakhir adalah melacak kinerja dan dampak integrasi Anda dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.
Inti dari setiap tindakan penjualan yang sukses adalah data, jadi sebaiknya Anda memantau bagaimana data dipertukarkan antara sistem CRM dan aplikasi atau perangkat lunak Anda yang lain.
Hal yang paling sederhana dan alami untuk diukur adalah dampak integrasi:
- Apakah Anda memperhatikan (melalui data) bahwa waktu yang Anda habiskan untuk tugas yang berulang dan memakan waktu telah berkurang?
- Apakah Anda mendapatkan lebih banyak kesepakatan berkat wawasan dari data terintegrasi?
- Apakah pelanggan Anda lebih terlibat dengan merek dan produk Anda?
Menganalisis metrik ini akan membantu Anda mengidentifikasi apa yang sudah berjalan dengan baik dan apa yang bisa ditingkatkan. Ini akan memungkinkan Anda menyesuaikan strategi integrasi dan terus mengoptimalkannya seiring waktu.
Apa saja tantangan yang harus diatasi dengan integrasi?
Integrasi CRM, meskipun menawarkan banyak manfaat, bukannya tanpa tantangan. Saat bisnis berupaya menggabungkan berbagai sistem untuk menciptakan platform terpadu, mereka sering kali menghadapi berbagai rintangan.
Berikut adalah beberapa tantangan yang paling sering dihadapi dalam integrasi CRM:
- Konsistensi dan Akurasi Data : Menggabungkan data dari berbagai sumber dapat menyebabkan inkonsistensi. Entri duplikat, catatan usang, atau bahkan data yang bertentangan dapat muncul, sehingga penting bagi bisnis untuk menerapkan langkah-langkah yang memastikan keakuratan dan konsistensi data.
- Biaya Integrasi : Proses mengintegrasikan CRM dengan sistem lain bisa mahal. Biaya dapat timbul dari lisensi perangkat lunak, mempekerjakan ahli integrasi, atau potensi downtime sistem selama proses tersebut.
- Kompleksitas Integrasi : Setiap alat dan platform memiliki arsitektur uniknya sendiri. Menggabungkannya memerlukan pemahaman tentang seluk-beluk masing-masing sistem. Kompleksitas dalam mengintegrasikan berbagai platform dapat menjadi hal yang menakutkan, terutama ketika bekerja dengan sistem lama.
- Pelatihan Staf : Dengan integrasi muncullah kebutuhan akan pelatihan. Karyawan harus mengenal fungsionalitas sistem gabungan yang baru, yang dapat memakan waktu dan, terkadang, menemui hambatan karena perubahan alur kerja.
- Kekhawatiran Skalabilitas : Seiring pertumbuhan bisnis, kebutuhan mereka juga meningkat. Solusi integrasi CRM yang berfungsi saat ini mungkin tidak dapat disesuaikan dengan kebutuhan masa depan. Penting bagi bisnis untuk memilih solusi integrasi yang dapat berkembang seiring pertumbuhan mereka – hal ini juga harus menjadi faktor kunci saat memilih solusi CRM Anda.
- Masalah Keamanan dan Kepatuhan : Mengintegrasikan sistem terkadang dapat membuka kerentanan, terutama jika tidak dilakukan dengan benar. Memastikan data pelanggan tetap aman dan integrasinya mematuhi peraturan terkait adalah hal yang terpenting.
- Pemeliharaan Integrasi : Pasca integrasi, sistem mungkin memerlukan pemeliharaan rutin untuk memastikan kelancaran operasi. Pembaruan dalam satu sistem dapat mempengaruhi kompatibilitasnya dengan sistem lain, sehingga memerlukan pemeriksaan dan penyesuaian berkala.
- Batasan Kustomisasi : Setiap bisnis memiliki kebutuhan unik. Seringkali, solusi integrasi siap pakai mungkin tidak memenuhi kebutuhan spesifik, sehingga membatasi sejauh mana CRM dapat disesuaikan pasca integrasi.
- Kelebihan Data : Dengan integrasi, terjadi lonjakan data yang mengalir ke CRM dari berbagai saluran. Mengelola dan memahami aliran informasi ini dapat menjadi sebuah tantangan dan memerlukan strategi pengelolaan data yang kuat.
- Manajemen Perubahan : Mengintegrasikan CRM dapat menyebabkan perubahan signifikan dalam proses bisnis. Mengelola perubahan ini, baik dari segi teknologi dan budaya organisasi dapat menjadi tugas yang berat.
Meskipun tantangan-tantangan ini mungkin tampak menakutkan, penting untuk diingat bahwa dengan strategi yang tepat dan bimbingan ahli, tantangan-tantangan ini dapat diatasi. Meskipun ada banyak hambatan, manfaat integrasi CRM, mulai dari peningkatan efisiensi hingga hubungan pelanggan yang lebih baik, menjadikan upaya ini sepadan dengan usaha yang dilakukan.
Fokus pada Kasus Penggunaan Tertentu: Integrasi ERP dengan CRM
Integrasi sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) dengan alat Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) menawarkan solusi komprehensif bagi bisnis untuk mengoptimalkan operasi dan meningkatkan interaksi pelanggan. Namun, seperti apa sebenarnya penerapan integrasi ini? Mari selidiki secara spesifik pengintegrasian ERP dengan CRM.
Memahami Integrasi :
- Sistem ERP : Ini adalah platform tangguh yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatiskan proses bisnis inti, mulai dari keuangan dan SDM hingga manajemen rantai pasokan.
- Alat CRM : CRM fokus pada pengelolaan interaksi pelanggan, proses pemasaran dan kampanye, memastikan bisnis mempertahankan dan mengembangkan basis pelanggan mereka secara efektif.
Manfaat Integrasi :
- Akses Data Terpadu : Menggabungkan ERP dan CRM memberikan pandangan terpusat mengenai operasi bisnis dan data pelanggan. Ini berarti perwakilan dapat mengakses tingkat inventaris atau status faktur tanpa berpindah platform.
- Layanan Pelanggan yang Ditingkatkan : Perwakilan layanan dapat menyelesaikan pertanyaan lebih cepat dengan mengakses riwayat pembelian pelanggan yang relevan, rincian pembayaran, atau status pesanan dari sistem terintegrasi.
- Proses yang Disederhanakan : Tugas-tugas yang berlebihan, seperti entri data di kedua sistem, dihilangkan. Pesanan penjualan yang dibuat di CRM dapat langsung diubah menjadi faktur di ERP, memastikan penagihan yang cepat dan akurat.
- Perkiraan Penjualan yang Akurat : Dengan akses data waktu nyata, tim dapat membuat prediksi yang lebih tepat berdasarkan data historis dan wawasan operasional saat ini.
- Wawasan Bisnis Holistik : Pengambil keputusan mendapat manfaat dari laporan komprehensif yang menggabungkan metrik operasional dari ERP dan data pelanggan dari CRM, sehingga memfasilitasi perencanaan strategis.
Tantangan yang Perlu Dipertimbangkan :
- Kompleksitas Integrasi : Beragamnya arsitektur sistem ERP dan CRM dapat menimbulkan tantangan integrasi, terutama jika sistem berasal dari vendor yang berbeda.
- Implikasi Biaya : Integrasi ini mungkin memerlukan investasi besar tidak hanya dalam teknologi namun juga dalam pelatihan dan potensi downtime selama integrasi.
- Manajemen Data : Memastikan konsistensi data dan menghilangkan redundansi di kedua platform sangatlah penting.
Contoh
Bayangkan sebuah perusahaan manufaktur dengan sistem ERP yang kuat yang mengelola rantai pasokan, produksi, dan keuangannya. Mereka juga menggunakan alat CRM untuk mengelola klien, proses, dan layanan purna jual mereka yang luas.
Sebelum integrasi, perwakilan mungkin tidak memiliki akses real-time ke tingkat stok, sehingga berpotensi menyebabkan janji yang berlebihan dan hasil yang kurang. Pasca integrasi, ketika pelanggan bertanya tentang suatu produk, perwakilan dapat langsung mengetahui tingkat stok saat ini, jadwal produksi, dan bahkan waktu tunggu pengiriman. Selain itu, setelah penjualan diselesaikan, CRM dapat langsung memberi tahu ERP, memastikan pembuatan faktur dan pengiriman produk tepat waktu.
Integrasi tersebut pada akhirnya mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan, penyederhanaan operasi, dan peningkatan profitabilitas. Dalam jangka panjang, mengintegrasikan ERP dengan CRM bukan hanya sekedar peningkatan teknis; ini adalah langkah strategis menuju pertumbuhan bisnis holistik.
Secara teknis, inilah yang harus Anda lakukan dalam 5 langkah:
- Langkah 1: Tentukan Tujuan & Sistem Audit:
- Tujuan : Memastikan akses real-time bagi perwakilan penjualan ke tingkat stok dan jadwal pengiriman.
- Audit : Menilai keadaan ERP perusahaan manufaktur saat ini (menangani rantai pasokan dan keuangan) dan CRM (mengelola klien dan penjualan).
- Langkah 2: Pilih Pendekatan Integrasi:
- Setelah mengevaluasi platform ERP dan CRM spesifik yang digunakan perusahaan, pilihlah middleware yang dikenal mampu mengintegrasikan platform tersebut dengan lancar. Hal ini akan menjembatani sistem informasi stok dan pesanan penjualan.
- Langkah 3: Rancang, Kembangkan & Uji di Sandbox:
- Cetak Biru : Buat aliran di mana tingkat stok tercermin secara real-time dalam CRM. Rancang sistem di mana penjualan akhir di CRM memberi tahu ERP untuk pembuatan faktur dan pengiriman.
- Di lingkungan sandbox, simulasikan skenario untuk memastikan refleksi tingkat stok yang akurat dan proses pemesanan hingga faktur yang cepat.
- Langkah 4: Implementasikan & Pantau:
- Integrasikan sistem langsung, pastikan perwakilan dapat melihat data stok secara real-time saat berkomunikasi dengan pelanggan.
- Pantau adanya kelambatan dalam pembaruan tingkat stok, kesalahan faktur, atau masalah sinkronisasi.
- Langkah 5: Latih & Ulangi:
- Lakukan sesi pelatihan untuk perwakilan, dengan menekankan kemampuan melihat saham baru secara real-time dan proses pemesanan hingga faktur yang disederhanakan.
- Kumpulkan masukan dari tim penjualan dan inventaris untuk menyempurnakan integrasi lebih lanjut, memastikan sistem memenuhi kebutuhan dan tantangan mereka yang terus berkembang.
Kesimpulan
Integrasi sistem, khususnya ERP dan CRM, sangat penting dalam lingkungan bisnis yang bergerak cepat saat ini.
Dengan memusatkan data dan mengotomatisasi proses, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasional dan interaksi pelanggan. Langkah-langkah untuk mencapai integrasi ini, meskipun disederhanakan menjadi panduan lima langkah, memerlukan perencanaan, pelaksanaan, dan penyempurnaan berulang yang cermat.
Jika diterapkan dengan benar, seperti yang diilustrasikan pada contoh perusahaan manufaktur, manfaatnya akan berlipat ganda: mulai dari akses data real-time dan operasi yang disederhanakan hingga peningkatan kepuasan pelanggan dan pengambilan keputusan yang tepat.
Namun, perjalanan menuju integrasi yang sukses bukannya tanpa tantangan, sehingga penting bagi dunia usaha untuk melakukan pendekatan dengan kejelasan tujuan, kerangka strategis, dan fokus pada perbaikan berkelanjutan.