Manajemen kredit: 3 praktik terbaik untuk meningkatkan proses pengumpulan kas

Di bawah label " penagihan tunai " ada beberapa tindakan dan proses berbeda yang terkait dengan pengumpulan piutang oleh perusahaan dari pelanggannya. Kita berbicara tentang bidang yang mencakup B2C (Bisnis ke Pelanggan) dan B2B (Bisnis ke Bisnis), tentu saja, dengan perbedaan penting. Dan kita tidak hanya berbicara tentang penagihan utang dan pengelolaan utang buruk.

Jauh dari itu: fungsi strategis sebenarnya dari pengumpulan uang dimainkan untuk mencegah keterlambatan atau, lebih buruk lagi, non-pembayaran. Singkatnya, mencegah selalu lebih baik daripada mengobati!

Menurut penelitian terbaru yang dilakukan oleh Dun dan Bradstreet pada sampel besar di Amerika Serikat, hingga 50% tagihan dan rekening terlambat dibayar. Menemukan data terbaru yang merujuk ke Italia lebih rumit. Yang kami tahu pasti, pada tahun 2018 rata-rata jumlah pembayaran tepat waktu hanya 36,3% . Yang lebih baru adalah laporan UNIREC tentang Layanan Perlindungan Kredit, yang diterbitkan pada Mei 2022 (tersedia lengkap di sini), yang menemukan bahwa:

• Pada tahun 2021 saja, perusahaan anggota UNIREC menangani sekitar 40,1 juta praktik pihak ketiga. Ini mewakili peningkatan 9% dibandingkan tahun 2020;
• Piutang yang dipercayakan untuk pemulihan kepada perusahaan anggota UNIREC meningkat pada tahun 2021 dibandingkan tahun sebelumnya (+5,2%) , mencapai sedikit di bawah €106 miliar euro.

Gambaran yang muncul dari data ini sangat jitu. Dan pesannya sangat jelas: kurasi dan optimalisasi proses pengumpulan kas menjadi lebih penting dan mendesak dari sebelumnya! Bagaimana cara melakukannya?

Tidak ada solusi satu ukuran untuk semua untuk semua jenis bisnis, tentu saja. Namun dalam postingan ini, kami telah memilih untuk mengidentifikasi 3 praktik terbaik yang menurut kami paling penting. Kami membedahnya di bawah.

1) Manajer kredit - peran yang dihargai

Manajer kredit adalah sosok yang strategis dan semakin penting dalam neraca perusahaan. Peran ini jauh melampaui peran lama dari "Manajer Kantor Kredit" yang sering berurusan dengan alat yang tidak memadai, khususnya dengan penagihan utang.

Jadi, apa yang dilakukan manajer kredit ? Apa fungsinya? Apa tujuan utamanya?

Pertama, manajer kredit bukanlah “satu-satunya orang yang bertanggung jawab” tetapi kepala tim manajemen kredit yang dibuat khusus. Selain itu, ia adalah sosok yang elastis dan multifungsi yang harus mampu berkomunikasi dengan bagian keuangan perusahaan serta bagian penjualan dan pemasarannya. Untuk menjalankan fungsinya dengan cara yang paling efektif, di hulu, perlu untuk meninggalkan model perusahaan lama dari sebuah perusahaan yang terbagi menjadi silo dengan komunikasi yang buruk.

Berbagai departemen harus terus berdialog dan berkolaborasi…dan di sini, digital adalah sekutu yang sangat kuat (kita akan kembali ke digital dan komunikasi, dalam beberapa poin berikutnya). Sekarang, secara konkret, apa yang dilakukan manajer kredit? Mari kita lihat beberapa tugas yang lebih umum:

• mengelola pemberian kredit itu sendiri; menentukan secara konkret kepada siapa, berapa banyak, dan dalam jangka waktu berapa untuk memberikannya;
• pantau kinerja kredit , perhatikan sisi dan titik kontak yang paling licin;
• merancang proses pengumpulan kas yang efektif (catatan: di sini, sekali lagi, peran utamanya adalah arus komunikasi dan interaksi yang semakin digital, yang akan kita bahas nanti);
• lalu lanjutkan ke pengumpulan , dengan cara yang paling efektif;
• membangun strategi untuk meminimalkan penundaan, b nd selanjutnya, menormalkan waktu penagihan rata-rata atas piutang yang jatuh tempo;
• mengantisipasi dan mengatasi krisis likuiditas temporer , mengoptimalkan hubungan dengan bank dan semua front kredit yang memungkinkan;
• mengelola kemungkinan pertanggungan asuransi ;
• tetapi juga, secara lebih umum, untuk memiliki gambaran terkini tentang ekosistem – makro dan mikro – tempat perusahaan beroperasi .

Singkatnya, kita sudah dapat memahami bahwa tugasnya banyak, beragam, dan semuanya rumit. Pekerjaan seperti itu, saat ini, tidak dapat diselesaikan tanpa menggunakan alat teknologi tercanggih. Terutama alat yang memungkinkan Anda melakukan analisis mendalam terhadap pelanggan Anda. Kami akan fokus pada sistem ini di bagian selanjutnya.

2) Memanfaatkan data untuk mengenal pelanggan Anda

Pada tingkat paling dasar, pengumpulan uang tunai adalah tentang hubungan antara perusahaan dan pelanggannya (baik individu atau perusahaan lain). Itu dimainkan di sisi sensitif dari hubungan ini: yaitu, yang melibatkan aliran uang. Itulah mengapa ini sangat penting.

Untuk membuat hubungan ini lebih efektif, inilah mengapa mengetahui basis pelanggan Anda sebaik mungkin sangatlah penting . Ini adalah langkah pertama dalam meningkatkan komunikasi (yang akan kita fokuskan pada bagian selanjutnya) dan akibatnya pengumpulan. Bagaimana kita dapat menyempurnakan pengetahuan ini?

Di sini, jawabannya sangat jelas: soal data. Kita sering mendengar bahwa, pada masa Transformasi Digital, data adalah aset perusahaan yang paling berharga. Dalam hal ini “slogan” ini menjadi sangat konkrit dan operasional.

Faktanya, sebuah perusahaan yang telah menganut digitalisasi paling matang kini mampu mengumpulkan “jejak digital” (disebut “Big Data”) dalam jumlah terbesar tentang pelanggannya , dari berbagai sumber.

Dan, melalui jejak-jejak ini, untuk memiliki pengetahuan mendalam tentang sifat , kebiasaan, dan perilaku mereka di masa lalu . Tentu saja, semua ini penting untuk menilai, pertama-tama, profil individu saat memberikan kredit.

Tapi tidak hanya itu. Memiliki pengetahuan menyeluruh tentang audiens perusahaan sangat penting untuk dapat membaginya menjadi segmen-segmen dengan karakteristik yang konsisten dan homogen.

Mari kita ambil contoh yang sangat praktis; jenis pelanggan yang memiliki kecenderungan terlambat membayar sangat berbeda satu sama lain. Ada pelanggan yang mungkin lupa membayar, dan akan segera menanggapi pengingat pertama dengan positif. Ada pelanggan yang selalu terlambat, sampai batas pailit dan pelanggar berulang. Nah, jenis yang berbeda ini perlu dihadang dengan strategi dan metode yang sangat berbeda.

Pikirkan jenis pelanggan pertama yang melakukan kekeliruan dan sangat ingin berbuat baik: mendekatinya terlalu dingin dan agresif tentu saja bukan ide yang baik. Faktanya, risikonya adalah kehilangan pelanggan yang baik.

Dengan kata lain: proses pengumpulan kas saat ini tidak dapat dipisahkan dari proses komunikasi pelanggan. Mereka tidak bisa lagi menjadi satu ukuran untuk semua.

Tetapi mereka harus semakin disesuaikan, dekat, digerakkan oleh data, hingga komunikasi yang dipersonalisasi. Dan ini membawa kita ke praktik terbaik ketiga dan terakhir.

3) Merevolusi komunikasi – digerakkan oleh data, dipersonalisasi, omnichannel

Apa hasil dari operasi yang cermat dalam mengumpulkan dan mengatur data tentang pelanggan yang telah dibahas di poin sebelumnya? Kami akan menguraikan.

Mengenal pelanggan Anda adalah titik awal untuk mendesain ulang komunikasi korporat secara menyeluruh, bahkan dalam hal penagihan uang tunai dan penagihan hutang.

Pergeseran yang akan dilakukan adalah dari perspektif satu-ke-banyak ke satu-ke-satu. Inilah yang kami maksud dengan personalisasi : konstruksi komunikasi yang disesuaikan dengan masing-masing penerima, dengan cara yang sederhana dan otomatis. Dan bukan itu saja: kami ingin memisahkan dua kata kunci tambahan.

Yang pertama adalah interaktivitas : komunikasi yang dipersonalisasi bahkan dapat mengatasi penghalang mono-directionality, dan berubah menjadi dialog antara perusahaan dan pelanggan.

Pikirkan betapa bermanfaatnya, misalnya, menyertakan ajakan bertindak langsung dalam komunikasi Anda yang mengarah ke pembayaran digital.

Kata kunci kedua adalah omnichannel . Di masa lalu, manajemen pengumpulan kas seringkali mengandalkan saluran yang seringkali sangat birokratis dan hampir selalu analog. Ini tidak bisa lagi terjadi hari ini.

Komunikasi seseorang harus didistribusikan secara digital, tentu saja, tetapi juga harus dioptimalkan untuk perangkat yang berbeda. Memang, kita semua semakin terbiasa berkonsultasi dengan akun atau tagihan melalui smartphone dan membayar melalui prosedur sederhana dan jelas, hanya dalam beberapa ketukan. Pengalaman seperti ini pasti perlu ditransfer ke proses pengumpulan uang tunai juga.

Kami ingin menutup dengan menekankan aspek kunci.

Restrukturisasi tim manajemen kredit dan dinamikanya; perluasan dan organisasi digital sistem Manajemen Hubungan Pelanggan; pembaruan yang menentukan dari jalur komunikasinya dengan pelanggan, dengan peningkatan personalisasi: semua ini harus berdiri bersama. Itu harus menjadi bagian dari pandangan holistik baru yang dianut perusahaan.

Dan transformasi 360 derajat inilah yang dimaksud dengan Doxee.

Titik awalnya adalah produk dalam rangkaian Pengalaman Interaktif Doxee , yang menawarkan kemungkinan untuk membuat situs mini yang dipersonalisasi ( Doxee Pweb ) yang disesuaikan dengan pengguna individu; atau video yang dipersonalisasi ( Doxee Pvideo ) yang dapat menyesuaikan dengan kebutuhan setiap penerima tertentu dan, karenanya, merupakan terobosan nyata dalam komunikasi digital satu-ke-satu.

Semua ini memiliki dampak positif yang luar biasa pada komunikasi seseorang; dan—dengan itu—dari proses pengumpulan kas seseorang .